Sistema de ponto para empresas: quais os benefícios?

O sistema de ponto é uma tecnologia que vem se popularizando cada vez mais na rotina corporativa das empresas brasileiras.

Isso ocorre pelas inúmeras facilidades que essa ferramenta oferece, que desempenham um papel fundamental na gestão da jornada de trabalho.

Além disso, essa tecnologia ajuda a otimizar o trabalho dos gestores de RH, garantindo que os processos organizacionais ocorram em conformidade com a lei.

Desse modo, as empresas conseguem gerenciar as horas trabalhadas pelos colaboradores, o que é fundamental para assegurar um cálculo mais eficaz da folha de pagamento.

Ademais, uma gestão eficiente da jornada de trabalho possibilita que a empresa possa se desenvolver institucionalmente e reter seus melhores talentos.

Todas essas situações passam por uma gestão de pessoas mais competente, o que pode ser simplificado com a utilização do sistema de ponto, que traz uma série de benefícios para as empresas.

Quer conhecer quais são eles? Então, acompanhe conosco a leitura deste artigo até o fim e venha descobrir como essa ferramenta pode aumentar a produtividade do seu negócio!

O que é um sistema de ponto?

Primeiramente, antes de conhecermos quais são os benefícios que essa ferramenta oferece, é importante entender melhor o que é um sistema de ponto.

Também conhecido como sistema para controle de ponto, ele é uma tecnologia usada pelas empresas para marcar e gerenciar a carga horária dos colaboradores.

Isso inclui os horários de entradas, saídas, pausas, intervalos, horas extras e demais eventos que compõem a jornada de trabalho.

Normalmente, essa ferramenta pode incluir métodos distintos para os colaboradores registrarem seus horários, como cartões de ponto, biometria, aplicativos ou reconhecimento facial.

Ademais, tecnologias mais avançadas também podem oferecer outros recursos, como relatórios detalhados, insights, integração com sistemas de folha de pagamento e gestão de escalas, por exemplo.

Desse modo, todos esses recursos e funcionalidades permitem que o sistema de ponto seja uma excelente maneira para as empresas cumprirem com suas respectivas obrigações trabalhistas.

Além do mais, essa tecnologia também ajuda as instituições a atuarem de forma mais estratégica, assim como os gestores de Recursos Humanos, que podem realizar uma gestão de pessoas mais eficaz e transparente.

Como funciona um sistema de ponto?

Conforme citamos anteriormente, um sistema de ponto funciona com o intuito de registrar e gerenciar a jornada de trabalho dos colaboradores, que marcam seus pontos diariamente no equipamento, sem a necessidade de anotar os horários manualmente, como ocorre na folha de ponto manual.

Essa tecnologia surgiu para sanar diversos problemas que ocorriam no gerenciamento da jornada de trabalho, muitos deles causados por conta da utilização do controle de ponto manual.

Por ser um método de registro bastante frágil, ele permite rasuras, erros e fraudes na gestão de pessoas. Todas essas situações são evitadas no sistema de ponto eletrônico, que armazena em segurança todas as informações dos colaboradores.

Neste sentido, existem diferentes tipos desses sistemas, que passaram a se modernizar com a invenção do relógio de ponto mecânico, que apesar de substituir a folha de ponto manual, também era passível de fraudes na jornada de trabalho.

Posteriormente, a chegada do relógio de ponto eletrônico ajudou a tornar ainda mais segura a gestão da jornada de trabalho, permitindo que os colaboradores marquem seus pontos utilizando recursos como senhas, biometria e reconhecimento facial.

Todos esses recursos foram ainda mais aprimorados com o desenvolvimento dos sistemas de ponto eletrônico alternativos, que possibilitam o gerenciamento da jornada de trabalho por meio de aplicativos ou softwares digitais.

Assim, essa tecnologia de controle de ponto ajudou a dinamizar ainda mais a maneira como a gestão de pessoas é feita, permitindo que pequenas empresas realizem esse procedimento de forma eficiente.

Independentemente de qual seja o recurso utilizado, todas as variações existentes do sistema de ponto funcionam como uma ferramenta de trabalho dos gestores de Recursos Humanos ou Departamento Pessoal, para que esses profissionais consigam gerenciar corretamente a jornada de trabalho.

O que a CLT diz sobre o sistema de ponto?

Não podemos falar do sistema de ponto sem antes entender sobre a sua legalidade jurídica.

Logo, é muito importante conhecer o que a legislação trabalhista fala acerca desse assunto.

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) é a responsável por reger as situações que envolvem as relações trabalhistas, o que inclui a jornada de trabalho.

Em seu artigo nº 74, no segundo parágrafo, a CLT determina que toda empresa que tenha mais de 20 colaboradores em seu quadro profissional, precisa registrar o ponto dos funcionários:

“Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)

§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)”.

