Folha de ponto digital: por que utilizá-la na sua empresa?

A folha de ponto digital é uma ferramenta que vem se tornando cada vez mais popular na rotina dos profissionais de Recursos Humanos e Departamento Pessoal.

Essa tecnologia surgiu com o intuito de desburocratizar os processos organizacionais, sobretudo aqueles relacionados à gestão da jornada de trabalho.

Todas essas inovações estão alinhadas às novas tendências do RH 4.0, como é o caso do People Analytics, uma abordagem que utiliza dados e análises para tomadas de decisões mais assertivas.

Neste contexto, não se deve abrir mão da tecnologia, pois ela é uma grande aliada na gestão de pessoas nas empresas.

Sendo assim, a folha de ponto digital se apresenta como um excelente recurso para reduzir custos e otimizar muitas tarefas.

Se você ainda não conhece essa ferramenta, mas deseja aprender mais sobre ela, então, está no lugar certo. Siga a leitura deste artigo e descubra por que você deve considerar utilizá-la na sua empresa!

O que é a folha de ponto digital?

Antes de entendermos melhor sobre todos os benefícios e funcionalidades, é fundamental entender o que é a folha de ponto digital.

Ela, nada mais é do que um modelo automatizado da tradicional folha de ponto, documento no qual são realizados os registros da jornada de trabalho.

Contudo, ao invés de ser um documento físico, essa ferramenta é totalmente digital, controlada por meio de um aplicativo ou software de registro de ponto.

Devido a essa praticidade, a ferramenta possibilita que os gestores e colaboradores acessem as informações instantaneamente, otimizando a maneira como a gestão da jornada de trabalho é realizada.

Além disso, a folha de ponto digital garante ainda mais tranquilidade à rotina de trabalho do RH, pois automatiza os cálculos e evita que ocorram erros nos pagamentos dos colaboradores.

A tecnologia presente nesta ferramenta também fornece uma vasta gama de informações e métricas valiosas, que servem para os gestores terem um melhor controle nos atrasos, faltas, horas extras e muitos outros eventos que compõem a jornada de trabalho.

Todos esses dados e insights proporcionados pela folha de ponto digital auxiliam os profissionais de RH a realizar os processos dentro do que solicita a legislação trabalhista.

Justamente por conta desses fatores, é que essa ferramenta é indicada para empresas de todos os portes, até mesmo, as micro ou pequenas corporações.

Como funciona a folha de ponto digital?

Em relação ao funcionamento da folha de ponto digital, não há grandes segredos.

Basicamente, a ferramenta é integrada a um aplicativo para controle de ponto. Assim, os funcionários podem registrar as suas jornadas de trabalho utilizando apenas um celular, tablet ou notebook.

No entanto, a tecnologia presente na ferramenta, também possibilita que ela seja integrada aos relógios de ponto tradicionais. Graças aos recursos empregados, o próprio sistema preenche a folha de ponto dos colaboradores automaticamente, otimizando todo o processo.

Além disso, a folha de ponto digital também oferece diversos relatórios em tempo real, evitando qualquer tipo de inconsistência nas marcações da jornada de trabalho.

Dessa forma, evita-se trabalhos manuais por parte dos gestores de RH, que podem focar esforços e ações que tenham como foco principal, a gestão de pessoas e a criação de uma cultura organizacional efetiva.

O que a CLT fala sobre a folha de ponto digital?

Agora que você conheceu um pouco melhor o que é a folha de ponto digital e como ela otimiza a rotina do RH, pode ser que tenha algumas dúvidas sobre o assunto.

Se esse foi o caso, pode ter certeza que você não é o único, afinal, as questões que envolvem a jornada de trabalho são complexas.

Uma das principais questões que cercam esta ferramenta, diz respeito à legalidade jurídica dela. Afinal, essa tecnologia é permitida pela lei?

