O que a CLT fala sobre o controle de ponto por aplicativo?

O controle de ponto por aplicativo é um equipamento que vem se tornando cada vez mais popular na rotina das empresas brasileiras, que utilizam a ferramenta para gerenciar a jornada de trabalho dos colaboradores.

Essa popularização vem ocorrendo, sobretudo, pela praticidade que a tecnologia oferece e por ela permitir a desburocratização de diversas atividades que o setor de Recursos Humanos era obrigado a realizar.

A utilização dessa ferramenta também está atrelada à nova realidade do mercado de trabalho, que vem observando uma tendência cada vez maior da adoção do regime híbrido, teletrabalho e home office, modalidades que ficaram em evidência nos últimos anos, principalmente no período da pandemia de Covid-19.

Na época que a crise sanitária mundial eclodiu, as empresas foram obrigadas a encontrar maneiras para fazer a gestão da jornada de trabalho à distância, afinal de contas, a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), determina que toda instituição com mais de 20 colaboradores em seu quadro profissional, é obrigada a registrar o ponto dos funcionários.

No entanto, como a legislação trabalhista é composta por diversas nuances particulares, é perfeitamente natural que alguns gestores de RH tenham dúvidas acerca do controle de ponto por aplicativo, e se ele realmente é legalizado pela lei.

Se você faz parte deste time, ou deseja conhecer um pouco mais sobre o funcionamento e demais benefícios que essa ferramenta oferece, siga a leitura deste artigo e tire todas as suas dúvidas!

Controle de ponto por aplicativo: o que é?

Como a tecnologia está, constantemente, passando por transformações, é comum que algumas pessoas não saibam ao certo o que é o controle de ponto por aplicativo.

Se esse for o seu caso, não se preocupe. Vamos contextualizar para você o que é esse equipamento.

Ele é uma ferramenta ou software que permite que os colaboradores marquem sua jornada de trabalho utilizando apenas um dispositivo móvel, como tablet, notebook ou smartphone.

A utilização dessa ferramenta vai de encontro à popularização desses equipamentos mobile.

Apenas como curiosidade, o Brasil é o quinto país com a maior quantidade de usuários de smartphones no mundo, de acordo com um levantamento produzido pela plataforma de descontos CupomValido.

Até maio de 2023, quando a pesquisa foi realizada, o Brasil tinha mais de 118 milhões de usuários de celulares ativos, estando atrás somente da China, índia, Estados Unidos e Indonésia.

Até por conta desse crescimento cada vez mais exponencial, é natural que os dispositivos mobile e smartphones tenham um espaço ainda maior na rotina empresarial e de gestão de pessoas.

É aí que entra o controle de ponto por aplicativo, que oferece uma série de funcionalidades, como veremos no tópico adiante!

Como funciona a ferramenta?

Em relação ao funcionamento do controle de ponto por aplicativo, não há muito segredo, pois a ideia por trás dele é a mesma do tradicional relógio de ponto, equipamento utilizado para registrar a jornada de trabalho nas empresas.

Contudo, por ser um solução tecnológica, ele possibilita que os colaboradores marquem seus horários de entradas, intervalos e saídas por meio de um aplicativo, que é instalado em algum dispositivo móvel.

Desse modo, o gestor de RH consegue fazer o acompanhamento das horas trabalhadas pelos funcionários, além de outros eventos relevantes para uma gestão eficiente da jornada de trabalho, como banco de horas, horas extras, folgas e férias.

Para que o colaborador consiga marcar o seu ponto, também não há muito segredo. A empresa precisa apenas disponibilizar um login e senha, para que o funcionário acesse o aplicativo e registre seu horário.

Como a ferramenta possui diversos recursos, também é possível justificar eventuais atrasos, registrar intervalos para descanso e emitir relatórios em tempo real.

Desse modo, todas as informações pertinentes relacionadas à jornada de trabalho ficam armazenadas em apenas um ambiente, possibilitando que os gestores de RH acessem esses dados instantaneamente.

Além disso, o controle de ponto por aplicativo também conta com uma outra ferramenta importante, conhecida como “cerca virtual”.

