Como escolher o melhor coletor de marcação de ponto para sua empresa?

O coletor de marcação de ponto é uma ferramenta que vem sendo bastante utilizada pelos gestores de Recursos Humanos e Departamento Pessoal, sobretudo pela praticidade oferecida.

Ele é uma alternativa para que esses profissionais realizem a gestão da jornada de trabalho de forma mais assertiva, respeitando as diretrizes impostas pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), por meio da Lei da Liberdade Econômica, que entrou em vigência em 2019.

Na ocasião, a nova atualização da lei trabalhista passou a determinar que toda empresa com mais de 20 colaboradores em seu quadro profissional, deve registrar o ponto dos funcionários.

Apesar da lei estar em vigência, ainda é comum muitas empresas fazerem vista grossa quanto à ela, o que é extremamente prejudicial, principalmente se levarmos em consideração que o Brasil é o campeão mundial de processos trabalhistas.

É necessário que as empresas mudem esse panorama, não apenas para suas respectivas proteções jurídicas, mas também, para garantir que elas se tornem locais de referências positivas no mercado de trabalho.

Por isso, não se deve ignorar o controle da jornada de trabalho. Neste sentido, o coletor de marcação de ponto aparece como uma ótima alternativa para as instituições de todos os segmentos e áreas de atuação.

Porém, é necessário seguir alguns cuidados na hora de escolher essa ferramenta, para garantir que ela cumpra com a sua função primária.

Para te ajudar a não errar quando for adquirir este equipamento, nós preparamos este artigo, com todas as informações que você precisa levar em consideração. Siga a leitura e confira!

Coletor de marcação de ponto: o que é?

Antes de chegarmos ao tema central deste artigo, é importante contextualizar melhor o que é um coletor de marcação de ponto, principalmente se você ainda não conhece essa ferramenta.

Basicamente, não há muito segredo. Também conhecido como coletor de ponto, o equipamento é um dispositivo utilizado para o registro e controle da frequência dos funcionários.

Ao fazer uso dele, os profissionais do setor de RH, DP ou gestão de pessoas, conseguem realizar o monitoramento da jornada de trabalho dos colaboradores, bem como seus horários de entrada, saída, pausas e intervalos.

Assim, fica mais fácil fazer a supervisão e gerenciamento das atividades e dos respectivos horários de trabalho dos funcionários, o que é extremamente importante para uma gestão realmente efetiva da jornada laboral dos profissionais.

Além disso, o coletor de marcação de ponto cumpre um excelente auxílio no cálculo de outras situações que compõem a jornada de trabalho, como férias, folgas, horas extras e eventuais adicionais ou bonificações.

Em suma, o equipamento consegue trazer ainda mais transparência, integridade e idoneidade à gestão de pessoas, proporcionando que as marcações das cargas horárias dos colaboradores sejam feitas de forma muito mais precisa.

Quais são os tipos de coletor de ponto existentes?

Existem variados tipos de coletor de ponto. É importante ressaltar suas respectivas particularidades, pois elas fazem total diferença na hora da escolha do equipamento mais adequado às necessidades da sua empresa.

Existem ferramentas desenvolvidas com as mais diversas tecnologias existentes, como biometria, senhas, reconhecimento facial, softwares e aplicativos mobile.

Apesar dessas particularidades e diferenças entre os modelos, todos conseguem possibilitar uma gestão mais efetiva da jornada de trabalho, pois eles proporcionam ainda mais segurança na realização do processo.

Graças à tecnologia presente nos coletores de marcação de ponto, é possível assegurar a devida proteção nos dados e informações das batidas de ponto dos funcionários.

Com isso, a empresa consegue solucionar suas demandas, garantir que a gestão de pessoas seja feita de maneira íntegra e proporcionar uma relação trabalhista justa, correta e transparente.

Como o equipamento funciona?

Assim como outros equipamentos para registro de horas trabalhadas, o coletor de marcação de ponto funciona de forma bem simples.

