Os 5 Erros Mais Comuns No Fechamento De Folha De Ponto

O fechamento da folha de ponto interfere diretamente no lançamento da folha de pagamento. Confira os 5 erros mais comuns, que podem comprometer a segurança financeira e jurídica da sua empresa.

Fechar a folha de ponto é uma das tarefas mais desafiadoras para o RH, principalmente em empresas que registram seu ponto de forma manual ou mecânica. É comum acontecimentos como falta de marcação, rasuras e documentação incompleta para abono de faltas.

Tudo isso acaba sendo um grande problema para as empresas, já que o fechamento da folha interfere diretamente na saúde financeira da empresa e no risco de um processo trabalhista motivado por cobrança de horas trabalhadas.

O que é fechamento da folha de ponto?

Fechar a folha de ponto significa, fazer a verificação das marcações dos horários de entrada e saída e a somatória dessas horas. O resultado dos dias e horas trabalhados são lançados no holerite e pagos no final do mês.

Durante muito tempo, as empresas adotaram uma prática conhecida como data de corte, que nada mais era do que a data de início e fechamento do período a ser apurado, geralmente do dia 21 de um mês até o dia 20 do mês subsequente. Assim o RH tinha tempo hábil para apurar a folha de ponto e fazer os lançamentos necessários.

Porém, com a implementação do eSocial, essa data de corte passou a cobrir o mês todo, do 1º até o último dia. Além da mudança na data de corte ter sido alterada com o eSocial, as informações relativas à jornada de trabalho do funcionário precisam estar corretas, pois a folha de pagamento é enviada por meio do sistema. 

Por esse motivo, não são admitidos erros na folha de ponto e quem sofre com isso é o RH, que precisa estar mais atento do que nunca. Por isso, acompanhe a seguir, quais são os 5 erros mais comuns no fechamento da folha de pagamento, para não cometê-los na sua empresa.

1. Extravio de Documentos

Sistemas de ponto manuais demandam uma quantidade enorme de documentos, afinal, é um cartão ou folha de ponto por mês, para cada colaborador. Imagina uma empresa com 20 funcionários?

Fora isso, existem as fichas cadastrais, o livro de funcionários, um monte de papel sem possibilidade de backup, imagina só se algum dia a documentação de todos os funcionários desaparecer? É um problema enorme para a empresa. 

2. Não recolher atestados

Algumas faltas podem ser abonadas através de atestados, porém, quando eles não são entregues ou solicitados pelo RH, essas informações ficam perdidas e não será possível abonar a falta, já que não existe comprovação.

3. Problemas com fórmulas

Controlar a folha de ponto em planilhas do Excel pode ser mais barato, mas definitivamente não é a forma mais segura. O lançamento de forma mecânica, por mais competente que seja o RH, é passível de falhas. 

A rotina do dia a dia, faz com que algumas coisas não sejam vistas, como por exemplo, uma fórmula que se perdeu no meio do processo. 

4. Falta de controle sobre registros de ausência ou atraso

Com o registro de ponto manual, não é possível ter controle sobre as marcações, já que elas são feitas manualmente. Sabe aquele “amigo, bate o ponto pra mim” ou o funcionário que preenche todos os registros de uma vez só? Pois é! Impossível ter controle desses registros e evitar que a empresa tenha prejuízos.

5 Falta de controle sobre horas extras

Ainda em relação à falta de controle dos registros, outro dois problemas causados por esse erro, são o comprometimento da saúde financeira da empresa, causado pelo pagamento de horas que não foram realmente trabalhadas e o risco de processos trabalhistas que são movidos pela cobrança de horas extras.

Como evitar esses problemas?

A única forma de eliminar esses tipos de erros, tão comuns em empresas com sistema manual de registro de ponto, é informatizando a coleta e o tratamento das informações.

Com o registro de ponto biométrico, seus colaboradores, através da própria digital, registram a jornada de trabalho. Esse sistema inibe fraudes, rasuras, marcações erradas ou falta de marcação. É protegido por lei e seguro em caso de processo trabalhista.

Já o software de tratamento de ponto, faz o gerenciamento dos registros, cálculo de horas extras ou banco de horas e soma das horas trabalhadas, de forma automática e livre de erros.

Com os softwares de ponto 100% on-line, a gestão da jornada pode ser feita de qualquer lugar, sem a necessidade de investimento em super computadores ou servidores próprios. Além disso, por ser em nuvem, esses sistemas permitem que o trabalhador faça upload de seus atestados, que serão salvos no servidor on-line, evitando o risco de extravio e facilitando o fechamento da folha de ponto.

A DIXI, possui soluções de controle e gestão de ponto, eficientes e seguras, totalmente adequadas às normas da LGPD, ideais para que sua empresa não cometa erros na hora de fechar a folha de ponto.

Clique aqui e fale com nossas consultoras pelo WhatsApp