O que é um coletor de marcação de ponto e porque utilizá-lo na gestão da jornada de trabalho

À medida que a tecnologia vem se aperfeiçoando e desenvolvendo, novas ferramentas para a gestão de pessoas surgem, como é o caso do coletor de marcação de ponto.

Essa ferramenta começou a ganhar espaço nos últimos anos, e vai de encontro com as novas possibilidades permitidas após a atualização da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), por meio da Reforma Trabalhista, ocorrida em 2017.

Apesar da legislação ter modificado a maneira como a relação trabalhista era realizada, algumas situações não foram alteradas. É o caso da determinação de toda empresa com mais de 20 colaboradores em seu quadro profissional, ser obrigada a controlar a jornada de trabalho dos funcionários.

Seguir essa regra vai muito além da proteção jurídica que toda empresa precisa ter. Também é uma forma de valorizar a empresa, para que ela se torne uma referência positiva no mercado de trabalho.

Neste contexto, o coletor de marcação de ponto se apresenta como uma ótima ferramenta para a gestão da jornada de trabalho, em empresas de todos os portes e segmentos.

Quer saber como? Então, siga a leitura deste artigo, tire suas dúvidas e conheça mais sobre as funcionalidades deste equipamento!

O que é um coletor de marcação de ponto?

Antes de mais nada, é importante contextualizar o que é o coletor de marcação de ponto, especialmente se você ainda não conhece essa ferramenta.

Ela é um dispositivo eletrônico usado para registrar e controlar a frequência dos colaboradores.

Por meio dela, os gestores de Recursos Humanos conseguem gerenciar a jornada de trabalho, monitorando os horários de entrada, saída, intervalos e pausas dos funcionários.

Desse modo, o setor de RH consegue supervisionar se os profissionais estão cumprindo corretamente as suas atividades e os seus horários de trabalho. Além disso, o equipamento ajuda na realização de uma gestão mais efetiva da jornada laboral.

Com isso, fica mais fácil calcular outros eventos da jornada de trabalho, como é o caso das horas extras, folgas, férias e eventuais adicionais ou outros direitos trabalhistas previstos pela CLT.

O coletor de marcação de ponto é uma importante ferramenta para a gestão de pessoas, garantindo ainda mais precisão e transparência no registro das horas trabalhadas pelos colaboradores.

Tipos de coletor

Diferentemente do que possa parecer, esse equipamento não se resume apenas a um modelo específico, pois existem diferentes tipos de coletores de ponto.

Por possuírem a mesma premissa dos tradicionais relógios de ponto, esses equipamentos utilizam diferentes métodos.

No mercado, existem ferramentas equipadas com senhas, biometria, reconhecimento facial e até mesmo, por meio de aplicativos e softwares móveis, possibilitando que o gerenciamento da jornada de trabalho seja realizado de uma forma ainda mais efetiva.

Todos esse tipos de coletor de marcação de ponto conseguem aliar tecnologia e segurança na gestão de dados e demais informações da jornada de trabalho, componentes essenciais para a garantia de uma relação trabalhista mais íntegra e transparente.

Como funciona o coletor de ponto?

Em relação ao funcionamento do coletor de ponto, ele funciona de maneira bem simples.

Como o seu próprio nome sugere, o equipamento coleta as informações da batida de ponto do funcionário e envia os dados para um outro sistema, conhecido como Registrador Eletrônico de Ponto via Programa (REP-P).

É o REP-P quem armazena a batida do coletor e realiza o processo de envio do comprovante de marcação para o colaborador, conforme determinado pelas leis vigentes responsáveis pelo controle de ponto. Vamos entender melhor sobre essas questões no próximo tópico!

O coletor de marcação de ponto é permitido pela lei?

Por ser um equipamento ainda não muito conhecido por parte dos líderes empresariais e gestores de RH, é até natural haver dúvidas relacionadas à legalidade do coletor de marcação de ponto.

Não poderia deixar de ser diferente, afinal de contas, a proteção jurídica deve sempre ser prioridade, em qualquer empresa que seja.

