Controle de ponto por exceção: como funciona e o que diz a lei trabalhista

O controle de ponto por exceção é uma opção muito utilizada pelas empresas do Brasil, que buscam soluções acessíveis para fazer a gestão da jornada de trabalho dos seus funcionários.

Essa ferramenta passou a ser permitida após a implantação da Lei 13.874/19, que ficou popularmente conhecida como “Lei da Liberdade Econômica”, que permitiu uma flexibilização das leis trabalhistas no país, que consequentemente, abriu novas possibilidades para a gestão organizacional.

Durante muito tempo, essa forma de registro de ponto era proibida. Até por conta disso, é relativamente comum que muitos gestores de Recursos Humanos e demais líderes empresariais tenham dúvidas sobre o tema, que não deixa de ser cercado por algumas polêmicas.

Se você também está nesse grupo que não conhece muito bem como funciona, quais as regras e o que diz a lei trabalhista sobre o controle de ponto por exceção, não esquenta! Siga a leitura deste artigo que preparamos e tire todas suas dúvidas!

O que é o controle de ponto por exceção?

Se você já é experiente no ramo corporativo, provavelmente já ouviu falar dele, mas, caso esteja começando agora no mercado de trabalho, talvez ainda não conheça o que é o controle de ponto por exceção. Independentemente disso, vamos contextualizar o que ele é.

Esse método é uma ferramenta utilizada pelas empresas para gerenciar a jornada de trabalho dos colaboradores. No entanto, ao contrário da forma tradicional, que usa um registrador de ponto, ele consiste em deixar mais automático e menos burocrático o processo de gestão das horas trabalhadas.

Tendo isso em mente, fica fácil compreender o objetivo desse sistema de registro de ponto. Em resumo, os colaboradores precisam marcar apenas os horários da jornada de exceção. Isso quer dizer que o profissional deverá marcar seu ponto apenas quando houver alguma variação em relação à sua carga horária de trabalho habitual.

Desse modo, ao utilizar o controle de ponto por exceção, a empresa não precisará gerenciar diariamente a jornada de trabalho dos funcionários. Será necessário marcar apenas os eventos considerados exceções, como ausências, atrasos, saídas antecipadas, faltas, férias e horas extras.

Como funciona o controle de ponto por exceção?

Apesar do controle de ponto por exceção ser diferente do registro tradicional, não há grandes novidades em relação ao seu funcionamento. Nesta ferramenta, o funcionário poderá seguir utilizando a sua folha de ponto ou o relógio de ponto habitual para marcar os seus horários extraordinários.

A principal vantagem dessa ferramenta diz respeito a desburocratização presente em todo o processo, pois o setor de RH terá menos esforços para contabilizar a jornada de trabalho. É essa simplicidade que leva as pequenas empresas, que têm poucos colaboradores em seu quadro profissional, a optarem por utilizar esse sistema.

Empresas maiores podem sim utilizar o registro por exceção, mas, normalmente, elas priorizam os sistemas tradicionais de controle da jornada de trabalho, pois elas otimizam o trabalho dos gestores de RH ou responsáveis pelo fechamento da folha.

Independentemente se a sua empresa já usa o controle de ponto por exceção ou cogita utilizá-lo futuramente, é essencial que seja estabelecida uma rotina prévia. Isso quer dizer que, é primordial que os colaboradores cheguem para trabalhar, saiam para almoçar e encerrem o expediente sempre nos mesmos horários.

Esse procedimento é necessário para garantir que a gestão seja feita corretamente e a empresa não precise conviver com eventuais problemas de relacionamento entre alguma das partes.

O que a CLT fala sobre o controle de ponto por exceção?

No início deste texto, nós falamos brevemente sobre a legalidade do controle de ponto por exceção. Essa forma de registro de jornada passou a ser permitida após a Lei da Liberdade Econômica ter sido regulamentada, em 2019.

A presente lei foi responsável por obrigar as empresas que têm mais de 20 colaboradores em seu quadro profissional a registrar o ponto. Anteriormente à essa legislação, apenas instituições com mais de 10 funcionários eram obrigadas a marcar a jornada de trabalho.

Em relação ao registro por exceção, a recomendação para sua legalidade foi incluída no artigo nº 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

“§ 4º Fica permitida a utilização de registro de ponto por exceção à jornada regular de trabalho, mediante acordo individual escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho”.

Como você observou, para que o controle de ponto por exceção possa realmente ser adotado pela empresa e funcione dentro da legalidade, é preciso que haja algum acordo coletivo ou convenção coletiva de trabalho.

É fundamental ter essa informação em mente, pois, como já dissemos, durante muito tempo, o registro por exceção não era permitido pelo Tribunal Superior do Trabalho (TST). A justificativa para isso era de que o órgão julgava que seria difícil fiscalizar as questões trabalhistas.

