Coleta de dados dos colaboradores: quais as regras e o que o RH deve se atentar

A jornada de trabalho é composta por muitas nuances, que envolvem diretamente o trabalho dos profissionais de RH. Uma dessas situações diz respeito à coleta de dados dos colaboradores.

Este é um assunto que não pode ser, de forma alguma, ignorado, pois existem certas determinações para que esse controle das informações dos funcionários seja feito de forma correta, para preservar tanto o colaborador quanto a empresa.

Quem é responsável por regulamentar esse processo é a Lei Geral da Proteção de Dados (LGPD), sancionada pelo Governo Federal em 2018. Ela é uma legislação obrigatória, e o seu não cumprimento pode causar uma série de complicações legais à empresa.

Essas complicações vão muito além dos temidos processos trabalhistas, que seguem crescendo no país, segundo informações do Tribunal Superior do Trabalho (TST). Elas também podem, até mesmo, causar sanções na esfera cível.

Desse modo, é fundamental que você esteja por dentro do assunto, para garantir que a sua empresa faça a coleta de dados dos colaboradores de forma íntegra e transparente.

Se você tem dúvidas ou deseja aprender mais sobre qual a melhor maneira para coletar as informações e dados dos colaboradores em sua empresa, siga a leitura e confira este artigo completo que preparamos!

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O que é coleta de dados?

Antes de começarmos, é importante entender melhor o que realmente é a coleta de dados.

Basicamente, esse é um procedimento utilizado pelas empresas para captar determinadas informações geradas por pessoas.

Esses dados e informações podem ser coletados tanto por meio de plataformas específicas quanto por outros métodos, como planilhas, formulários, fichas e sites, por exemplo.

É com base nesses dados que a empresa pode elaborar estratégias e buscar soluções para determinados problemas, assim como observar eventuais tendências que estejam em evidência no mercado.

De forma geral, essa coleta de dados é fundamental para que a companhia planeje estratégias, que são fundamentais para tomadas estratégicas de decisões.

Como funciona o recolhimento de dados?

Não há muito segredo para entender como funciona essa coleta de dados. Como dissemos no tópico anterior, existem diferentes metodologias que levam a esta finalidade.

Elas podem ocorrer de três maneiras: periódica, contínua e ocasional. Vamos entender melhor como funciona cada uma delas:

Coleta de dados periódica

Esse tipo de coleta é realizada de forma cíclica, em determinados períodos, como a cada seis meses ou de um em um ano.

Coleta de dados ocasional

Neste tipo de coleta, não há uma preocupação com a periodicidade. Ou seja, os dados podem ocorrer em qualquer período de tempo.

Coleta de dados contínua

Por fim, esta forma de coletar dados ocorre continuamente, até que os registros atinjam o objetivo proposto, independente de qual seja o prazo.

Todas essas metodologias para captação de dados podem ser utilizadas pelas empresas, desde que certos cuidados sejam tomados, como veremos em outro tópico adiante.

Qual a importância da coleta de dados para a empresa?

Por meio da coleta de dados, a empresa consegue elaborar e embasar certas estratégias, que podem ser fundamentais para aperfeiçoar processos organizacionais.

Em outro texto aqui no blog da Dixi Ponto, nós já falamos sobre a necessidade da empresa focar em melhorar a sua cultura organizacional, pois ela está diretamente atrelada à construção de um bom ambiente de trabalho, que proporcione mais bem-estar aos funcionários.

Isso é importante para que haja um aumento da produtividade, e consequentemente, da satisfação dos colaboradores, clientes e fornecedores, o que contribui para tornar os processos mais ágeis e eficientes.

Essa somatória de fatores reflete na diminuição dos índices de turnover e absenteísmo, que também são prejudiciais às empresas.

A coleta de dados também é uma ótima maneira de implantar uma cultura de feedback dentro da empresa, que conseguirá ouvir seus colaboradores e ter uma melhor visão do que eles pensam.

Novamente, será possível elaborar estratégias e ferramentas que tenham como objetivo, melhorar o ambiente interno, que é primordial para a construção de uma jornada de trabalho saudável.

Ademais, apesar de todos esses benefícios, a empresa e principalmente o RH, precisam se atentar às regras para coleta desses dados. Vamos entender melhor sobre isso a seguir!

Como a LGPD afeta a coleta de dados na empresa?

