Controle de frequência dos colaboradores: como fazer?

O controle de frequência dos colaboradores é uma das tarefas mais importantes e desafiadoras enfrentadas pelas empresas do país, afinal de contas, ele é essencial para uma boa gestão da jornada de trabalho.

Isso ocorre, pois não são todas as faltas e ausências no trabalho que são passíveis de descontos na folha de pagamento, já que algumas dessas situações estão amparadas legalmente pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

Por conta de todos esses fatores, é imprescindível que os gestores empresariais tenham políticas bem claras quanto ao controle de faltas, pois isso irá garantir que a empresa consiga ser transparente na condução dos seus processos.

Existem ferramentas de gestão que auxiliam as empresas a fazer o controle de frequência dos colaboradores de forma ágil e eficiente, possibilitando um monitoramento muito mais assertivo.

Se você quer saber quais são elas e também aprender como lidar da melhor forma com as faltas na sua empresa, siga a leitura e confira este artigo que nós preparamos!

O que é absenteísmo?

Antes de explorarmos melhor esse assunto, é importante saber o que é o absenteísmo.

Nós já falamos sobre essa questão em outro texto aqui no blog, mas é sempre válido relembrar. Esse termo é utilizado no ramo corporativo para tratar das ausências dos funcionários no ambiente de trabalho por situações que não estejam legalmente previstas no contrato.

Naturalmente, isso inclui as faltas e atrasos, e consequentemente, o controle de frequência dos colaboradores.

Eventos como suspensões, afastamentos pelo Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), atestados médicos, licença maternidade ou paternidade e motivos particulares que não forem justificados, são considerados como absenteísmo.

Dificilmente uma empresa terá índices nulos de absenteísmo. Apenas a título de comparação, de acordo com um estudo realizado pela Revista Exame, a taxa média de absenteísmo no setor de serviços é de 5%. No setor varejista, esse percentual varia entre 7% e 10%.

Especialistas consideram índices de até 4% como aceitáveis as empresas, independentemente de qual seja seu porte e setor. O absenteísmo pode ser utilizado com um importante indicador de desempenho pelo RH, especialmente no controle de frequência dos colaboradores.

O que é o controle de frequência dos colaboradores?

Agora que você entendeu melhor o que é o absenteísmo, é importante saber mais sobre o que é o controle de frequência dos colaboradores, afinal de contas, ambos estão interligados.

Como dissemos no início deste artigo, essa tarefa é uma das atribuições destinadas aos profissionais de Recursos Humanos, pois permite que haja uma melhor gestão da jornada de trabalho.

Desse modo, é possível monitorar as entradas, saídas e pausas dos colaboradores durante o expediente de trabalho, assim como outros eventos que eles possam realizar, como horas extras e outros adicionais ou bonificações.

Por meio dele, também é possível organizar escalas de trabalho e realocar atividades dentro de diferentes setores, caso determinado funcionário falte em seu expediente. Assim, a produtividade e o desempenho coletivo não são afetados.

Além de garantir que os cálculos da folha de pagamento mensal sejam feitos de maneira correta, o controle de frequência dos colaboradores também consegue ajudar a empresa a cumprir com as suas devidas obrigações trabalhistas.

O que a CLT fala sobre o controle de frequência dos colaboradores?

Não basta apenas entender o que significa o controle de frequência dos colaboradores. Também é importante conhecer o que a CLT fala a respeito dessa questão.

Para isso, precisamos consultar o artigo nº 74, que fala sobre o controle da jornada de trabalho.

A lei trabalhista é muito clara quanto a isso. Todas as empresas que tenham mais de 20 colaboradores em seu quadro profissional, precisam registrar as marcações de ponto dos funcionários:

§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019).

Conforme a própria redação cita, esse controle de frequência dos colaboradores pode ser realizado de três formas distintas: manual, mecânica e eletrônica.

Todas essas possibilidades também são amparadas pela Portaria 671, responsável por determinar as questões referentes ao controle da jornada de trabalho.

