Documentos para contratação: o que solicitar?

O processo seletivo envolve várias etapas e burocracias, que por vezes, podem confundir a cabeça dos gestores e do departamento de RH. Entre os tópicos, um que precisa ser realizado com muito cuidado é o que diz respeito aos documentos para contratação do colaborador.

Eles têm a finalidade de definir a admissão do novo profissional, pois contém todas as informações trabalhistas necessárias e que ficarão armazenadas no sistema de gestão da empresa, constando no contrato de trabalho e registro da folha de pagamento.

A papelada também é importante para contabilizar e conceder direitos previstos na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

Essa prática é obrigatória em todas as empresas, por isso, é fundamental que o departamento de RH esteja atento, para fazer o controle correto e não se confundir com as burocracias.

Por isso, no artigo de hoje, iremos falar sobre quais documentos para a contratação devem ser solicitados durante o processo seletivo, e o que fazer para organizá-los corretamente, além de outras dicas que podem ser úteis.

O que são?

Primeiramente, vale ressaltar o que são os documentos para contratação. Ele são os registros pessoais e profissionais do colaborador, e são obrigatórios nas leis trabalhistas durante o processo seletivo.

Dentre as informações estão dados como o RG, CPF e endereço residencial do funcionário. Todos eles têm a sua devida importância, e iremos explicar sobre ela ao longo deste texto.

Qual a finalidade dos documentos?

Os documentos para contratação são importantes porque eles irão formalizar a contratação do profissional. Com isso, a organização poderá enviar suas informações aos órgãos responsáveis, garantindo os benefícios e direitos trabalhistas, como salário e IRRF.

Eles também são importantes para calcular valores de pensão alimentícia, convênio médico e odontológico e auxílio creche.

Um colaborador só pode ser efetivamente contratado depois que o mesmo apresentar os documentos oficiais e com valor legal.

Vale ressaltar que se porventura, em alguma auditoria, o Ministério do Trabalho encontrar irregularidades, a companhia poderá ser penalizada. Portanto, é muito importante que as exigências sejam cumpridas.

O processo admissional pode ser muito burocrático e cansativo, por isso, é de extrema importância que o departamento de RH se organize para que nada saia fora do planejado.

Lista dos documentos admissionais

Como dissemos anteriormente, os documentos para contratação são importantes para conceder os benefícios trabalhistas aos colaboradores. Por isso, é importante saber tudo sobre a papelada que deve ser requisitada.

Separamos uma lista com todos os documentos que você deve solicitar durante o processo admissional.

Carteira de Trabalho e Previdência Social (originais e cópias);
Inscrição do PIS/Pasep;
RG e CPF (cópias);
Título de eleitor (maiores de 18 anos);
Foto 3×4;
Comprovante residencial (cópia);
Comprovante de escolaridade (cópia);
Registro profissional emitido pelo órgão da classe (original e cópia);
Certidão de nascimento, caso solteiro ou certidão de casamento, caso casado (cópia);
Certificado de reservista, para homens entre 18 e 45 anos (cópia);
Atestado de saúde ocupacional (original);
Certidão de nascimento de filhos com até 21 anos (cópia);
Cartão de vacina e comprovante de frequência escolar para filhos com até 7 anos (cópia);
Carta de referência (original e cópia);
CNH, caso precise dirigir veículo no trabalho (original e cópia).

Outros documentos

Além dos documentos citados, existem outros, que a empresa deve entregar para o colaborador. São eles:

Contrato individual de trabalho;
Ficha de Registro de Empregados;
Ficha de Salário Família;
Declaração de dependentes para declaração do Imposto de Renda;
Registro de ponto;
Ficha de Declaração de rejeição ou requisição do vale-transporte;
Termo de responsabilidade para concessão de salário família.

Documentos que não podem ser solicitados?

Porém, existem alguns documentos que não devem ser solicitados no momento do processo admissional. Caso a empresa desrespeite, sanções e multas podem ser aplicadas. São eles:

Exame de HIV;
Exame de gravidez;
Registros de dívidas, como certidão negativa da Serasa ou SPC;
Antecedentes criminais;
Certidão negativa de ações trabalhistas.

Prazo para entrega

Existe um prazo previsto na lei para a entrega dos documentos. A empresa não pode mantê-los por mais de cinco dias após a sua entrega. As informações precisam ser registradas neste período.

Já a CLT determina que as marcações na CTPS, bem como a sua devolução, devem ser feitas no prazo de até 48 horas.

Otimizando o processo

Agora que você já sabe quais os documentos devem ser solicitados, e a importância deles no processo admissional, vamos te dar algumas dicas para você, profissional do RH, deixar essa tarefa mais ágil e otimizada.

Anote aí:

Incentive a comunicação interna;
Engaje a equipe;
Envie a lista de documentos antecipadamente ao candidato;
Filtre o recebimento das documentações recebidas;
Utilize uma ferramenta para a gestão e admissão.

Conclusão

Com isso, podemos concluir que a entrega dos documentos para a contratação é uma etapa tão importante quanto o processo de seleção e recrutamento dos colaboradores.

É de extrema importância que os profissionais de RH da sua empresa estejam atentos à lista da documentação necessária, a fim de evitar erros durante o processo, que podem prejudicar a credibilidade e trazer sanções legais à companhia.

Você pode contar com o auxílio da tecnologia, para tornar esse momento mais ágil e assertivo.

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