5 dicas para otimizar a gestão da folha de pagamento na empresa

A folha de pagamento é um componente essencial da jornada de trabalho, e por conta disso, não deve ser negligenciada por parte das empresas, pois ela ajuda a garantir que todos os processos organizacionais estão sendo cumpridos corretamente.

Esse procedimento é fundamental para atestar a credibilidade da empresa, e impedir que ela sofra com eventuais processos na justiça do trabalho. De acordo com um levantamento realizado pelo Tribunal Superior do Trabalho (TST), o número de ações trabalhistas segue crescendo no Brasil.

Situações como não pagamento de aviso prévio, verbas indenizatórias e horas extras, podem ocorrer, dentre outros fatores, devido à uma má gestão da jornada de trabalho.

Isso passa, naturalmente, por uma gestão ineficiente da folha de pagamento. Por conta disso, independentemente do tamanho da sua instituição e de qual é sua área de atuação, é fundamental que esse procedimento seja feito com atenção, para garantir que o processo seja feito de forma íntegra.

Siga a leitura deste artigo que nós preparamos e confira algumas dicas, que vão te ajudar a otimizar a gestão da folha de pagamento em sua empresa!

O que é folha de pagamento?

Antes de começarmos, é importante contextualizarmos o que é a folha de pagamento, principalmente se você está começando agora na área de Recursos Humanos e gestão de pessoas.

Também chamada de holerite ou contracheque, ela é um documento responsável por registrar as informações da jornada de trabalho de cada colaborador da empresa. Assim, a instituição consegue demonstrar os rendimentos e descontos que todos os funcionários tiveram ao longo do mês.

O certificado também possibilita que sejam visualizadas outras informações essenciais, que ajudam a empresa a avaliar eventuais despesas e gastos operacionais.

A folha de pagamento deve ser mantida por todas as empresas, independentemente de qual seja seu porte ou área de atuação, pois ela é prevista por lei, de acordo com o artigo nº 225 do Decreto nº 3048/99.

Entre as recomendações, a legislação também estabelece que é uma obrigação da empresa manter uma cópia desse documento e dos recibos em seu estabelecimento.

O preenchimento do holerite deve ser realizado pelo setor de RH. Nos casos de empresas menores, que não contam com esse departamento, deverá ficar a cargo da área contabilista.

Como funciona a folha de pagamento?

Além de ser um item obrigatório, ela também é uma excelente forma da empresa controlar financeiramente os gastos individuais e coletivos dos colaboradores.

Isso é muito importante para proporcionar dados e informações extremamente estratégicas, que podem auxiliar a empresa a melhorar seus processos organizacionais.

Segundo um levantamento realizado pela empresa de consultoria Robert Half, o Brasil é o país com maior índice de rotatividade no mundo, à frente inclusive de países europeus, como Reino Unido, França e Bélgica.

Nós já falamos sobre como o turnover é prejudicial às empresas em outro texto aqui no blog, mas é sempre válido relembrar. Muitas situações podem culminar nesta situação, que afasta os talentos da empresa e impede a contratação de ótimos profissionais.

Por meio da folha de pagamento, a empresa consegue elaborar estratégias, que ajudam a desburocratizar processos e melhorar a rotina organizacional como um todo.

Qual é a função da folha de pagamento?

Por conter informações fundamentais da jornada de trabalho, a folha de pagamento possui uma função essencial, pois ela reúne todos os valores referentes a salários, descontos, impostos e eventuais bonificações que devem ser pagas aos colaboradores.

Em suma, pode-se dizer que o principal objetivo do holerite é garantir que os funcionários tenham seus ordenados pagos corretamente, sem que ocorram atrasos ou faltas.

Por conta disso, existem uma série de itens que precisam estar listados no documento, como salário, comissões, adicionais, faltas e atrasos, horas extras, vale refeição e transporte, contribuição sindical e com o FGTS e imposto de renda.

Essas questões também são conhecidas como proventos de pagamentos, que são lançados separadamente, como uma forma de melhorar o entendimento.

Todas essas situações apenas reiteram a necessidade da empresa gerenciar corretamente a folha de pagamento, pois isso irá garantir a sua saúde financeira e reforçar a sua credibilidade perante o mercado, evitando erros que podem trazer muitas dores de cabeça futuramente.

Como calcular a folha de pagamento?

Para que você entenda como funciona o processo do cálculo da folha de pagamento, é importante entender quais são os descontos aplicados nela.

Os descontos fazem parte da CLT, e devem ser aplicados na folha de todo colaborador.