No tópico anterior, dissemos que o equipamento apenas coleta as informações da batida de ponto do colaborador e as envia para um outro equipamento, chamado de REP-P.

Para entendermos melhor o que é um REP-P, é necessário consultar a Portaria 671, que ampara diversas questões legais envolvendo a jornada de trabalho e também a CLT.

Se você já acompanha o blog da Dixi Ponto, está familiarizado com a Portaria 671. Elaborada em 2021 pelo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), ela atualizou alguns pontos importantes relacionados à Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS).

Entretanto, a maior mudança trazida pelo documento foi a nova classificação dos pontos eletrônicos, que passaram a ser classificados em três tipos: Registrador Eletrônico de Ponto Convencional (REP-C), Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo (REP-A) e Registrador Eletrônico de Ponto via Programa (REP-P), citado anteriormente neste artigo e que é tema central para um melhor entendimento a respeito da legalidade do coletor de marcação de ponto.

O REP-P foi a grande novidade trazida pela Portaria 671, e inclui todos os coletores de marcação, armazenamento de registro e programas de tratamento de ponto.

O artigo nº 78 da determina que o REP-P deve ser executado em servidor próprio ou ambiente em nuvem, com um certificado de registro. Isso significa que o equipamento pode ser tanto software quanto um sistema mobile.

Além disso, o sistema deve ser utilizado exclusivamente para a finalidade do registro da jornada de trabalho, e precisa ser capaz de emitir os documentos decorrentes da relação trabalhista.

O REP-P também precisa ser apto a realizar controles de natureza fiscal e trabalhista, referentes à entrada e saída dos colaboradores do local de trabalho.

Neste caso, o equipamento deve ser capaz de emitir o Arquivo Fonte de Dados (AFD), que se trata de um arquivo armazenado na memória do registro do REP-P. Esse arquivo é responsável por guardar os dados, que não podem ser apagados ou alterados, seja de forma direta ou indireta.

Por fim, o REP-P também deve ser capaz de emitir o comprovante de marcação de ponto, de forma impressa ou digital.

Devido a todas essas circunstâncias e fatores, para que o coletor de marcação de ponto seja utilizado de forma legal, é necessário que atue em conjunto com um REP-P, pois é esse sistema quem realiza a tratativa para que o controle da jornada de trabalho esteja em conformidade com as determinações da Portaria 671.

Quais cuidados ter ao adquirir um coletor de marcação de ponto?

Conforme dissemos anteriormente, o respaldo jurídico é um componente fundamental para garantir que os processos organizacionais e a rotina empresarial ocorram da melhor maneira possível, de forma transparente e íntegra.

Isso, naturalmente, passa pela gestão efetiva da jornada de trabalho. Por conta disso, é fundamental levar em consideração algumas questões no momento em que você for adquirir um coletor de marcação de ponto.

A primeira situação que você deve observar é se o equipamento está em conformidade com a legislação trabalhista, como falamos anteriormente. Lembre-se que o coletor precisa operar em conjunto com um REP-P, para que sua utilização seja realizada de forma legal.

Por conta disso, é indispensável que você busque por um desenvolvedor confiável, que forneça atualizações constantes para corrigir eventuais falhas na segurança, que possam vir a afetar o desempenho da ferramenta.

Opte por um fabricante que tenha boas referências e que ofereça um suporte técnico especializado. Esses são fatores chave para evitar problemas com softwares e sistemas que não estejam em conformidade com a Portaria 671.

Ainda relacionado à segurança, é fundamental que o coletor de marcação de ponto consiga assegurar a proteção dos dados sensíveis dos colaboradores, para que todo o procedimento respeite as normas vigentes na Lei Geral da Proteção de Dados (LGPD).

Em vigência desde setembro de 2020, a lei tem como objetivo principal, proteger os dados dos cidadãos brasileiros e estabelecer normas para o tratamento de dados em organizações públicas e privadas, trazendo mais segurança tanto para a empresa quanto para o titular dos dados.

Outra situação que você deve levar em conta quando optar por adquirir um coletor de ponto é na tecnologia utilizada nele.

