O que a lei trabalhista fala sobre o registro de ponto por geolocalização?

O registro de ponto por geolocalização é uma ferramenta para controle da jornada de trabalho que vem ganhando cada vez mais espaço na rotina corporativa de empresas pelo país, independente de qual sejam seus segmentos ou áreas de atuação.

Essa tecnologia ficou mais em evidência, sobretudo, após o início da pandemia de Covid-19, em março de 2020.

Como todos sabemos, a crise sanitária mundial obrigou as empresas a modificarem a maneira como as rotinas trabalhistas eram realizadas, de forma a manter a integridade dos negócios e preservar a saúde dos colaboradores.

Este cenário promoveu a implantação de jornadas de trabalho mais flexíveis, como foi o caso do teletrabalho e do home office. Apesar da crise sanitária ter sido controlada, muitas instituições do Brasil ainda permanecem trabalhando nestes regimes trabalhistas.

Uma pesquisa realizada pelo Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada (Ipea) indica que cerca de 20,5 milhões de pessoas estão em ocupações com potencial de serem realizadas de forma remota.

Com tantos profissionais trabalhando neste regime trabalhista, é fundamental que sejam adotadas estratégias que garantam que o controle da jornada de trabalho seja feito de forma correta. Neste contexto, o registro de ponto por geolocalização surge como uma ótima alternativa.

Se você ainda não conhece essa ferramenta e deseja aprender mais sobre as vantagens que ela oferece e também o que a lei trabalhista fala ao seu respeito, siga a leitura e confira este artigo que preparamos!

O que é o registro de ponto por geolocalização?

Antes de tudo, vamos entender melhor o que é o registro de ponto por geolocalização, pois talvez você ainda não conheça o que é essa ferramenta.

Ele é uma abordagem utilizada pelas empresas para monitorar e registrar a frequência dos colaboradores de forma mais precisa. Isso é feito de uma maneira totalmente digital, utilizando o sistema de geolocalização.

Este recurso permite que uma determinada pessoa ou objeto seja localizado com base na sua posição geográfica, detectada automaticamente por meio de um sistema de coordenadas.

Assim, o gestor de RH consegue identificar, de forma instantânea, qual o local que o colaborador está no momento que a marcação de ponto foi realizada. Essa tecnologia é presente quase que em todos os aplicativos mobile, sendo utilizada, principalmente, nos softwares de delivery e transporte.

Devido à sua praticidade, o registro de ponto por geolocalização consegue ser uma excelente ferramenta para o controle da jornada de trabalho, tornando ainda mais prática a rotina dos profissionais de RH.

Como funciona a marcação georreferenciada?

Também conhecida como marcação georreferenciada, o registro de ponto por geolocalização funciona de forma bastante intuitiva e simples. Para que ele seja manuseado, é preciso apenas que o funcionário tenha instalado em seu celular o aplicativo para marcação da jornada de trabalho.

Desse modo, quando o colaborador bater o seu ponto, além do horário da marcação, também será registrado a localização do endereço no qual ele estava trabalhando no momento que a batida foi feita.

O sistema de geolocalização pode ser utilizado de três diferentes formas: GPS, GSM e Wi-Fi. Vamos compreender o que significam cada uma dessas siglas:

GPS

Ela é a sigla para Global Positioning System, ou Sistema de Posicionamento Global, em bom português.

Muito provavelmente você já ouviu falar neste sistema, o mais comum em se tratando de geolocalização.

O GPS funciona por intermédio das transmissões via satélite. Por conta disso, é necessário que o aplicativo para controle da jornada de trabalho esteja devidamente instalado e ativo no celular do colaborador.

Assim, o satélite consegue captar todos os sinais que são emitidos, sendo capaz de identificar, de forma precisa, a localização do funcionário no momento que o ponto foi marcado.

Se tratando do registro de ponto por geolocalização, a grande vantagem do sistema GPS é a possibilidade dele poder ser utilizado no modo offline, sem conexão com a internet.

Porém, isso pode acabar se tornando um contratempo, principalmente se houverem interferências no sinal ou barreiras físicas, como paredes ou túneis.

GSM

A tecnologia GSM também pode estar presente no registro de ponto por geolocalização.

Essa tecnologia significa Global System for Mobile Communications, ou, Sistema Global para Comunicações Móveis. Neste caso, o funcionamento ocorre por meio das ondas de rádio, que também são conhecidas como radiofrequência.

Todos os dados e informações são concedidas pelas torres das operadoras de telefonia móvel. Justamente por isso, o sistema GSM possui uma dualidade entre muito particular.

