Qual a importância do controle de ponto nos processos trabalhistas?

O controle de ponto é uma ferramenta indispensável para toda e qualquer empresa que deseja garantir mais transparência e credibilidade. Além de ser uma maneira segura de gerenciar a jornada de trabalho dos colaboradores, ela também pode auxiliar em eventuais processos trabalhistas enfrentados pelas instituições.

Um levantamento realizado pelo Tribunal Superior do Trabalho (TST) estima que até junho de 2023, foram protocolados na justiça do trabalho, mais de 21 mil processos referentes ao não pagamento de horas extras, que seguem sendo a principal causa de passivos trabalhistas no Brasil.

Além dessa circunstância, outras como intervalo intrajornada, adicional de insalubridade e multa do artigo 477 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) também são temas recorrentes nos tribunais do trabalho.

Soma-se a todas situações a determinação da própria CLT, de que toda empresa com mais de 20 colaboradores em seu quadro profissional deve controlar a jornada de trabalho dos funcionários.

Por todos esses motivos, não se pode negligenciar a gestão da jornada de trabalho. Mas, não é só isso.

Siga a leitura deste artigo e confira como o controle de ponto pode auxiliar na resolução não somente de processos trabalhistas, mas também, de outras questões organizacionais da empresa!

O que é controle de ponto?

Antes de começarmos, vale reiterar o que significa controle de ponto, especialmente se você é gestor de uma pequena empresa ou está iniciando agora sua trajetória profissional no RH ou gestão de pessoas.

Ele, nada mais é do que o acompanhamento da jornada de trabalho dos funcionários.

É por meio da utilização dessa ferramenta que a empresa consegue fazer a gestão correta das entradas, saídas, intervalos, pausas para almoço, horas extras e toda outra situação que está presente na jornada de trabalho.

O controle de ponto permite que a empresa administre mais assertivamente os dados e informações da jornada de trabalho dos funcionários, o que é fundamental para um bom fechamento da folha de pagamento mensal dos colaboradores.

Ele é essencial para garantir mais transparência e credibilidade na relação trabalhista entre o empregador e o empregado, possibilitando que todos os processos sejam feitos de maneira idônea.

Qual a função?

Engana-se quem pensa que a função do controle de ponto se resume apenas para trazer mais transparência à jornada de trabalho.

Embora o seu principal objetivo seja garantir mais credibilidade na relação trabalhista, ele também tem muitas outras funções dentro da empresa.

Atualmente, já existem no mercado, muitas ferramentas de controle de jornada que ajudam a organizar escalas de trabalho.

Dessa forma, ela contribui para a não sobrecarga das equipes de trabalho, sendo um excelente auxílio para o aumento da produtividade.

O controle de ponto também consegue deixar mais dinâmico e automático o gerenciamento de faltas e atrasos. Assim, é possível reduzir os índices de absenteísmo, que seguem sendo um problema corporativo real, independente de qual seja o tamanho da instituição.

Além disso, ele também garante mais proteção jurídica à empresa, que consegue acessar em tempo real as informações da jornada de trabalho.

Desse modo, é possível garantir com exatidão que os prazos e atividades estão sendo cumpridos integralmente. Isso é essencial caso a instituição venha a sofrer com algum processo trabalhista, como veremos adiante, em outro tópico.

De que forma o controle de ponto pode ser realizado?

Essa é uma dúvida bastante comum, afinal de contas, existem muitos modelos de relógios de ponto e outros dispositivos para gestão da jornada de trabalho, disponíveis no mercado.

Para entendermos de que forma o controle de ponto pode ser realizado, é preciso consultar o que diz o artigo nº 74 da CLT. É a presente redação que fala sobre a obrigatoriedade do controle de jornada para empresas com mais de 20 colaboradores, como já falamos anteriormente:

Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019).

§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019).

Como vimos acima, a legislação prevê que o controle de ponto pode ser realizado de três formas distintas: manual, mecânica e eletrônica. Todas essas possibilidades foram reiteradas pela Portaria 671.

Se você já acompanha o blog da Dixi Ponto, sabe que, na maioria dos nossos artigos, nós costumamos falar sobre ela. Não poderia ser diferente, afinal de contas, ela ficou conhecida como a “Lei do Ponto Eletrônico”.

Publicada em novembro de 2021 pelo Ministério do Trabalho e Previdência (MTP), ela foi responsável por atualizar alguns pontos importantes em relação à Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS).

