Controle de ponto para pequenas empresas: qual a importância? Notícias

Fazer a gestão da jornada de trabalho é essencial para toda e qualquer organização que deseja ser referência em sua área de atuação. Neste contexto, o controle de ponto para pequenas empresas acaba sendo indispensável.

Muitas pessoas acabam cometendo o equívoco de pensar que as organizações menores, que têm menos colaboradores em seu quadro profissional, não precisam controlar a jornada de trabalho.

Apesar da legislação trabalhista exigir a obrigatoriedade do registro de ponto apenas para empresas que têm mais de 20 funcionários, ele é fundamental para garantir que os processos e a gestão de pessoas sejam feitos corretamente. Isso é essencial para qualquer tipo de negócio.

Desse modo, o controle de ponto para pequenas empresas, consegue auxiliar na economia da folha de pagamento, pois ele otimiza o tempo de trabalho do setor de RH e impede que ocorram erros no cálculo dos pagamentos, o que é primordial para garantir que as horas extras sejam pagas integralmente.

Por isso, independentemente se você é gestor de uma empresa de pequeno porte, não deixe de controlar a jornada de trabalho dos seus colaboradores. Siga a leitura e entenda melhor a importância de fazer essa gestão!

O que é o controle de ponto?

Certamente, você já ouviu falar no controle de ponto, pois ele faz parte da jornada de trabalho. Se você ainda não sabe o que ele é, vamos fazer uma rápida explicação.

Ele é a forma de realizar a administração da jornada de trabalho dos profissionais dentro da empresa. Desse modo, ele é responsável por gerenciar a entrada e saída dos colaboradores, por meio das horas trabalhadas.

Essa não é uma ferramenta nova, ao contrário do que muitos podem pensar. Ela surgiu durante a época da Revolução Industrial, entre os anos de 1930 e 1940.

Na ocasião, ela recebeu esse nome pelo fato das indústrias selecionarem um profissional para verificar o relógio de ponto, enquanto os demais funcionários ficavam responsáveis pela mão de obra do local.

Ao longo da história, o controle de ponto foi evoluindo, bem como novos métodos de gestão foram surgindo. Neste contexto, estão o livro de ponto, o ponto mecânico, o ponto eletrônico e o ponto online.

Todos eles são excelentes opções ao controle de ponto para pequenas empresas, não apenas na questão da jornada de trabalho. Um sistema eficiente também consegue auxiliar o setor de RH a tomar decisões mais assertivas, o que é essencial para uma atuação estratégica dentro da organização.

O que a legislação diz sobre o controle de ponto para pequenas empresas?

Conforme dissemos no início deste texto, a lei trabalhista exige a obrigatoriedade da gestão da jornada de trabalho apenas para instituições com mais de 20 colaboradores. Isso está previsto no parágrafo 2º do artigo nº 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

No entanto, ela deve ser adotada por toda empresa que deseja ser mais profissional na condução dos seus processos. Deste modo, o controle de ponto para pequenas empresas, acaba sendo primordial.

Esse registro de jornada pode ser realizado de diferentes formas. Nós já falamos sobre essa questão em outro texto aqui no blog, mas basicamente, existem três maneiras para marcação de ponto: manual, mecânica ou por meio do ponto eletrônico.

Isso passou a ser definido após a implantação da Portaria 671, que entrou em vigor em novembro de 2021. Ela foi estabelecida pelo Ministério do Trabalho e Previdência (MTP), e ficou conhecida como a “Lei do Ponto Eletrônico”.

A normativa passou a regulamentar melhor o controle de ponto, bem como as maneiras possíveis para isso. Neste cenário, foram estabelecidos três registradores para a gestão da jornada de trabalho.

São eles: REP-C (Registrador Eletrônico de Ponto Convencional), o REP-A (Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo) e o REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto via Programa).

A Portaria 671 substituiu as Portarias 1510 e 373, que anteriormente, falavam sobre as regras necessárias para que o controle de ponto pudesse ser feito. Além disso, o documento também deixou mais específicas outras situações, como a obrigatoriedade da emissão do comprovante de registro de ponto.