São eles:

Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS);
Instituto Nacional do Seguro Social (INSS);
Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF).

Em relação ao FGTS, que tem como objetivo, proteger o profissional demitido sem justa causa, deverá ser depositado mensalmente um valor correspondente a 8% do salário, que poderá ser sacado posteriormente.

Os descontos do INSS são calculados com base no salário bruto do colaborador. Para quem ganha R$1.751,81, o desconto será de 8%.

Os colaboradores que recebem de R$1.751,81 a R$2.919,72, terão 9% do salário descontado. Os profissionais que ganham de R$2.919,73 a R$5.839,45, terão 11% de desconto salarial na folha de pagamento.

Por fim, profissionais que recebem mais de R$5.839,45 terão um valor fixo a ser descontado. Este valor é de R$642,34.

O IRRF tem algumas particularidades. Só não é realizado nenhum desconto na folha de pagamento daqueles profissionais que são isentos de pagar o imposto. A alíquota varia conforme o salário bruto. Desse modo, é necessário saber qual a base de cálculo será utilizada.

O holerite também poderá ter outros descontos, como vale-transporte, faltas e atrasos.

Como funciona na prática?

É simples de entender, na prática, como funciona o cálculo da folha de pagamento. Para isso, considere que o colaborador receba um salário fixo de R$3500.

Neste cenário, os descontos em folha serão os seguintes:

FGTS: 8% do salário (R$3500) = R$280;

INSS: alíquota de 11% = R$385;

IRRF: nesta situação, a taxa será de R$385.

Qual a importância de gerenciar a folha de pagamento?

Como você observou no tópico anterior, a folha de pagamento contempla várias situações, que devem ser levadas em consideração no momento do cálculo mensal dos colaboradores.

Por conta disso, é salutar reiterar a importância de gerenciar corretamente esse documento, de forma que cada funcionário tenha resguardado seus direitos previstos na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

A lei trabalhista não determina um único modelo de folha de pagamento a ser seguido por todas as empresas. Assim, cada instituição pode escolher de que maneira isso será feito.

A única determinação da CLT é de que toda empresa com mais de 20 colaboradores em seu quadro profissional, faça o controle da jornada de trabalho dos funcionários, como previsto no artigo nº 74.

Esse controle pode ser realizado de três maneiras distintas: manual, mecânica e eletrônica, como prevê a Portaria 671, responsável por regulamentar as regras para que os registradores eletrônicos de ponto possam ser utilizados.

Se você acompanha os nossos textos, sabe que a gente, constantemente, fala sobre ela. Mas, caso você ainda não a conheça, a Portaria 671 foi a responsável por reclassificar os registradores eletrônicos de ponto em três categorias.

São elas: REP-C (Registrador Eletrônico de Ponto Convencional), REP-A (Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo) e REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto via Programa).

Apesar de todas essas possibilidades existentes e da já conhecida importância de gerenciar corretamente a folha de pagamento, muitos gestores de RH e demais líderes empresariais acabam cometendo alguns erros, que podem trazer sérias consequências às empresas.

Esse problema pode ser resolvido com algumas simples mudanças na rotina de trabalho. Siga a leitura e confira as dicas que nós separamos no próximo tópico!

Como otimizar a gestão da folha de pagamento?

Não basta apenas ter um bom ambiente de trabalho e conhecer as determinações da lei trabalhista.

Também é preciso adotar estratégias, que ajudem a deixar mais eficiente a gestão da folha de pagamento. Confira, abaixo, 5 dicas que nós separamos, e que auxiliarão a sua empresa a otimizar sua jornada de trabalho:

Classifique os colaboradores de acordo com seus cargos

Pode parecer bobagem, mas é muito comum algumas empresas não organizarem seus colaboradores de acordo com as funções que eles realizam dentro da organização.

Esse simples descuido pode trazer muitas consequências negativas, pois cada categoria profissional possui a sua própria Convenção Coletiva de Trabalho (CCT), com as suas regras específicas, que devem ser seguidas pelas empresas.

Por isso, é essencial que haja um cuidado especial com a organização dos documentos. Separe-os por setor e categoria. Assim, além de facilitar o trabalho do RH, você também estará evitando que possíveis erros ocorram.

Identifique possíveis erros de gestão

Identificar eventuais situações que possam estar fazendo sua empresa sofrer com a falta de organização é uma medida simples que sua empresa pode tomar.