Porém, a principal novidade foi a nova classificação dos pontos eletrônicos, que passaram a ser categorizados em três tipos: REP-C (Registrador Eletrônico de Ponto Convencional), o REP-A (Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo) e o REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto via Programa).

Portanto, qualquer um dos modelos REP podem ser utilizados pela empresa para o controle de ponto dos colaboradores. No entanto, independentemente do sistema utilizado, é essencial que ele seja capaz de fornecer dados confiáveis, precisos e dentro da legalidade.

Isso é necessário para que a empresa tenha provas efetivas relacionadas ao controle de jornada do colaborador, se eventualmente, ele vier a entrar com qualquer tipo de ação trabalhista.

Caso contrário, dificilmente a instituição terá sucesso na ação, e muito provavelmente, será punida judicialmente.

Quais processos trabalhistas podem ocorrer pela falta do controle de ponto?

No início deste artigo, nós falamos sobre o levantamento divulgado pelo TST, com os assuntos mais recorrentes nos processos trabalhistas no Brasil.

O ranking chama a atenção para os mais de 21 mil passivos referentes ao não pagamento de horas extras. Esse problema é, de longe, a principal causa de disputas trabalhistas no país.

Além delas, o levantamento do TST elenca outras 13 situações que estão muito presentes na rotina corporativa. São elas:

Honorários Advocatícios;
Negativa de Prestação Jurisdicional;
Intervalo Intrajornada;
Terceirização/Ente Público;
Assistência Judiciária Gratuita;
Indenização por Dano Moral;
Adicional de Insalubridade;
Correção Monetária;
Ônus da Prova;
Adicional de Periculosidade;
Multa do Artigo 477 da CLT;
Responsabilidade Solidária;
Valor Arbitrado – Dano Moral.

Analisando esse ranking, é possível perceber mais três situações que, assim como as horas extras, costumam ocorrer pela falta do controle de ponto. São elas, intervalo intrajornada, adicional de insalubridade e adicional de periculosidade.

Apesar de todas as ocorrências listadas pelo TST serem provenientes de erros de gestão, as quatro citadas acima se assemelham por aconteceram devido a ausência de um controle da jornada de trabalho.

É fácil de explicar na prática o porquê isso ocorre. Processos referentes ao intervalo intrajornada, que é o período correspondente à pausa para almoço, podem ser facilmente resolvidos com um registrador eletrônico de ponto.

Assim, fica impossível um funcionário alegar que trabalhou durante esse período, pois a empresa terá provas suficientes para se defender de qualquer tipo de acusação.

O mesmo se aplica às horas extras e aos adicionais de insalubridade e periculosidade, todas situações amparadas pela CLT.

Com o controle de ponto, além do RH ter mais tranquilidade para fazer corretamente os cálculos da folha de pagamento, também é possível saber com exatidão quanto tempo a mais o funcionário trabalhou em determinado dia. Desse modo, é mínima a chance de ocorrer qualquer tipo de erro na remuneração do colaborador.

Esses são apenas alguns benefícios que o controle de ponto pode trazer à empresa, não somente na prevenção e resolução de processos trabalhistas.

Existem outras vantagens, que são excelentes para a melhora da rotina organizacional, como um todo. Veremos melhor sobre isso no próximo tópico!

Quais os benefícios de se ter um controle de ponto?

Além da prevenção e resolução de processos trabalhistas, o controle de ponto também pode oferecer uma série de outros benefícios às empresas que os utilizam.

A mais relevante delas é, sem dúvida alguma, a segurança. Os relógios de ponto biométrico são excelentes ferramentas para a gestão da jornada de trabalho.

Isso é possível graças à tecnologia presente no equipamento. Por contar com o sistema de biometria, é impossível que alguma marcação de ponto seja fraudada, pois cada ser humano possui suas próprias características, o que torna aquele registro único.

É essa tecnologia que garante o sucesso da implantação de um relógio de ponto biométrico, e consequentemente, do controle de ponto, além de proporcionar um aumento da confiança entre a empresa e o colaborador.

Toda essa soma de fatores é fundamental para a prevenção de processos trabalhistas, pois haverá a certeza de ambas as partes que a jornada de trabalho está sendo realizada de forma íntegra e justa, sem nenhuma possibilidade de fraude.

Um bom controle de ponto também consegue deixar muito mais prático o trabalho do setor de RH da empresa. Em outros textos aqui no blog, nós já falamos sobre a necessidade de tornar mais estratégica a rotina desses profissionais.

