Como funciona o controle de ponto por aplicativo?

O controle de ponto por aplicativo é uma ferramenta de gestão que vem ganhando cada vez mais espaço na rotina corporativa das empresas do país, sobretudo pela praticidade que esse recurso oferece.

Isso é importante para desburocratizar certos processos internos, que muitos gestores de Recursos Humanos acabam enfrentando.

Esse tipo de tecnologia também consegue desempenhar um papel fundamental em toda e qualquer empresa, independente de qual seja a sua área de atuação, até mesmo para as instituições que trabalham nos regimes trabalhistas flexíveis, como o teletrabalho e o home office.

Nunca é demais ressaltar que a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) exige a obrigatoriedade do registro da jornada de trabalho para toda e qualquer empresa que tenha mais de 20 colaboradores em seu quadro profissional.

Sendo assim, o controle de ponto por aplicativo se apresenta como uma excelente opção para as empresas que desejam unir tecnologia e praticidade em suas rotinas.

Mas, embora tenha muitas vantagens, será que essa ferramenta é mesmo segura?

Se você ainda tem dúvidas em relação ao funcionamento dessa ferramenta e deseja aprender mais sobre como ela pode auxiliar sua empresa a manter uma gestão de pessoas mais eficiente, siga a leitura e confira este artigo completo que preparamos!

O que é o controle de ponto por aplicativo?

Antes de começarmos, é sempre válido contextualizar o que é o controle de ponto por aplicativo, especialmente se você ainda não é tão familiarizado à ferramenta.

Basicamente, não há muito segredo. Ele é uma forma de registrar a jornada de trabalho dos colaboradores por meio de aparelhos móveis, como smartphones, tablets ou notebooks.

Apenas a título de curiosidade, um levantamento recente realizado pela Fundação Getúlio Vargas (FGV), indica que existem, no Brasil, 2,2 dispositivos digitais para cada habitante.

Os smartphones sozinhos somam 249 milhões, o que representa um número 20% maior do que o total da população.

Com tamanha popularidade, o controle de ponto por aplicativo se destaca devido à inúmeros benefícios e por conta sua praticidade no funcionamento, como veremos no tópico a seguir!

Como funciona o controle de ponto por aplicativo?

Não há muito segredo em relação ao funcionamento do controle de ponto por aplicativo.

Em suma, ele opera da mesma maneira do relógio de ponto tradicional, entretanto, a principal diferença entre é que no controle de ponto mobile, as marcações da jornada de trabalho são realizadas de forma online, diretamente no dispositivo móvel.

O registro de ponto é feito de maneira extremamente simples. Para isso, é necessário apenas que a empresa disponibilize um login e senha ao colaborador, para que ele acesse o aplicativo e faça a marcação de horário, seja ele de entrada, saída ou intervalo.

Assim, as informações da jornada de trabalho ficam armazenadas em um só lugar, possibilitando que o gestor de RH consiga ter acesso a essas informações em tempo real.

O controle de ponto por aplicativo também faz uso de um dispositivo conhecido como “cerca virtual”. Por meio dela, é possível delimitar previamente uma determinada área específica.

Desse modo, os colaboradores podem marcar seus pontos selecionando o local autorizado para que o registro de ponto seja feito. Assim, o gestor de RH consegue ter ainda mais segurança e tranquilidade para gerenciar a jornada de trabalho, que ficará ainda mais transparente.

O que a CLT fala sobre o controle de ponto por aplicativo?

É claro que não poderíamos deixar de falar sobre a questão legal do controle de ponto por aplicativo, afinal de contas, a proteção e transparência jurídica devem sempre permear os processos organizacionais.

Como citamos anteriormente, a CLT é muito clara quando o assunto é registro da jornada de trabalho dos colaboradores.

Em seu artigo nº 74, a legislação trabalhista cita que todas as empresas que tenham mais de 20 funcionários em seu quadro profissional, devem registrar o ponto dos colaboradores:

§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019).

Conforme a presente redação indica, esse controle de frequência pode ser realizado de três maneiras distintas: manual, mecânica ou eletrônica. Vamos entender melhor sobre isso no próximo tópico!

O que a Portaria 671 fala sobre o controle de ponto por aplicativo?

Não se pode deixar de verificar o que a Portaria 671 fala em relação ao controle de ponto por aplicativo, pois assim como a CLT, ela também ampara e rege questões legais relacionadas à gestão da jornada de trabalho.

