Como escolher um relógio de ponto eficiente para sua empresa?

O relógio de ponto é um equipamento indispensável para as empresas que desejam ter uma melhor gestão da jornada de trabalho dos colaboradores.

Por isso, é necessário ter uma ferramenta eficiente, que tenha condições de auxiliar o RH a otimizar suas tarefas e também os processos organizacionais.

Nesse momento, muitas dúvidas podem surgir na cabeça dos gestores e demais líderes empresariais. É natural que isso ocorra, pois existem, no mercado, diversos sistemas para controle de ponto.

Essa questão fica ainda mais evidente diante das regras e determinações dispostas na Portaria 671, documento responsável por regulamentar as regras para o controle de ponto nas organizações.

Diante disso, é fundamental estar atento às exigências das leis trabalhistas na hora de escolher um relógio de ponto eficiente para sua empresa.

Para te ajudar a não errar na escolha, nós preparamos este artigo completo, com tudo o que você precisa levar em consideração no momento da escolha dessa ferramenta, que é essencial para garantir o cumprimento das obrigações e possibilitar uma relação trabalhista mais transparente. Siga a leitura e confira!

Relógio de ponto: o que é?

Antes de entrarmos no mérito de quais são as características e funcionalidades que compõem um relógio de ponto eficiente, é sempre válido conhecer melhor o que é esse equipamento.

Independentemente se você já utilizou ou não essa ferramenta, provavelmente já ouviu falar nela.

Basicamente, ele é um dispositivo utilizado para realizar o controle das horas trabalhadas pelos funcionários em uma empresa.

A história do aparelho remonta ao ano de 1888. Na ocasião, o joalheiro americano Willard Le Grand Bundy tinha o intuito de criar um equipamento que fosse devidamente seguro, eficiente e capaz de substituir o profissional preenchedor da folha de ponto.

A sua ideia não apenas deu certo, como fez muito sucesso. Nos anos seguintes, a popularidade atingida pelo relógio de ponto foi tamanha, que o joalheiro se associou ao seu irmão.

Juntos, criaram a Bundy Manufacturing Company, uma empresa especializada na fabricação e desenvolvimento do equipamento.

A companhia cresceu, se popularizou e passou a aprimorar os aparelhos, que posteriormente, serviram como base para a criação de outros equipamentos.

Futuramente, a Bundy Manufacturing Company daria origem à International Business Machines (IBM), tradicional empresa de informática dos Estados Unidos e a maior companhia da área de Tecnologia da Informação (TI) no mundo.

No Brasil, o relógio de ponto demorou um pouco mais a se popularizar. Sua chegada ao país ocorreu apenas no ano de 1930, durante o Governo de Getúlio Vargas, responsável por sancionar a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

Foi a partir da criação da legislação trabalhista, que o equipamento entrou em pauta e virou lei.

Regulamentação do controle de ponto

Agora que você já conheceu melhor a história do relógio de ponto, fica mais fácil compreender sobre sua regulamentação.

Como vimos no tópico anterior, o equipamento passou a ser utilizado após a criação da CLT.

A legislação trabalhista, aliás, aborda de forma bem transparente as regras para o controle da jornada de trabalho nas empresas.

Essas determinações são previstas no artigo nº 74 da CLT, que determina a obrigatoriedade do registro de ponto para toda empresa que tenha mais de 20 colaboradores em seu quadro profissional:

Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019).

§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019).

Vale ressaltar que essa recomendação passou a valer em 2019, após a Lei nº 13.874, também conhecida como “Lei da Liberdade Econômica”, entrar em vigência.

Antes disso, apenas empresas que tinham mais de 10 colaboradores eram obrigadas a controlar o ponto dos colaboradores, conforme determinado pela Portaria 1510, que era responsável por regulamentar os equipamentos para registro de ponto eletrônico e a utilização do Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (SREP).

O SREP é o conjunto de equipamentos e programas informatizados, utilizados para registrar os horários de entrada e saída dos colaboradores. Ou seja, o relógio de ponto e o software para gestão de ponto.

Foi justamente para garantir a segurança das informações e proporcionar mais transparência nas relações trabalhistas que, desde 2009, quando a Portaria 1510 havia entrado em vigor, houve a obrigatoriedade de todos os relógios e softwares de ponto comercializados no mercado fossem homologados pelo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), seguindo certas diretrizes e regras.