Para entendermos isso, é necessário recorrer ao parágrafo 2 do artigo nº 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). O inciso em questão é responsável por abordar as regras para a gestão da jornada de trabalho nas empresas. São elas:

§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019),

Conforme escrito acima, a legislação trabalhista determina que toda empresa com mais de 20 colaboradores em seu quadro profissional, deve registrar o ponto dos funcionários.

Isso pode ser feito de três formas distintas: manual, mecânica e eletrônica. Sendo assim, a utilização da folha de ponto digital está liberada.

Contudo, é necessário também se atentar às regras definidas pela Portaria 671, que desde o mês de novembro de 2021, é a responsável por abordar as questões relacionadas ao controle de ponto eletrônico.

Além disso, outra situação importante e que merece atenção é o eSocial. O documento exige que o período de apuração da folha de ponto deve ser do dia 1º até o último dia corrente do mês.

Sendo assim, é fundamental não vacilar na gestão do eSocial, pois ele impacta, diretamente, na jornada de trabalho da empresa.

Benefícios de utilizar a folha de ponto digital

Ainda é muito comum algumas empresas negligenciarem a gestão da folha de ponto. Porém, essa prática pode trazer sérias consequências negativas.

O não pagamento de horas extras segue sendo uma das principais causas de processos trabalhistas no Brasil.

Até o mês de abril de 2024, o Tribunal Superior do Trabalho (TST) registrou 5.924 processos referentes à não remuneração das horas excedentes.

Além de falhas na gestão de pessoas, essas situações podem ocorrer devido a erros no controle da folha de ponto manual.

Com a tecnologia presente na folha de ponto digital, esses problemas são evitados, pois os cálculos da folha de pagamento são realizados automaticamente, dispensando a necessidade dos gestores fazerem os cálculos manualmente.

Entretanto, não para por aí, pois a versão automatizada deste documento traz uma série de benefícios, tanto para a empresa quanto para o colaborador. Abaixo, listamos cinco principais deles. Confira:

Moderniza a gestão de pessoas

Se você acompanha o blog aqui da Dixi Ponto, já leu, em outros artigos, sobre a necessidade de ter um RH estratégico.

Afinal, já foi o tempo em que esses profissionais eram responsáveis somente por ter que gerenciar as questões burocráticas existentes na empresa, como é o caso da gestão da jornada de trabalho.

Ao utilizar a folha de ponto digital e automatizar esse processo, os gestores de RH não precisam mais desperdiçar horas e horas fazendo cálculos manuais, pois os lançamentos são feitos instantaneamente, gerando automaticamente a folha de pagamento.

Consequentemente, além de aumentar a eficiência organizacional e garantir que nenhum direito trabalhista seja violado, a automatização da folha de ponto possibilita que o RH foque suas atenções em ações que visem um maior cuidado com as pessoas, que são o bem mais importante da empresa.

Gestão de ponto à distância

Esse é outro benefício essencial proporcionado pela folha de ponto digital, especialmente se considerarmos o cenário atual do mercado de trabalho.

De acordo com uma pesquisa realizada pela Fundação Getúlio Vargas (FGV), 31,9% das empresas brasileiras adotaram o home office no ano de 2023.

Essa modalidade de trabalho ficou cada vez mais popular com a pandemia de Covid-19. Atualmente, mesmo com a crise sanitária estando controlada, ainda assim, ela continua em evidência.

Justamente por conta disso, gerenciar a jornada de trabalho nestes casos é um desafio, que pode ser contornado com a folha de ponto digital.

Com ela, o colaborador pode realizar suas atividades de qualquer hora ou lugar, pois a folha de ponto é preenchida automaticamente com os registros de ponto dos colaboradores.

A tecnologia presente nesta solução também permite o envio de checklists e relatórios de visitas, sendo um recurso completo para a gestão de equipes externas.

Além disso, a folha de ponto digital conta com o recurso da geolocalização, que é fundamental para a empresa saber o local exato em que os colaboradores registraram seus pontos.

Isso é fundamental para garantir mais transparência na relação trabalhista.