Com uma boa ferramenta de gestão da jornada de trabalho, é possível reduzir os esforços operacionais, voltando o foco apenas para a parte estratégica. Assim, é possível ter uma melhor gestão de pessoas, o que, consequentemente, é fundamental para um fortalecimento da cultura organizacional.

Empresas que têm uma cultura organizacional bem definida conseguem reter e atrair os melhores talentos para seu quadro profissional, o que é essencial para tornar a instituição um lugar devidamente reconhecido e com alto nível de credibilidade.

Além dessas questões, um bom sistema de controle de ponto também consegue oferecer uma série de outros benefícios à empresa, como:

Facilidade e agilidade no cálculo e fechamento da folha de pagamento;
Mais rapidez no cálculo de banco de horas ou horas extras;
Protege o colaborador e garante seus direitos trabalhistas;
Possibilidade de acompanhar em tempo real a jornada de trabalho;
Redução de custos;
Auxilia na construção de uma imagem positiva da empresa;
Ajuda a criar um ambiente de trabalho moderno e inovador.

Assim como os relógios de ponto biométrico, também existem ferramentas para o registro de ponto mobile, que ajudam a tornar ainda mais dinâmica a gestão da jornada de trabalho, pois elas permitem que as marcações sejam feitas à distância.

Por conta disso, elas são ótimas ferramentas para empresas com poucos colaboradores, ou que trabalham no regime de teletrabalho. Por serem totalmente digitais, os dados e informações ficam armazenados em nuvem, garantindo ainda mais segurança jurídica para as empresas.

O controle de ponto mobile também pode funcionar em conjunto com o relógio de ponto tradicional, trazendo ainda mais integridade e transparência jurídica. Em suma, a ferramenta é um componente indispensável para o crescimento organizacional.

Como escolher um bom controle de ponto?

Se você chegou até aqui na leitura, conseguiu compreender a real importância que o controle de ponto tem para a rotina das empresas e também na prevenção de processos trabalhistas.

Porém, para que essa ferramenta cumpra realmente com o seu papel, é preciso adotar alguns cuidados, especialmente na hora de escolhê-la.

Como vimos ao longo do artigo, existem muitos modelos de registradores eletrônicos de jornada, cada qual, com suas particularidades.

Por isso, o melhor sistema de controle de ponto sempre será aquele que melhor se encaixa na realidade da sua empresa. É seguramente importante que você conheça realmente quais são as necessidades e demandas dela, pois é isso que fará o equipamento contribuir positivamente na rotina diária.

O relógio de ponto tradicional ainda é o meio mais seguro de se controlar a jornada de trabalho. Porém, como ele requer um maior investimento, pode acontecer de algumas empresas, especialmente as de pequeno porte, não conseguirem ter recursos para realizar as devidas manutenções.

Nestes casos, a marcação de ponto mobile aparece como uma alternativa viável, pois o seu custo de implantação é consideravelmente menor.

Além disso, como vimos anteriormente, ele também pode ser integrado ao relógio de ponto convencional, o que é mais uma vantagem positiva para a ferramenta.

Independentemente de qual seja o sistema de controle de ponto escolhido pela sua empresa, é indispensável que ele esteja devidamente regulamentado pelos órgãos específicos, pois esse requisito é necessário para que ele atenda as recomendações da lei trabalhista e da Portaria 671.

Todos esses cuidados são fundamentais, afinal de contas, nós falamos neste texto sobre a segurança jurídica que o controle de ponto traz para as empresas.

Justamente por isso, é importante que você tenha essa precaução, pois ela irá garantir que todos os processos sejam feitos dentro da legalidade.

Conclusão

Se você concluiu a leitura deste artigo, conseguiu entender como o controle de ponto é uma ferramenta indispensável para qualquer empresa que deseja mais transparência e organização em sua rotina corporativa.

Sem ele, a instituição fica vulnerável contra inúmeras ameaças, que podem trazer sérias consequências. Como vimos no artigo, elas não se resumem apenas aos processos trabalhistas.

Por todas as situações que explanamos neste texto, é fundamental que a sua empresa esteja amparada juridicamente. Para que a gestão da jornada de trabalho seja feita corretamente, existem muitas ferramentas disponíveis no mercado.

Conheça a realidade da sua empresa e verifique qual é a mais indicada ao seu negócio. Pode ter certeza que a sua instituição só terá a ganhar com isso.

Se você precisa de uma consultoria especializada para escolher o melhor sistema de controle de ponto para sua empresa, conte com o auxílio de quem é referência há mais de uma década no mercado de controle de ponto!

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