O que é a Portaria 1486 e quais mudanças alteram a Portaria 671?

A jornada de trabalho está constantemente passando por mudanças, que afetam diretamente a rotina e gestão dos profissionais de Recursos Humanos. A mais recente delas foi a Portaria 1486.

Essa nova regulamentação, que foi publicada pelo Diário Oficial da União (DCU) em junho de 2022, surgiu para atualizar algumas questões da Portaria 671, modificando normas referentes à Carteira de Trabalho, modelos de contrato, registro de ponto eletrônico e formatos de arquivo.

Toda mudança na lei trabalhista impacta diretamente na gestão empresarial. Por conta disso, é essencial estar por dentro do que mudou, para garantir que a empresa cumpra com todas as regras e evite eventuais problemas com o Ministério do Trabalho e Previdência (MTP).

Para te ajudar a entender o que é a Portaria 1486 e como ela modifica a Portaria 671 e também a jornada de trabalho, preparamos este artigo completo, com tudo o que você precisa saber. Siga a leitura e confira!

O que é a Portaria 1486?

A Portaria nº1486/2022 é um documento sancionado pelo MTP em junho de 2022, e tem como objetivo, alterar questões vigentes na Portaria 671, principalmente no que diz respeito à legislação trabalhista, inspeção do trabalho, políticas públicas e relações de trabalho.

Além dessas principais mudanças, a normativa também modificou outras situações da jornada de trabalho, como nos registros de ponto eletrônico, registros sindicais, modelos de contrato de trabalho, assinaturas eletrônicas e a forma de disponibilização e armazenamento de arquivos.

No geral, a maioria dessas situações não impacta diretamente o RH. Porém, é sempre importante saber o que diz a lei trabalhista, para garantir que a empresa não realize irregularmente os seus processos.

Dentre essas alterações, as que mais merecem atenção por parte do RH são as referentes ao registro de ponto eletrônico e assinaturas eletrônicas. E é sobre elas que iremos falar mais especificamente ao longo deste texto.

Quais leis são afetadas?

Como dissemos no tópico anterior, as principais mudanças na Portaria 1486 estão relacionadas ao registro de ponto eletrônico e assinaturas eletrônicas.

Ela afeta diretamente algumas diretrizes da Portaria 671, revogando anexos e alterando o funcionamento de normas e regras ligados aos temas em questão.

Qual a relação entre a Portaria 1486 e a Portaria 671?

Como não poderia deixar de ser, a Portaria 1486 está diretamente ligada à Portaria 671, a qual falamos especificamente em outro texto aqui no blog.

Mas, contextualizando brevemente, essa normativa, que entrou em vigor em novembro de 2021, além de atualizar questões da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS), também modificou a maneira como os registradores de ponto são classificados.

Agora, existem três tipos de registradores de ponto: o REP-C (Registrador Eletrônico de Ponto Convencional), o REP-A (Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo) e o REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto via Programa).

A Portaria 671 também traz como premissa que todo sistema de marcação de ponto seja capaz de realizar a emissão do comprovante de registro de ponto, seja ele impresso ou eletrônico, além de esclarecer como esse recibo deve ser feito.

Porém, a nova Portaria 1486 alterou algumas dessas questões, como já falamos ao longo deste texto. Vamos entender quais foram essas mudanças no tópico seguinte!

Quais mudanças a Portaria 1486 traz para o controle de jornada?

As leis para o controle de jornada sofreram algumas modificações após a implantação da Portaria 1486.

A nova normativa alterou regras relacionadas à assinatura eletrônica, assim como no armazenamento dos arquivos da jornada de trabalho, além de detalhar os requisitos para que os REPs estejam plenamente de acordo com a lei trabalhista.

Confira, a seguir, alguns artigos que sofreram mudanças neste novo documento:

Artigo nº 81 e nº83

Antes da implantação da Portaria 1486, o Arquivo Fonte de Dados (AFD) e Arquivo Eletrônico de Jornada (AEJ) deviam seguir as orientações dispostas na Portaria 671. No entanto, a partir de agora, a empresa precisa seguir as determinações do portal do Governo.

“Art. 81. Todos os tipos de sistema de registro eletrônico de ponto devem gerar o Arquivo Fonte de Dados, conforme especificações disponíveis no portal gov.br.” (NR)”.

“Art. 83. O programa de tratamento de registro de ponto, independentemente do sistema de registro eletrônico de ponto utilizado, deve gerar:

I – o Arquivo Eletrônico de Jornada, conforme especificações disponíveis no portal gov.br; e

II – o relatório Espelho de Ponto Eletrônico, conforme art. 84.” (NR)”.

Artigo nº 88

Este artigo determina o formato para a assinatura eletrônica, que agora deve ser padrão PAdES (PDF Advanced Electronic Signature), além de tratar sobre o armazenamento delas, que deve ser gerada pelos REPs.

“§ 1º As assinaturas eletrônicas geradas pelo REP-P para o Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador emitido em arquivo eletrônico devem ser no padrão PAdES (PDF Advanced Electronic Signature)”.

