Controle de ponto pelo Excel: vale a pena utilizar?

O controle de ponto pelo excel ainda é uma prática utilizada por muitas empresas que buscam alternativas para fazer a gestão da jornada de trabalho dos colaboradores.

Mesmo com o avanço da tecnologia, que possibilitou a criação e desenvolvimento de ferramentas capazes de fazer esse controle de forma muito mais prática e efetiva, as planilhas ainda são bastante utilizadas, sobretudo por pequenas empresas. Porém, essa prática pode trazer uma série de consequências negativas.

Os passivos trabalhistas são um fantasma na rotina das instituições brasileiras. Para se ter uma ideia de como isso é um real problema corporativo, somente no ano de 2022, o Brasil registrou um aumento no percentual de processos referentes ao trabalho, segundo um levantamento realizado pelo Tribunal Superior do Trabalho (TST).

São diversas reclamações trabalhistas, como o não pagamento da multa de 40% do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), atraso na remuneração da rescisão contratual, aviso prévio, adicional de insalubridade e horas extras.

Especialmente essa última situação pode se desencadear, entre outros motivos, pelo controle de ponto pelo excel, pois ele é um método passível de falhas.

Por conta disso, é fundamental estar ligado na forma como a gestão da jornada de trabalho vem sendo feita na sua instituição. Utilizar métodos inovadores pode ser uma alternativa para proteger sua empresa de eventuais dores de cabeça.

Siga a leitura deste artigo que preparamos e venha descobrir se realmente vale a pena sua empresa utilizar o controle de ponto pelo excel!

O que é o controle de ponto pelo excel?

Mesmo que você eventualmente não utilize o controle de ponto pelo excel, muito provavelmente saiba o que ele é.

Também conhecido como controle de ponto por planilha, ele é uma ferramenta para gerenciar a jornada de trabalho em uma empresa. Geralmente, isso pode ser feito de maneira manual ou eletrônica, utilizando o software excel, bastante comum na rotina das empresas brasileiras.

No software, é possível registrar as marcações de entrada, saídas, intervalos e eventuais pausas dos colaboradores da organização. Basicamente, esses registros podem ser feitos de duas formas diferentes.

A principal delas é a marcação manual, em um documento, que é conhecido como livro de ponto. Na sequência, essas informações são transpassadas para uma planilha.

Outra forma de fazer o controle de ponto pelo excel é compartilhar o arquivo com os funcionários, para que eles próprios gerenciem as suas respectivas jornadas de trabalho, adicionando as informações que são necessárias.

É justamente essa segunda opção que pode acabar se tornando uma dor de cabeça para as empresas. Isso ocorre pelo fato da situação abrir brechas para algumas adversidades, principalmente no que diz respeito a possíveis falsificações nas informações.

Se a sua empresa ainda utiliza ou pensa em adotar o controle de ponto pelo excel, é extremamente importante ter em mente essas situações, pois elas têm potencial para complicar juridicamente a instituição, com circunstâncias que seriam facilmente resolvidas com uma boa gestão da jornada de trabalho.

O que a CLT fala sobre o controle de ponto por excel?

Agora que você já entendeu um pouco melhor sobre o que de fato é o controle de ponto pelo excel, é igualmente importante verificar acerca da legalidade do uso dessa ferramenta.

Para que isso seja elucidado, é necessário recorrer ao artigo nº 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

O presente item é o responsável por apresentar disposições sobre questões referentes ao controle da jornada de trabalho. Entre elas, está a obrigatoriedade de toda empresa com mais de 20 colaboradores fazer a gestão das horas trabalhadas pelos seus funcionários.

A CLT determina que o controle da jornada de trabalho pode ser feito de três diferentes maneiras: manual, mecânica e eletrônica. Todas as opções foram ratificadas pela Portaria 671, que é a responsável por regularizar as questões referentes ao registro de ponto.

Se você acompanha o blog da Dixi Ponto, sabe como nós falamos ou fazemos referência constantemente à ela em nossos textos. Não poderia deixar de ser diferente, pois ela ficou conhecida como a “Lei do Ponto Eletrônico”.

Em vigor desde novembro de 2021, ela passou a classificar os registradores de ponto eletrônico em três categorias: REP-C (Registrador Eletrônico de Ponto Convencional), REP-A (Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo) e REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto via Programa).

