4 vantagens da gestão de ponto por aplicativo para empresas

A gestão de ponto por aplicativo é uma possibilidade que vem se tornando cada vez mais comum na rotina das empresas brasileiras.

Além de facilitar e otimizar o controle da jornada de trabalho, proporcionando muito mais segurança no processo, essa ferramenta também é uma ótima alternativa para desburocratizar o trabalho dos profissionais de Recursos Humanos.

A utilização de novas tecnologias para o controle de ponto nas empresas, vem seguindo uma tendência de mercado, e está diretamente ligada às modalidades de home office e teletrabalho, que igualmente se popularizaram no Brasil nos últimos anos, sobretudo após a pandemia de Covid-19.

Neste sentido, além de trazer muito mais praticidade e facilidade tanto aos gestores quanto aos colaboradores, essa ferramenta para registro de ponto também ajuda a modernizar e maximizar o potencial estratégico das empresas.

Mas, não para por aí, pois a gestão de ponto por aplicativo proporciona uma série de outras vantagens às organizações que optam por utilizá-la. Quer saber quais são elas?

Então, siga a leitura deste artigo, conheça 4 principais benefícios que essa ferramenta oferece e descubra como ela pode elevar a sua gestão de pessoas ao próximo nível!

O que é gestão de ponto por aplicativo?

Primeiramente, antes de entendermos melhor quais são as vantagens de utilizar essa ferramenta, é importante conhecer o que ela é, especialmente se você ainda não é tão familiarizado com as novas tendências.

De modo geral, não há muito segredo. A gestão de ponto por aplicativo é uma maneira moderna e digitalizada de controlar a jornada de trabalho dos colaboradores.

Isso significa que, ao invés de usar métodos de registros tradicionais, como cartões de ponto ou planilhas, essa ferramenta utiliza a tecnologia ao seu favor, como aplicativos móveis ou softwares especializados para registrar os horários de entradas, saídas, pausas e intervalos dos funcionários.

Desse modo, a marcação de ponto pode ser realizada no aplicativo do próprio colaborador, pois o registro está interligado a um sistema digital, que funciona em nuvem.

Assim, essa tecnologia possibilita que os registros sejam efetuados de duas formas distintas: via web ou por um aplicativo, instalado diretamente no celular.

Graças a essa flexibilidade, a gestão de ponto por aplicativo consegue dinamizar o controle da jornada de trabalho, proporcionando ainda mais praticidade e agilidade no processo.

Como funciona a gestão de ponto por aplicativo?

Ao compreender melhor o que é a gestão de ponto por aplicativo, fica mais fácil ver, na prática, como essa ferramenta funciona.

Isso porque, essa tecnologia tem a mesma premissa do relógio de ponto tradicional: o funcionário acessa o aplicativo em seu celular e realiza a sua marcação de entrada, saída, pausa, intervalo para almoço e demais eventos que compõem a jornada de trabalho.

Para que a tecnologia funcione corretamente, é necessário que ela seja desenvolvida para dispositivos móveis, por meio de softwares em nuvem.

De modo geral, a gestão de ponto por aplicativo é apenas um componente desta “engrenagem”, pois o software de ponto pode ser dividido em três partes: registro de ponto, tratamento de ponto e gestão de ponto.

Neste contexto, vale ressaltar que nem todos os sistemas são assim, só aqueles mais completos, como é o caso do Web Dixi.

De todo modo, eles funcionam de maneira semelhante, utilizando um sistema desenvolvido para ser instalado em um dispositivo móvel.

Graças à essa praticidade, a empresa consegue reduzir ou até mesmo, eliminar a necessidade de ter um Registrador Eletrônico de Ponto (REP), o que é importante para otimizar a rotina de trabalho do RH, o que consequentemente, é essencial para ampliar os índices de produtividade empresarial.

Além disso, a gestão de ponto por aplicativo, também permite que os gestores acessem o sistema em tempo real, com a possibilidade da emissão de relatórios instantâneos, o que é fundamental para a tomada de decisões efetivas e estratégicas.

Gestão de ponto por aplicativo: o que diz a lei?

Quando falamos sobre o controle da jornada de trabalho, existe uma grande linha tênue, afinal, todo cuidado é pouco, pois garantir que os direitos dos colaboradores sejam respeitados, é uma obrigação por parte das empresas.

