5 razões para utilizar o controle de ponto online

O controle de ponto online é mais uma opção disponível no mercado para as empresas realizarem a gestão da jornada de trabalho dos colaboradores de forma prática e eficiente.

Essa alternativa passou a ganhar espaço na rotina corporativa à medida em que a tecnologia foi se aperfeiçoando. Consequentemente, isso possibilitou uma série de novas oportunidades para as organizações que desejam inovar a maneira como a gestão de pessoas é realizada.

O sistema de ponto à distância é uma excelente estratégia para manter em ordem a entrada e saída dos colaboradores, pois, nunca é demais relembrar que a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) exige que toda empresa com mais de 20 funcionários em seu quadro profissional é obrigada a registrar a jornada de trabalho.

Desse modo, o controle de ponto online ajuda a eliminar a burocracia que antes era existente na gestão da jornada de trabalho, quando os profissionais de RH precisavam passar muitas horas analisando as cargas horárias trabalhadas pelos colaboradores. Com a tecnologia, esse processo fica muito mais fácil.

Mas, não para por aí! O controle de ponto online oferece uma série de outras possibilidades às empresas. Para te ajudar a entender sobre elas, preparamos este artigo, que irá te apresentar algumas razões pelas quais você deve utilizar este sistema na gestão da jornada de trabalho. Siga a leitura e confira!

O que é o controle de ponto online?

Antes de iniciarmos, vale fazer uma rápida explicação. Você já ouviu falar no controle de ponto online?

No início deste texto, falamos brevemente sobre ele, mas é sempre importante explicar melhor sobre o que realmente é essa ferramenta.

Ele, nada mais é, do que a evolução dos relógios de ponto tradicionais, que tem como objetivo, controlar a jornada de trabalho dos funcionários. Esses equipamentos fazem parte da rotina das empresas brasileiras há muitos anos, e certamente, você já se deparou com eles ao longo de sua vida.

Em relação ao sistema de ponto online, ele é uma opção ágil e moderna de fazer a gestão da jornada de trabalho. Isso é feito por meio de softwares, que conseguem registrar as entradas, saídas e pausas dos colaboradores.

Graças à sua tecnologia, ele é capaz de realizar cálculos automáticos de adicionais noturnos, horas extras e qualquer outro acréscimo que seja necessário ser lançado na folha de ponto dos colaboradores.

Esse sistema de controle de jornada ficou ainda mais em evidência após a pandemia de Covid-19 ter começado. Na época, as empresas precisaram se reinventar, e buscar opções para manter a integridade dos negócios e deixar os colaboradores seguros do contágio pelo vírus.

Vale ressaltar que esse sistema está totalmente em conformidade com as leis trabalhistas, como veremos no tópico a seguir!

O que a CLT fala sobre o controle de ponto online?

Conforme dissemos no início deste texto, a CLT obriga que toda empresa com mais de 20 colaboradores em seu quadro profissional necessita gerenciar a jornada de trabalho.

Desse modo, além dos relógios de ponto tradicionais, existem outras alternativas, como é o caso do controle de ponto online.

Para entendermos melhor o que a lei trabalhista fala a respeito do assunto, precisamos recorrer à Portaria 671, a qual, nós já falamos em outros textos aqui no blog.

Se você é profissional de RH, certamente já ouviu falar sobre ela, que ficou conhecida como “Lei do Ponto Eletrônico”.

Implantada pelo Ministério do Trabalho e Previdência (MTP), a normativa está em vigor desde novembro de 2021, e foi responsável por reclassificar a forma como os registradores de ponto eram classificados.

A Portaria 671 substituiu as antigas Portarias 150 e 373, que anteriormente, eram responsáveis por tratar sobre as regulamentações referentes ao controle da jornada de trabalho.

Deste modo, os registradores de ponto passaram a ser classificados em três categorias: REP-C (Registrador Eletrônico de Ponto Convencional), o REP-A (Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo) e o REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto via Programa).

Tendo isso em mente, fica fácil entender sobre a legalidade do controle de ponto online, pois ele pode se encaixar tanto como REP-P ou REP-A. Com isso, é possível utilizar o sistema sem nenhum problema.

Como funciona o controle de ponto online?

O funcionamento do controle de ponto online é bastante simples. Conforme dissemos anteriormente, a sua premissa é a mesma dos relógios de ponto tradicionais, porém, existem algumas particularidades, que o tornam uma opção ainda melhor para o controle da jornada.