O documento ajuda a entender a legalidade dos sistemas que gerem a jornada de trabalho. Isso, naturalmente, também envolve o controle de ponto para pequenas empresas.

Qual a importância do controle de ponto para pequenas empresas?

Apesar da CLT isentar as instituições com menos de 20 colaboradores da necessidade de registrar a jornada de trabalho, ainda sim, o controle de ponto para pequenas empresas não deve ser ignorado.

O principal motivo para isso é em relação a gestão de pessoas, que pode ser facilitada e realizada de forma muito mais efetiva.

Essa maior tranquilidade auxilia o setor de Recursos Humanos, especialmente na hora de fazer o acompanhamento da carga horária trabalhada pelos colaboradores.

Isso tudo ajuda a deixar mais fácil o cálculo da jornada de trabalho, o que evita que haja erros no pagamento de eventuais horas extras ou outros adicionais, deixando o fechamento da folha muito mais eficiente.

Além disso, existem muitas outras vantagens de se utilizar o controle de ponto para pequenas empresas, como:

Otimização de tempo;
Redução de custos;
Menor chance de ocorrer erros operacionais;
Maior segurança;
Fortalece a interação entre os colaboradores;
Traz mais segurança judicial;
Maior transparência no ambiente de trabalho;
Segurança nas informações;
Automatização de tarefas;
Fortalecimento da cultura organizacional;
Aumento da produtividade;
Retenção de talentos.

Todas essas situações agem em conjunto, e são fundamentais para que a empresa, mesmo sendo de pequeno porte, se destaque em sua área de atuação, sendo uma referência positiva nos serviços.

Tipos de controle de ponto para pequenas empresas

Como citamos ao longo deste texto, a Portaria 671 passou a definir três tipos de registradores de ponto: REP-C, REP-A e REP-P. Tendo isso em mente, fica mais fácil escolher qual o melhor modelo para o seu negócio.

Antes de especificarmos quais os tipos de controle de ponto para pequenas empresas, é fundamental citarmos que não existe um sistema bom ou ruim. Todos eles possuem suas particularidades e funcionalidades, que podem ou não funcionar para sua empresa.

Vamos entender melhor sobre cada um deles a seguir:

Livro de ponto

O livro de ponto é um exemplo clássico de controle de ponto para pequenas empresas. Porém, embora tenha feito, e ainda faça parte da rotina de muitas companhias, e tenha como principal virtude o baixo custo de implantação, ele não é o modelo mais indicado para gestão da jornada de trabalho.

Isso porque, devido ao fato de ser preenchido todo à mão, o livro de ponto, além de dificultar o trabalho do gestor ou profissional de RH, também abre brechas para rasuras e fraudes nas marcações.

O registro de ponto é feito em um livro com tabelas, nas quais o colaborador precisa apenas preencher seus horários de entrada e saída do expediente de trabalho.

Relógio de ponto cartográfico

Ele é uma opção simples e barata de controle de ponto para pequenas empresas, graças à simplicidade do equipamento e ao seu baixo custo de implantação.

O gerenciamento dos horários de entrada e saída permite que a empresa tenha segurança e transparência, garantindo o pagamento correto dos vencimentos de cada colaborador.

O relógio de ponto cartográfico é um modelo simples, que já chega pré configurado, permitindo que cada colaborador faça o registro dos seus horários de entrada e saída por meio de um cartão individual, dividido em quinzenas que, ao ser inserido no equipamento recebe a impressão da hora exata.

Esse equipamento ajuda a evitar rasuras e preenchimentos feitos de forma errada, além de anular possíveis fraudes, que são mais comuns no livro de ponto. Porém, por não emitir relatórios, o relógio de ponto cartográfico acaba demandando mais tempo de trabalho por parte do gestor de RH.

Relógio de ponto biométrico

Diferentemente dos outros dois tipos, o relógio de ponto biométrico é altamente recomendado ao controle de ponto para pequenas empresas, devido a alguns fatores, como o baixo custo para seu funcionamento.