Desse modo, antes de entrarmos no mérito da legalidade da gestão de ponto por aplicativo, é importante recapitularmos o que a legislação trabalhista fala sobre o controle da jornada de trabalho.

Em seu artigo nº74, a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), estabelece que toda empresa que tenha mais de 20 colaboradores em sua equipe, é obrigada a efetuar o registro de ponto dos empregadores:

§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019).

Como determina o presente inciso, o controle de ponto pode ser realizado de três formas distintas: manual, mecânica e eletrônica.

Neste contexto, a gestão de ponto por aplicativo é permitida pela CLT. Na realidade, essa segurança jurídica já ocorre desde 2011, quando a antiga Portaria 373 havia sido instituída pelo antigo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).

Na ocasião, essa legislação havia chegado para complementar a Portaria 1510, que desde 2009, era a responsável por regulamentar o ponto eletrônico no Brasil.

Todavia, com a introdução da Portaria 373, o controle de ponto alternativo, que é o caso do controle de ponto online, passou a ser regulamentado no país.

Portaria 671

Apesar dessa regulamentação, a Portaria 373 deixou de ser válida após novembro de 2021, quando a Portaria 671 entrou em vigência.

Se você já acompanha o blog aqui da Dixi Ponto, o nome Portaria 671 não é uma novidade. Contudo, caso você ainda não conheça, saiba que ela é a responsável por regulamentar as questões que envolvem o controle de ponto.

Até por conta disso, ela ficou conhecida popularmente como a “Lei do Ponto Eletrônico”, classificando os Registradores de Ponto Eletrônico (REP) em três novas categorias:

Registrador Eletrônico de Ponto Convencional (REP-C);

Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo (REP-A);
Registrador Eletrônico de Ponto via Programa (REP-P).

É justamente a categoria REP-P a responsável por determinar as regras para utilização do controle de ponto alternativo, o que inclui a gestão de ponto por aplicativo.

Entretanto, é necessário que algumas regras sejam seguidas. Vale frisar que algumas delas já faziam parte da Portaria 373, e foram mantidas ou atualizadas.

Entre as principais regras que o REP-P deve ter, destacam-se:

Estar disponível no local de trabalho;
Permitir a identificação do empregado e do empregador;
Não permitir nenhum tipo de restrição às marcações de ponto;
Não fazer marcações automáticas de ponto;
Ser executado em um servidor próprio ou ambiente em nuvem;
Ter um certificado de registro;
Deve ser utilizado com a finalidade do registro da jornada de trabalho;
Precisa ser capaz de realizar a emissão dos documentos de natureza fiscal;
Emitir o comprovante de marcação de ponto, de maneira impressa ou digital.

Por fim, a gestão de ponto por aplicativo ou qualquer outra ferramenta REP-P, não precisa de aprovação na Convenção Coletiva de Trabalho (CCT), diferentemente do que ocorre no REP-A.

Todavia, é importante frisar que a marcação de ponto pelo celular também pode se caracterizar na categoria REP-A, a depender do modelo escolhido pela empresa.

Portanto, é importante que você conheça essa informação, para evitar possíveis complicações jurídicas futuras, pois a utilização dos modelos REP-A só podem ocorrer após aprovação em CCT.

De toda forma, ao seguir as determinações estabelecidas pela Portaria 671, a gestão de ponto por aplicativo se apresenta como uma ótima alternativa para as empresas gerenciarem a jornada de trabalho dos seus colaboradores.

Quando a gestão de ponto por aplicativo é válida pela lei?

Quem é gestor de RH, DP ou líder empresarial, sabe que as fraudes nas marcações de ponto, é uma dos grandes problemas presentes no ramo corporativo.

Elas nada mais são, do que atos ou atitudes que colocam à prova e em risco, os registros presentes no sistema de gestão da jornada de trabalho.

Um exemplo bem comum de fraude ocorre quando um funcionário pede para outro colaborador bater ponto em seu lugar.

Mas, também pode ocorrer quando um profissional deixa de marcar seu ponto no horário exato da sua carga horária habitual, pelo simples motivo de receber horas extras por esse “período trabalhado”.