Apesar de ser capaz de funcionar em longas distâncias, é necessário que o aparelho móvel esteja devidamente ligado e com sinal, pois somente assim, o equipamento conseguirá mostrar com exatidão o local onde o funcionário marcou o seu ponto por geolocalização.

Caso contrário, se o local no qual o colaborador bateu seu ponto não contar com um bom sinal de telefonia móvel, não será possível precisar a localização do local.

Wi-Fi

A outra opção de sistema para registro de ponto por geolocalização é o Wireless Fidelity, popularmente chamada de Wi-Fi ou rede wireless.

O Wi-Fi está presente em nosso cotidiano praticamente o todo tempo, até mesmo em nossas casas. Esse sistema possibilita que a internet sem fio seja usada para indicar a localização da pessoa.

É justamente por dispensar a necessidade da utilização do cabo de rede que o Wi-Fi pode ser utilizado para o controle da jornada de trabalho nas empresas, pois a geolocalização pode ocorrer em lugares fechados ou com grande fluxo de pessoas.

Todavia, para que a localização seja indicada corretamente, é preciso que o funcionário esteja devidamente conectado à uma rede wireless. Se não, naturalmente, o dispositivo móvel não conseguirá encontrar a posição exata do local.

O registro de ponto por geolocalização é permitido pela CLT?

Agora que você já entendeu melhor sobre as principais funcionalidades do registro de ponto por geolocalização, é importante conhecer a respeito da sua legalidade. Afinal de contas, este sistema é permitido pela CLT?

Antes de compreendermos melhor essa questão, é preciso consultar o artigo nº 74 da CLT, que cita sobre a obrigatoriedade do controle de ponto para empresas com mais de 20 colaboradores:

§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)

Como citado acima, esse controle de frequência pode ser realizado de três formas distintas: manual, mecânica e eletrônica. É aí que entra a Portaria 671. Se você já é um leitor assíduo do nosso blog, já se deparou com ela em outras leituras por aqui.

Sempre citamos a Portaria 671 em nossos textos, e não poderia ser diferente, pois ela ficou conhecida popularmente como a “Lei do Ponto Eletrônico”.

Ela foi desenvolvida pelo Ministério do Trabalho e Previdência (MTP), e está em vigência desde novembro de 2021.

A normativa foi desenvolvida com o intuito de modernizar algumas situações referentes à inspeção do trabalho e políticas públicas que antes constavam nas Portarias 1510 e 373.

Entretanto, a mudança de maior impacto alterou a maneira como os tradicionais relógios de ponto eram chamados. Eles passaram a ser classificados em três diferentes categorias:

REP-C (Registrador Eletrônico de Ponto Convencional);
REP-A (Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo);
REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto via Programa).

Graças às categorias REP-P e REP-A é que o registro de ponto por geolocalização é permitido pela CLT, podendo ser utilizado de forma segura pelas empresas.

Neste caso, a principal diferença entre as duas categorias é que os equipamentos REP-P são sistemas que permitem o registro e tratamento do ponto, enquanto o REP-A, são conjuntos formados pelo equipamento e o programa utilizado para que as marcações da jornada de trabalho sejam realizadas.

A principal determinação imposta pela Portaria 671 para todos os modelos de REP, e que também inclui o registro de ponto por geolocalização, é em relação à emissão dos comprovantes de ponto dos funcionários.

A legislação salienta que o registro das marcações pode ocorrer tanto de forma impressa quanto eletrônica. Se esse comprovante for feito de forma digital, é imprescindível que determinados procedimentos sejam respeitados.

Isso é necessário não apenas para garantir a segurança e integridade dos dados, como veremos no próximo tópico deste artigo, mas também, para atestar a devida transparência jurídica à gestão da jornada de trabalho.

Sendo assim, é fundamental que os arquivos sejam em formato Portable Document Format (PDF) e assinados eletronicamente. Todos os colaboradores, sem exceção, devem ter acesso aos comprovantes de registro, que obrigatoriamente precisam estar disponíveis para extração pelo prazo mínimo de, pelo menos, 48 horas.

É essencial estar atento a todas essas recomendações da Portaria 671, independentemente se você vier ou não a utilizar o registro de ponto por geolocalização, pois assim, sua empresa estará garantindo que todos os processos sejam feitos de forma íntegra e transparente.

Registro de ponto por geolocalização e a LGPD

No tópico anterior, citamos brevemente sobre a necessidade de garantir a proteção dos dados e informações da jornada de trabalho dos colaboradores. Este é um requisito fundamental para que o registro de ponto por geolocalização possa ser utilizado.

