4 benefícios que o controle de ponto online proporciona ao RH

O controle de ponto online é uma ferramenta que vem se tornando cada vez mais popular nas rotinas das empresas brasileiras, que têm apostado na inovação tecnológica na gestão da jornada de trabalho.

A transformação digital passou a ampliar o leque de possibilidades para que as organizações possam realizar suas atividades, o que, naturalmente, também beneficiou o trabalho dos gestores de Recursos Humanos.

Neste sentido, existem diferentes softwares e ferramentas de gestão, que facilitam as atividades destes profissionais, pois automatizam diversas rotinas e processos realizados na gestão de pessoas.

Isso vai de encontro às necessidades do RH, que deve atuar de forma cada vez mais estratégica, para conseguir atingir os resultados esperados dentro do contexto esperado de crescimento organizacional.

Contudo, apesar dessa inovação tecnológica estar cada vez maior, ainda assim, algumas empresas se mostram relutantes em abraçar essa modernidade.

Por conta disso, estão perdendo ótimas oportunidades para transformar a forma como seus processos são realizados, afinal, o controle de ponto online proporciona diversos benefícios ao RH.

Quer saber como isso é possível? Então, siga a leitura deste artigo até o fim e venha descobrir todos os diferenciais competitivos que esta tecnologia pode trazer à sua gestão de pessoas!

O que é o controle de ponto online?

Primeiramente, antes de explicarmos todas as vantagens que esta tecnologia oferece, é importante que você conheça melhor o que é o controle de ponto online.

Em suma, ele é uma ferramenta digital que permite o registro e gerenciamento da jornada de trabalho dos colaboradores, de forma prática, ágil e eficiente.

Ele substitui métodos tradicionais para marcação de ponto, como livro de ponto físico e o relógio de ponto, oferecendo uma solução que pode ser acessada de qualquer lugar e a qualquer momento, por meio de dispositivos conectados à internet, como celulares, tablets e notebooks.

Ademais, esta tecnologia fornece uma maneira muito mais confiável e segura para os gestores de RH monitorarem a jornada de trabalho dos funcionários.

Isso acontece pois o controle de ponto online consegue simplificar inúmeras rotinas administrativas, como gestão de faltas, horas extras, banco de horas e demais cálculos da folha de pagamento.

Assim, os gestores de RH podem realizar suas demandas de maneira muito mais assertiva e estratégica, o que é importante para uma gestão de pessoas mais eficiente e um crescimento organizacional mais eficaz.

Como funciona o controle de ponto online?

Agora que você entendeu melhor o que é o controle de ponto online, fica mais fácil compreender como esta tecnologia funciona.

De modo geral, essa ferramenta funciona por meio de plataformas na nuvem, onde os colaboradores podem registrar seus horários de entradas, saídas, intervalos e demais eventos da jornada de trabalho.

Além disso, muitos desses sistemas oferecem recursos adicionais, como relatórios de horas trabalhadas, integração com folhas de pagamento e alertas sobre horas extras.

Para que a marcação de ponto seja efetuada, é necessário utilizar apenas recursos simples, como o nome de usuário e senha. Todavia, existem soluções ainda mais tecnológicas, que proporcionam uma experiência mais fluida.

Desse modo, o controle de ponto online pode utilizar recursos como a biometria e o reconhecimento facial, por meio da captura de uma foto, proporcionando ainda mais segurança no processo.

Os colaboradores podem acessar a plataforma por meio de notebooks, tablets ou smartphones, o que proporciona muito mais flexibilidade e conveniência.

Para os gestores de RH, a centralização das informações facilita o monitoramento da jornada de trabalho e a análise de dados, o que é crucial para uma gestão de pessoas mais estratégica e eficiente.

O que a CLT diz sobre o controle de ponto online?

Quando falamos sobre qualquer assunto relacionado à jornada de trabalho, é crucial consultarmos quais são as determinações da legislação trabalhista.

Neste contexto, é importante entender o que a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) diz sobre o controle de ponto online.

A legislação trabalhista é muito clara quanto à obrigatoriedade do controle de ponto nas empresas. De acordo com o segundo parágrafo do artigo nº 74 da CLT, toda organização que tenha mais de 20 colaboradores em seu quadro profissional, deve registrar o ponto dos funcionários:

§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019).

Como o presente inciso determina, o registro de ponto pode ser realizado de três maneiras distintas: manual, mecânica e eletrônica. Neste contexto, o controle de ponto online é permitido pela lei.

Todavia, é necessário que algumas diretrizes sejam respeitadas, como a possibilidade de auditoria e a garantia de que os dados e informações sejam facilmente acessíveis, tanto para as empresas, quanto para os colaboradores. Vamos entender um pouco melhor sobre essa questão nos itens seguintes.