Ela é um recurso que permite que os gestores façam uma delimitação prévia de uma determinada área específica.

Em outras palavras, ela serve como uma espécie de “bloqueio”, para que o colaborador faça seus registros de ponto em um local específico, previamente autorizado.

Isso é possível graças ao sistema de geolocalização, que é utilizado para registrar o local que o funcionário está no momento em que bateu o seu ponto.

Esse é um diferencial importante, principalmente, para as empresas que têm colaboradores externos. Dessa forma, o RH consegue ter muito mais tranquilidade e segurança para gerir com transparência a jornada de trabalho.

O controle de ponto por aplicativo é permitido pela CLT?

Conforme dissemos no início deste artigo, é relativamente comum algumas pessoas terem dúvidas a respeito da legalidade do controle de ponto por aplicativo, pois a jornada de trabalho passa por mudanças constantes.

O mesmo ocorre com a CLT, como foi o caso da Reforma Trabalhista de 2017, que modificou algumas situações jurídicas e também do trabalho.

Além dela, uma outra legislação entrou em vigência nos últimos anos. Foi a Lei da Liberdade Econômica.

Também conhecida como Lei 13.874/2019, ela foi elaborada com o objetivo de reduzir a burocracia nas atividades econômicas.

Uma das situações alteradas pela Lei da Liberdade Econômica foi em relação ao registro de ponto, que anteriormente, era obrigatório apenas para empresas com mais de 10 funcionários.

Depois que essa lei entrou em vigor, a obrigatoriedade passou a valer para todas as empresas com mais de 20 colaboradores em seu quadro profissional, como dissemos anteriormente. Essa determinação é prevista no artigo nº 74 da CLT:

§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019).

Conforme cita o inciso, esse controle de jornada pode ser feito de três maneiras distintas: manual, mecânico ou eletrônico. Vamos abordar esse assunto melhor este assunto no próximo tópico!

Portaria 671 e controle de ponto por aplicativo

Além da CLT, uma outra legislação é responsável por regularizar o controle de jornada de trabalho. É ela mesmo, a Portaria 671!

Se você acompanha o blog aqui da Dixi Ponto, já é familiarizado com ela. Como sempre salientamos em nossos textos, não há como falar de marcação de ponto sem citá-la, pois ela é conhecida como a “Lei do Ponto Eletrônico”.

Elaborada pelo Ministério do Trabalho e Previdência (MTP), ela está em vigência há pouco mais de dois anos, desde o dia 08 de novembro de 2021, e substituiu as antigas Portarias 1510 e 373, que anteriormente, eram responsáveis por tratar das situações relacionadas à gestão da jornada de trabalho.

Composta por 401 artigos, ela faz parte do Programa de Consolidação, Simplificação e Desburocratização de Normas Trabalhistas Infralegais, e foi desenvolvida com o objetivo de atualizar situações importantes em relação à Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS), como inspeção do trabalho e políticas públicas.

Apesar disso, a principal mudança foi na forma como os registradores eletrônicos de ponto eram conhecidos. Não à toa, ela ganhou o nome de Lei do Ponto Eletrônico.

Agora, os registradores eletrônicos de ponto são divididos em três categorias: REP- (Registrador Eletrônico de Ponto Convencional (REP-C), REP-A (Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo) e REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto via Programa).

A categoria denominada de REP-P foi a grande novidade trazida pela Portaria 671. E é justamente ela quem torna legal a utilização do controle de ponto por aplicativo, assunto central deste presente artigo.

Para isso, é preciso que a ferramenta contenha um software, que obrigatoriamente, deve ser registrado no Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI) e ser desenvolvido para a finalidade do registro de ponto.

Devido a essas especificações, o REP-P autoriza diferentes formas de marcação, sendo uma delas, o controle de ponto por aplicativo, que, inclusive, também pode fazer parte da categoria REP-A, dependendo do sistema utilizado pela empresa para gerenciar a jornada de trabalho.

Aqui, cabe uma atenção especial. O REP-A só pode ser usado pela instituição caso seja autorizado em uma Convenção Coletiva de Trabalho (CCT). É importante estar atento a esses detalhes.