A principal delas é em relação à sua segurança. Por ser integrado à nuvem, ele pode funcionar de forma online, dispensando a necessidade da empresa precisar adquirir um equipamento de ponto.

Porém, nada impede que o ponto online funcione integrado ao relógio de ponto. Essa opção é ainda melhor, pois garante mais segurança na gestão da jornada de trabalho, impedindo que não haja nenhum erro no processo.

O controle de ponto online pode ser instalado em qualquer dispositivo móvel, como celulares, tablets e notebooks. Justamente pelo fato de estar ligado a um sistema em nuvem, não há perigo das informações se perderem ou serem acessadas por invasores.

Para registrar a jornada de trabalho, é muito simples: o colaborador irá acessar o aplicativo e fazer um login com os dados de acesso, que serão disponibilizados pela empresa. Assim, o profissional pode bater seu ponto de qualquer lugar e em qualquer horário, deixando muito mais fácil e prática a gestão da jornada.

Por que utilizar o controle de ponto online?

Sem dúvida, a principal vantagem de ter um sistema de controle de ponto online é a sua praticidade, tanto para o colaborador quanto para os profissionais de RH, que têm mais liberdade para tomar decisões mais assertivas.

Em outro texto aqui no blog, nós já falamos sobre a importância de tornar o RH um setor mais estratégico. Isso é fundamental para tornar mais eficiente e profissional a gestão organizacional.

Essa gestão vai muito além de apenas garantir o pagamento correto da folha de pagamento mensal. Também passa no modo como os demais processos são realizados. Neste contexto, está a construção de uma cultura organizacional forte.

A sua empresa tem precisado conviver com altos índices de turnover em seu quadro profissional? Se a resposta foi sim, saiba que um dos motivos para isso pode ser uma cultura tóxica no ambiente de trabalho.

Ao utilizar o ponto online, você estará proporcionando mais liberdade ao colaborador, que terá mais autonomia para realizar suas marcações de jornada. Pode parecer besteira, mas não é. Essa maior independência conta muito no nível de satisfação dos funcionários.

Porém, não é só isso! Existem vários outros motivos para você utilizar esse sistema em sua empresa. Como prometido no título deste texto, vamos listar 5 razões pelas quais você deve adotar o controle de ponto online. Confira:

Redução de erros na folha de pagamento

De acordo com dados disponibilizados pela revista Exame, o Brasil é o campeão mundial de processos trabalhistas, com aproximadamente 2 milhões por ano. Uma dessas causas é o não pagamento de horas extras trabalhadas.

Muitas empresas acabam não pagando corretamente os valores aos seus funcionários devido à uma má gestão no cálculo da folha de pagamento.

Ao utilizar o controle de ponto online, a instituição consegue reduzir esses erros, justamente pelo fato do controle e do cálculo serem realizados de forma automatizada.

Isso é importante especialmente para as empresas que têm muitos colaboradores em seu quadro profissional.

Adequado às novas modalidades de trabalho

O número de trabalhadores home office vem crescendo no país. Essa modalidade ganhou ainda mais espaço nos últimos anos, sobretudo após a pandemia de Covid-19.

Segundo um estudo realizado pela LCA Consultores, o último semestre de 2021 registrou 6,59 milhões de profissionais atuando nesta modalidade, que representou o maior pico, se comparado aos anos anteriores.

Em outro texto aqui no blog, nós falamos sobre o que mudou no direito trabalhista no teletrabalho e homeoffice. Uma dessas mudanças é justamente em relação ao controle da jornada de trabalho.

Anteriormente, não era preciso registrar as marcações de profissionais nestas modalidades de emprego. No entanto, agora toda empresa que tem colaboradores nestes regimes trabalhistas, precisa ter um sistema de controle da jornada.

Uma opção viável é o controle de ponto online, pois ele permite que os colaboradores registrem suas marcações de qualquer lugar, sem a necessidade de estar na empresa.

Menor custo operacional

Outra razão pela qual você deve considerar utilizar o sistema de ponto online é em relação ao seu custo operacional.

Por mais que os relógios de ponto ainda continuem sendo a melhor forma de gerenciar a jornada de trabalho nas empresas, eles possuem um custo maior de manutenção, o que pode ser um problema, especialmente para companhias de pequeno porte.