O que a Portaria 671 diz sobre o controle de ponto online?

Embora a CLT seja a responsável por determinar as obrigatoriedades do controle da jornada de trabalho, existe uma outra lei responsável por abordar as questões que envolvem o registro de ponto. Estamos falando da Portaria 671.

Se você já acompanha o nosso blog daqui da Dixi Soluções, sabe bem como falamos sobre ela em diversos artigos. E não poderia ser diferente, afinal, ela foi responsável por alterar algumas determinações sobre o ponto eletrônico.

Publicada pelo Ministério do Trabalho e Previdência (MTP), e em vigência desde o dia 08 de novembro de 2021, ela ficou conhecida popularmente como a “Lei do Ponto Eletrônico”.

Essa nova legislação foi criada para substituir as antigas Portarias 1510 e 373, que eram as responsáveis por regulamentar as situações envolvendo o controle da jornada de trabalho.

Neste sentido, a Portaria 671 passou a reclassificar os registradores de ponto eletrônico em três novas categorias:

Registrador Eletrônico de Ponto Convencional (REP-C);
Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo (REP-A);
Registrador Eletrônico de Ponto via Programa (REP-P).

É justamente esta última categoria que torna legal a utilização do controle de ponto online por parte das empresas. Contudo, é necessário que algumas regras sejam seguidas, como:

Permitir a identificação do empregado e do empregador;
Possibilitar o comprovante impresso ou eletrônico das marcações realizadas pelos colaboradores;
Não permitir restrições à marcação de ponto;
Não permitir que os dados registrados pelo colaborador sejam adulterados ou eliminados.

Tendo essas informações em mente, fica muito mais fácil compreender sobre a legalidade do controle de ponto online, que vale ressaltar, pode se enquadrar tanto na categoria REP-A quanto REP-P.

Assim, ao seguir os requisitos legais determinados pela Portaria 671, essa ferramenta consegue cumprir com excelência a sua função, permitindo que os gestores de RH tenham uma gestão mais eficiente das horas trabalhadas pelos funcionários:

Por que utilizar o controle de ponto online?

Além de garantir muito mais efetividade no controle da jornada de trabalho, a adoção de um controle de ponto online proporciona diversos benefícios a RH, e consequentemente, à empresa.

Essas vantagens vão desde a redução de erros na folha de pagamento até a economia de tempo para que o fechamento seja realizado.

Abaixo, listamos 4 desses principais benefícios. São eles:

Redução de erros e fraudes

Um dos principais problemas que afetam os métodos tradicionais para controle de ponto, como o livro de ponto ou a planilha, são os erros humanos.

Esses erros podem resultar em diversos contratempos, como pagamentos incorretos, descontentamento dos colaboradores e complicações legais, como é o caso dos tão temidos processos trabalhistas.

O controle de ponto online minimiza drasticamente a chance de ocorrerem esses riscos na marcação de ponto, pois o sistema captura as informações do próprio colaborador.

Além disso, o sistema registra automaticamente as entradas e saídas, utilizando recursos como a identificação biométrica e reconhecimento facial, que ajudam a assegurar que as marcações sejam feitas pelos próprios funcionários.

Agilidade na gestão de dados

Anteriormente, já citamos sobre a necessidade do RH moderno ser estratégico e pautado em ações que visem não apenas uma melhor gestão de pessoas, mas, também, um pleno crescimento organizacional.

Isso passa por maximizar todo o potencial estratégico da empresa. Ao automatizar o controle da jornada de trabalho, o controle de ponto online consegue ajudar a empresa a alcançar este nível de excelência.

Deste modo, a centralização das informações em um único sistema permite que o RH acesse os dados em tempo real, a qualquer hora ou local.

Assim, ao invés de perder horas verificando registros manuais, os gestores de RH podem gerar relatórios instantaneamente, facilitando a tomada de decisões estratégicas.

Flexibilidade e atração de talentos

Um dos maiores desafios enfrentados pelas empresas na atualidade é acabar com a alta rotatividade entre os colaboradores.

De acordo com um estudo realizado pela Robert Half, com dados do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), indicou que o Brasil é o país com a maior taxa de turnover no mundo, com um aumento de 56% no índice em comparação ao período pré-pandemia.

Esses dados reiteram a dificuldade que as empresas têm para atrair e reter os melhores talentos em seu quadro de funcionários. Neste contexto, possibilitar jornadas de trabalho mais flexíveis, pode ser uma boa alternativa.

Porém, para que isso seja possível, as empresas não podem abrir mão do controle de jornada. Ao utilizar o controle de ponto online, as instituições permitem que os colaboradores registrem suas horas de trabalho a qualquer hora ou lugar.

