Onboarding: 5 estratégias para torná-lo mais eficiente

A contratação e admissão de um novo colaborador é sempre um momento especial para os profissionais de RH. Contudo, ele também é cercado por alguns desafios, como é o caso do onboarding.

Esse processo é crucial para garantir que o profissional consiga se ambientar aos processos organizacionais e às rotinas de trabalho, sendo, também, um importante instrumento de integração com os demais funcionários.

Se bem conduzida, essa etapa ajuda os novos integrantes da equipe a performar de maneira mais rápida e tranquila, o que é fundamental para aumentar o engajamento, a motivação e a produtividade dentro da empresa.

Todavia, embora seja um processo muito importante, algumas companhias ainda acabam o negligenciando. Um estudo da consultoria Gallup, indica que somente 12% dos colaboradores consideram que sua empresa fez um bom trabalho de integração.

Essa falta de pertencimento é extremamente prejudicial. Um artigo publicado pela Harvard Business Review, mostrou que quase 30% dos novos profissionais buscam um novo emprego nos primeiros seis meses de trabalho.

Fatores como esses, contribuem para os altos índices de turnover que as empresas tanto temem. Logo, ter uma gestão de pessoas eficiente, é fundamental para evitar que esses problemas aconteçam.

E isso começa pelo onboarding. Mas, afinal, o que os gestores e profissionais de RH podem fazer para tornar esse processo mais eficiente?

No artigo de hoje, trouxemos algumas estratégias, que vão te ajudar nesta missão. Portanto, te convidamos a seguir com a leitura até o fim e acompanhar conosco!

O que é onboarding?

Primeiramente, antes de entendermos melhor todas as nuances que compõem esta etapa, é importante que você conheça o que é, de fato, o onboarding.

Essa palavra tem origem na língua inglesa, e pode ser traduzida como “embarcando” ou “embarcar”.

De modo geral, ele é o processo de integração e adaptação de novos colaboradores, clientes ou usuários à uma empresa, produto ou serviço.

Em outras palavras, este é o momento no qual o novo funcionário “embarca” na empresa, iniciando sua nova jornada de trabalho profissional.

O principal intuito desta etapa é fornecer informações e o suporte necessários para que o novo profissional se sinta confortável, entenda como funciona os processos, a cultura organizacional, e as demais ferramentas de gestão utilizadas pela empresa.

Assim, ele conseguirá criar autonomia e se tornar produtivo o mais brevemente possível.

O processo de onboarding tem início no momento em que a proposta é feita ao colaborador, até o dia em que ele se torna, efetivamente, um novo membro da empresa.

Logo, para que a integração do profissional seja efetiva, é crucial que esse processo tenha acontecido com sucesso.

Porém, é válido pontuar que esse processo não é somente uma função do RH. Ele também é responsabilidade do gestor imediato do funcionário, que tem a missão de familiarizá-lo acerca das suas responsabilidades e atribuições dentro da empresa.

Isso é essencial para alinhar as expectativas de ambas as partes, garantindo que a contração tenha sucesso.

Como funciona o onboarding?

No contexto da gestão de pessoas, o onboarding funciona de maneira bastante singular.

Neste sentido, o RH é responsável por recepcionar e orientar os novos colaboradores que estão prestes a iniciar sua jornada na empresa.

Isso inclui uma série de atividades, como apresentação dos valores, visão e missão da empresa, explicação de políticas internas, normas de conduta e compliance trabalhista.

Além disso, ao longo do processo, o RH também realiza treinamentos sobre sistemas e ferramentas utilizadas, como o controle de ponto.

Por fim, o processo de onboarding também consiste na integração do funcionário com sua equipe de trabalho e com os demais colaboradores da empresa, o que é importante para que ele entenda realmente, qual é a sua principal atribuição dentro da organização.

Assim, esta etapa inicial é extremamente importante, pois estabelece uma base sólida para o relacionamento profissional e o alinhamento de expectativas entre as partes, o que impacta a satisfação e engajamento a longo prazo.

Quais são os 4 C’s do processo de onboarding?

Diferentemente do que algumas pessoas possam imaginar, essa etapa de integração é repleta de particularidades.

Isso inclui algumas características essenciais, como é o caso dos 4 C’s do onboarding.

Eles se referem a quatro componentes-chave, que ajudam a garantir que o processo de integração dos novos colaboradores da empresa, aconteça de forma eficaz

Esses componentes não foram escolhidos por acaso, afinal, eles são áreas essenciais para maximizar a experiência do novo funcionário, garantindo uma transição tranquila para a empresa.

Os 4 C’s do onboarding são:

Conformidade

Também chamado de compliance, ele ajuda a garantir que o novo profissional compreenda e esteja em conformidade com as políticas e regimentos internos da empresa.