Neste contexto, não se pode deixar de citar a Lei Geral da Proteção de Dados (LGPD), pois é natural algumas pessoas terem dúvidas se as marcações por geolocalização infringem de alguma forma essa lei.

Nós também já falamos sobre a LGPD em outro artigo aqui no blog, mas é sempre importante relembrar qual a finalidade dela.

Aprovada em agosto de 2018 e em vigência desde setembro de 2020, a lei tem como premissa, garantir a segurança dos dados dos cidadãos brasileiros e estabelecer normas para a coleta, armazenamento, tratamento e proteção destes dados em organizações públicas e privadas.

A LGPD abrange alguns dados pessoais considerados sensíveis, como idade, profissão, CPF, RG, biometria, orientação sexual, endereço e preferências religiosas ou políticas.

De acordo com a lei, essas informações só podem ser armazenadas caso haja aprovação do titular e obrigatoriamente, devem ter alguma finalidade específica, para evitar que pessoas desautorizadas tenham acesso a elas.

Por todas essas singularidades, é até comum algumas pessoas acreditarem que o registro de ponto por geolocalização infringe a LGPD. Entretanto, não é o que ocorre na prática, pois esse sistema não trata com nenhum dado sensível.

Apesar disso, para garantir mais transparência na relação trabalhista, é recomendado que a empresa realize um acordo prévio com o colaborador, caso ela deseje utilizar a marcação de ponto por geolocalização.

Isso é necessário pois o colaborador precisa autorizar a empresa a ter acesso à sua geolocalização. Essa função só pode ser realizada ativando a localização do aparelho móvel.

Uma vez que tenha autorizado, basta apenas conceder a liberação de acesso nas configurações ao dispositivo móvel, para que o aplicativo consiga puxar a localização exata.

Como citamos anteriormente, é recomendável realizar esse acordo prévio entre as partes, caso sua instituição deseje implantar o registro de ponto por geolocalização, pois assim, ela estará mantendo total transparência no processo e garantindo sua proteção jurídica.

Benefícios de utilizar o registro de ponto por geolocalização

Independentemente de qual seja a ferramenta utilizada, é indispensável que toda e qualquer empresa realize o controle da jornada de trabalho, até mesmo aquelas que estão dispensadas dessa obrigatoriedade, como já abordamos em outro artigo aqui no blog da Dixi Ponto.

Além de garantir mais transparência jurídica na relação trabalhista e fortalecer a credibilidade da empresa, o controle de ponto também ajuda a desburocratizar o trabalho do RH, possibilitando uma atuação mais estratégica.

Embora o relógio de ponto ainda seja a ferramenta mais adequada para a gestão da jornada de trabalho, algumas instituições podem acabar não tendo condições financeiras para investir na aquisição destes equipamentos.

É aí que o registro de ponto por geolocalização aparece como alternativa, pois ele possibilita uma série de benefícios às empresas que o utilizam, como é o caso das instituições que adotam as modalidades home office e teletrabalho.

A praticidade e tecnologia presente no sistema permite que o colaborador desempenhe suas tarefas de qualquer local, como coworkings, prédios corporativos, shoppings, parques ou qualquer outro ambiente de sua preferência, sem que as marcações de ponto sejam prejudicadas.

Além de dinamizar a jornada de trabalho, o controle de ponto por geolocalização também consegue automatizar o processo, pois os registros são realizados de forma automática, quando o colaborador entra ou sai do ambiente. Desse modo, a gestão se torna muito mais eficiente e prática.

A automatização possibilitada pelo registro de ponto por geolocalização também contribui para que haja aumento na produtividade, pois ficará mais fácil para a empresa distribuir e controlar as tarefas.

Assim, é possível ter um maior controle sobre alguns índices e métricas que prejudicam o bom andamento da rotina organizacional, como o absenteísmo e o turnover.

Os dados coletados pela marcação de ponto por geolocalização podem ser utilizados para gerar relatórios detalhados sobre a frequência e horas trabalhadas dos colaboradores, permitindo uma melhor análise e tomada de decisões.

Com esses indicadores, os gestores de RH e demais líderes empresariais conseguem corrigir aquilo que não está legal, tendo melhores condições para fortalecer processos internos, que podem prejudicar o bom andamento da instituição.

Desse modo, é possível reforçar a cultura organizacional, o que é fundamental para atrair e reter os melhores profissionais disponíveis no mercado de trabalho.