Isso não somente melhora a satisfação e motivação dos funcionários, mas também, aumenta a produtividade e o engajamento coletivo.

Menor custo operacional

Por fim, outro benefício significativo proporcionado pelo controle de ponto online, é a redução dos custos e despesas operacionais.

É inegável que os relógios de ponto ainda continuam sendo uma das melhores maneiras para gerenciar a jornada de trabalho nas empresas.

Contudo, esses equipamentos possuem um alto custo de manutenção, o que pode ser um problema, principalmente para organizações de pequeno porte ou que começaram suas atividades recentemente.

Desse modo, o controle de ponto online pode ser uma ótima alternativa, pois ele não demanda custos com revisões.

As atualizações ocorrem de forma automática, dentro do próprio aplicativo, que faz um backup das informações, garantindo que elas não sejam perdidas nem fraudadas.

Quais cuidados eu devo ter ao escolher um controle de ponto online?

Embora o controle de ponto online traga diversos benefícios ao RH das empresas, é necessário ter alguns cuidados ao escolher esta ferramenta.

Isso é necessário para garantir que o sistema consiga cumprir com maestria as suas funções primordiais.

Abaixo, nós listamos alguns cuidados que você precisa ter ao escolher a ferramenta mais adequada à sua empresa.

Usabilidade

É crucial que a interface do controle de ponto online seja intuitiva, pois, caso os colaboradores tenham dificuldade para registrar suas horas, o sistema deixará de se tornar uma ajuda, para se tornar um problema.

Portanto, não deixe de treinar a usabilidade e a facilidade do sistema em testes preliminares, antes de implantar a ferramenta.

Integração com outros sistemas

Também é importante que a ferramenta possa ser integrada a outros sistemas que sua empresa já utiliza, como folha de pagamento e plataformas de recrutamento. Isso evita retrabalho e melhora a eficiência de todos os processos organizacionais.

Suporte técnico

Um bom suporte técnico é crucial para resolver problemas que possam surgir durante o uso do controle de ponto online.

Por isso, pesquise sobre a reputação da empresa fornecedora e se há disponibilidade de suporte durante o horário comercial ou até mesmo fora dele.

Assim, você conseguirá garantir todo o respaldo necessário para que todos os profissionais utilizem a ferramenta com segurança.

Segurança dos dados

Esse é um um dos principais itens que você deve levar em consideração ao buscar um controle de ponto online.

Como qualquer sistema que armazena informações sensíveis, a segurança deve ser uma prioridade.

Sendo assim, verifique se a plataforma utiliza criptografia e possui medidas de proteção contra vazamentos de dados.

Por isso, é essencial que o sistema esteja em conformidade com as determinações impostas pela Lei Geral da Proteção de Dados (LGPD), a fim de garantir total proteção às informações da jornada de trabalho dos colaboradores.

Desse modo, não deixe de adquirir produtos que estejam em conformidade com a lei trabalhista e demais órgãos reguladores, pois isso irá assegurar que todas as rotinas e processos ocorram legalmente, proporcionando toda a proteção jurídica necessária à empresa.

Conclusão

Por fim, ao concluir a leitura deste artigo, você conseguiu compreender melhor o que é o controle de ponto online e como essa ferramenta é uma ótima alternativa para os gestores de RH realizarem as suas atividades.

A tecnologia que esse sistema oferece ajuda a simplificar as rotinas do RH, tornando mais eficiente, ágil e prática a gestão da jornada de trabalho, que poderá ser feita de forma simples e livre de erros.

Além disso, a automatização dos processos organizacionais auxilia as empresas a maximizarem todo o seu potencial estratégico, o que é crucial para otimizar recursos, facilitar a tomada de decisões e permitir que os gestores de RH foquem ações que visem uma gestão de pessoas mais eficiente.

Ademais, o controle de ponto online ajuda a romper barreiras na gestão da jornada de trabalho, sendo um passo adiante em direção ao futuro, permitindo que as empresas enfrentem os desafios contemporâneos impostos pelo mercado de trabalho.

O futuro do RH já chegou. Portanto, caso a sua empresa ainda não esteja alinhada com essas novas tendências, está na hora de mudar este jogo. Para isso, você pode contar com o auxílio de quem é especialista no assunto!

A Dixi Soluções é referência no mercado para gestão da jornada de trabalho, com tecnologias inovadoras ao RH!

O Registrei é a nossa solução para o controle de ponto online. Instalado diretamente no próprio celular do colaborador, ele permite que as marcações da jornada de trabalho sejam feitas a qualquer hora ou lugar.

A sua comunicação é realizada através da internet, integrando os registros a um software em nuvem, que realiza todas as batidas de ponto em tempo real.

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