Tudo mudou após a implantação da Lei da Liberdade Econômica. Além da regulamentação do controle de ponto por exceção, também passou a ser possível utilizar a ferramenta em algumas situações singulares, como é o caso de empresas que tenham menos de 20 funcionários no seu quadro profissional.

No entanto, para que isso seja válido, vale a recomendação prevista no artigo nº 74 da CLT: é preciso que o procedimento ocorra e seja registrado no contrato individual do colaborador ou em convenção coletiva de trabalho.

Qualquer empresa pode utilizar o controle de ponto por exceção?

Apesar do controle de ponto por exceção ser amparado pela CLT, ainda assim, ele é passível de dúvidas, tanto por parte das empresas quanto por parte dos colaboradores.

Uma das principais dúvidas referentes a essa questão é se todas as empresas podem utilizar este sistema para gerenciar as suas respectivas jornadas de trabalho. Se esse for o seu caso, é nosso dever falar que não é bem isso que acontece.

Conforme já dissemos anteriormente, a Lei da Liberdade Econômica permite a utilização dessa ferramenta, desde que ocorra um acordo coletivo de trabalho com o sindicato da categoria ou um acordo individual com o colaborador.

Essa situação permite que a empresa adicione este acordo no momento em que for redigir novos contratos de trabalho com profissionais que forem admitidos.

O procedimento também pode ser feito nos vínculos trabalhistas daqueles profissionais que já trabalham na instituição, mas vale a recomendação anterior: todas as diretrizes devem estar presentes no documento, pois é isso que irá garantir a validade do contrato.

É fundamental que todas as empresas que resolvam utilizar o controle de ponto por exceção se atentem a essas práticas, pois o controle dos eventos excepcionais não deve se resumir apenas às horas extras.

Também é preciso registrar faltas, atestados médicos e outras situações comuns à jornada de trabalho, como atrasos. Por mais que o registro por exceção torne mais flexível as relações trabalhistas, ainda assim é preciso que a empresa tenha esse respaldo jurídico.

Por que utilizar o controle de ponto por exceção?

Se você acompanha os textos aqui no blog da Dixi Ponto, certamente já conseguiu observar e compreender a importância que o controle da jornada de trabalho tem para uma boa gestão organizacional.

Essa relevância vai muito além da questão trabalhista e da obrigatoriedade para as empresas que têm mais de 20 colaboradores em seu quadro profissional. A transparência nas relações trabalhistas deve sempre permanecer, pois é ela quem irá ditar as regras para uma boa relação e crescimento organizacional.

Neste contexto, o controle de ponto por exceção pode ser uma boa opção para as organizações, pois ele traz alguns benefícios, como:

Economia

Opção mais tradicional disponível no mercado, o relógio de ponto ainda é a opção mais eficiente para o controle da jornada de trabalho.

No entanto, esse equipamento tem um custo mais elevado, o que pode ser um problema para empresas de pequeno porte, que têm recursos financeiros mais limitados. A principal questão é que esses aparelhos dependem de investimentos recorrentes, tanto para instalação quanto para manutenção.

Dessa maneira, o controle de ponto por exceção acaba sendo uma alternativa mais viável, pois o registro da jornada de trabalho pode ser feito por meio de sistemas eletrônicos e aplicativos mobile para marcação de ponto.

Nós já falamos em outro texto aqui no blog sobre esses aplicativos, mas é sempre válido ressaltar as vantagens deles.

Desenvolvidos com tecnologias inovadoras, eles conseguem fazer emissões de relatórios em tempo real, o que é fundamental para uma boa gestão de pessoas. Além disso, eles contribuem para a redução dos custos relacionados ao cálculo da folha de pagamento.

Menos erros

O número de processos trabalhistas segue crescendo no Brasil, de acordo com um ranking divulgado pelo Tribunal Superior do Trabalho (TST) em abril de 2022. Assunto corriqueiro nas reclamações, as horas extras seguem fazendo parte da lista.

Essas situações são muito comuns em empresas que ainda utilizam o controle de ponto manual, pois ele é uma ferramenta frágil, que costuma abrir brechas para erros nos cálculos das jornadas de trabalho, sem falar do tempo desperdiçado pelo RH ao longo de todo o processo.

Essa é outra vantagem apresentada pelo controle de ponto por exceção, pois ele ajuda a reduzir a probabilidade desses erros nos cálculos da folha de pagamento.

Isso ocorre justamente pelo fato do sistema atualizar automaticamente as informações da jornada de trabalho dos colaboradores, inclusive identificando as possíveis exceções, como faltas ou atrasos, o que otimiza o trabalho do setor de RH.

Otimização dos processos organizacionais

Otimizar os processos organizacionais e tornar menos burocrático o setor de RH é uma necessidade para todas as empresas que desejam ser referências em suas áreas de atuação. Nós também falamos sobre essa questão em outro artigo, mas nunca é demais ressaltar.