Aliás, ainda sobre as horas extras, vale ressaltar que elas seguem sendo uma das maiores causas dos processos trabalhistas no Brasil.

Um levantamento realizado pelo Tribunal Superior do Trabalho (TST), indica que até o mês de maio de 2024, foram registrados 9.149 processos referentes ao não pagamento das horas adicionais.

Neste sentido, a gestão de ponto por aplicativo pode ajudar a combater esse problema, desde que o sistema não restrinja a possibilidade da marcação de horas extras ou outros acessos, conforme estabelecido pela Portaria 671.

Ademais, a ferramenta também precisa fornecer aos colaboradores, o conhecimento sobre eventuais horas extras que tenham sido realizadas no período mensal.

Além disso, essa ferramenta de controle de ponto pode ser muito útil em outras situações, como:

A CCT houver autorizado a utilização de equipamentos alternativos para o registro da jornada de trabalho;
Não houver nenhuma marcação automática dos pontos;
Tiver os dados centralizados para eventuais acessos aos registros.

Desse modo, além de assegurar a proteção jurídica da empresa, a gestão de ponto por aplicativo consegue trazer ainda mais transparência na relação trabalhista.

Principais vantagens de fazer a gestão de ponto por aplicativo

Para além de modernizar os processos e rotinas administrativas e proporcionar mais profissionalismo na gestão da jornada de trabalho, a gestão de ponto por aplicativo traz uma série de outros benefícios às empresas que o utilizam.

Abaixo, listamos 4 principais vantagens que essa ferramenta oferece. Confira:

Fácil usabilidade

O controle de ponto pelo celular foi desenvolvido para ser totalmente intuitivo e fácil de usar.

Neste sentido, uma das principais vantagens que essa ferramenta oferece é a possibilidade de poder ser instalada no próprio smartphone dos colaboradores, que conseguem registrar o ponto de forma simples e rápida, a qualquer hora ou lugar.

Toda essa praticidade contribui significativamente para um melhor gerenciamento do trabalho híbrido, modalidade que vem conquistando cada vez mais popularidade entre as empresas brasileiras.

Pelo fato dos colaboradores não precisarem se deslocar até a empresa para bater ponto, essa ferramenta também é ideal para a gestão de ponto dos trabalhadores e vendedores externos. Consequentemente, é possível manter a produtividade desses profissionais em ótimos níveis.

Ademais, a gestão de ponto por aplicativo também maximiza e otimiza as rotinas de trabalho dos profissionais de RH, pois os gestores também conseguem monitorar instantaneamente as informações da jornada de trabalho, que ficam salvas em nuvem.

Assim, é possível fazer um gerenciamento muito mais efetivo dessas informações, o que é fundamental para impedir erros na gestão da folha de pagamento.

Redução de custos

A gestão de ponto por aplicativo também ajuda as empresas a reduzirem custos, sejam operacionais ou de insumos que seriam destinados à compra de suprimentos.

Apesar de ser uma das ferramentas de controle de ponto mais confiáveis que existem, os relógios de ponto físicos, naturalmente, têm um maior custo de aquisição e manutenção.

Esse fator pode ser um empecilho para pequenas empresas ou demais organizações que estão começando há pouco tempo suas atividades.

Ao automatizar a gestão de ponto, as corporações também conseguem diminuir os custos relacionados ao uso de cartões de ponto físicos, como armazenamento e impressão.

Além de ser uma prática sustentável, essa economia de insumos pode ser destinada a investimentos que visem o crescimento organizacional da empresa.

Ademais, pelo fato dessa gestão de ponto ser realizada por um aplicativo, a instituição não precisa se preocupar com eventuais manutenções, pois as atualizações e melhorias na ferramenta acontecem automaticamente.

Relatórios estratégicos

Se você já acompanha o blog aqui da Dixi Ponto, sabe como nós, constantemente, batemos na tecla da necessidade das empresas terem um RH estruturado e estratégico.

Afinal, isso não é mais um diferencial, mas sim, uma obrigatoriedade para as empresas que buscam um lugar de destaque no cada vez mais competitivo mercado de trabalho.

Neste contexto, ferramentas como o People Analytics são essenciais para uma atuação mais efetiva, pois ela faz com que os dados dos colaboradores se materializem.

