Quais os riscos de utilizar o caderno de controle de ponto na gestão da jornada de trabalho?

O caderno de controle de ponto é uma das ferramentas mais utilizadas para a gestão da jornada de trabalho nas empresas do país, independentemente dos seus portes e áreas de atuação, especialmente pelo seu baixo custo de implantação.

No entanto, embora não requeira de muito investimento, essa ferramenta é bastante limitada, o que permite espaços para eventuais problemas. Um ranking elaborado em 2022 pelo Tribunal Superior do Trabalho (TST), indica que o número de processos trabalhistas vem crescendo no Brasil.

Entre as maiores reclamações citadas na esfera trabalhista constam situações como não pagamento de multas, verbas rescisórias e da multa de 40% sobre o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) e a não remuneração das horas extras.

Todas essas circunstâncias têm como origem a má gestão da jornada de trabalho, e isso passa diretamente pela pouca eficiência de ferramentas como o caderno de controle de ponto.

Mas, não é somente isso. Essa ferramenta de controle da jornada de trabalho pode trazer muitos outros imprevistos para as instituições que as utilizam.

Se você quer descobrir quais riscos a anotação manual pode trazer para a gestão da sua empresa, siga a leitura e venha descobrir outras formas para gerenciar a rotina de trabalho dos seus colaboradores!

Caderno de controle de ponto: o que é?

Antes de começarmos, é importante que você saiba o que é o caderno de controle de ponto. Talvez você já tenha ouvido falar nessa ferramenta, mas com outro nome, pois ela também é conhecida como livro-ponto.

Esse documento, tão presente nas rotinas corporativas, serve para os colaboradores anotarem seus horários de entradas, saídas e intervalos durante suas jornadas de trabalho.

Basicamente, este documento pode ser um caderno, folha ou livro, que irá contabilizar diariamente os registros de ponto dos funcionários. Posteriormente, essas marcações serão utilizadas pelo RH ou setor responsável pela contabilidade diária, semanal e mensal dos profissionais.

Todos esses dados servirão como base para determinar qual foi o total de horas trabalhadas pelo colaborador. Nesse cálculo também devem ser levados em consideração eventuais adicionais, como é o caso das horas extras.

Por ser um documento jurídico, o caderno de controle de ponto deve ser armazenado pela empresa em um local devidamente seguro, tanto para evitar possíveis problemas trabalhistas quanto para os casos de audiências fiscais.

Como funciona?

Em relação ao funcionamento do caderno de controle de ponto, não há muito segredo. Para isso, é necessário apenas que o funcionário registre seus horários de entradas, saídas e intervalos, como na pausa para os almoços.

Conforme dissemos no tópico anterior, esse é um procedimento necessário, pois ao final do mês, o RH ou responsável pelo setor financeiro da empresa irá fazer as conferências das informações, para que o cálculo da folha de pagamento seja realizado corretamente.

A partir do momento que o RH verifica esses dados, o colaborador deve fazer o mesmo. Somente então, o documento é assinado, o que garante a veracidade das informações.

Esses dados precisam estar devidamente em conformidade, pois caso haja alguma incoerência, o cálculo da folha de pagamento será feito incorretamente.
Leia também: https://www.dixiponto.com.br/noticias/controle-de-ponto-pelo-excel-vale-a-pena-utilizar/

O que a CLT fala sobre o caderno de controle de ponto?

Nos tópicos anteriores, nós falamos brevemente sobre a necessidade do armazenamento do caderno de controle de ponto, especialmente por conta da questão jurídica.

Tendo isso em vista, é importante conhecer o que a CLT fala sobre essa ferramenta e também em relação ao controle da jornada de trabalho nas empresas.

Sobre as marcações de ponto nas empresas, anteriormente, apenas organizações com mais de 10 funcionários eram obrigadas a realizá-las. Isso era previsto na antiga Portaria 1510, que, anteriormente, era a responsável por determinar as regras para o controle de ponto eletrônico.

Porém, após a chegada da Lei da Liberdade Econômica, que flexibilizou muitas questões trabalhistas, essa regra passou a valer apenas para empresas que tenham mais de 20 colaboradores em seu quadro profissional.

Isso passou a ser previsto no artigo nº 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Esse controle pode ser realizado de três formas: manual, mecânica e eletrônica.

Essas possibilidades de registros de ponto foram corroboradas pela Portaria 671, que chegou para substituir as antigas Portarias 373 e 1510, que eram as responsáveis por determinar as regras para o controle de ponto eletrônico.

Se você acompanha os nossos artigos aqui no blog, sabe como constantemente falamos sobre ela, que ficou popularmente conhecida como “Lei do Ponto Eletrônico”.

Produzida pelo Ministério do Trabalho e Previdência (MTP), a Portaria 671 estabeleceu três registradores para controle de jornada de trabalho, sendo eles: REP-C (Registrador Eletrônico de Ponto Convencional), REP-A (Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo) e REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto via Programa).

Apesar do caderno de controle de ponto não estar classificado em nenhuma dessas categorias, ainda assim, seu uso é permitido pelas empresas, justamente pela marcação manual ser validada pela CLT.

Contudo, essa ferramenta pode trazer alguns riscos às empresas que as utilizam. Vamos entender melhor sobre isso no próximo tópico!

O caderno de controle de ponto é seguro?

Apesar do caderno de controle de ponto ser permitido na gestão da jornada de trabalho, o seu uso não é indicado, pois ele pode apresentar uma série de riscos às empresas, principalmente por conta da sua fragilidade.

Entre os principais riscos estão:

Ponto britânico

Nós falamos em outro texto sobre os riscos que as marcações de ponto britânicas oferecem às empresas. Nesta forma de controle de jornada, os registros da jornada de trabalho são todos idênticos.