Neste contexto, o sistema de ponto online pode ser de grande valia, pois não há custos com revisões. As atualizações são feitas automaticamente, dentro do próprio aplicativo, que faz backup das informações, impedindo que elas sejam perdidas.

Cálculos automatizados

Nós falamos anteriormente sobre a importância de tornar o RH um setor estratégico. Isso passa por saber gerenciar a rotina de trabalho destes profissionais.

Muitas empresas pelo país ainda utilizam métodos antigos e manuais para fazer os cálculos da folha de pagamento, o que acaba demandando um tempo precioso, que poderia ser utilizado em outras situações.

Ao automatizar as funções, você estará evitando que sua equipe demande um grande tempo nestes cálculos. Dessa forma, é possível focar em outros assuntos e decisões que são realmente necessárias.

Facilidade para organizar escalas de trabalho

Por fim, outra razão pela qual você deve considerar utilizar o controle de ponto online é por ele facilitar escalas. O sistema é bastante personalizável, o que o permite ser utilizado por empresas que trabalham com a jornada híbrida de trabalho.

Desta forma, é possível criar, modificar e fazer novas escalas de forma muita mais rápida e prática, pois é possível programar alguns eventos, como feriados e férias dos colaboradores.

Além disso, o sistema também permite incluir documentos, como atestados e justificativas, que são essenciais para o RH fazer o controle das faltas justificadas. Todas essas funcionalidades implicam em um aumento da produtividade empresarial, que será fundamental para o crescimento organizacional.

Quais cuidados tomar ao utilizar o controle de ponto online?

Por fim, não poderíamos deixar de citar alguns cuidados que você deve tomar se optar por utilizar o controle de ponto online.

Apesar desse sistema ser extremamente seguro, é indispensável que sua instituição contrate um desenvolvedor confiável, fornecido por uma empresa sólida. Isso é primordial para garantir que nenhum criminoso ou hacker tenha acesso às informações.

O aplicativo será instalado no celular do colaborador, por isso, é necessário que você oriente ele a utilizar o equipamento com segurança, pois caso o aparelho esteja vulnerável, ele também poderá ser acessado pelos criminosos.

Muitas empresas optam por fixar um tablet ou celular em um local de comum acesso na organização, para que todos os funcionários registrem seus pontos. Independente de qual o critério utilizado por sua instituição, você deve levar em consideração essa questão de segurança.

Caso sua empresa opte por disponibilizar o aplicativo para que os colaboradores utilizem seu celular pessoal, é preciso habilitar o software pela plataforma de gestão. Desse modo, o RH consegue ter um maior controle, pois apenas os dispositivos autorizados conseguirão fazer as marcações de ponto.

Por fim, é primordial que sua empresa adquira produtos que estejam em conformidade com a lei trabalhista e os demais órgãos reguladores, pois isso irá garantir que todos os processos sejam feitos legalmente, impedindo que a companhia sofra com problemas trabalhistas.

Conclusão

Se você chegou até aqui na leitura, conseguiu entender melhor sobre o controle de ponto online, bem como algumas razões pelas quais você deve considerar utilizar este sistema em sua empresa.

Esta ferramenta é uma grande revolução tecnológica, e que pode ser um excelente diferencial para empresas de todos os tipos, justamente pela sua facilidade de controle e maior agilidade, que são essenciais para uma melhor gestão de pessoas.

Controlar a jornada de trabalho dos colaboradores é um dever para todas as empresas que desejam ser referências em suas áreas de atuação.

Independentemente se você utilizar o controle de ponto online ou o relógio de ponto tradicional, é essencial escolher uma ferramenta que esteja em conformidade com as leis trabalhistas, para garantir que os processos sejam feitos dentro da lei.

Se você leu este artigo e se convenceu de que precisa ter uma solução eficiente em sua empresa, venha conhecer a Dixi Ponto. Nós somos especialistas em relógios de ponto e outras soluções para o controle de jornada!

O nosso aplicativo Dixi Mobile pode ser instalado diretamente no celular.Sua comunicação é realizada através da internet, integrando as marcações a um software em nuvem, que realiza todos os registros em tempo real.

Tenha mais segurança jurídica em sua empresa e facilite a rotina do seu RH. Entre em contato, conheça as nossas soluções e descubra como nós podemos ajudar sua empresa a melhorar a gestão dos colaboradores!