Apesar de não estar em nenhuma dessas categorias, é permitido o uso do controle de ponto pelo excel. Como a determinação da CLT acerca da obrigatoriedade do registro da jornada de trabalho vale para empresas com mais de 20 colaboradores, o controle por jornada é normalmente utilizado por instituições com poucos funcionários.

Todavia, como citamos anteriormente, apesar de ser uma ferramenta mais acessível, não é recomendável usá-la. Isso se deve, principalmente, pela fragilidade presente no sistema, que pode ser facilmente alterada ou perdida, trazendo muitas dores de cabeça à empresa.

Entretanto, não é devido apenas à pouca segurança que você deve pensar duas vezes antes de usar o controle de ponto por planilha. Confira mais no próximo tópico!

Vale a pena utilizar o controle de ponto pelo excel?

A temática principal deste artigo é discorrer sobre o controle de ponto pelo excel, e se realmente vale a pena utilizá-lo.

Por isso, como prometido no início do texto, iremos te ajudar a esclarecer suas dúvidas, especialmente se você pensa em utilizar o sistema em sua empresa.

Porém, como nós falamos no final do tópico anterior, o ponto por planilha traz uma série de riscos, que inevitavelmente, precisam ser levados em consideração pelos profissionais de Recursos Humanos e demais gestores empresariais.

Vamos entender melhor sobre quais são esses riscos a seguir:

Cálculos imprecisos

Na introdução deste artigo, citamos sobre o levantamento realizado pelo TST, que indicava uma crescente no índice dos processos trabalhistas no país, muitos deles em decorrência do não pagamento de horas extras.

Em outros textos aqui no blog, nós também já falamos sobre elas, que costumam causar sérios problemas às empresas que não fazem uma boa gestão da jornada de trabalho.

Infelizmente, esse mau gerenciamento passa por organizações que utilizam o controle de ponto pelo excel. Ainda é bastante comum o pensamento de que, pelo fato das planilhas serem eletrônicas, elas estão livres de falhas humanas.

As planilhas eletrônicas possibilitam que os cálculos das horas trabalhadas sejam feitos automaticamente, entretanto, isso não significa que o resultado sempre será verdadeiro.

Isso se explica por um simples motivo: a digitação. Se porventura ocorrer algum erro no lançamento das informações na planilha, ou os dados forem inseridos em linhas ou colunas erradas, o cálculo será impreciso.

Nem precisa explicar como essa situação é extremamente danosa, não é mesmo? Além do prejuízo nas contas, a empresa também estará sujeita a ter que responder outros passivos trabalhistas.

Dificuldade para atualizar as informações

Essa situação está diretamente ligada à anterior, sendo mais uma dificuldade para quem utiliza o controle de ponto pelo excel.

Além do falso pensamento de que as planilhas eletrônicas estão livres de falhas, também existe o mito de que elas são atualizadas automaticamente. Se você faz parte dessa turma, é nosso dever falar que não existe mágica!

O controle da jornada de trabalho apenas será realizado corretamente se todas as informações forem constantemente alimentadas e atualizadas. Todo esse trabalho extra ficará a cargo ou do gestor, se a empresa for de pequeno porte, ou do setor de RH, que terá que demandar muito tempo para realizar a tarefa.

Soma-se a isso um cuidado extra que deve ser tomado na hora do lançamento das informações na planilha, pois como vimos anteriormente, se houver algum dado errado, será preciso apagar e relançar todas as informações novamente, o que irá aumentar ainda mais o trabalho dos responsáveis.

Ter um RH estratégico é fundamental para toda empresa que deseja ser referência em sua área de atuação e segmento. Isso, naturalmente, passa por otimizar o trabalho destes profissionais, possibilitando que eles tenham ferramentas práticas e ágeis para fazer a gestão da jornada de trabalho.

Espaço para armazenamento

Esse detalhe também pode passar despercebido por algumas pessoas, mas ele também não pode ser ignorado.

Os dados do controle de ponto pelo excel devem permanecer armazenados ao longo de um tempo, para fins de proteção jurídica por parte da empresa, especialmente caso ela seja auditada.

Por conta disso, é de extrema importância ter algumas cópias desses documentos. Mas, é aí que entra o problema.

Caso o computador ou respectivo dispositivo que armazena os dados sofra algum dano, os arquivos e informações poderão ser perdidas, o que irá causar complicações à empresa.

Como esses arquivos acabam ocupando muita memória no aparelho, se o computador não tiver um bom processamento, os dados podem acabar se corrompendo, trazendo ainda mais problemas.