Posteriormente, em 2011, o MTE criou a Portaria 373, que permitia a utilização de sistemas alternativos para o controle de ponto, desde que autorizados por convenção coletiva de trabalho.

Portaria 671 e o relógio de ponto

Tanto a Portaria 1510 quanto a Portaria 373, deixaram de ter validade após a Portaria 671 ter entrado em vigência, em novembro de 2021.

Nós falamos muito sobre ela em nossos artigos aqui no blog da Dixi Ponto. Não teria como ser diferente, pois ela ficou conhecida como a “Lei do Ponto Eletrônico”.

Ela foi desenvolvida com o objetivo de atualizar pontos importantes em relação à Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) e também, no controle de ponto eletrônico, o que, por consequência, impactou igualmente nos relógios de ponto.

Sendo assim, a Portaria 671 passou a definir a existência de três tipos de registradores de ponto: REP-C (Registrador Eletrônico de Ponto Convencional), REP-A (Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo) e REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto via Programa).

O REP-C é o Registrador Eletrônico de Ponto físico. Em outras palavras, ele é o relógio de ponto tradicional, equipamento identificado pelo seu número de fabricação e cujo modelo possui certificado de conformidade do INMETRO.

O aparelho precisa ficar disponível para extração e impressão de dados para o Auditor Fiscal e deve ser utilizado pelos colaboradores da mesma empresa, exceto nos casos de trabalho temporário e empresas do mesmo grupo econômico que compartilham o mesmo local de trabalho.

O REP-A é o conjunto de equipamentos e softwares usados para registrar a jornada de trabalho. A Portaria 671 define que o uso desses aparelhos deve ser autorizado por convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho.

Esses sistemas devem registrar fielmente as marcações de horários realizados pelos funcionários, não pode autorizar nenhum tipo de restrição para marcação de ponto dos colaboradores e precisa emitir o Arquivo Fonte de Dados (AFD) quando solicitado pelo Auditor Fiscal.

Por fim, o REP-P foi a grande novidade apresentada pela Portaria 671. A nova categoria inclui todos os coletores de marcação, armazenamento de registro e programas de tratamento de ponto.

Ele pode ser executado em servidor próprio ou ambiente em nuvem, precisa ser utilizado exclusivamente para registrar a jornada de trabalho e deve ser capaz de emitir documentos decorrentes da relação de trabalho e o comprovante de ponto dos colaboradores. O AFD precisa conter as informações da jornada de trabalho.

É extremamente importante você conhecer todas essas questões mais burocráticas e relacionadas à transparência na relação de trabalho, pois isso é fundamental no momento da escolha por um relógio de ponto eficiente para sua empresa.

Mas, não é só isso. Existem outras questões que você deve levar em consideração, como veremos adiante, em outro tópico.

Quais são os modelos de relógios de ponto existentes?

Conforme vimos anteriormente, tanto a CLT quanto a Portaria 671 permitem que o registro de ponto seja feito de três formas distintas: manual, mecânica e eletrônica.

Tendo isso em mente, fica mais fácil compreender quais são os modelos de relógios de ponto existentes. Ao todo, são três tipos: mecânico, eletrônico e digital. Vamos entender melhor quais as diferenças entre eles:

Relógio de Ponto Mecânico

O relógio de ponto mecânico é um dos modelos mais tradicionais existentes no mercado.

Também conhecido como relógio cartográfico, ele traz mais segurança no controle da jornada de trabalho, pois não permite que ocorram rasuras ou alterações nos registros de ponto.

O equipamento é um modelo simples, que já chega pré-configurado na empresa, e permite que os funcionários registrem suas marcações com um cartão individual.

Ao ser inserido no equipamento, o cartão recebe a impressão da hora exata. Para isso, é necessário que o colaborador registre corretamente suas marcações de ponto todos os dias, de forma a garantir que a gestão ocorra de forma correta.

Relógio de Ponto Eletrônico

O relógio de ponto eletrônico também é um equipamento bastante popular. A grande diferença dele para o cartográfico é o fato de existirem diferentes possibilidades dentro desta categoria.

Desse modo, o colaborador pode registrar seu ponto utilizando cartões de proximidade, cartões magnéticos, impressão digital, biometria ou via reconhecimento facial.

O relógio de ponto biométrico e o facial se assemelham muito, pois ambos utilizam as características físicas do colaborador para o registro da jornada de trabalho.

