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LGPD – UM GUIA COMPLETO PARA O RH

Publicado em 12 de fevereiro de 2021


Você sabe como a LGPD impacta o RH da sua empresa? Neste texto nós vamos te ensinar tudo o que você precisa saber sobre o assunto. confira!

Segundo a Agência Brasil, três em cada quatro brasileiros acessam a internet. No mundo, são 4,57 bilhões de usuários. Diante de números tão altos, você já parou para pensar como são tratados e armazenados os dados de tantas pessoas?

Foi tentando responder e regulamentar essa questão que surgiu a Lei de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), sancionada em agosto de 2018 e em vigor desde setembro de 2020. A Lei veio para proporcionar mais transparência, liberdade e segurança para os usuários, uma vez que estabelece regras e procedimentos para a coleta e armazenamento de dados pessoais.

A área de Recursos Humanos foi uma das mais afetadas durante esse processo, principalmente em um momento em que o trabalho remoto está presente em muitas instituições. O RH precisa adaptar seus processos e criar estratégias que permitam proteção aos dados da sua empresa e coerência às novas normas da LGPD.

O que é a LGPD?

A Lei de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) é uma versão inspirada na GDPR (General Data Protection Regulation), lei que regulamenta a proteção de dados nos países da União Europeia. No Brasil, tem como antecessor o Marco Civil da Internet, de 2014.

A LGPD também é reconhecida como Lei n° 13.709/2018, elaborada no ano de 2018. Porém, no ano de 2019 foi sancionada a Lei n° 13.853 que alterou alguns artigos e serviu como complementação da lei anterior.

O objetivo da lei é proteger os dados dos cidadãos brasileiros e estabelecer normas para o tratamento de dados em organizações públicas e privadas. A LGPD traz mais segurança tanto para os usuários e clientes, quanto para a empresa, pois determina regras claras sobre coleta, armazenamento, tratamento e proteção dos dados desses indivíduos.

Alguns exemplos de dados pessoais que se encaixam na lei são: nome, endereço, idade, profissão, entre outros. Segundo as normas, tais dados só podem ser armazenados perante aprovação do titular e precisam ter uma finalidade específica e clara.

Confira os princípios da LGPD:

Quem são os atores da LGPD?

Titular

O titular é a pessoa que está fornecendo os dados para a instituição, pode ser os clientes de uma empresa, os usuários de determinado serviço ou os próprios colaboradores que atuam diretamente na organização.

Controlador

O controlador é a pessoa física ou jurídica que determina o tratamento de dados. É quem define quais serão as finalidades para cada informação específica.

Operador

O operador trabalha com o tratamento dos dados pessoais. Porém, atua de acordo com as ordens diretas do controlador, então, se o controlador não gera demanda, o operador não vai tratar os dados.

Por que é importante cuidar dos dados nas empresas?

A Agência Nacional de Proteção de Dados (ANDP) é o órgão responsável pela aplicação de multas ou penalidades às empresas que descumprirem as normas expressas na LGPD. Por isso, se você se preocupa com a saúde financeira do seu negócio é preciso direcionar muita atenção para a proteção de dados.

Para dar um cuidado especial a esse processo é recomendado a contratação de um profissional que se encarregue apenas do tratamento das informações. Procedimentos como pedido de autorização antes da coleta de dados e comunicado imediato ao titular, em casos de violações da informação, são essenciais para assegurar que a empresa esteja de acordo com a nova lei.

Você percebeu que, sem o cuidado necessário, a sua organização corre o risco de sofrer sérias penalidades. Mas você sabe quais multas são essas? 

Sanções aplicadas pela LGPD

As multas decorrentes de negligência ou má administração estão previstas no artigo 52 da lei da LGPD, os valores variam de acordo com inúmeros critérios, que vão desde grau do dano, cooperação do infrator, vantagem pretendida e condição econômica do infrator. 

Mas, de acordo com a lei, as sanções podem chegar até 2% do faturamento da empresa e não pode ultrapassar 50 milhões por infração. Melhor não correr o risco de sofrer essas penalidades, não é mesmo?

Além disso, as empresas ainda possuem tempo para se adaptarem aos novos procedimentos, uma vez que as multas só podem ser aplicadas a partir de agosto de 2021.

Qual o impacto da LGPD no RH da sua empresa?