Isso deve ser um trabalho conjunto, que precisa da participação de todos dentro da instituição. Esse planejamento prévio é fundamental para a elaboração e execução de uma folha de pagamento eficiente.

Para que essa lacuna seja preenchida, é importante reavaliar os processos internos que estão atrapalhando a gestão de pagamentos, especialmente se a empresa utiliza ferramentas manuais para o controle da jornada de trabalho.

Desse modo, utilizar ferramentas de ponto eletrônico já é uma boa iniciativa para otimizar a atividade e proporcionar mais agilidade ao setor responsável por gerir a folha dos colaboradores.

Controle a folha de ponto dos colaboradores

Essa dica está diretamente relacionada às anteriores, mas não deixa de ter sua relevância.

Anteriormente, nós dissemos que a CLT determina que toda empresa com mais de 20 colaboradores deve controlar a jornada de trabalho dos profissionais.

No entanto, esse controle também deve ocorrer em empresas menores, que tenham poucos colaboradores. É muito comum os gestores dessas organizações negligenciarem essas questões. Quem faz isso comete um grande erro!

Para que uma boa gestão seja feita, é necessário organizar a folha de pagamento, até para conhecer o histórico dos colaboradores, calcular eventuais descontos e bonificações.

Além disso, ao fazer esse gerenciamento, você estará valorizando os funcionários, que irão comprar a causa da sua empresa e se dedicar para fazer sempre o seu melhor, aumentando a produtividade e reduzindo índices de turnover e absenteísmo.

Determine rotinas

Outra dica essencial para otimizar a gestão da folha de pagamento é determinar uma rotina de atividades.

Mas, de que maneira isso pode ser feito? Uma ótima opção é criar um cronograma, para que todas as suas demandas sejam entregues dentro de um prazo estabelecido.

Assim, você pode separar um momento do dia apenas para a entrega do holerite e outro somente para o pagamento dos salários. Desse modo, além de minimizar o risco de ocorrerem erros no processo, você também estará permitindo que o seu RH atue de forma muito mais estratégica.

Invista em um controle de jornada

Por fim, e não menos importante: invista em um controle de jornada. Não há como fugir disso, pois essa ferramenta auxilia na gestão dos dados e demais informações que são relevantes para o cálculo das remunerações dos colaboradores.

Além de automatizar e tornar muito mais prática a elaboração da folha de pagamento, você também estará mantendo a segurança dos dados, pois os registros da jornada de trabalho serão armazenados e ficarão devidamente resguardados.

Um bom sistema de controle de jornada também permite que a empresa tenha uma melhor gestão do banco de horas e horas extras, evitando que todos os direitos dos colaboradores sejam devidamente pagos.

Caso a sua empresa não consiga investir em um relógio de ponto tradicional, existe, no mercado, a opção do controle de ponto mobile, uma opção prática e tecnológica para a gestão da folha de pagamento.

Ela é acessível a todas as empresas, e permite que o colaborador faça suas marcações à distância. Outra vantagem é a possibilidade do gestor emitir relatórios em tempo real, o que é fundamental para a elaboração de métricas mais eficientes, que contribuirão para uma melhora em todos os processos organizacionais.

Conclusão

Se você chegou até aqui na leitura, conseguiu compreender melhor sobre a importância que a folha de pagamento tem para toda a rotina organizacional, e não apenas para a gestão da jornada de trabalho.

Saber calcular o holerite e conhecer o que é possível fazer para otimizar a elaboração desse documento é fundamental para toda empresa que deseja ser referência em suas áreas de atuação.

Além de trazer muito mais organização à empresa, a boa gestão da folha de pagamento também contribui para uma melhor rotina organizacional do RH, que terá melhores condições de focar exclusivamente na gestão das pessoas.

Automatizar a elaboração do holerite é fundamental para qualquer empresa que deseja ser uma referência positiva no mercado. Contar com um bom sistema para controle de jornada é uma ótima alternativa.

Se você deseja implantar em sua empresa o que há de mais moderno no mercado de gestão de ponto, te convidamos a conhecer as nossas soluções. A Dixi Ponto está há mais de uma década desenvolvendo recursos para o controle da jornada de trabalho!

Com o nosso aplicativo mobile, você garante toda a facilidade ao seu RH e também aos dados dos registros de ponto dos colaboradores, pois as informações ficam armazenadas em nuvem, podendo ser acessadas a qualquer momento.

O Dixi Mobile também pode ser integrado a todos os tipos de relógio de ponto, trazendo ainda mais segurança à sua jornada de trabalho.

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