Controle de ponto para estagiários: quais as regras?

As dúvidas sobre a necessidade de haver um controle de ponto para estagiários por parte das empresas costuma ocupar grande parte dos fóruns de gestão de pessoas e Recursos Humanos, principalmente se levarmos em consideração algumas circunstâncias.

De acordo com um levantamento realizado pelo Instituto Euvaldo Lodi (IEL), somente em 2023, o Brasil registrou um aumento de 30% no número de estagiários, se comparado ao ano de 2022. Ao todo, aproximadamente 43 mil estudantes estão ativos sob essa condição.

Além de ser a porta de entrada para o mercado de trabalho para muitos jovens, essa é uma forma de contratação bastante interessante e vantajosa para as empresas, que podem vir a encontrar profissionais prontos para preencher as vagas disponíveis, em diferentes setores e áreas de atuação.

Ademais, a contratação desses futuros profissionais também contribui para o desenvolvimento humano e gestão de pessoas, partes fundamentais do trabalho de todo profissional de RH.

Porém, para que tudo ocorra em conformidade com a legislação trabalhista, é necessário seguir algumas regras, como é o caso do controle de ponto para estagiários.

Como esse é um assunto bastante relevante, nós preparamos este artigo completo, com tudo o que você precisa saber para garantir que sua empresa cumpra com todos os direitos trabalhistas desses profissionais!

O que é o controle de ponto?

Antes de entrarmos no mérito da questão da principal temática abordada neste texto, é importante entendermos o que é o controle de ponto, especialmente se você não é tão familiarizado com o assunto.

Esse procedimento, nada mais é, do que o monitoramento da jornada de trabalho dos colaboradores. É com o auxílio dessa ferramenta que a empresa consegue gerenciar corretamente os horários de entradas, saídas, intervalos para almoço, eventuais pausas, horas extras e muitas outras circunstâncias presentes na jornada de trabalho.

Essa ferramenta possibilita que a empresa administre de maneira mais assertiva as informações e dados da jornada de trabalho, procedimentos indispensáveis para a correta gestão da folha de pagamento dos funcionários.

Desse modo, é possível garantir mais credibilidade e transparência na relação trabalhista entre as partes. Assim, o controle de ponto para estagiários permite que todos os processos sejam realizados de forma correta, impedindo que ocorram erros de gestão.

Quais as regras de um contrato de estágio?

Agora que você já entendeu melhor o que é o controle de ponto para estagiários, é importante saber como funciona um contrato de estágio, pois ele é diferente dos habituais.

Neste caso, o vínculo empregatício deve ser intermediado por um agente de integração, como a faculdade.

Por conta disso, a jornada de trabalho será definida em comum acordo entre a instituição de ensino, a parte concedente e o aluno estagiário, que também pode ser validado por seu representante legal.

O contrato de estágio deve conter um termo de compromisso e ser compatível com as atividades desempenhadas pelo aluno na instituição de ensino.

Além disso, o vínculo contratual precisa respeitar alguns limites da jornada de trabalho. No caso de estudantes de educação especial e daqueles que estão nos anos finais do ensino fundamental, na modalidade de educação de jovens e adultos, a carga horária não pode ultrapassar às 4 horas diárias e 20 horas semanais.

Já em relação aos estudantes do ensino superior, da educação profissional de nível médio e também do ensino médio regular, a duração da jornada de trabalho não pode ser maior do que 6 horas diárias e 30 horas semanais.

Essas situações estão previstas na Lei nº 11.788/2008, conhecida popularmente como “Lei do Estágio”.

Além das regras referentes à jornada de trabalho destes profissionais, a legislação também estabelece outras determinações para contratações nesta modalidade de trabalho.

Uma delas diz respeito à quantidade máxima de estagiários que uma empresa pode contratar. Esse número depende do total de profissionais CLTs que fazem parte do quadro de funcionários.

Se a empresa tiver de 1 a 5 colaboradores, só poderá ter 1 estagiário. Caso tenha de 6 a 10 profissionais, poderá contratar até 2 estagiários.

As organizações que tenham entre 11 a 25 funcionários, podem ter 5 estagiários contratados. Por fim, as empresas que tiverem mais de 25 colaboradores registrados, poderão ter 20% do quadro de funcionários destinado aos estagiários.

Além disso, vale ressaltar que todas as empresas precisarão ter um profissional para orientar os estudantes. Cada supervisor pode ter, no máximo, 10 estagiários sob a sua orientação.

A Lei do Estágio também cita sobre os devidos direitos dos estagiários, que devem receber salário, vale-transporte e férias remuneradas de 30 dias. A empresa também pode oferecer ao profissional um auxílio alimentação, transporte ou bolsa auxílio.