Se você acompanha os nossos artigos aqui no blog da Dixi Ponto, já está familiarizado com ela, pois constantemente abordamos sobre esta normativa em nossos textos. Mas, não poderia deixar de ser diferente, afinal, ela ficou conhecida como a “Lei do Ponto Eletrônico”.

Além de atualizar questões como a inspeção do trabalho e políticas públicas, a Portaria 671 também modificou situações relacionadas ao controle de ponto nas empresas.

A atualização da normativa passou a estabelecer três registradores de controle de jornada de trabalho, sendo eles: REP-C (Registrador Eletrônico de Ponto Convencional), REP-A (Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo) e REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto via Programa).

Esses modelos possuem suas especificidades e particularidades, porém, todos eles conseguem cumprir com maestria a sua função de controlar a jornada de trabalho e garantir que a empresa com as obrigações trabalhistas

Quando o colaborador pode se ausentar do trabalho?

Ainda aproveitando a esteira da CLT, também é importante conhecer quais são as situações amparadas legalmente pela legislação trabalhista, e que permitem que o funcionário se ausente do seu trabalho sem sofrer desconto no salário.

Para que o controle de frequência dos colaboradores seja feito corretamente, é importante conhecer quais são essas circunstâncias.

Anteriormente, nós citamos algumas ocasiões que caracterizam absenteísmo, como suspensões, afastamentos pelo INSS, atestados médicos, licença maternidade e motivos particulares não justificados.

Entretanto, existem uma série de outros motivos, que permitem que o funcionário se ausente do seu trabalho sem desconto no salário, como:

Casamento;
Nascimento de filho;
Doação voluntária de sangue;
Participação como mesário em eleições;
Alistamento militar obrigatório;
Provas de vestibular ou outros concursos;
Doença;
Morte de cônjuge, ascendente, descendente ou irmão;
Colaborador dispensado de cumprir sua jornada de trabalho naquele dia por ordem da empresa, independente de qual seja a justificativa;
Ocasiões que o funcionário informou previamente a necessidade de se ausentar e foi autorizado.

É muito importante conhecer essas situações, para garantir que a empresa cumpra com tudo aquilo que é determinado pela CLT, pois todas as faltas listadas acima devem, obrigatoriamente, ser abonadas, o que influenciará diretamente no controle de frequência dos colaboradores.

No entanto, nada impede que outras circunstâncias também sejam abonadas pela empresa sem a necessidade do profissional ter que compensar as horas faltadas ou ter seu salário descontado.

O bom senso deve sempre permanecer, porém, não existe um certo ou errado, pois essa é uma decisão individual de cada empresa. Portanto, é importante que sua instituição tenha uma política bem definida quanto a isso.

Como fazer o controle de frequência dos colaboradores?

Conforme vimos nos tópicos anteriores, o controle de frequência é essencial para que a empresa cumpra com as determinações trabalhistas e tenha uma gestão eficiente da jornada de trabalho.

Escolher um sistema de controle de ponto eficiente e que esteja alinhado com a legislação é fundamental para que o processo seja feito corretamente.

Como observamos anteriormente, a Portaria 671 passou a permitir a utilização de três tipos de registradores de ponto eletrônico: REP-C, REP-P e REP-A.

Com tantos modelos de equipamentos disponíveis no mercado, é importante estar atento a alguns itens, a fim de garantir que o sistema de ponto conseguirá cumprir corretamente com a sua função. Os principais são:

Estar homologado pela legislação

Para que o controle de frequência dos colaboradores possa ser realizado, é necessário que o sistema de ponto esteja, devidamente, homologado pelos órgãos responsáveis, como é o caso INMETRO, responsável por certificar e homologar um relógio de ponto.

É preciso que o equipamento siga uma série de medidas, como capacidade de emitir comprovantes de registro de ponto, horário e jornada contratual do empregado.

Os registros também precisam ser armazenados nos próprios marcadores, e não em outros sistemas externos. Os comprovantes obrigatoriamente precisam ser impressos em papel. Além disso, os equipamentos precisam ser invioláveis e contra qualquer tipo de fraude.

Esses procedimentos são necessários para garantir total transparência no controle da jornada de trabalho.