A principal diferença entre eles é que na opção biométrica, a marcação de ponto é feita via biometria ou impressão digital.

Já o relógio de ponto facial, possibilita que os registros de ponto sejam feitos por meio das características faciais de cada colaborador.

Essa é a principal vantagem deste equipamento, pois como cada rosto humano tem uma composição básica, o reconhecimento por face consegue visualizar essas informações a partir de formas algorítmicas e geométricas, obtendo uma completa assinatura facial de todas essas características.

Devido a toda essa tecnologia, tanto o registro de ponto por biometria quanto o pôr face, são opções muito seguras para o controle da jornada de trabalho, pois ambos impedem qualquer tentativa de fraude nas marcações.

Todas essas opções são muito efetivas, precisas e seguras, pois elas impedem que haja qualquer tipo de fraude na jornada de trabalho. No entanto, é recomendável que o relógio de ponto funcione em conjunto com um sistema integrado, que armazenem as informações na nuvem.

Assim, os dados ficam guardados de forma segura, o que é essencial para o RH ter mais facilidade para gerenciar a jornada de trabalho.

Relógio de Ponto Digital

Por fim, o relógio de ponto digital também é uma alternativa que vem conquistando espaço, especialmente nos últimos anos, após a pandemia de Covid-19.

Essa opção tem como principal virtude a praticidade, pois consegue unir tecnologia e segurança na gestão de dados da jornada de trabalho dos colaboradores.

Ao invés de utilizar um hardware físico, o registro de ponto digital utiliza sistemas modernos de gerenciamento de presença, como aplicativos e softwares.

Assim, os funcionários conseguem marcar seus horários de entrada e saída a qualquer hora ou lugar, por meio de smartphones, tablets e notebooks.

Essa tecnologia embarcada no registro de ponto digital também possibilita que o RH consiga monitorar, em tempo real, as marcações da jornada de trabalho, tornando o processo mais flexível e acessível, o que contribui para uma gestão de pessoas mais efetiva e uma melhor condução dos processos organizacionais.

Como escolher um bom relógio de ponto?

Com as recomendações da Portaria 671 para os relógios de ponto e o controle de jornada, é natural algumas pessoas terem o pensamento de que todos os equipamentos são iguais.

Porém, esse pensamento é equivocado, pois cada aparelho tem as suas próprias particularidades, que vão desde o design à tecnologia e recursos integrados em sua composição.

Essas características devem ser observadas com atenção, especialmente porque algumas pessoas optam por comprar o equipamento mais barato existente no mercado. E nem sempre, essa é uma boa opção.

Na realidade, não é o preço quem determina se um relógio de ponto é bom ou não. Tudo dependerá se o equipamento consegue atender os requisitos dispostos na Portaria 671 e na legislação trabalhista.

Neste contexto, é primordial que o aparelho esteja devidamente homologado pelo INMETRO. Essa certificação é quem garante o respaldo jurídico das informações da jornada de trabalho.

Isso é essencial para garantir a qualidade do produto e impedir possíveis contratempos que possam surgir devido ao seu mau funcionamento, pois o aparelho fica ligado 24 horas por dia e é utilizado por dezenas de pessoas. Essa questão também influencia diretamente na escolha de um relógio de ponto.

Por isso, você deve levar em consideração as necessidades específicas da sua empresa, como o número de funcionários, seu orçamento e até mesmo, possíveis regulamentações locais, pois todos esses fatores são importantes para que o equipamento desempenhe suas funções corretamente.

Existem outros itens que você deve observar, como:

Funcionalidades

Faça uma avaliação das funcionalidades que você deseja quando for adquirir um relógio de ponto, como, por exemplo, a capacidade do equipamento registrar horas extras, integrar-se a um software de gestão o RH e gerar relatórios detalhados, que contribuam para o crescimento organizacional.

Facilidade de uso

Não basta que o relógio de ponto cumpra com as funcionalidades desejadas por sua empresa. Também é preciso que ele seja de fácil utilização.

Neste sentido, é imprescindível que o equipamento possa facilmente ser configurado. Além disso, também é importante que você treine, qualifique e capacite seus colaboradores, para que eles consigam aproveitar o equipamento e usufruí-lo da melhor maneira possível.