Apesar dessas particularidades, o controle de ponto por aplicativo é uma ferramenta totalmente permitida por todas as legislações trabalhistas vigentes no país, o que torna o seu uso legal por qualquer empresa que deseje utilizá-la.

Ademais, essa tecnologia também oferece diversos benefícios para uma gestão eficiente da jornada de trabalho, como veremos a seguir!

Benefícios de utilizar a gestão de ponto por aplicativo

Para entendermos quais os benefícios de utilizar o controle de ponto por aplicativo, não é preciso ir tão longe. Basta olharmos à nossa volta.

Neste exato momento, independente de qual lugar você esteja, terá alguém ao seu lado utilizando um notebook ou smartphone, seja para trabalho ou apenas para lazer e entretenimento.

Isso não é um senso comum. Basta lembrarmos da pesquisa que aponta o Brasil como o quinto país do mundo com a maior quantidade de usuários de smartphones no mundo, com mais de 118 milhões de aparelhos ativos.

Não é exagero dizer que, é praticamente impossível, alguém não ter um celular em mão. A tecnologia está acessível para todos, então porque não utilizá-la ao nosso favor?

Isso se aplica a várias situações da vida, e obviamente, não seria diferente na gestão de pessoas.

Em textos anteriores aqui no blog, nós já falamos como a tecnologia é indispensável nos dias atuais para os profissionais de Recursos Humanos tornarem mais estratégicas as suas tomadas de decisões.

Desse modo, é possível obter melhorias na cultura organizacional, que refletem diretamente no bem-estar e engajamento dos colaboradores, que passam a se sentir mais pertencentes à empresa, o que é fundamental para o sucesso coletivo.

Além disso, os aplicativos também automatizam os registros de ponto dos colaboradores, garantindo ainda mais precisão nos dados.

Com isso, é possível gerar, em tempo real, métricas e relatórios que são essenciais para o RH, como índices de turnover, absenteísmo e horas extras. Todas essas situações fazem são fundamentais para uma atuação mais efetiva e estratégica dos gestores empresariais.

Mas, não para por aí. Existem uma série de outros benefícios proporcionados pelo controle de ponto por aplicativo.

Esta ferramenta também proporciona maior transparência na condução dos processos organizacionais, pois ela oferece uma comunicação mais direta entre os colaboradores, no que diz respeito às folgas, horários e ausências, trazendo mais clareza nas políticas internas de trabalho.

Essa transparência é fundamental para reduzir erros e fraudes que costumam ocorrer na gestão da jornada de trabalho, especialmente daquelas empresas que utilizam controle de ponto manual. Isso ocorre pois a ferramenta oferece recursos de autenticação e biometria, que diminuem essas inconstâncias.

Justamente devido a essas praticidades, a marcação de ponto móvel auxilia na melhora da produtividade das equipes.

Isso porque, a ferramenta também permite a criação de escalas e tarefas, contribuindo para um melhor desenvolvimento das atividades, sem falar na otimização da gestão da jornada de trabalho, pois os colaboradores podem registrar seu ponto de qualquer lugar.

Outro benefício importante proporcionado pelo controle de ponto por aplicativo é na questão da segurança dos dados.

Como a ferramenta contém o recurso do reconhecimento facial, que é 100% anti fraude, é impossível que as informações sejam violadas ou perdidas. Dessa forma, a empresa consegue resguardar de qualquer ameaça ou eventual processo trabalhista.

As informações oriundas da jornada de trabalho são armazenadas online, possibilitando que o RH tenha mais facilidade para gerenciar eventos como banco de horas e horas extras.

Consequentemente, a empresa que utiliza a gestão de ponto por aplicativo consegue reduzir custos associados a pagamentos incorretos, que podem onerar o caixa e as finanças da companhia.

Essa economia pode ser observada inclusive em outros custos operacionais. Embora o relógio de ponto ainda seja o principal equipamento para controle da jornada de trabalho, ele é uma ferramenta um pouco mais cara.