Isso inclui normas de segurança, códigos de conduta e legislação trabalhista. Logo, esse é um processo mais documental, que consiste no preenchimento de documentos necessários e no entendimento das regras internas e demais requisitos legais.

Classificação

A classificação é outra etapa importante dentro do processo de onboarding do novo funcionário.

Envolve fornecer clareza sobre o que a empresa espera do colaborador em relação às suas atribuições e responsabilidades, assim como esclarecer a estrutura organizacional e o real papel do profissional dentro da equipe e como seu desempenho será avaliado.

O principal objetivo é evitar incertezas e assegurar que o novo funcionário consiga entender seu papel e os objetivos da empresa, de forma clara e íntegra.

Cultura

Essa é uma etapa fundamental no processo de onboarding, afinal, a cultura organizacional é determinante para o sucesso, ou não, da contratação do profissional.

Logo, isso inclui a apresentação dos valores, visão e missão da empresa, assim como esses aspectos se refletem na rotina diária de trabalho.

O entendimento da cultura organizacional é crucial para que os colaboradores se sintam pertencentes à empresa e consigam compreender como eles devem se comportar e interagir com os demais colegas, gestores e líderes.

Conexão

Por fim, o 4º C do onboarding é a conexão. Ela se refere ao processo de integração do novo colaborador à equipe e à rede de contatos e networking da empresa.

Em suma, ela ajuda o colaborador a conectar-se com os colegas e líderes da organização, tanto nas relações interpessoais, quanto nas profissionais, assegurando que o funcionário tenha a oportunidade de conhecer os colegas e gestores de outros setores.

Por isso, a construção de uma rede de suporte desde o início, é fundamental para ajudar o funcionário em seu processo de adaptação.

Desse modo, os 4 C’s garantem que o onboarding não seja uma mera formalidade, mas sim, um processo estruturado, que promove o sucesso do novo colaborador dentro da organização, tornando sua jornada mais prática.

Com isso, a empresa não corre riscos de repetir passos ou deixar esse processo entediante.

Qual é a importância do onboarding para a empresa?

O processo de onboarding é crucial para que a integração de novos colaboradores aconteça de forma tranquila dentro da empresa.

Contudo, a sua importância vai muito além do que uma simples adaptação ao novo ambiente de trabalho, pois, ele impacta positivamente tanto para os colaboradores, quanto para a organização como um todo.

Abaixo, listamos alguns dos principais aspectos que tornam esse processo tão importante para a empresa. Confira:

Acelera a adaptação e produtividade do colaborador

Um onboarding bem estruturado ajuda o novo profissional a entender rapidamente a cultura organizacional, as expectativas e os processos da empresa.

Além de contribuir para uma adaptação mais rápida, isso também é fundamental para aumentar a sua produtividade desde os primeiros dias de trabalho, pois, quando os colaboradores se sentem confiantes e preparados, conseguem realizar suas tarefas e demandas com mais eficiência e maior desempenho.

Melhora a retenção de talentos

Quem trabalha com gestão de pessoas sabe que um dos principais obstáculos enfrentados pelas empresas, é reter os talentos em seu quadro de funcionários.

Um estudo realizado em 2024 pela consultoria global de gestão organizacional, Korn Ferry, com 265 empresas brasileiras, indicou que apenas 36% delas oferecem planos de retenção para seus colaboradores.

Fatores como política de benefícios e salários justos, são importantes. Porém, definir uma boa relação com os gestores e o alinhamento com os valores organizacionais, é uma tarefa mais complicada.

Portanto, estabelecer uma boa estratégia é crucial para impedir a evasão dos novos funcionários.

Isso pode ser alcançado por meio do onboarding, pois ele permite a construção de uma base sólida para as características que são os diferenciais na cultura organizacional da empresa.

Ao demonstrar que valoriza seus funcionários e investe em seu sucesso, a empresa consegue aumentar os níveis de satisfação e engajamento, o que é importante para os colaboradores se manterem mais conectados e motivados a permanecer trabalhando na organização.

Reduz erros e aumenta a qualidade do trabalho

O onboarding também é importante para reduzir os erros e aumentar a qualidade do trabalho realizado pelo novo colaborador, principalmente no que diz respeito aos procedimentos, sistemas e políticas da empresa.

Isso contribui para que os novos funcionários entendam as expectativas da organização em relação à execução das suas tarefas.

Desse modo, ao fornecer orientações detalhadas e informações claras, a empresa consegue ajudar os profissionais a evitarem erros, reduzindo a necessidade de retrabalho.

Além disso, um onboarding bem estruturado, também é importante para o aprendizado dos colaboradores, que conseguirão ser independentes e produtivos de forma mais rápida.