Se você é um leitor assíduo do blog da Dixi Ponto, já ouviu falar sobre a Portaria 671.

Como nós sempre reiteramos, é impossível abordar qualquer situação relacionada ao controle de ponto sem consultá-la. Não à toa, ela também é conhecida como a “Lei do Ponto Eletrônico”.

Elaborada pelo Ministério do Trabalho e Previdência (MTP) e em vigência desde o dia 08 de novembro de 2021, ela substituiu as antigas Portarias 1510 e 373, que eram as responsáveis por tratar sobre as questões envolvendo a gestão da jornada de trabalho.

A Portaria 671 também atualizou outras situações importantes em relação à Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS), como inspeção do trabalho e políticas públicas. No entanto, a principal mudança foi na maneira como os registradores eletrônicos de ponto eram conhecidos.

Agora, existem três categorias: REP-C (Registrador Eletrônico de Ponto Convencional), REP-A (Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo) e REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto via Programa).

A categoria REP-P foi a principal inovação trazida pela Portaria 671. E é exatamente ela quem fala sobre as disposições legais do controle de ponto por aplicativo.

A normativa determina que a categoria deve abrangir um software, que precisa ser registrado no Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI). Esse software precisa ser desenvolvido para o registro de ponto.

O REP-P possibilita que sejam feitas diferentes formas de registro, e uma delas é justamente o controle de ponto por aplicativo.

Entretanto, essa ferramenta também pode se enquadrar na categoria REP-A, dependendo de qual é o sistema utilizado pela empresa para a gestão da jornada de trabalho.

Contudo, o REP-A só pode ser utilizado após a realização de uma convenção coletiva de trabalho. Por isso, é fundamental que a companhia esteja atenta a esses pequenos detalhes, pois eles fazem total diferença na condução de uma gestão efetiva.

Em relação ao controle de ponto por aplicativo, pode ficar tranquilo, pois ele é uma ferramenta 100% em conformidade com a Portaria 671, e portanto, pode ser utilizado em sua empresa.

Além disso, o sistema oferece uma série de vantagens às instituições que o utilizam, como veremos adiante.

Quais as vantagens de utilizar o controle de ponto por aplicativo?

Nos dias de hoje, com a tecnologia estando presente à nossa volta, é praticamente impossível alguém não ter um smartphone disponível em mãos.

Como vimos anteriormente, existem mais de 249 milhões desse equipamento no país, o que representa um número maior do que 20% da população. Sendo assim, não há porque abrir mão dessa tecnologia na jornada de trabalho.

Em outro texto aqui no blog, nós falamos sobre como os softwares de gestão podem trazer inúmeras melhorias, tanto na rotina organizacional quanto para a retenção de talentos, que são componentes indispensáveis para que uma empresa tenha sucesso.

Mas, não é só isso. O controle de ponto por aplicativo também traz uma série de outras vantagens às empresas.

A principal delas é na questão da segurança, pois o sistema conta com o recurso do reconhecimento facial, que é 100% antifraude. Assim, é impossível que as informações sejam violadas, impedindo que outro colaborador faça a marcação de ponto de um determinado colaborador.

As marcações de ponto ficam armazenadas online, possibilitando que o RH tenha acesso em tempo real aos dados, podendo, inclusive, emitir relatórios em tempo real. Assim, fica ainda mais fácil gerenciar outras situações, como banco de horas e horas extras.

Essa praticidade também é observada pelos próprios colaboradores, que podem registrar seus pontos a qualquer hora ou lugar, mesmo que, eventualmente, ele esteja sem acesso à internet, pois as marcações ficam armazenadas no sistema em nuvem.

Soma-se a isso o recurso de geolocalização, que também é presente no controle de ponto por aplicativo. Com ele, o gestor de RH pode ativar o recurso da cerca virtual, que serve para delimitar uma determinada área para que o colaborador bata o ponto.

Esse é um diferencial importante para as instituições que adotam modalidades híbridas de trabalho, como é o caso do home office. Assim, a gestão de RH pode conferir com exatidão que o funcionário registrou seu ponto, o que proporciona ainda mais transparência na relação trabalhista.

O controle de ponto por aplicativo também auxilia no aumento da produtividade das equipes. Isso ocorre pois a ferramenta permite a criação de tarefas e escalas, o que é essencial para uma melhor distribuição das atividades.