Porém, outros direitos e benefícios previstos pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), como 13º salário, Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), Recolhimento para Previdência Social e horas extras, não se aplicam a quem é estagiário.

Isso porque, a Lei do Estágio determina que os profissionais sob esta condição não são empregados, mas sim, estudantes. A relação trabalhista com a empresa faz relação com o período de aprendizado, que deve ser somado aos conhecimentos obtidos em sala de aula.

Até por conta disso, é que surgem as dúvidas relacionadas ao controle de ponto para estagiários. Vamos entender melhor sobre essa questão no tópico a seguir!

É obrigatório o estagiário bater ponto?

Essa, talvez, seja a dúvida mais comum relacionada à jornada de trabalho do estágio. Afinal de contas, o controle de ponto para estagiários é necessário?

É até natural que isso ocorra, pois a CLT é muito clara quanto às regras para registro de ponto, definindo que toda empresa com mais de 20 colaboradores em seu quadro profissional, deve ser capaz de controlar a jornada de trabalho dos funcionários, conforme prevê o artigo nº 74:

§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019).

Porém, essa regra se aplica somente a quem mantém vínculo CLT, pois, conforme vimos anteriormente, a Lei do Estágio determina que os profissionais nesta condição são estudantes, e não empregados.

Isso significa que, na prática, o controle de ponto para estagiários não é necessário, o que, em tese, isenta as empresas de realizar esse procedimento.

Apesar disso, nada impede que as instituições realizem esse monitoramento da jornada de trabalho. Esse procedimento varia de empresa para empresa, e fica à cargo do setor de RH, que será o responsável por monitorar as devidas atividades desempenhadas pelo estudante dentro da companhia.

Ao adotar o controle de ponto para estagiários, a empresa conseguirá usufruir de uma série de vantagens, as quais veremos no próximo tópico!

Por que fazer o controle de ponto dos estagiários?

Se você chegou até aqui na leitura, pode estar se perguntando se é mesmo necessário realizar a gestão da jornada de trabalho dos estagiários, afinal de contas, como vimos anteriormente, essa regra não se aplica a quem é estudante, por não se caracterizar como um vínculo empregatício.

Contudo, não há motivos para as empresas não utilizarem essa ferramenta. Pelo contrário, muitas vantagens podem ser desfrutadas.

A marcação de ponto é a maneira mais coerente e justa para as empresas evitarem qualquer tipo de problema de natureza trabalhista, como por exemplo, a garantia de que a jornada de trabalho está sendo, devidamente, cumprida.

A segurança e transparência trabalhista é, de longe, a principal vantagem possibilitada pela marcação de ponto para estagiários, mas, ela não é a única.

Por meio dela, os gestores de RH e demais líderes conseguem avaliar o desempenho apresentado por esses profissionais.

Assim, pode-se ter feedbacks e avaliações mais efetivas, o que é importante para a empresa decidir se, posteriormente, irá prorrogar o vínculo contratual do estagiário.

Desse modo, fica mais fácil reter os talentos e diminuir os índices de absenteísmo e turnover, pois a gestão de assiduidade também permite que o gestor acompanhe eventuais faltas ou atrasos dos estagiários. Dessa maneira, fica mais fácil gerir folgas ou ações corretivas, quando for necessário.

O aumento da produtividade é outro benefício usufruído pelas instituições que optam por fazer o controle de ponto para estagiários, pois essa ferramenta ajuda a gerenciar melhor o tempo e a carga de trabalho, permitindo possíveis ajustes que podem, eventualmente, trazer uma maior eficiência nos níveis de produtividade e motivação do estagiário.

A motivação, satisfação e bem-estar são componentes fundamentais para que o profissional se engaje e vista a camisa da empresa. Nesse contexto, a gestão de ponto é uma ótima forma de medir a assiduidade dos estagiários.

Com isso, a empresa pode utilizar a ferramenta para determinar formas de bonificação aos profissionais, como por exemplo, um vale-presente ou um almoço grátis em algum restaurante.

Por fim, mas não menos importante: com o controle de ponto para estagiários, o setor de RH terá dados mais precisos para realizar os respectivos cálculos da folha de pagamento, evitando qualquer tipo de erro na remuneração dos profissionais.

Porém, para que essa ferramenta seja implantada de forma justa e transparente, é necessário que você leve em consideração alguns fatores essenciais, para garantir que os limites legais sejam respeitados, assim como a privacidade dos estagiários.

Sendo assim, existem algumas boas práticas, que você deve ter em mente antes de implantar o controle de ponto para estagiários na sua empresa. Quer saber quais são elas? Então, confira o próximo tópico!

Qual a melhor maneira de controlar o ponto dos estagiários?