Ter medidas antifraude

A segurança também é um item indispensável para que o controle de ponto dos colaboradores seja feito de forma correta.

Os dados dos funcionários são confidenciais. Apenas a empresa e o colaborador podem ter acesso à elas. Essas informações podem vir a ser utilizadas pelo Ministério do Trabalho em eventuais auditorias. Desse modo, é primordial que elas estejam armazenadas em locais que consigam garantir total segurança.

Ao escolher um relógio de ponto não deixe de se atentar a essa questão. Opte por adquirir uma ferramenta que tenha medidas de segurança, como é o caso do controle de ponto mobile.

Essa tecnologia conta com criptografia, que ajuda a proteger as informações por meio de algoritmos codificados e assinaturas. Além disso, esse sistema também armazena os dados em nuvem, impedindo que eles se percam ou sejam roubados.

Integração com outros sistemas

Para que o controle de frequência dos colaboradores seja eficiente, é necessário que ele possa funcionar integrado com outros sistemas de gestão.

Desse modo, o RH conseguirá ter muito mais facilidade para fechar a folha de pagamento, minimizando qualquer risco de ocorrer erros operacionais.

Emissão de relatórios

A ferramenta de controle de frequência dos colaboradores também deve ser capaz de emitir relatórios e indicadores. Isso é fundamental para que o RH tenha informações suficientes para fazer uma gestão mais efetiva da jornada de trabalho.

Nós já falamos muito em outros artigos aqui no blog sobre a necessidade de tornar mais estratégico o trabalho do setor de RH. Assim, é possível transformar a rotina organizacional e deixar os processos muito mais efetivos.

Mobilidade e praticidade

Por último, mas não menos importante: o controle de frequência dos colaboradores deve seguir as tendências tecnológicas. Isso quer dizer que ele precisa ter mobilidade e praticidade.

A pandemia de Covid-19 mudou a dinâmica da rotina de trabalho, criando espaço para modalidades como home office e teletrabalho. Apesar dessa flexibilidade, ainda assim, é necessário utilizar ferramentas que permitam que o controle da jornada seja feito corretamente.

Nesta situação, um relógio de ponto não seria suficiente, pois ele ficaria na sede da empresa, obrigando os colaboradores a terem que se deslocar até o local para registrar suas marcações.

Além de eliminar esse problema, o controle de frequência mobile também traz muito mais autonomia aos colaboradores e reforça a marca da empresa, aumentando a sua credibilidade.

Conclusão

Se você concluiu a leitura deste artigo, conseguiu compreender melhor sobre o que é o controle de frequência dos colaboradores, além de quais faltas são amparadas legalmente pela CLT e quais os cuidados necessários na hora de escolher um sistema de ponto.

O absenteísmo é uma situação que sempre estará presente no ambiente corporativo. Porém, isso não significa que a gestão da jornada de trabalho deva ser negligenciada. Muito pelo contrário.

Um bom sistema de ponto consegue aumentar a transparência na relação trabalhista entre as partes, o que é fundamental para que as obrigações mútuas sejam cumpridas legalmente.

Além disso, com o controle de frequência dos colaboradores, a empresa consegue ter dados mais precisos, o que é essencial para a tomada mais assertiva de decisões, que podem impactar não somente o capital financeiro da instituição, como também, a sua imagem perante o mercado.

Ao optar por escolher um sistema de ponto, não deixe de buscar por uma solução que esteja devidamente homologada e consiga atender com os requisitos da Portaria 671, pois é isso que irá garantir que os processos sejam cumpridos em sua legalidade.

Se você deseja ter uma opção segura para a gestão da jornada e controle de frequência dos colaboradores em sua empresa, te convidamos a conhecer uma das soluções da Dixi Ponto!

Somos a mais tradicional empresa de relógios de ponto de Curitiba. Estamos há 63 anos revolucionando a maneira como o controle da jornada de trabalho é feito.

Independentemente de qual seja o porte ou a área de atuação da sua empresa, nós temos a solução ideal para ela! Todos os nossos modelos de REP-C, REP-A e REP-P são chancelados pela legislação trabalhista e também pela Portaria 671.

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