Busque referências positivas

Esse é o outro fator determinante na hora de escolher um relógio de ponto eficiente para sua empresa. Pesquise sobre a reputação do fabricante e do modelo que pretende adquirir.

Neste contexto, observe se os clientes que compraram o equipamento estão ou não satisfeitos com ele e também, se o fornecedor oferece suporte técnico confiável e manutenção adequada.

Essas avaliações e recomendações podem fornecer informações valiosas sobre a qualidade do relógio de ponto. Consequentemente, são fatores que influenciam diretamente na confiabilidade do equipamento.

Verifique a forma de comunicação do equipamento

Essa questão está relacionada com a anterior, e portanto, não deve ser ignorada. Observe a forma que a comunicação entre o relógio de ponto e o software de tratamento de dados é realizada.

A comunicação via Ethernet ou cabo de rede é a maneira mais utilizada. Entretanto, existem ambientes nos quais a conexão não pode ser feita nem desse modo nem via Wi-Fi.

Nestas situações, a coleta dos dados da jornada de trabalho precisa ser feita via USB. É essencial saber se nenhuma informação será perdida, caso seja necessário utilizar a função.

Vá além da obrigatoriedade

Por fim, e não menos importante: pense além da obrigatoriedade. Isso significa que você não deve enxergar a utilização do relógio de ponto apenas como necessidade trabalhista.

Como vimos em outros tópicos deste artigo, a CLT determina que toda empresa com mais de 20 colaboradores em seu quadro profissional, deve controlar a jornada de trabalho dos funcionários.

Contudo, não há nenhum impeditivo para que as instituições menores, que tenham menos colaboradores, utilizem um registro de ponto.

Essa ferramenta proporciona muito mais segurança na condução dos processos internos e traz mais credibilidade à empresa, fatores que são fundamentais para a retenção de talentos, uma das principais dificuldades enfrentadas pelos gestores empresariais.

Além disso, um relógio de ponto eficiente também facilita e otimiza o trabalho dos profissionais de RH e de setores administrativos e financeiros, tornando-os menos burocráticos.

Isso é possível pois há uma notável redução de custos operacionais e jurídicos, relacionados à eventuais processos e encargos trabalhistas que seriam pagos em eventuais batalhas judiciais.

Desse modo, a empresa consegue ter uma economia em seu capital financeiro, que pode ser investido em melhorias estruturais e organizacionais.

Todos os itens que elencamos acima são imprescindíveis, e devem ser levados em consideração no momento da escolha por um relógio de ponto que seja eficiente para sua empresa.

No entanto, lembre-se que essa decisão deve ser pautada nas necessidades específicas da instituição, pois são esses fatores que tornarão assertiva a escolha do equipamento, independentemente de qual seja o modelo adquirido.

Conclusão

Se você concluiu a leitura deste artigo, conseguiu compreender melhor quais características fazem com que um relógio de ponto seja realmente eficiente, e como esse equipamento pode contribuir positivamente na rotina da sua empresa.

Com tantos modelos disponíveis no mercado, é essencial prestar atenção nos detalhes e especificações dos equipamentos, pois eles são fatores cruciais para a escolha da ferramenta certa, que consiga cumprir com maestria suas funções e protejam juridicamente a empresa contra qualquer tipo de ameaça ou processo trabalhista.

Antes de comprar um relógio de ponto, realize uma boa pesquisa, converse com outros gestores e busque boas referências do produto, que vale ressaltar, deve estar em conformidade com as legislações vigentes, pois isso é essencial para dar todo o respaldo jurídico à sua empresa.

Ademais, vale o lembrete: a escolha de um bom controle de ponto depende única e exclusivamente, das particularidades individuais da sua empresa.

Por isso, é fundamental que você realmente conheça quais são as necessidades da sua organização, pois esses requisitos são quem vão proporcionar uma escolha efetiva de um relógio de ponto eficiente.

Mas, você também pode contar com a consultoria personalizada de quem é especialista no assunto. Portanto, se a sua empresa busca por uma solução eficiente para o controle de jornada, te convidamos a conhecer a Dixi Ponto!

Estamos há mais de uma década revolucionando, com inovação, tecnologia e praticidade, a maneira como o controle de ponto é realizado.

Nós somos especialistas em relógio de ponto cartográfico, biométrico, facial e digital. Temos um vasto portfólio de produtos, que se adequam às necessidades de toda empresa.

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