Apenas marcações de entrada e saída

Diferentemente do controle de ponto mobile, que permite a marcação de informações adicionais, como horários para pausas, intervalos, férias, faltas justificadas e Descanso Semanal Remunerado (DSR), o controle de ponto pelo excel não possibilita a inserção destas informações extras.

Isso ocorre devido à falta de espaço presente na planilha eletrônica, que só permite registrar os horários de entrada, saída e intervalos. Se você é profissional de RH sabe como essa situação pode dificultar a gestão da jornada de trabalho.

Para garantir que as remunerações dos colaboradores sejam pagas integralmente, essas informações adicionais precisarão ser armazenadas em outros locais. Inevitavelmente, esse desencontro de dados também poderá causar contratempos, principalmente caso algum desses documentos seja perdido.

Transparência?

Por fim, mas não menos importante: o controle de ponto pelo excel não permite que haja transparência na realização dos processos organizacionais. Isso impacta diretamente no clima institucional da empresa.

Muitas pessoas pensam que o bem-estar no ambiente de trabalho se resume apenas a boas remunerações e bonificações. Mas, passa longe de ser apenas isso.

A construção de uma ótima cultura organizacional contribui para evitar um ambiente tóxico de trabalho, com o fortalecimento das relações profissionais entre lideranças e demais colaboradores.

Por mais que seja feito com o maior cuidado e atenção, ainda assim, o controle de ponto pelo excel não consegue garantir com 100% de transparência que a gestão dos colaboradores está sendo feita da maneira correta, o que será um problema para comprovar fraudes ou erros nos dados, caso seja necessário.

É possível substituir o controle de ponto pelo excel?

Se você chegou até aqui na leitura, provavelmente conseguiu tirar suas dúvidas se realmente, ainda vale a pena utilizar o controle de ponto pelo excel para gerenciar a jornada de trabalho em sua empresa.

Apesar de não necessitar de grandes investimentos, ele pode trazer muitos problemas trabalhistas, sobretudo, devido à fragilidade do seu sistema.

Mas, aí você se depara com outra questão: “beleza, o controle de ponto por planilha não é recomendável. Mas, como eu posso substituir esse sistema por outro mais eficiente?”.

Para isso, você pode utilizar a tecnologia ao seu favor! Existem muitos equipamentos disponíveis para a gestão da jornada de trabalho. Mesmo que a sua empresa tenha poucos colaboradores, ainda assim ela não fica desamparada.

O relógio de ponto eletrônico é o principal equipamento para o controle de jornada. Esse aparelho pode ser utilizado juntamente com o software para gestão de ponto. Ambos funcionam interligados ao sistema de folha de pagamento, trazendo ainda mais efetividade para os fechamentos mensais.

Outra opção é o controle de ponto mobile, realizado pelo celular. Ele é uma ferramenta acessível às empresas de todos os segmentos, e tem como principal virtude, a possibilidade de armazenar as informações na nuvem, eliminando a necessidade ter as cópias dos documentos no computador.

Essa alternativa elimina a obrigação de ter cópias dos documentos do controle de ponto pelo excel, otimizando o trabalho no momento do fechamento da folha de pagamento.

Portanto, se você ainda tem dúvidas, basta colocar na ponta do lápis. Por mais que o controle por planilha seja mais econômico, essa economia acaba sendo compensada quando sua empresa adquire uma ferramenta eficiente de gestão de jornada.

Mas, vale um lembrete: independentemente se for optar pelo relógio de ponto tradicional ou pelo controle de ponto mobile, escolha um equipamento que esteja devidamente homologado, pois isso irá garantir a totalidade da segurança jurídica à sua empresa.

Conclusão

Se você chegou até aqui na leitura, conseguiu tirar suas dúvidas e compreender melhor sobre o controle de ponto pelo excel.

Por mais econômico que seja, não vale a pena utilizar esse método, pois ele é frágil e abre brechas para possíveis fraudes e outros problemas, como perdas e extravios dos arquivos ou documentos.

Essas situações são extremamente perigosas às empresas, que podem ter que lidar com problemas na justiça trabalhista.

Portanto, ter um sistema de controle de jornada eficiente é uma obrigação para toda companhia que deseja simplificar suas tarefas e modernizar seus processos, otimizando o trabalho de todos que nela trabalham.

Se a sua empresa ainda não conta com um controle de ponto prático, ágil e moderno, venha agora mesmo conhecer os benefícios de ser cliente Dixi Ponto!

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