A ferramenta coleta as informações e dados do registro de ponto dos colaboradores e as transmite para um outro sistema, chamado de Registrador Eletrônico de Ponto via Programa (REP-P).

É o REP-P o responsável por fazer o armazenamento das batidas do coletor e realizar o envio do comprovante de registro de ponto ao funcionário, para que sejam seguidas as diretrizes vigentes relacionadas ao controle da jornada de trabalho.

Referente à essa questão, nós vamos aprofundá-la melhor na sequência deste texto. É importante entender quais são as regulamentações e regras determinadas pela legislação trabalhista, para que o coletor de ponto possa ser utilizado. Veremos melhor sobre isso no próximo tópico!

Regulamentação do coletor de marcação de ponto

Se você já é um leitor assíduo do blog da Dixi Ponto, sabe que em nossos textos, sempre frisamos e batemos na tecla da proteção jurídica.

Não poderia ser diferente, afinal, essa questão precisa ser levada em consideração na gestão de empresas como um todo, não apenas na jornada de trabalho.

Pois bem, sem mais delongas, é imprescindível citar sobre a regulamentação do coletor de marcação de ponto.

Anteriormente, falamos sobre o fato da CLT determinar que toda empresa com mais de 20 funcionários, seja obrigada a registrar o ponto dos colaboradores. Essa regra está descrita no artigo nº 74 da legislação trabalhista:

Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019).

§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019).

Anteriormente à publicação da Lei da Liberdade Econômica, apenas empresas com mais de 10 funcionários em seu quadro profissional eram obrigadas a controlar a jornada de trabalho, conforme previa a antiga Portaria 1510, que era a responsável por regulamentar os equipamentos para registro de ponto eletrônico e também a utilização do Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (SREP).

O SREP é o conjunto de programas informatizados e equipamentos destinados ao registro dos horários de entrada e saída dos funcionários. Em outras palavras, o tradicional relógio de ponto e também os softwares para gestão de ponto.

Para que houvesse ainda mais transparência nas relações trabalhistas, a Portaria 1510 também passou a determinar que todos os equipamentos para controle de ponto que fossem comercializados, deveriam seguir algumas regras e diretrizes definidas pelo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), para que pudessem ser homologados.

Subsequentemente, no ano de 2011, o MTE criou a Portaria 373, que passou a permitir a utilização de sistemas alternativos para o controle de ponto nas empresas, desde que fossem autorizados por meio de uma Convenção Coletiva de Trabalho (CCT).

Essa é uma informação fundamental para entendermos sobre a regulamentação e validade jurídica do coletor de marcação de ponto, como veremos no tópico a seguir!

O que a Portaria 671 fala sobre o coletor de ponto?

As duas Portarias citadas anteriormente, no caso a 1510 e a 373, foram extintas após a criação da Portaria 671.

Em vigência desde novembro de 2021, ela foi elaborada com o objetivo de atualizar pontos importantes relacionados à Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) e também, no controle de ponto eletrônico.

Justamente por conta disso, houveram mudanças na forma como o controle de ponto era realizado, pois a Portaria 671 passou a definir a existência de três tipos de registradores de ponto: Registrador Eletrônico de Ponto Convencional (REP-C), Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo (REP-A) e Registrador Eletrônico de Ponto via Programa (REP-P).

O REP-P foi a principal novidade trazida pela nova legislação. É justamente essa categoria que regulamenta a utilização dos coletores de marcação, armazenamento de registro e programas de tratamento de ponto.

O artigo nº 78 da Portaria 671 é quem regulamenta a utilização desses sistemas, que devem ser executados em um servidor próprio ou ambiente em nuvem, como software ou mobile.

Porém, os equipamentos precisam ter um certificado de registro, como forma de validar legalmente as informações. Ademais, esse sistema precisa ser destinado unicamente para a função do registro da jornada de trabalho, sendo capaz de emitir todos os documentos que compõem a relação trabalhista.

Justamente por todas essas situações, é que o REP-P deve estar apto a fazer os controles de natureza fiscal e trabalhista, no caso, gerenciar a entrada e saída dos funcionários do seu local de trabalho.