O gestor de RH precisa lidar com um alto número de dados pessoais no seu dia a dia, uma vez que precisa ter à sua disposição informações como produtividade individual, clima organizacional, feedbacks, entre outros. Por isso, essa área será a mais impactada pela LGPD!

Além disso, com o passar dos anos, o setor de RH tem utilizado cada vez mais ferramentas e sistemas de gestão digital. Essa digitalização do departamento produz uma maior quantidade de dados sobre os colaboradores e os processos que a empresa realiza.

Nesse cenário, o RH precisa ter muito mais atenção às possibilidades de corrupção ou vazamento de informações.

Durante os processos de recrutamento e seleção, o entrevistador precisa saber que só podem ser coletadas informações que sejam realmente necessárias!

Por exemplo, se em uma entrevista o responsável pelo RH questionar se o candidato tem filhos, deve explicar qual a finalidade da informação e porque ela seria relevante. Não se esqueça que tais informações não devem ser usadas para fins discriminatórios, de acordo com o inciso IX, tal prática é proibida e cabível de penalidades.

4 dicas sobre LGPD que seu RH não pode perder

  1. Sempre use termos de confidencialidade: elaborar termos de confidencialidade e coletar a assinatura de todos os funcionários é essencial para garantir a proteção de dados da sua empresa! Assim, seu colaborador se compromete a manter sigilo sobre os dados, o uso e o acesso, evitando os casos de vazamentos.
  2. Use senhas fortes, conforme recomendado pela LGPD: A lei recomenda que todas as senhas tenham pelo menos oito dígitos e sejam compostas por uma letra maiúscula, um numeral e um símbolo. Com o uso de senhas fortes o acesso aos dados internos da empresa fica ainda mais limitado.
  3. Limite o acesso dos funcionários ao sistema: a limitação do acesso é um ótimo artifício para combater o vazamento de dados. Ao invés de dar livre acesso a todos, experimente limitar de acordo com o setor e atividades que cada funcionário desempenha.
  4. Faça uso de VPN (Redes Privadas Virtuais): a VPN te ajuda quando o intuito é limitar o acesso aos dados, através dessa rede particular, apenas quem for autenticado consegue ter acesso, utilizando senha e login específico. Dessa forma, é possível um controle completo de quem acessa o sistema e os dados onlines na nuvem.

Seus funcionários estão em home office? Saiba como aplicar a LGPD

Com a chegada da pandemia da Covid-19 e a necessidade de isolamento social, o trabalho remoto, também conhecido como home office, tornou- se bastante comum nas empresas de todo o mundo.

Mas como aplicar as regras da LGPD nesse novo cenário? Confira os principais pontos que separamos para você:

Tenha a tecnologia como principal aliada para a proteção de dados

A tecnologia é essencial para a empresa que quer estar de acordo com as especificidades da LGPD. Com os softwares de gestão de RH e sistemas de controle de ponto corretos, sua organização estará preparada para se adequar às novas transformações sem correr o risco de levar multas ou penalidades.

Com sistemas modernos e tecnológicos, tanto os gestores quanto os colaboradores conseguem ter uma maior autonomia em relação aos dados coletados, além da economia de tempo que é gerada com a automatização dos processos.

Os softwares de registro de ponto da Dixi, por exemplo, são extremamente modernos e eficientes! Com o nosso sistema, seu colaborador tem total transparência com os dados da jornada de trabalho, tendo acesso ao histórico e clareza no motivo de cada coleta de informação. 

Mas, acima de tudo, com os equipamentos Dixi a sua empresa não corre o risco de ter os dados corrompidos ou vazados!

Nesse texto, você aprendeu o que é a LGPD e como ela impacta o setor de RH, além de questões como a aplicação da lei no trabalho remoto e como usar a tecnologia como aliada no cumprimento das normas. Entendeu por que a LGPD é tão importante para a sua empresa?

E para complementar esse conteúdo, confira o bate papo que fizemos com o Adeildo Nascimento, Diretor da ABRH-BR, sobre “Os Impactos da LGPD no RH”, que está salvo lá no nosso Canal no YouTube!

A Dixi é especialista em controle e gestão de ponto e possui equipamentos modernos e seguros para a sua empresa. Fale com nossos especialistas e contrate agora o registro de ponto que vai revolucionar a sua empresa!