“§ 2º As assinaturas eletrônicas geradas pelo REP-A, REP-P e programa de tratamento de registro de ponto para o Arquivo Fonte de Dados e o Arquivo Eletrônico de Jornada devem ser no padrão CAdES (CMS Advanced Electronic Signature) e devem ser armazenadas em um arquivo no formato p7s destacado (detached)”.

Artigo nº 89

Neste artigo, é feita uma modificação no Anexo II da Portaria 671. A nova determinação especifica que a emissão do Atestado Técnico e do Termo de Responsabilidade deve seguir o que está previsto no portal do Governo.

Esses documentos também precisam ser em formato PDF, com assinatura no padrão PAdES.

“§ 1º O Atestado Técnico e o Termo de Responsabilidade devem ser emitidos conforme modelo e especificações disponíveis no portal gov.br”.

“§ 3º O arquivo eletrônico que contém o Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade deve ter o formato Portable Document Format – PDF, com assinatura no padrão PAdES (PDF Advanced Electronic Signature), e o empregador deverá mantê-lo para apresentação à Inspeção do Trabalho””.

Artigo nº 96

Neste artigo, a Portaria 1486 determina que existe uma nova informação, que deve ser inserida no REP referente ao PIS dos colaboradores.

“I – empregados que possuem PIS: colocar “0” na primeira posição do campo e o PIS completo nas próximas onze posições ou informar o PIS completo nas onze primeiras posições e preencher com espaço na última posição”.

Artigo nº 97

Outra questão alterada pela normativa foi a revogação da obrigatoriedade da exigência de emissão de arquivos e relatórios quanto ao sistema alternativo eletrônico, que haviam sido autorizados por convenção coletiva, na Portaria nº373.

“Parágrafo único. No caso de sistema alternativo eletrônico de controle de jornada autorizado por acordo ou convenção coletiva de trabalho, firmado sob a vigência da Portaria MTE nº 373, de 25 de fevereiro de 2011, não serão exigidos o arquivo eletrônico e o relatório especificados no art. 83.” (NR)”.

Artigo nº 97-A

Este artigo trazido pela Portaria 1486 é novo, e não estava incluso na Portaria 671. Ele estabelece o prazo de um ano para adequação às novas regras de geração do AFD por parte dos fabricantes e desenvolvedores de REP-A:

“Art. 97-A. O prazo definido no art. 97 também se aplica aos fabricantes ou desenvolvedores de REP-A, especificamente para a geração do Arquivo Fonte de Dados.”

Artigo nº 164 e Artigo nº 167

Esses dois artigos da Portaria 1486 substituem a determinação de seguir modelos no Anexo. Agora, isso passa a ser feito pelo portal do Governo.

“Art. 164.

“VI – instrumento de cooperação para disponibilização de dados – ajuste realizado por meio de acordo de cooperação técnica ou acordo de cooperação a ser celebrado entre solicitante de dados e Ministério do Trabalho e Previdência, no uso de suas atribuições, com vias de formalizar o acesso aos dados pessoais, conforme modelos disponíveis no portal gov.br”.

“Art. 167.

V – na hipótese de o solicitante ser organização da sociedade civil, regida pela Lei nº 13.019, de 31 de julho de 2014, a solicitação também deverá ser acompanhada:

a) dos documentos previstos no art. 34 da Lei nº 13.019, de 2014; e

b) da declaração que ateste que:

1. a entidade se enquadra na definição de organização da sociedade civil, nos termos do disposto no art. 2º da Lei nº 13.019, de 2014;

2. a entidade é regida por normas de organização interna cujos objetivos são voltados à promoção de atividades e finalidades de relevância pública e social, nos termos do disposto no inciso I do art. 33 da Lei nº 13.019, de 2014; e

3. a solicitação não se enquadra nos impedimentos previstos nos art. 39 e art. 40 da Lei nº 13.019, de 2014.

§ 3º

II – análise quanto à materialidade do instrumento de cooperação e quanto à sua conformidade com esta Portaria.

§ 4º Para efeitos da alínea “a” do inciso V do caput, o solicitante apresentará cópia do estatuto social e de eventuais alterações estatutárias, devidamente registrados, não substituíveis por certidão de existência jurídica expedida pelo cartório de registro civil.” (NR)”.

Artigo nº 169

Este artigo apenas formaliza como deve ser feito o termo de compromisso, exigindo que o modelo seja disponibilizado no portal do Governo.

“Art 169: para formalização de instrumento de cooperação de que trata o inciso VI do art. 164, o representante legal da instituição deverá assinar Termo de Compromisso e Manutenção de Sigilo, conforme modelo disponível no portal gov.br.” (NR).

Artigo nº 173

Este artigo cita novas regras relacionadas ao Termo de Compromisso e Manutenção de Sigilo assinado pelo usuário de dados.