Para isso, é necessário que o sistema faça a emissão do Arquivo Fonte de Dados (AFD), armazenado na memória do registro do REP-P. Ele é o arquivo guardião de alguns dados fundamentais, que não podem ser alterados nem apagados, seja de forma direta ou indireta.

Por fim, o sistema deve garantir que os comprovantes de registro de ponto sejam emitidos, seja na forma impressa ou digital.

É preciso estar muito bem atento a essas regras e situações, pois, apesar de ter semelhanças com outros equipamentos para controle de jornada, como é o caso do relógio de ponto, o coletor de marcação de ponto possui essas particularidades.

Exatamente por conta desses pormenores é que o equipamento precisa ser utilizado em conjunto com um REP-P, pois é o sistema quem faz a tratativa para que o controle da jornada de trabalho possa estar devidamente em conformidade com as regras dispostas na Portaria 671.

Esse é um dos fatores que você deve levar em consideração na hora de escolher o melhor coletor de ponto para sua empresa. Contudo, ele não é o único, como veremos adiante!

Como escolher um coletor de marcação de ponto eficiente?

O processo da tomada de decisão e da consequente aquisição de um produto, nem sempre é fácil.

Com tantos modelos, tipos e serviços disponíveis no mercado, a tarefa acaba sendo um pouco complicada, independentemente de qual seja o produto desejado. Com o coletor de marcação de ponto não é diferente.

Conforme citamos anteriormente, existem diferentes modelos deste equipamento. Justamente por conta disso, que é necessário ter algumas informações em mente, para que não ocorram erros na hora de escolher a ferramenta adequada às necessidades da empresa.

A primeira circunstância que você deve se atentar é a mesma citada anteriormente: respaldo e proteção jurídica. Por isso, não deixe de analisar e observar se o coletor de ponto está,devidamente, de acordo com as regras e determinações contidas na CLT e também, na Portaria 671.

Neste contexto, é primordial que o equipamento opere em conjunto com um sistema REP-P, pois esse procedimento é necessário para que o gerenciamento da jornada de trabalho seja feito de forma legal.

Sendo assim, é recomendado que você opte por buscar um desenvolvedor ou fabricante confiável, que tenha referências positivas no mercado e forneça atualizações constantes no sistema, para que possíveis falhas de segurança possam ser corrigidas. O suporte técnico é fundamental para que o equipamento esteja sempre de acordo com as determinações da Portaria 671.

A segurança jurídica sempre deve ser prioridade. Por isso, outra questão que você deve se atentar ao escolher um modelo de coletor de marcação de ponto, é se a ferramenta é capaz de assegurar a devida proteção aos dados e informações sensíveis dos funcionários.

Isso é necessário para que todas as determinações presentes na Lei Geral da Proteção de Dados (LGPD) sejam seguidas.

Apenas para contextualizar brevemente, a lei vigente desde 2020, é responsável por estabelecer normas para o tratamento de dados em organizações privadas e públicas, de forma que essas informações sejam protegidas, proporcionando mais segurança para a empresa e também ao titular dos dados.

Outro ponto de atenção e que torna um coletor de ponto realmente eficiente, são as suas funcionalidades. Avalie se o equipamento tem capacidade para registrar horas extras e integrar-se a um software de gestão, para que o setor de RH consiga gerar relatórios detalhados e completos.

Aliado a isso, é fundamental que o equipamento possa ser de fácil utilização, para que os colaboradores não tenham dificuldade em utilizá-lo. Também é importante que você treine e capacite os colaboradores. Assim, eles conseguirão usufruir da ferramenta da melhor forma possível.

Sobre essa questão, vale um adendo: tenha paciência e seja compreensivo, pois pode ser que nem todos os funcionários da empresa consigam se adaptar facilmente ao coletor de marcação de ponto.

Não se esqueça de que zelar pelo bem-estar e oferecer boas condições de trabalho também são atribuições dos gestores e profissionais de RH.