Conforme cita o presente inciso, o registro de ponto pode ocorrer de três formas distintas: manual, mecânica e eletrônica, o que torna legal a utilização do sistema de ponto.

Ademais, todas essas possibilidades são amparadas pela Portaria 671, legislação responsável por abordar as questões referentes ao controle de ponto.

Se você já acompanha o blog da Dixi Ponto, sabe que, constantemente, falamos sobre ela em nossos artigos.

E não poderia ser diferente, afinal, ela ficou conhecida como a “Lei do Ponto Eletrônico”.

Neste sentido, a Portaria 671 passou a estabelecer algumas regras para o sistema de ponto nas empresas.

Desse modo, foram estabelecidas três categorias de registradores de ponto eletrônico. São elas:

Registrador Eletrônico de Ponto Convencional (REP-C);

Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo (REP-A);

Registrador Eletrônico de Ponto via Programa (REP-P).

Além dessas mudanças, a Portaria 671 também passou a definir outras obrigações, como a exigência do comprovante de registro de ponto e a criação do Arquivo Fonte de Dados (AFD), responsável por conter as marcações dos eventos da jornada de trabalho dos colaboradores.

Por fim, outra mudança importante foi em relação à extinção da necessidade da Convenção Coletiva de Trabalho (CCT) e Acordos Coletivos de Trabalho (ACT) para a utilização de sistemas de ponto eletrônico alternativos.

Além do mais, a Portaria 671 extinguiu as antigas Portarias 1510 e 373, que anteriormente, eram as responsáveis por determinar as regras para utilização do sistema de ponto.

Todas essas mudanças serviram para tornar ainda mais seguro o uso dessa tecnologia por parte das empresas, que por sua vez, tem uma ótima alternativa para gerenciar a jornada de trabalho dos seus colaboradores.

Minha empresa precisa utilizar um sistema de ponto?

Como você viu no tópico anterior, a CLT é muito clara quanto à obrigatoriedade do controle de ponto nas empresas com mais de 20 colaboradores.

Justamente por isso, é natural alguns gestores ou donos de empresas, principalmente as de pequeno porte, terem o pensamento de que não vale a pena utilizar um sistema de ponto.

Contudo, ao abrir mão de utilizar essa ferramenta, além do desamparo jurídico que a empresa inevitavelmente terá, ela também perderá uma grande oportunidade de melhorar a maneira como seus processos organizacionais são realizados.

A partir do momento em que a organização opta por gerenciar a jornada de trabalho, ela garante uma relação trabalhista muito mais transparente, minimizando erros na gestão da folha de pagamento, além de controle mais eficiente dos atrasos, faltas, banco de horas e horas extras.

Ademais, o sistema de ponto também fornece diversos indicadores de desempenho, produtividade, absenteísmo e turnover, que ajudam a empresa a tomar decisões mais estratégicas.

Todos esses fatores são muito relevantes, e portanto, você deve levá-los em consideração quando decidir investir ou não nessa ferramenta.

Além do mais, essa tecnologia oferece uma série de outros benefícios às empresas que a utilizam. Veremos melhor sobre isso no próximo tópico!

Quais os benefícios de ter um sistema de ponto?

Conforme você conferiu até aqui, o sistema de ponto é uma excelente alternativa para otimizar a gestão da jornada de trabalho nas empresas.

Ao automatizar esse processo, é possível eliminar erros que podem culminar em problemas de natureza trabalhista.

Assim, além de garantir que todos os direitos dos colaboradores sejam respeitados, os gestores conseguem realizar um fechamento muito mais eficiente da folha de pagamento.

Mas, não é só isso. Empresas que utilizam um sistema de ponto experimentam uma série de outros benefícios.

Abaixo, listamos algumas dessas principais vantagens. Confira:

Registro de ponto preciso

O sistema de ponto ajuda a garantir que as horas trabalhadas pelos funcionários sejam registradas com precisão, evitando erros e discrepâncias.

Isso costuma ocorrer com frequência nas empresas que utilizam um controle de ponto manual, um método falho, que abre brechas para erros nos cálculos das remunerações mensais.

Ao automatizar o processo, a empresa consegue garantir um registro de ponto eficaz, o que é essencial para a proteção jurídica.

Redução de custos

Além de evitar erros nos cálculos da jornada de trabalho, o sistema de ponto também ajuda a evitar pagamentos em duplicidade, como a remuneração indevida de horas extras.

Desse modo, é possível minimizar custos com horas indevidas. Assim, a empresa consegue direcionar esses recursos em infraestrutura e no seu desenvolvimento, o que é fundamental para o crescimento organizacional.

Aumento da produtividade

Manter a produtividade empresarial em bons níveis é uma das principais dificuldades enfrentadas pelas empresas brasileiras.

Uma pesquisa recente realizada pela Reclaim.ai com cerca de 2.000 profissionais, incluindo gerentes e membros de equipes, indicou que somente 12% deles são 100% produtivos por mais de seis horas no trabalho.