O conceito de RH estratégico vai muito além dos assuntos burocráticos que fazem parte da rotina desses profissionais. Para que ele seja realmente efetivo, é necessário proporcionar benefícios tanto para os colaboradores quanto para a empresa.

Dentro de toda essa situação, deixar mais ágeis os processos organizacionais e a jornada de trabalho é indispensável. Isso pode ser feito por meio do controle de ponto por exceção.

Ao automatizá-lo, você estará permitindo que o RH tenha a seu dispor informações precisas, que serão primordiais tanto para o fechamento da folha de pagamento quanto para a melhora do ambiente organizacional como um todo.

O controle de ponto por exceção traz algum risco à empresa?

Não seria nenhum exagero utilizar a expressão “para toda regra, há uma exceção” quando falamos sobre o controle de ponto por exceção. Como o seu próprio nome sugere, e como você observou nos tópicos anteriores, ele possui uma série de particularidades específicas.

Com todas essas informações em mente, é natural que você tenha ficado meio reticente se esse sistema é o mais adequado à sua empresa. Se esse foi o seu caso, é importante que você saiba que isso dependerá da realidade da sua organização.

Empresas pequenas, que tenham poucos funcionários, podem considerar utilizar este sistema, especialmente pela sua facilidade e economia de recursos.

É relativamente comum que essas organizações não tenham um um setor de RH ou até mesmo, profissionais focados exclusivamente na gestão da jornada de trabalho.

Neste cenário, o controle de ponto por exceção pode sim ser uma opção válida. Porém, não há nenhum impeditivo para empresas maiores.

Deve-se apenas levar em consideração a recomendação estabelecida pela Lei da Liberdade Econômica, sobre a necessidade da marcação de ponto para companhias com mais de 20 colaboradores.

O registro por exceção está inclusive amparado pela Portaria 671, responsável por estabelecer as diretrizes para o controle da jornada de trabalho no país. A normativa apenas reitera que essa ferramenta deve ser utilizada somente após alguma convenção ou acordo coletivo de trabalho.

Em suma, tudo irá depender da realidade da sua empresa. Dessa forma, é essencial pensar de forma estratégica, levando todas essas situações em consideração, assim como é necessário tomar certos cuidados. Vamos entender quais são eles no próximo tópico.

Quais cuidados devem ser tomados ao se utilizar o controle de ponto por exceção?

Se após ler os tópicos anteriores, você passou a considerar utilizar o controle de ponto por exceção na sua empresa, é essencial que tome certos cuidados, pois assim como qualquer questão relacionada ao trabalho, não se deve negligenciar a gestão de ponto dos colaboradores.

Mudanças sempre acontecem, em qualquer área da vida. Obviamente, não seria diferente na rotina empresarial. Algumas pessoas conseguem se adaptar mais rapidamente do que outras. Isso é natural do ser humano.

Isso também se aplica à gestão da jornada de trabalho. Se a sua empresa optar por utilizar a marcação por exceção, é fundamental que haja transparência e diálogo franco e aberto com todos os colaboradores, chefes, gerentes e demais membros da alta cúpula.

Neste cenário, talvez seja preciso realizar alguns treinamentos, para que todos da empresa estejam familiarizados com a ferramenta e consigam superar eventuais dificuldades que apareçam, pois o recomendado é que o controle de ponto por exceção seja padronizado para todos os profissionais.

No entanto, se isso não for possível, pode-se manter a marcação de ponto tradicional para os funcionários que não se adaptarem ao registro por exceção. Ela é uma ferramenta adaptável, por isso, novamente vale o lembrete: tudo dependerá da realidade da sua empresa!

Por fim, outro cuidado que deve ser tomado, que é tão importante quanto os outros, é em relação à procedência do equipamento. Independentemente de qual forma você opte por controlar a jornada de trabalho, é indispensável que ele esteja devidamente regulamentado pelos órgãos reguladores.

Desse modo, não deixe de adquirir produtos que sejam homologados e estejam em conformidade com a legislação trabalhista, para garantir toda a segurança jurídica à sua empresa e protegê-la de qualquer contratempo.

Conclusão

Após finalizar a leitura desse artigo, você teve a oportunidade de tirar suas dúvidas sobre o que é, como funciona e qual é a legalidade de utilizar o controle de ponto por exceção.

Alternativa viável à grande maioria das empresas do país, ela tem como principal vantagem a redução de custos e a automatização da rotina de trabalho dos profissionais de RH, que conseguirão deixar mais assertiva a gestão dos colaboradores e dos demais processos organizacionais.

Porém, se a sua instituição decidir por utilizar este sistema, deve-se agir com transparência e integridade, pois alguns funcionários eventualmente podem não se ambientar totalmente com a ferramenta.

Nestes casos, você pode utilizar o controle de ponto tradicional, desde que, é claro, ele esteja homologado e apto a coletar as marcações das jornadas de trabalho da forma correta e dentro do que determina os órgãos reguladores, pois é isso que irá dar credibilidade à empresa e garantir a sua proteção jurídica.

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