Facilita o relacionamento com os colegas

O onboarding é importante não apenas para que o novo colaborador se integre à empresa. Ele também ajuda a apresentá-lo à equipe e aos demais colegas de trabalho, facilitando o relacionamento social.

As relações de trabalho positivas e um bom networking interno, podem contribuir para um ambiente mais saudável e colaborativo, o que é importante para que haja mais harmonia dentro da organização.

Criação de uma boa primeira impressão

Por fim, o onboarding é, literalmente, o cartão de visitas que a empresa tem a oferecer. Logo, ele é a primeira experiência significativa que o funcionário terá com a organização após a sua contratação.

Sendo assim, se ele for bem conduzido, fará toda a diferença para que o funcionário tenha uma boa impressão da empresa desde o início.

Isso pode aumentar a moral do colaborador e reforçar sua escolha pela companhia, ajudando a consolidar seu compromisso com a organização, afinal, a primeira impressão é sempre a que fica.

Portanto, um onboarding bem conduzido não só prepara os novos colaboradores para o sucesso, mas também, fortalece a empresa como um todo, criando um ambiente de trabalho mais positivo e eficiente.

Como realizar um onboarding mais eficiente?

Conforme você observou nos itens acima, o processo de onboarding é crucial para assegurar que os novos colaboradores sejam bem integrados à empresa e atinjam seu potencial de forma mais rápida.

Todavia, para maximizar a eficácia desse processo, é preciso utilizar algumas boas práticas, que ajudem a inspirar e garantir o sucesso deste momento.

Abaixo, listamos cinco estratégias que vão ajudar a tornar o onboarding mais eficiente em sua empresa e impactar positivamente a experiência do novo colaborador. Confira:

Personalize o processo

Personalizar o onboarding é uma das melhores maneiras de tornar este processo mais eficaz.

Contudo, essa personalização vai além de adaptar o conteúdo às necessidades de diferentes departamentos ou funções.

Ela envolve um entendimento profundo do perfil do colaborador e a adaptação da experiência de integração ao seu estilo de aprendizado e expectativas.

Por isso, é fundamental que essa personalização tenha início durante o recrutamento, com a coleta de informações que podem ser úteis, como experiências prévias, preferências de comunicação e áreas de interesse.

Além disso, a criação de processos flexíveis para diferentes perfis, como gerentes, analistas ou estagiários, permite que cada profissional tenha uma experiência única e focada em seu desenvolvimento.

Sendo assim, um onboarding “sob medida” oferece conteúdos que atendem às necessidades específicas do novo colaborador, facilitando sua adaptação e engajamento.

Quando os funcionários percebem que o processo foi pensado para atendê-los de maneira individual, sua motivação e o vínculo com a empresa aumentam de forma bastante significativa.

Acompanhamento personalizado

Para que o onboarding tenha sucesso, ele não deve ser pensado como um evento isolado, mas sim, como uma jornada contínua de integração.

Por isso, ainda no contexto da personalização, é essencial que os gestores e líderes ofereçam um suporte contínuo e personalizado, que seja capaz de criar um ambiente acolhedor e promover uma adaptação mais suave do funcionário.

Neste sentido, designar um mentor ou colega mais experiente para acompanhar o novo funcionário durante os seus primeiros passos, é uma estratégia muito eficaz para tornar o processo mais eficiente.

Este mentor deverá orientar os aspectos técnicos do trabalho e ajudar na integração social, apresentando o novo colaborador aos colegas de equipe e à cultura organizacional.

Também é importante a realização de reuniões periódicas, que possibilitem feedbacks constantes e resolvam eventuais dúvidas que possam acabar surgindo.

Essa personalização proporciona uma rede de apoio ao novo colaborador, reduzindo o estresse, os medos e inseguranças que acontecem no início de uma nova jornada de trabalho.

Foco em experiência e cultura organizacional

Ao longo da leitura, nós já citamos sobre a importância da cultura organizacional para a construção da identidade da empresa.

Ela é crucial para o desenvolvimento organizacional, e por isso, também deve ser incorporada no processo de onboarding. Assim, o novo colaborador conseguirá compreender e se conectar com os propósitos e objetivos da empresa.

Neste contexto, uma boa estratégia é incluir apresentações sobre a história da empresa, seus valores centrais e quais são os comportamentos esperados.

Promover sessões de integração interativas, como encontros com líderes da empresa ou atividades de grupo, pode ajudar na imersão desses valores de maneira prática.

Além disso, o uso de storytelling para compartilhar histórias inspiradoras sobre a trajetória da empresa ou até mesmo, jogos corporativos, ajuda a criar um vínculo emocional com a organização.