Como você leu em outro tópico, existem diferentes modelos de coletor de ponto disponíveis no mercado. Desenvolvidos com biometria, cartão RFID, cartões magnéticos e reconhecimento facial, eles são compostos com as mais diferentes tecnologias existentes.

Todos os equipamentos conseguem cumprir com maestria sua função de gerenciar a jornada de trabalho. Até por conta dessa variedade, o melhor coletor de marcação de ponto é aquele que mais se adequa às necessidades da sua empresa.

Sendo assim, é fundamental que você conheça como são realizados os processos organizacionais em sua instituição, pois isso faz total diferença no momento da escolha da ferramenta.

Essa análise e conhecimento prévio são importantes para atenuar qualquer tipo de situação que possa vir a prejudicar a gestão da jornada de trabalho, pois o coletor de ponto precisa ser compatível com o sistema utilizado na sua empresa. A integração ajuda a evitar que esses contratempos ocorram.

Por fim, mas não menos importante: quando for escolher um modelo de coletor de marcação de ponto, pense além da obrigatoriedade. Em outras palavras, não enxergue apenas a utilização do equipamento como uma necessidade trabalhista.

Essa ferramenta possibilita muito mais segurança na condução dos processos organizacionais e traz uma maior credibilidade à empresa, além de facilitar e otimizar o trabalho dos gestores de RH e também de outros setores, como o administrativo e o financeiro, por exemplo.

Isso é viável graças à redução dos custos operacionais e jurídicos, relacionados a possíveis encargos trabalhistas que precisam ser pagos em casos de disputas na esfera do trabalho.

Assim, a empresa pode melhor investir esses recursos em benfeitorias estruturais e organizacionais, visando seu crescimento, como um todo.

Todos os itens que elencamos acima são extremamente importantes, e precisam ser levados em consideração por você no momento da escolha do melhor coletor de marcação de ponto para sua empresa.

Ao considerar esses fatores, você estará preparado e em condições de escolher um sistema prático, ágil e eficiente, que conseguirá atender as particularidades da sua instituição e proporcionará uma gestão mais eficiente da jornada de trabalho.

Conclusão

Se você concluiu a leitura deste artigo, conseguiu conhecer um pouco melhor o que é o coletor de marcação de ponto e como esse equipamento pode ser um excelente componente para uma gestão mais eficiente da jornada de trabalho.

Essa ferramenta vem se popularizando cada vez mais na rotina corporativa e da gestão de pessoas, pois ela é uma alternativa mais econômica e prática do que o tradicional relógio de ponto.

Com diferentes modelos disponíveis no mercado, escolher o melhor coletor de ponto pode não ser uma tarefa fácil. Porém, lembre-se do que dissemos ao longo do texto: mais do que garantir a proteção jurídica, é fundamental que o aparelho consiga atender às necessidades da sua empresa.

Por isso, não deixe de conhecer a realidade a qual a sua instituição está inserida, pois, desse modo, essa tarefa será simplificada e sua empresa conseguirá usufruir do equipamento da melhor maneira possível.

Não se esqueça: o controle da jornada de trabalho nunca deve ser negligenciado. Portanto, se a sua empresa ainda não conta com um sistema para registro de ponto, que tal mudar esse cenário?

O Dixi Facial é o coletor de marcação de ponto mais moderno existente no mercado. Desenvolvido e fabricado pela Dixi Ponto, o equipamento conta com a tecnologia do reconhecimento facial anti fraude, contra a leitura de fotos ou vídeos, garantindo muito mais segurança na gestão da jornada de trabalho!

À prova d’água e poeira, o Dixi Facial pode ser usado para controlar a jornada de trabalho em diferentes empresas, de todas as áreas ou segmentos de atuação.

O coletor de ponto também funciona integrado a sistemas de gestão de ponto, como o Web Dixi, maximizando ainda mais o fluxo de trabalho e proporcionando ainda mais efetividade nos cálculos da folha de pagamento.

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