Por conta disso, algumas empresas, principalmente as de pequeno porte e que têm poucos funcionários, podem não conseguir cobrir os custos de manutenção desses aparelhos.

O controle de ponto móvel consegue coibir essas situações, pois as atualizações são feitas constantemente, sem que a empresa precise investir capital.

Ao longo prazo, o custo benefício é excelente, ainda mais se considerarmos que a ferramenta ajuda a impedir qualquer erro no cálculo da folha de pagamento.

Devido a todos os fatores que apresentamos aqui, o controle de ponto por aplicativo se apresenta como uma solução ideal para todas as empresas, independentemente de qual seja seus segmentos.

Todavia, é seguramente importante salientar que a eficácia desta ferramenta depende, diretamente, da adesão dos colaboradores e gestores e, sobretudo, da qualidade do aplicativo.

Por isso, é fundamental que você considere essas e outras questões quando for optar por escolher a ferramenta ideal. Mas, por conta disso, você pode se perguntar: qual é o aplicativo ideal para gerenciar a jornada de trabalho na minha empresa? Nós vamos te contar no próximo tópico!

Qual o melhor controle de ponto por aplicativo?

Se você concluiu a leitura deste artigo, conseguiu compreender melhor a respeito das características e diferenciais que um controle de ponto por aplicativo pode oferecer para uma boa gestão da jornada de trabalho.

Entretanto, é necessário tomar alguns cuidados na hora de escolher essa ferramenta. É justo que você saiba quais são eles, pois isso faz toda a diferença na definição do aplicativo ideal para o monitoramento das horas trabalhadas pelos colaboradores.

Primeiramente, é seguramente importante que o sistema de registro de jornada consiga atender todas as necessidades, tanto da empresa quanto dos colaboradores. Esse é o primeiro ponto, mas, obviamente, não é o único.

Um bom controle de ponto por aplicativo deve ser de fácil utilização, com interface simples e intuitiva, para que os funcionários não tenham dificuldade para registrar suas marcações.

O aplicativo precisa ser capaz de garantir um registro preciso dos horários da jornada de trabalho, minimizando erros e possibilitando eventuais correções que possam ser necessárias.

Neste contexto, uma ferramenta ideal para controle de ponto mobile também deve gerar relatórios detalhados sobre a frequência e as horas trabalhadas, servindo como um auxílio na gestão de folgas, faltas, horas extras e outros eventos que fazem parte da jornada de trabalho.

Aliado a essa necessidade, é imprescindível que a ferramenta possa funcionar integrada com sistemas de folha de pagamento, para garantir que os cálculos da folha de pagamento sejam realizados corretamente, sem nenhum tipo de erro.

Porém, não basta apenas assegurar o cálculo correto das remunerações dos colaboradores.

O aplicativo de controle de ponto também precisa contar com um suporte técnico eficiente, que seja capaz de oferecer atualizações regulares, que proporcionem cada vez mais melhorias à ferramenta.

Por fim, e não menos importante: o controle de ponto por aplicativo deve ser capaz de assegurar a privacidade dos dados e informações pessoais dos colaboradores.

Sendo assim, é crucial que você busque informações prévias do fornecedor do sistema, para se certificar de que ele está em conformidade com as determinações da Lei Geral da Proteção de Dados (LGPD), responsável por estabelecer regras sobre coleta, armazenamento e tratamento de dados pessoais.

Esses são fatores fundamentais, mas indispensáveis para tornar ideal uma ferramenta para o controle de ponto. São eles quem irão assegurar que o aplicativo esteja em consonância com as legislações trabalhistas vigentes, ratificando toda a proteção jurídica e a transparência necessária à sua empresa.

Agora que você já sabe quais são as características que formam um controle de ponto por aplicativo eficiente, o que acha de ter em sua empresa a ferramenta ideal para gestão de pessoas?

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Com uma interface simples e intuitiva, o Web Dixi permite que o RH monitore em tempo real as marcações de ponto dos colaboradores.

Customizável e flexível, o Web Dixi funciona de forma integrada com os nossos relógios de ponto, oferecendo um controle de jornada de trabalho ainda mais eficiente.

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