Isso quer dizer que, todos os dias, os horários de entrada e saída dos colaboradores são iguais, sem apresentar nenhum tipo de variação.

Por ser basicamente impossível um funcionário bater o ponto todos os dias exatamente às 08h e 17h, por exemplo, é que o ponto britânico não é considerado pela Justiça do Trabalho, o que torna inválidas essas marcações.

Como o caderno de controle de ponto não contém um espaço para essas anotações variáveis, podem prejudicar a empresa, principalmente caso haja alguma disputa trabalhista.

Informações manipuladas

O caderno de controle de ponto também abre brechas para possíveis manipulações. É fácil de explicar como isso ocorre.

Por não haver como provar que o registro pertence a um determinado colaborador, é completamente possível outro funcionário registrar o ponto em seu lugar.

Toda essa situação pode causar informações imprecisas e manipuladas, que além de atrapalhar a gestão da jornada de trabalho, também podem prejudicar a credibilidade da empresa.

Erros e rasuras

Pelo fato de não conter espaços para situações excepcionais, como atrasos, faltas e horas extras, o caderno de controle de ponto abre brechas para que ocorram erros e rasuras nas marcações da jornada de trabalho.

Todo registro que eventualmente esteja rasurado, não pode ser contabilizado no fechamento mensal. Não precisa nem comentar como isso prejudica a gestão, não concorda?

Além da ferramenta não estar cumprindo com o seu objetivo de gerenciar a jornada de trabalho, ela também estará manchando a reputação da instituição, como um todo.

Cálculos manuais

Em muitos de nossos artigos aqui no blog da Dixi Ponto, nós citamos sobre a necessidade de tornar mais estratégico o RH, pois esse setor é uma peça chave dentro das empresas.

Naturalmente, isso passa pelo controle da jornada de trabalho. Otimizar o tempo de trabalho destes profissionais é fundamental. Entretanto, não é o que acontece nas instituições que utilizam as marcações manuais, como o caderno de controle de ponto.

Por essa ferramenta exigir que os colaboradores marquem todos os dias, manualmente, seus horários de trabalho, será necessário que o RH também faça esse procedimento de forma manual.

Toda essa situação também abre brechas para possíveis problemas, como erros nos cálculos. Caso isso ocorra, será preciso recalcular todos os horários novamente, o que irá demandar muito tempo por parte destes profissionais.

Soma-se a isso o cálculo de horas extras, adicionais de insalubridade, periculosidade… em resumo, cálculos e mais cálculos, que vão tomar um precioso tempo do RH, diminuir a sua produtividade e ainda abrir brechas para os erros humanos.

Mais burocracia

Por fim, outro risco que as empresas que utilizam o caderno de controle de ponto enfrentam é em relação à burocracia existente em todo o processo.

A ferramenta é toda manual. Naturalmente, toda a gestão da jornada de trabalho também será manual, desde os cálculos ao compartilhamento de informações e armazenamento delas.

Como a empresa precisa armazenar esses dados por, pelo menos, 12 meses, pode ocorrer de alguma dessas informações se perderem. Essa descentralização poderá trazer seríssimos problemas às instituições.

Todos esses riscos que cercam as empresas que utilizam o caderno de controle de ponto na gestão da jornada de trabalho, podem ser evitados. Descubra como no próximo tópico!

Como controlar a jornada de trabalho sem o caderno de ponto?

Se você chegou até aqui na leitura deste artigo, conseguiu concluir que o caderno de controle de ponto, definitivamente, não é a melhor opção para a gestão da jornada de trabalho.

Por mais que essa ferramenta seja mais em conta à grande parte das organizações brasileiras, todos os riscos e situações danosas que ela oferece não fazem valer a pena esse baixo custo de implantação.

A gestão da jornada de trabalho é fundamental, e deve ser levada a sério por todas as empresas que desejam ser referências em suas áreas de atuação. Isso vai muito além de apenas garantir que as remunerações dos profissionais sejam pagas integralmente.

Uma gestão de pessoas eficiente consegue melhorar a cultura organizacional, possibilitar dados e informações que podem ser utilizados na tomada mais assertiva de decisões e também, garantir que bons profissionais queiram fazer parte da empresa.

O relógio de ponto tradicional ainda é a opção mais segura para o controle da jornada de trabalho. Porém, esse equipamento requer um custo mais alto de investimento e manutenção.

Uma alternativa viável a todas as empresas é o controle de ponto mobile. Prático, ágil e moderno, ele pode ser instalado em qualquer dispositivo móvel, como celulares, tablets e notebooks.

Graças a essa tecnologia, os colaboradores podem fazer seus registros de ponto à distância, e em qualquer lugar, pois os gestores de RH conseguem ter, em tempo real, as informações da jornada de trabalho.

Além disso, o controle de ponto mobile pode funcionar em conjunto com os modelos REP permitidos pela Portaria 671, o que garante ainda mais segurança, tanto para a empresa quanto para o colaborador.

Contudo, caso opte por adquirir qualquer tipo de registrador da jornada de trabalho, não deixe de se atentar a alguns detalhes cruciais, como origem do fabricante, desenvolvimento e se o equipamento está devidamente autorizado para operar, pois, de nada adianta investir em um aparelho que só trará dor de cabeça à sua empresa futuramente, não concorda?

Por isso, se você se interessou em abandonar o caderno de controle de ponto na gestão da jornada de trabalho da sua empresa, e quer uma solução realmente eficiente, que seja capaz de otimizar os processos, então venha conhecer a Dixi Ponto!

Nós somos especialistas em relógios de ponto e demais soluções para o controle da jornada de trabalho. Nossos produtos são 100% homologados pelo INMETRO e demais órgãos reguladores, o que garante toda a integridade na gestão da jornada de trabalho.

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