Conforme você observou ao longo desta leitura, apesar de não ser obrigatório, o controle de ponto para estagiários é uma excelente opção para uma melhor gestão da jornada de trabalho destes profissionais.

Sendo assim, caso você tenha se interessado e deseja investir nessa ferramenta em sua empresa, é fundamental que conheça qual é a melhor maneira de colocá-la em prática.

O controle de ponto manual é uma alternativa, pois ele tem baixo custo de implantação.

Contudo, a utilização dessa ferramenta traz muitas dificuldades ao RH, desde aspectos cotidianos, como perda de tempo na hora de calcular a folha de pagamento, até complicações trabalhistas graves, como riscos de falhas e fraudes, que podem trazer inúmeras dores de cabeça às empresas.

Por esses e outros motivos, não é recomendável utilizar a marcação manual. Uma outra alternativa seria utilizar o relógio de ponto eletrônico e biométrico, que são as opções mais seguras para a gestão da jornada de trabalho.

Entretanto, como a maioria dos estagiários está ingressando no mercado de trabalho, é comum que eles não possuam PIS, pois eles não são contratados sob o regime CLT e não têm carteira assinada.

Dessa forma, como não há nenhuma contribuição previdenciária, fica inviável utilizar os relógios de ponto tradicionais, pois os relatórios emitidos por esses equipamentos precisam do número do PIS.

Devido a todas essas particularidades, a melhor maneira de fazer o controle de ponto para estagiários é utilizando a marcação de ponto digital.

O controle de ponto digital é uma das ferramentas para gestão da jornada de trabalho mais modernas e tecnológicas disponíveis no mercado, e passou a ganhar um espaço maior após a implantação da Portaria 671, em novembro de 2021.

A nova legislação elaborada pelo Ministério do Trabalho e Previdência (MTP) alterou a maneira como os Registradores de Ponto Eletrônico (REP) eram conhecidos.

Agora, existem três tipos: Registrador Eletrônico de Ponto Convencional (REP-C), Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo (REP-A) e Registrador Eletrônico de Ponto via Programa (REP-P).

É justamente nessa última categoria que o controle de ponto digital se enquadra. Essa ferramenta possibilita que o estagiário ou colaborador registre sua marcação de qualquer lugar, utilizando apenas um celular, tablet ou computador.

Além disso, é possível cadastrar o estagiário e fazer toda a gestão da jornada de trabalho de forma prática e segura. Assim, os gestores de RH conseguem acompanhar, em tempo real, os dados e informações, o que é fundamental para um melhor gerenciamento da folha de pagamento.

Por ser totalmente digital, as informações da jornada de trabalho ficam armazenadas em nuvem, garantindo ainda mais segurança jurídica para as empresas.

Por todos esses fatores, a marcação de ponto digital é a melhor maneira para sua empresa realizar o controle de ponto para estagiários, contribuindo positivamente para o crescimento organizacional, como um todo.

Conclusão

Após concluir a leitura deste artigo, você conseguiu compreender melhor sobre as questões que envolvem o controle de ponto para estagiários.

Apesar de não haver uma obrigação legal para que as empresas registrem o ponto dos estagiários, essa prática pode trazer inúmeras vantagens, pois ela possibilita uma melhor gestão da jornada de trabalho, garantindo que o profissional esteja cumprindo corretamente seus afazeres.

Neste cenário, a melhor maneira de fazer essa atividade é utilizando o controle de ponto digital, pois ele permite que os estagiários registrem suas marcações utilizando apenas um dispositivo móvel.

Como, em sua maioria, os estagiários são pessoas mais jovens, é basicamente unir o útil ao agradável, pois esses profissionais já estão totalmente ambientados com essas tecnologias, e não teriam problemas para aprender a utilizá-la.

Além de ser uma ferramenta segura e prática, o controle de ponto mobile também é uma solução personalizável, e que se adequa às necessidades da empresa.

Portanto, se você se interessou nessa ferramenta e deseja implantar o controle de ponto para estagiários em sua empresa, nós te convidamos a conhecer o Registrei, o aplicativo para marcação de ponto mobile da Dixi Ponto!

Com ele, o estagiário ou colaborador pode registrar seu ponto de qualquer lugar, utilizando apenas um tablet ou celular.

A segurança nas marcações do Registrei fica por conta da utilização do geolocalizador do próprio aparelho e do envio de uma foto, que deve ser tirada na hora do registro.

As informações ficam armazenadas em nuvem, permitindo que os gestores de RH tenham acesso à elas em tempo real, tornando a gestão da jornada de trabalho ainda mais prática e segura!

Controle o ponto dos seus colaboradores e estagiários pelo aplicativo e emita relatórios instantâneos. Tenha agora mesmo em sua empresa o que há de mais moderno no mercado de controle de ponto.

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