Essa falta de produtividade é péssima para a estabilidade da instituição, que terá todo o seu desempenho coletivo afetado.

O sistema de ponto pode ajudar a sanar esse problema. Com informações precisas sobre a jornada de trabalho dos colaboradores, os gestores podem identificar padrões de produtividade e otimizar a distribuição de tarefas de uma melhor maneira.

Transparência e confiança

Ao automatizar a gestão da jornada de trabalho com o sistema de ponto, a empresa consegue promover uma relação trabalhista muito mais justa.

Isso é possível, pois os colaboradores terão a certeza de que estão sendo, devidamente, valorizados por seus serviços, enquanto a empresa, por sua vez, estará demonstrando o seu compromisso enquanto marca empregadora.

Consequentemente, esse aumento de confiança mútua entre as partes, é sumariamente importante para fortalecer a cultura organizacional e construir um ambiente de trabalho mais harmonioso.

Análise de desempenho

Por fim, a automatização proporcionada pelo sistema de ponto, também ajuda a organização a avaliar o desempenho individual e coletivo dos colaboradores.

Assim, ao ter insights e dados precisos sobre como os funcionários estão performando, fica mais fácil aplicar planos de desenvolvimento de carreira.

Além de encontrar possíveis perfis que possam vir a assumir futuros cargos de liderança, essas métricas são fundamentais para melhorar a cultura de feedback da empresa.

Logo, isso contribui para a melhora do clima organizacional, que por sua vez, ajuda a instituição a reter seus melhores talentos.

Como escolher um sistema de ponto?

Conforme você viu nos itens anteriores, o sistema de ponto é uma ferramenta essencial para uma melhor gestão de pessoas.

Sendo assim, se a sua empresa ainda não conta com essa tecnologia, é recomendável que você faça esse investimento.

Contudo, escolher um sistema de ponto adequado envolve considerar diversos aspectos, para garantir que a ferramenta atenda às necessidades específicas do seu negócio.

Neste sentido, enxergue esse investimento como uma ação estratégica. Avalie quais são as principais demandas ou áreas que precisam ser melhoradas no controle de jornada dos funcionários. Isso pode incluir precisão nos registros, conformidade legal, gestão de horas extras, entre outros.

É importante ter essa avaliação pois existem diversos tipos de sistemas de ponto, sistemas de ponto, como o ponto eletrônico, ponto digital, reconhecimento facial e até mesmo, aplicativos de celular.

Com tantas opções, é fundamental que você escolha aquela que melhor se adapta à sua estrutura organizacional e às necessidades dos seus colaboradores.

Neste sentido, também é recomendável que você liste as funcionalidades essenciais que o sistema de ponto deve ter para atender às suas necessidades, como integração com folha de pagamento, relatórios detalhados, gestão de escalas de trabalho, entre outros.

Entretanto, além das funcionalidades, essa ferramenta também deve ser intuitiva e de fácil usabilidade, tanto para os colaboradores quanto para os gestores, pois isso facilita a utilização por parte de todos os profissionais.

Outra questão se suma importância é em relação à segurança presente no sistema de ponto. É fundamental que a ferramenta seja capaz de proteger os dados dos funcionários, especialmente informações sensíveis como registros de ponto e dados pessoais.

Esse procedimento é necessário para garantir que a Lei Geral da Proteção de Dados (LGPD) não seja violada em nenhuma instância, resguardando a integridade jurídica de ambas as partes.

Por fim, não deixe de buscar por informações a respeito do desenvolvedor do sistema de ponto.

É seguramente importante que você pesquise por avaliações de outros usuários, para ter uma visão mais concreta sobre a ferramenta.

Não deixe de avaliar a qualidade do suporte técnico oferecido pelo fornecedor do sistema, e se possível, faça um teste antes de implantar essa tecnologia.

Desse modo, ao seguir esses cuidados, você terá mais segurança para escolher um sistema de ponto que atenda às necessidades específicas da sua empresa, promovendo uma gestão de pessoas mais eficaz e um monitoramento transparente da jornada de trabalho dos colaboradores.

Qual é o melhor sistema de ponto para sua empresa?

Em suma, após concluir a leitura deste artigo, você conseguiu compreender melhor como o sistema de ponto é um componente fundamental para uma gestão organizacional mais transparente e eficiente.

Além de assegurar que os processos aconteçam de maneira íntegra, essa tecnologia ajuda as empresas a economizarem recursos, que podem ser realocados em ações que tenham como foco, o crescimento institucional.

Ademais, ao escolher a ferramenta certa, você estará reforçando sua marca empregadora, o que é super importante para o fortalecimento.

Mas, agora que você conheceu mais sobre o sistema de ponto, pode estar se perguntando: qual é a melhor tecnologia para sua empresa?

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