Entretanto, a gestão de ponto por aplicativo também possibilita a emissão de relatórios estratégicos, permitindo que os gestores consigam ter um olhar mais sistêmico das horas trabalhadas, ausências e demais dados relacionados ao controle de ponto.

Desse modo, a empresa consegue identificar possíveis padrões de comportamento, o que é importante para mensurar índices e métricas que são fundamentais para a construção de um RH mais estratégico.

Agilidade no cálculo de horas

Por fim, outra vantagem significativa que a gestão de ponto por aplicativo oferece, é na maior precisão e agilidade no cálculo das horas trabalhadas pelos colaboradores.

Isso se deve, principalmente, pelo fato da própria ferramenta fazer automaticamente o cálculo da jornada de trabalho, economizando tempo e impedindo erros humanos na contabilização das marcações de ponto.

Além de todas essas vantagens, podemos destacar outras, como a possibilidade de anexar atestados médicos e demais documentos para justificar faltas, assim como a gestão simplificada das escalas de trabalho e férias.

Todos esses diferenciais tornam a gestão de ponto por aplicativo uma ótima opção para as empresas modernizarem seus processos e administrarem melhor as suas respectivas jornadas de trabalho.

Qual é a ferramenta de gestão de ponto por aplicativo ideal à sua empresa?

Se você chegou até aqui na leitura, conseguiu ver, na prática, todos os diferenciais que a gestão de ponto por aplicativo pode oferecer para quem a utiliza.

Desse modo, caso você tenha se interessado nesta tecnologia e deseje investir nesta ferramenta, é fundamental tomar alguns cuidados, para assegurar que ela cumpra com o seu papel e faça realmente a diferença na rotina da sua empresa.

Por isso, é importante que você leve em consideração quais são as funcionalidades principais dessa ferramenta.

É recomendável que ela permita diferentes métodos de registro de ponto, além de realizar cálculos automáticos da jornada de trabalho e possibilitar uma gestão eficiente do banco de horas e escalas.

Além disso, é fundamental que a gestão de ponto por aplicativo esteja em conformidade com as leis vigentes, o que é importante para garantir a segurança em todo o processo.

Apesar disso, com tantas opções e modelos diferentes à disposição, qual é a ferramenta de gestão de ponto por aplicativo ideal à sua empresa?

A resposta nós temos: é a Dixi Ponto! Oferecemos uma solução completa para todas as empresas que buscam maximizar a gestão das suas jornadas de trabalho.

O Registrei é o nosso aplicativo para celular ou tablet, que permite que o próprio colaborador marque seu ponto no local exato em que estiver realizando seu expediente de trabalho.

A nossa ferramenta conta com diversas funcionalidades, possibilitando um controle de ponto muito mais seguro e eficiente.

A segurança nas marcações de ponto acontece pela utilização da geolocalização do próprio smartphone e do envio de uma foto do colaborador, tirada no momento em que o registro for realizado.

Como as informações ficam registradas em um sistema em nuvem, os gestores de RH conseguem acessar as informações em tempo real, o que é importante para assegurar a transparência na relação trabalhista.

Por fim, o Registrei também possibilita que os próprios colaboradores solicitem ajustes no seu espelho de ponto, otimizando ainda mais a gestão por parte do RH.

Essas são apenas algumas das funcionalidades que o Registrei oferece à sua empresa, mas existem muitas outras. Converse com nossos especialistas e descubra como nós maximizamos o potencial estratégico dos nossos clientes!

Conclusão

Por fim, ao concluir a leitura deste artigo, você conheceu melhor o que é a gestão de ponto por aplicativo e como essa solução ajuda a otimizar o trabalho do RH e contribui para um melhor gerenciamento organizacional da empresa.

Além de simplificar a gestão de pessoas em empresas de todos os portes e segmentos, essa ferramenta é, definitivamente, a melhor alternativa para organizações que buscam modernizar os seus processos internos.

Com todas as vantagens que listamos ao longo deste texto, esperamos que sua empresa consiga aproveitar os benefícios que essa ferramenta oferece.

E, caso você deseje revolucionar a sua gestão da jornada de trabalho, pode contar com o auxílio e a expertise da Dixi Ponto!

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