Esses fatores contribuem para que haja uma redução em alguns custos operacionais. Apesar do relógio de ponto ser a opção mais segura para o controle da jornada de trabalho, ele é um equipamento com um custo mais elevado.

Para grandes empresas, isso talvez não seja um empecilho, mas para pequenas companhias, pode ser um problema. Além de otimizar as rotinas, o ponto digital também tem baixo custo de implantação e manutenção.

O custo benefício é muito mais acessível, inclusive pensando no longo prazo, se considerarmos que a empresa terá economia com processos trabalhistas, pois a ferramenta impede erros nos cálculos da folha de pagamento.

Desse modo, a empresa consegue ter uma melhora na sua imagem e credibilidade, o que é importante para reforçar a cultura organizacional e aumentar a satisfação dos colaboradores. Assim, é possível reduzir os índices de turnover e absenteísmo.

Independentemente de qual seja a área de atuação ou porte da empresa, ela pode ter muito mais efetividade em seus processos se utilizar o controle de ponto por aplicativo.

Quais cuidados a empresa deve tomar se for utilizar o controle de ponto por aplicativo?

Por fim, antes de concluirmos este artigo, é importante reiterar sobre a questão jurídica, afinal de contas, a proteção e segurança no controle da jornada de trabalho nunca é demais.

Neste contexto, é crucial tomar alguns cuidados ao utilizar um sistema para gestão da jornada de trabalho, independentemente se optar por adquirir um relógio de ponto tradicional ou o controle de ponto por aplicativo.

É preciso que essa ferramenta seja observada de forma estratégica, que vise o crescimento organizacional, como um todo.

Sendo assim, é fundamental que você conheça a realidade da sua empresa, para entender quais as suas necessidades e se ela irá se adaptar à ferramenta.

É perfeitamente natural que certos profissionais tenham mais dificuldade para utilizar o controle de ponto por aplicativo, pelo simples fato de não estarem familiarizados com a plataforma.

Por isso, uma boa prática é proporcionar treinamentos e instruções, para que os colaboradores possam usufruir a ferramenta da melhor forma possível.

Infelizmente, muitos gestores empresariais acabam não dando a devida importância à gestão da jornada de trabalho, mesmo com muitas ferramentas acessíveis à disposição no mercado.

Tecnologias como o relógio de ponto e o controle de ponto por aplicativo são ótimos recursos para tornar mais dinâmica a gestão de pessoas e otimizar os processos organizacionais, além de proporcionar uma maior proteção jurídica às empresas.

Além disso, ambas as ferramentas para gestão da jornada de trabalho podem atuar em conjunto, proporcionando ainda mais segurança na gestão da folha de pagamento.

Por isso, além de conhecer a realidade da sua empresa, é recomendável que você faça uma pesquisa e busque por um fornecedor que disponibilize equipamentos e tecnologias que estejam certificadas pelos órgãos reguladores.

Desse modo, a sua companhia conseguirá realizar uma gestão de pessoas mais efetiva e também estará se protegendo contra toda e qualquer ameaça que coloque em risco sua credibilidade.

Conclusão

Ao finalizar e concluir a leitura deste artigo, você pôde conhecer melhor o que é, como funciona e quais vantagens o controle de ponto por aplicativo pode trazer à sua empresa.

Garantir mais segurança jurídica, otimizar o trabalho do RH e proporcionar que o colaborador registre seu ponto de mais prática. Esses são apenas alguns dos benefícios oferecidos pelo controle de ponto mobile.

Todos esses fatores são indispensáveis para trazer mais transparência nas relações trabalhistas e possibilitar o crescimento empresarial. Como vimos ao longo do texto, a tecnologia está disponível para todos utilizarmos. Ademais, não há porque não incluí-la na rotina corporativa e na gestão de pessoas.

Se você ainda não utiliza nenhum recurso tecnológico, mas deseja inovar os processos organizacionais na sua empresa, te convidamos a conhecer o Web Dixi, o controle de ponto por aplicativo da Dixi Ponto!

Ele pode ser instalado diretamente no celular, tablet ou notebook, deixando a jornada de trabalho muito mais prática e eficiente.

Com uma interface simples e intuitiva, o gestor de RH consegue acompanhar os registros de ponto em tempo real.

Além disso, o Web Dixi funciona em integração com os nossos relógios de ponto, possibilitando um controle de jornada de trabalho ainda mais efetivo.

Venha fazer parte do time que está há mais de uma década revolucionando com inovação a maneira como o controle da jornada de trabalho é realizada.

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