“Art. 173. O gestor de dados disponibilizará ao usuário de dados o arquivo contendo as informações solicitadas, de acordo com o formato e o leiaute acordado entre os partícipes, mediante entrega de Termo de Compromisso e Manutenção de Sigilo assinado pelo usuário de dados, conforme modelo disponível em portal gov.br.” (NR)”.

Artigo nº 178-A e 178-B

Estes dois artigos dispostos na Portaria 1486 citam novos entendimentos relacionados à utilização de dados pessoais por organizações e instituições internacionais.

“Art. 178-A. O disposto neste Capítulo se aplica, no que couber, à disponibilização e à utilização de dados pessoais por organizações internacionais que tenham memorando de entendimento ou instrumento congênere vigente que objetive a cooperação entre o Ministério do Trabalho e Previdência e o organismo internacional”.

“Parágrafo único. Serão indeferidas solicitações de dados formuladas por entidades ou organizações internacionais que não tenham em vigência memorando de entendimento ou instrumento congênere, nos termos do caput”.

“Art. 178-B. A disponibilização e a utilização dos dados pessoais de que tratam este Capítulo por universidades ou institutos de pesquisas internacionais deverá ser precedida de parceria ou de instrumento congênere, celebrada com universidade ou instituição de pesquisa nacional que assuma as responsabilidades e obrigações previstas neste Capítulo.”

REP-C e REP-P

Além das mudanças nos artigos, a Portaria 1486 também trouxe 2 anexos que falam sobre o registro de ponto eletrônico. Eles são textos um pouco mais longos, mas você pode conferir o documento na íntegra. Resumimos brevemente o que cada um deles fala:

Anexo I – Requisitos do Registrador Eletrônico de Ponto Convencional (REP-C)

Neste primeiro anexo, a normativa fala sobre os requisitos necessários que um REP-C deve apresentar para estar de acordo com o MTP. Entre elas, devem estar o tipo de relógio, o tamanho dos caracteres, formato da hora a ser gravado na marcação, data e horário da marcação, entre outras informações.

Anexo II – Requisitos do Registrador Eletrônico de Ponto por Programa (REP-P)

Assim como no anexo anterior, este deve conter algumas informações que indiquem que o REP-P está em conformidade com a legislação trabalhista, como permitir a identificação da organização e do colaborador, necessidade de um meio de armazenamento com redundância, alta disponibilidade e confiabilidade.

Mudanças mais significativas para as empresas

Como você pôde perceber, a Portaria 1486 alterou algumas questões trabalhistas referentes à jornada de trabalho, que podem parecer meio difíceis de se compreender.

Mas, basicamente, o que você, gestor empresarial precisa entender é que não houveram tantas informações novas, se compararmos esta nova normativa com a Portaria 671.

Os assuntos mais importantes que você precisa ficar de olho são em relação às assinaturas eletrônicas, armazenamento e formatos dos arquivos dos registros da jornada de trabalho. Essas especificações agora devem ser as recomendadas no portal do Governo, e não mais na Portaria 671.

Os formatos padrões dos arquivos das assinaturas devem ser PAdES, CAdES, AFD e AEJ. O seu armazenamento deve ser realizado em p7s (detached).

Como essas mudanças impactam no RH?

Se você, profissional de RH, chegou até aqui, pode ter ficado um pouco assustado com a quantidade de informações novas. Porém, o que você precisa ficar de olho em relação à Portaria 1486 é sobre o registro de jornada dos colaboradores, principalmente se a sua empresa utiliza sistema de registro de ponto eletrônico.

Isso porque, a nova normativa passou a determinar que o sistema de registro utilize o formato PDF, além da assinatura eletrônica, como forma de atestar a veracidade das informações.

Por conta disso, é seguramente importante que a sua empresa utilize um sistema de controle de ponto homologado, que esteja em conformidade com a justiça trabalhista. Assim, você pode controlar com tranquilidade e eficiência a jornada de trabalho dos colaboradores.

Conclusão

Ao longo deste texto, você pôde entender o que é a Portaria 1486 e o que mudou em relação à Portaria 671.

Garantir que a legislação trabalhista seja cumprida é um dos grandes desafios do setor de Recursos Humanos, pois, constantemente, ocorrem mudanças na jornada de trabalho.

Essa normativa apenas reiterou a necessidade das empresas não deixarem de lado a questão do controle de ponto. Apesar de ser obrigatório apenas para empresas que tenham mais de 20 colaboradores no quadro de funcionários, é recomendado que toda instituição tenha um bom sistema de ponto.

Além disso, é essencial que você, profissional de RH, entenda com calma as especificações da Portaria 1486, para garantir que sua empresa esteja em conformidade com a lei trabalhista. Isso é importante para dar toda a transparência e segurança jurídica em todos os processos.

Se a sua empresa ainda não conta com um bom sistema de registro de ponto, venha ser cliente Dixi Ponto!

Todos os nossos produtos são homologados pelo INMETRO e estão de acordo com a Portaria 1486 e também com a lei trabalhista. Temos soluções disponíveis para todos os tipos de negócio.

Entre em contato com um de nossos especialistas e solicite um orçamento gratuito!