Por isso, não deixe de utilizar a cultura organizacional no processo de onboarding. Pode ter certeza que os resultados serão ótimos.

Feedback contínuo e análise de resultados

O onboarding não pode ser visto como uma fase única, muito menos, ser finalizado rapidamente.

Ele deve ser observado como um processo contínuo, que evolui conforme as necessidades e feedbacks dos colaboradores.

Portanto, a coleta desses feedbacks e a posterior avaliação e mensuração dos resultados, são cruciais para melhorar e aperfeiçoar este processo.

Sendo assim, não deixe de solicitar feedbacks aos colaboradores sobre como foi o período de adaptação e integração. Isso pode ser feito por meio de pesquisas de satisfação, entrevistas de acompanhamento ou reuniões individuais.

É fundamental que o RH esteja atento aos pontos de melhoria identificados, de modo a aplicar ajustes rápidos.

Além disso, acompanhar indicadores de sucesso como produtividade, absenteísmo, retenção e engajamento durante os primeiros meses de trabalho, também ajuda a medir o real impacto do processo de onboarding na empresa.

Integração digital e automação de processos

Por fim, mas não menos importante: não deixe de utilizar a tecnologia para automatizar o processo de onboarding.

Em vários artigos aqui no blog da Dixi Soluções, nós já falamos sobre como a automatização de processos contribui para o desenvolvimento de um RH mais estratégico.

Além de melhorar as rotinas de trabalho e otimizar a realização de inúmeras atividades, a tecnologia ajuda a tornar mais fluida a experiência dos gestores e também dos colaboradores dentro da empresa.

Neste contexto, plataformas digitais e ferramentas de automação, possibilitam um onboarding mais flexível, tanto para a equipe de RH, quanto para os novos colaboradores.

Por isso, implementar uma plataforma digital, que centralize documentos e treinamentos, é uma ótima estratégia para tornar este processo mais eficaz.

Por meio das plataformas digitais, os gestores também conseguem compartilhar vídeos de boas-vindas, e-mails automatizados e checklists digitais, que são importantes para guiar os novos colaboradores e garantir que o processo ocorra de forma dinâmica e fluida.

Além disso, a automação de certos processos, como assinatura de contratos, preenchimento de formulários, configuração de acesso a sistemas e registro de ponto, permitem que os colaboradores gastem menos tempo com tarefas burocráticas.

Assim, eles conseguem focar nos aprendizados e na adaptação ao ambiente de trabalho, o que é importante para proporcionar uma experiência de onboarding mais ágil e tranquila.

A implementação dessas estratégias não torna apenas o processo mais eficiente. Elas também criam uma base sólida para o desenvolvimento de colaboradores engajados e bem sucedidos, o que é crucial para o crescimento organizacional.

Conclusão

Por fim, ao concluir a leitura deste artigo, você conseguiu entender um pouco melhor o que é o onboarding e como esse processo é importante para o desenvolvimento de novos colaboradores.

Ao ter um processo de integração bem estruturado e alinhado às necessidades individuais e à cultura organizacional, as empresas conseguem acelerar a adaptação de seus novos talentos, além de promover uma maior retenção e gerar um impacto positivo no desempenho organizacional.

Por conta disso, esse processo não deve ser visto apenas como uma questão protocolar e uma prática de boas-vindas.

O investimento em um onboarding eficaz é uma estratégia inteligente de longo prazo, capaz de garantir o sucesso e o desenvolvimento dos colaboradores e da empresa como um todo.

Para tornar essa etapa ainda mais eficiente, a empresa pode utilizar a tecnologia em favor do RH, digitalizando processos e automatizando uma série de rotinas, que contribuem para tornar a contratação mais simples e rápida.

A transformação digital no RH impacta diretamente no recrutamento e desenvolvimento dos talentos dentro da empresa.

Portanto, se você busca gerar ainda mais eficiência em sua gestão de pessoas, a Dixi Soluções é a parceira ideal ao seu RH!.

O Web Dixi é o nosso software desenvolvido para atender todas as necessidades relacionadas ao controle de ponto, desde a coleta dos registros até o envio para o fechamento da folha de pagamento.

Com ele, é possível realizar inúmeras tarefas e ter controle em tempo real, de onde estiver, graças ao sistema 100% online. O Web Dixi pode ajudar seu negócio a potencializar a gestão e desenvolvimento dos colaboradores dentro da empresa!

Quer saber mais sobre como a nossa solução vai ajudar o seu RH a aprimorar a gestão de pessoas?

Então, entre em contato com nossos especialistas, conheça todas as funcionalidades do nosso software para controle de ponto, e comece agora mesmo a revolução estratégica e tecnológica em seu negócio!