Finalizando, outro grande benefício proporcionado pelo registro de ponto por geolocalização diz respeito a uma das funcionalidades que falamos em tópicos anteriormente.

Pelo fato do sistema registrar os dados e informações da jornada de trabalho mesmo quando o funcionário está sem acesso à internet, essa tecnologia possibilita que os dados sejam armazenados remotamente em nuvem no período em que não houver conexão com a rede.

Dessa forma, há a garantia de que nenhuma informação da jornada de trabalho seja perdida. Quando a conexão for restabelecida, os dados são enviados automaticamente para à base do sistema, garantindo toda a segurança necessária ao RH e também para a empresa.

Com todo esse respaldo, é possível fazer um controle muito mais efetivo e rigoroso das horas trabalhadas, facilitando a gestão do banco de horas, horas extras e demais encargos trabalhistas que são obrigações da empresa.

Cuidados ao utilizar o registro de ponto por geolocalização

Antes de finalizarmos este artigo, é importante citarmos alguns cuidados que você deve ter ao escolher um sistema de controle de jornada.

Esses cuidados devem ser tomados independentemente se a sua empresa for utilizar o registro de ponto por geolocalização ou algum modelo de relógio de ponto.

Primeiramente, é importante levar em consideração algumas questões relacionadas à privacidade dos colaboradores ao utilizar esse tipo de registro.

É fundamental que a geolocalização esteja em conformidade com as leis e regulamentos de proteção aos dados, principalmente no que diz respeito à LGPD.

Também é crucial que os colaboradores sejam comunicados sobre como o sistema de geolocalização funciona, bem como quais dados serão coletados e de que maneira serão utilizados.

A transparência é essencial para que os processos sejam feitos de forma íntegra e respeitosa entre ambas as partes.

É preciso ter bom senso, pois alguns profissionais podem estar familiarizados a outras ferramentas para controle da jornada de trabalho.

Por conta disso, é perfeitamente natural que eles tenham certas dificuldades no início, até se ambientar com o novo sistema de geolocalização. Por isso, seja empático e tenha paciência.

Não se esqueça que essa também é uma responsabilidade de quem é gestor de RH. Ensine os funcionários a baixar o aplicativo nos seus celulares e também a atualizá-lo quando for preciso.

Depois que tiver cadastrado todos os colaboradores no sistema de controle de ponto, crie um login e uma senha para acesso, pois eles precisarão dessas informações para fazer suas marcações.

Por fim, e não menos importante: não deixe de escolher um sistema que esteja regulamentado pelos órgãos especializados.

Existem muitas ferramentas para controle de jornada disponíveis no mercado, entretanto, algumas delas acabam não atendendo todos os requisitos solicitados pela legislação trabalhista.

Desta maneira, é fundamental que você conheça as demandas reais da sua empresa e faça uma boa pesquisa antes de instalar o registro de ponto por geolocalização ou qualquer outro sistema para controle de jornada.

Ao seguir essas recomendações, você estará dando todo o respaldo jurídico necessário à sua empresa, que poderá usufruir das vantagens que esses equipamentos oferecem à jornada de trabalho.

Conclusão

Após concluir esta leitura, você conseguiu entender melhor sobre o registro de ponto por geolocalização e como esta é uma ferramenta extremamente prática e de extrema valia para melhora dos processos e da rotina organizacional.

Além de tornar as relações trabalhistas mais dinâmicas, a geolocalização é uma alternativa para modernizar e trazer mais segurança à gestão da jornada de trabalho, possibilitando que empresas das mais diferentes áreas possam adicionar mais transparência na execução dos seus processos.

Afora isto, qualquer ferramenta para gestão da jornada de trabalho consegue trazer mais credibilidade à empresa, além de garantir que ela cumpra com todas as suas obrigações legais de forma efetiva e prática.

Por isso, se você ainda não tem uma ferramenta para controle de ponto ou deseja inovar a gestão de pessoas da sua empresa com tecnologia e segurança, te convidamos a conhecer o Dixi Mobile, o aplicativo para registro de ponto por geolocalização da Dixi Ponto!

Instalado diretamente no celular, o Dixi Mobile possui comunicação via internet, integrando as marcações de ponto a software em nuvem, que permite que os gestores emitam relatórios em tempo real.

Graças ao seu sistema de geolocalização, os colaboradores podem bater seu ponto de qualquer lugar, de forma mais autônoma e transparente, tudo para otimizar a rotina de trabalho do RH.

Não perca tempo. Entre para o time que está há mais de uma década revolucionando o mercado para controle da jornada de trabalho.

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