Conforme dissemos no início deste artigo, a LGPD é a lei responsável por regulamentar as regras para a coleta de dados e informações dos colaboradores dentro de uma empresa.

Se você já acompanha o nosso blog, já sabe que nós falamos sobre ela em outras ocasiões. Não poderia ser diferente, afinal de contas, ela impacta diretamente o controle da jornada de trabalho e consequentemente, da gestão de pessoas.

Também conhecida como Lei nº 13.709, ela foi sancionada no dia 14 de agosto de 2018, mas entrou em vigência apenas em setembro de 2020.

Em linhas gerais, ela é responsável por proteger os dados pessoais de todos os cidadãos brasileiros, além de definir normas claras para o armazenamento desses dados em organizações públicas e privadas.

Desse modo, ela estabelece regras sobre coleta, armazenamento, proteção e tratamento de todos os dados e informações pessoais que a sua empresa tem acesso.

Como vimos em outro tópico, a coleta de dados pode ocorrer por meio de pesquisas, formulários ou sites. Entretanto, é importante ter muito cuidado quanto a isso, pois, a LGPD protege dados sensíveis, como nome, endereço, CPF, RG, endereço residencial, idade, profissão, preferências políticas ou religiosas.

Hábitos de consumo, aparência e outros aspectos de personalidade também são amparados pela LGPD, que entre suas principais diretrizes, estabelece que o fornecimento destes dados pessoais só pode ser feito mediante um consentimento do titular.

Em outras palavras, o portador desses dados deve, explicitamente, deixar claro que autoriza o tratamento e armazenamento por parte da empresa, independentemente de qual seja sua localização geográfica.

Quais cuidados o RH deve tomar ao coletar dados dos colaboradores

Apesar de ser aplicável a toda empresa e profissional, é inegável que os setores de Recursos Humanos e Departamento Pessoal são os mais afetados pelas implicações da LGPD, no que diz respeito à coleta de dados dos colaboradores.

Não teria como ser diferente, afinal de contas, ambos os setores são os que mais lidam com dados pessoais.

Esse procedimento se faz necessário, principalmente, devido aos processos seletivos e de recrutamento, que ocorrem periodicamente nas instituições, sem falar na elaboração de contratos, planos de carreira, avaliações de desempenhos e muitos outros documentos e atividades utilizados estrategicamente pela empresa.

Sendo assim, é fundamental que os profissionais de RH tomem certos cuidados ao coletar e armazenar os dados pessoais dos colaboradores.

É fundamental que essas informações sejam tratadas com total responsabilidade, confidencialidade e segurança, três pilares indispensáveis para que a coleta de dados seja feita dentro das regras estabelecidas, conforme veremos no próximo tópico!

Quais regras o RH deve seguir para coletar dados?

No tópico acima, nós citamos três pilares indispensáveis para que a coleta de dados dos colaboradores seja feita corretamente dentro da empresa.

Esses alicerces são citados pela própria LGPD, e devem ser levados em consideração pelo RH, pois são as regras que garantirão que todos os processos sejam realizados em conformidade com o que é solicitado. Os três pilares são os seguintes:

Finalidade

Os dados pessoais só podem ser solicitados pela empresa caso haja uma justificativa para tal. Ou seja, é necessário haver um porquê para que os dados sejam solicitados ao colaborador ou candidato à determinada vaga.

Adequação

Em relação a esse pilar, é fundamental que, a partir do momento em que o dado é coletado ele, obrigatoriamente, deve ser utilizado da forma adequada.

Necessidade

Por fim, o terceiro pilar da LGPD está diretamente atrelado aos outros dois, pois só é permitido que os dados coletados sejam destinados à finalidade definida.

Além disso, é igualmente importante que as informações reunidas na coleta de dados sejam devidamente sigilosas, pois caso qualquer um desses dados acabe sendo vazado, podem causar constrangimento ou desconforto ao colaborador.

A privacidade e a transparência devem fazer parte da linha de frente, não somente em relação à proteção dos dados, mas também, no que diz respeito ao controle da jornada de trabalho.

Caso as recomendações da LGPD para a coleta de dados não sejam seguidas pela empresa, ela está sujeita a uma série de sanções penais, como passivos trabalhistas e outras situações, que variam desde uma advertência à uma multa de 2% do faturamento, sendo o limite de RS 50 milhões.