Componentes como biometria, cartões magnéticos, cartão RFID e reconhecimento facial, recurso mais moderno existente no desenvolvimento desses equipamentos, são fatores essenciais para garantir que não haja erros na gestão da jornada de trabalho.

Ao pesquisar, escolha o coletor de marcação de ponto que mais se adequa às necessidades da sua empresa. Porém, opte por escolher uma ferramenta que seja intuitiva e fácil de utilizar.

Assim, você estará minimizando a necessidade de proporcionar treinamentos extensivos para os colaboradores, evitando que possam ocorrer erros nos registros.

Entretanto, não significa que você deva deixar de prestar o suporte necessário para que funcionários tenham condições de utilizar corretamente a ferramenta.

Tenha paciência e compreensão, pois talvez nem todos os profissionais consigam se adaptar ao equipamento tão facilmente. Lembre-se que essas também são atribuições de quem é gestor de RH.

Por fim, mas não menos importante: o coletor de marcação de ponto deve ser compatível com o sistema de gestão de jornada de trabalho utilizado por sua empresa. Isso facilita a integração e evita qualquer tipo de problema ou incompatibilidade.

Ao levar em consideração todos esses cuidados, você estará preparado para escolher uma ferramenta segura, prática e que atenda às necessidades da empresa de forma ágil e eficiente.

Vantagens de utilizar um coletor de ponto

Além de resguardar juridicamente a instituição, o coletor de ponto oferece uma série de vantagens à empresa que opta por utilizá-lo na gestão da jornada de trabalho.

O equipamento é uma ótima ferramenta para pequenas e médias empresas, pois ele tem baixo custo de aquisição e manutenção, pois as atualizações são feitas de forma automática, sem precisar desembolsar valores ou recursos adicionais.

Dessa forma, além de ter um ótimo custo-benefício, a instituição também consegue ter ainda mais precisão no registro da jornada de trabalho, impedindo que ocorram erros e fraudes nas marcações.

Isso vai de encontro a outro benefício oferecido por esse equipamento: o reconhecimento facial. Em outro texto aqui no blog, nós já falamos de como essa tecnologia vem ganhando cada vez mais espaço na rotina corporativa.

Equipamentos que utilizam essa modernidade, como é o caso do coletor de marcação de ponto, oferecem muito mais segurança e confiabilidade na gestão da jornada de trabalho, pois o material não desgasta, justamente pelo diferencial do reconhecimento facial, que garante uma vida útil ainda maior à ferramenta.

Com isso, a empresa consegue otimizar a sua eficiência operacional, permitindo que o setor de RH consiga se concentrar em tarefas mais estratégicas e naquilo que realmente importa: a gestão de pessoas.

Conclusão

Após concluir a leitura deste artigo, você conseguiu conhecer melhor o que é um coletor de marcação de ponto, como é o seu funcionamento e também os diferenciais que essa ferramenta oferece para a gestão da jornada de trabalho.

Este equipamento vem se tornando cada vez mais popular na rotina corporativa, e se apresenta como uma alternativa mais econômica em relação ao tradicional relógio de ponto.

Até por conta disso, o coletor de ponto é ideal para pequenas e médias empresas, que por vezes, talvez não tivessem muitos recursos para investir em sistemas para controle de ponto.

Mais do que garantir a transparência e segurança jurídica, registrar e monitorar a frequência dos colaboradores é fundamental para toda e qualquer empresa que deseja ser uma referência em suas respectivas áreas de atuação.

Por todos os motivos que apresentamos ao longo deste texto, é recomendável que você não negligencie o controle da jornada de trabalho em sua empresa. Por isso, se a sua empresa ainda não tem uma ferramenta de gestão, considere fazer esse investimento.

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Resistente à água e à poeira, o Dixi Facial pode ser utilizado pelas mais diferentes empresas, independentemente de qual seja seu porte ou segmento de atuação.

Além disso, o equipamento pode ser integrado a sistemas de gestão de ponto, como o Web Dixi, simplificando o fluxo de trabalho e garantindo ainda mais efetividade nos cálculos da folha de pagamento!

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