Ao contrário do livro de ponto e do relógio de ponto cartográfico, o relógio de ponto biométrico dispensa a necessidade do uso de crachás e fichas de preenchimento. É preciso somente adquirir bobinas térmicas, para a impressão dos registros de ponto.

Além disso, a biometria acaba com qualquer possibilidade de fraude no controle de ponto, pois ele impede que as marcações da jornada sejam feitas por outros colaboradores.

Já existem, no mercado, alguns equipamentos ainda mais eficazes, e que além de garantir a segurança jurídica da empresa, também protegem a saúde do colaborador, como é o caso do relógio de ponto facial. Isso é muito importante, se considerarmos o contexto da pandemia de Covid-19.

Tanto o relógio de ponto biométrico quanto o facial mantêm as informações salvas na nuvem, impossibilitando que os dados sejam perdidos, o que é um diferencial ainda maior no controle de ponto para pequenas empresas.

Ponto digital

Por fim, outra opção para o controle de ponto para pequenas empresas é o ponto digital. Também conhecido como ponto mobile, ele é um modelo que vem ganhando cada vez mais espaço na rotina corporativa, justamente pelo fato de aliar tecnologia e segurança na gestão dos dados da jornada de trabalho.

Toda essa praticidade permite que o RH monitore em tempo real os registros da jornada, que podem ser realizados de qualquer hora e lugar, possibilitando muito mais efetividade na gestão.

O ponto digital possibilita uma série de vantagens à empresa, que não precisará arcar com custos de manutenção nem compra de materiais. Além disso, ele pode ser instalado em qualquer dispositivo móvel, como tablets, celulares e notebooks, o que ajuda a deixar ainda mais prática a gestão da jornada.

As informações dos registros de ponto ficam armazenadas no sistema em nuvem, impedindo que sejam fraudados ou violados, o que é essencial para garantir a segurança jurídica da empresa.

Como implantar o controle de ponto para pequenas empresas?

Como você conseguiu observar ao longo da leitura, o controle de ponto para pequenas empresas é fundamental para uma boa gestão empresarial. Se você deseja que sua organização seja uma referência, então não deve abrir mão desse sistema.

Para que a sua implantação seja feita de forma correta, é essencial cadastrar e orientar os colaboradores a utilizar corretamente o equipamento.

Assim, você conseguirá mostrar a eles a real importância que as marcações de ponto tem para o bom funcionamento organizacional, pois é o controle de jornada que fará com que o cálculo da folha de pagamento seja feito corretamente, impedindo que ocorram erros na remuneração e contagem de horas extras.

Independente de qual seja o modelo escolhido por sua empresa, é fundamental que ele seja intuitivo e de fácil uso, para que ele realmente seja um diferencial positivo.

Além disso, o sistema também deve ser homologado pelos órgãos especializados, pois, afinal de contas, de nada adianta ter um bom equipamento se ele não for regulamentado, não concorda?

Isso é primordial para garantir que os processos sejam feitos legalmente e dentro do que pede a justiça trabalhista.

Conclusão

Se você chegou até aqui na leitura, conseguiu compreender qual a real importância do controle de ponto para pequenas empresas, e porque a sua instituição deve adotar um sistema de registro de jornada.

Além de garantir que toda a gestão seja feita de forma eficiente, ele ajuda a melhorar toda a estrutura organizacional como um todo, trazendo benefícios tanto para a instituição quanto para o colaborador, pois ele é um equipamento indispensável para empresas de todos os portes e segmentos.

Antes de implantá-lo na rotina da sua empresa, é indispensável que você entenda qual é o melhor modelo para sua companhia, pois tanto o modelo manual quanto o mecânico e o digital são excelentes opções para o controle de ponto para pequenas empresas.

Porém, vale o lembrete: adquira um modelo de controle de jornada que esteja em conformidade com a lei trabalhista, pois isso é fundamental para garantir a segurança jurídica da instituição.

Se a sua empresa está em busca de uma opção eficiente para o controle da jornada de trabalho, venha conhecer os produtos da Dixi Ponto!

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