Coleta de dados e o controle da jornada

Também não poderíamos deixar de falar sobre a relação entre a coleta de dados e o controle da jornada de trabalho. Afinal de contas, a LGPD coloca algum tipo de empecilho para o registro de ponto por parte das empresas?

Em primeiro lugar, temos que relembrar sobre a determinação prescrita no artigo nº 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Ele determina que toda empresa com mais de 20 colaboradores em seu quadro profissional, deve ser capaz de controlar a jornada de trabalho dos funcionários:

§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019).

Porém, apesar dessa obrigatoriedade na gestão da jornada de trabalho para as empresas em questão, o controle de ponto acaba sendo afetado pela LGPD, justamente por ser um sistema que lida com a coleta de dados dos colaboradores.

Isso ocorre, pois os registros de entradas, saídas e intervalos dos profissionais são coletados diariamente, sendo requisitos obrigatórios para que o controle da jornada de trabalho possa ocorrer corretamente.

Entretanto, vale ressaltar, que apesar da LGPD ter criado regras mais incisivas para a proteção dos dados pessoais, não há nenhum impeditivo para que as empresas registrem o ponto dos seus funcionários.

O que se deve ter é um maior cuidado por parte dos profissionais responsáveis pelo RH, que precisam se atentar às normas e recomendações previstas na LGPD, para garantir o seu pleno cumprimento.

Isso não deve se restringir apenas ao ambiente interno da empresa. Também faz parte do trabalho externo, caso a instituição tenha qualquer tipo de terceirização em seus serviços.

Além disso, é salutar escolher um sistema de ponto que esteja em conformidade não apenas com a LGPD e à coleta de dados, mas também, com a Portaria 671, responsável por regulamentar todas as questões envolvendo registro de ponto e controle da jornada de trabalho.

Por isso, certifique-se de adquirir sistemas e relógios de ponto que sejam seguros e contem com alto nível de segurança contra violação ou invasão aos dados e informações que sejam sensíveis.

Como a tecnologia pode auxiliar o RH a fazer a coleta de dados dos colaboradores?

Se você chegou até aqui na leitura, conseguiu observar que é necessário ter muito cuidado na maneira como é realizada a coleta de dados dos colaboradores, pois as regras e determinações da LGPD devem ser seguidas à risca.

Neste contexto, não há porque não utilizar a tecnologia em favor da empresa e do RH. Em outros textos aqui no blog, também já citamos a necessidade de tornar mais estratégico o trabalho destes profissionais, responsáveis por fazer a gestão de pessoas.

Dentro deste cenário, ferramentas e softwares que desburocratizam e integram processos, possibilitam uma melhor gestão dos cálculos da jornada de trabalho e tornam mais fácil o fechamento da folha de pagamento, são indispensáveis para uma boa rotina organizacional destes profissionais.

Também é fundamental investir em tecnologias que reforcem a segurança na coleta de dados dos colaboradores. É aí que entram os relógios de ponto!

Atualmente, já existem equipamentos que contam com tecnologias de ponta, como biometria e reconhecimento facial.

Além de evitar fraudes e favorecer uma comunicação mais transparente no ambiente corporativo, reduzindo o índice de processos trabalhistas, esses equipamentos também colaboram para uma maior otimização das atividades desempenhadas pelos profissionais de RH.

Assim como os tradicionais relógios de ponto, as ferramentas para controle de jornada pelo celular também são ótimas alternativas, pois além de permitir uma gestão mais efetiva, também permitem que os documentos e comprovantes de registro de ponto sejam assinados digitalmente.

Dessa forma, é possível garantir ainda mais segurança e integridade na coleta de dados dos colaboradores, trazendo mais segurança jurídica para ambas as partes.

Transparência e segurança devem sempre permear as relações trabalhistas e a gestão da jornada de trabalho. Por isso, não deixe de investir em tecnologias que tragam toda a proteção necessária para sua empresa.

Os equipamentos para controle de jornada da Dixi Ponto contam com o mais moderno sistema de tecnologia existente, o que é essencial para a proteção de todos os dados e informações registradas nas marcações de ponto dos seus colaboradores!

Estamos há 63 anos no mercado de controle de ponto e acesso, e por isso, podemos oferecer as melhores soluções para empresas dos mais diferentes portes e segmentos.

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