Mais autonomia aos colaboradores

Essa vantagem está, diretamente, relacionada à anterior. Por ficar armazenada no próprio celular do colaborador, a folha de ponto digital proporciona muito mais autonomia aos profissionais, que podem acessar as suas informações automaticamente.

Além disso, ao utilizar a tecnologia, a empresa consegue modernizar e inovar a maneira como seus processos são realizados, pois os colaboradores irão aprender a serem mais organizados e responsáveis com a gestão das suas jornadas de trabalho.

Precisão e integridade das informações

Conforme vimos anteriormente, os processos decorrentes do não pagamento de horas extras, seguem dominando a rotina corporativa.

As empresas que realizam seus processos manualmente estão sujeitas a enfrentar essas situações indesejáveis, pois as informações podem ser fraudadas por terceiros.

Com a folha de ponto digital, as instituições evitam que isso ocorra, pois a tecnologia presente na ferramenta impede que os dados e informações sejam adulterados.

Isso é possível, pois muitas dessas ferramentas contam com recursos como biometria e reconhecimento facial, que impedem a adulteração, pois os registros e ponto são realizados com as características únicas de cada colaborador.

Ademais, essa tecnologia também conta com outros recursos como o GPS, que indica a localização exata em que o funcionário alegou estar no momento em que realizava suas atividades, impedindo que as marcações sejam fraudadas.

Análise de dados

Por fim, a análise de dados é outro benefício proporcionado pela folha de ponto digital.

A ferramenta permite a emissão e geração de relatórios completos e detalhados sobre horas trabalhadas, horas extras e outras métricas importantes para uma melhor gestão de pessoas.

Ao ter informações personalizadas, os gestores de RH conseguem analisar e identificar possíveis padrões de comportamento dos colaboradores.

Desse modo, é possível tomar decisões mais estratégicas, que visem proporcionar melhoras e aumentar a eficiência, como um todo.

O colaborador precisa assinar a folha de ponto digital?

Essa é uma dúvida relativamente comum em muitos fóruns de Recursos Humanos e Departamento Pessoal. Afinal, o colaborador precisa assinar a folha de ponto digital?

Aqui, vale a mesma regra da folha de ponto tradicional. Embora a CLT não tenha uma exigência específica sobre a obrigatoriedade da assinatura do documento, é recomendável que ele seja assinado todos os meses.

Ao adotar essa prática, a empresa terá uma forma a mais de certificar que os funcionários estão cumprindo com suas respectivas jornadas de trabalho previstas em contrato.

Portanto, a assinatura da folha de ponto digital é mais uma maneira de trazer segurança e transparência na relação trabalhista, e por isso, é essencial que não seja negligenciada.

Os colaboradores podem acessar a folha de ponto digital?

Além da assinatura, os colaboradores também podem acessar a folha de ponto digital, graças à tecnologia presente na ferramenta.

Isso é possível devido ao fato das informações serem contabilizadas em tempo real, o que facilita e torna viável a verificação do saldo de horas e também, do número de faltas.

Assim, fica mais fácil controlar os eventos da jornada de trabalho, garantindo uma maior efetividade no fechamento da folha de ponto.

Como escolher a melhor folha de ponto digital?

Se você chegou até aqui na leitura, conseguiu compreender melhor como a folha de ponto digital é uma excelente ferramenta para a gestão de pessoas nas empresas.

Todavia, para que essa tecnologia consiga fazer a diferença na rotina organizacional, é fundamental tomar alguns cuidados na hora de escolher a solução ideal para sua empresa.

Primeiramente, é fundamental que você enxergue essa tecnologia como uma ação estratégica. Neste contexto, é fundamental que o recurso seja de fácil usabilidade, tanto para os colaboradores quanto para os gestores.

Além disso, para que a folha de ponto digital consiga cumprir seu papel, é importante que ela possa ser acessada em diferentes dispositivos, como smartphones, tablets ou notebooks, principalmente se a sua empresa contar com equipes remotas.

Ainda neste contexto, a ferramenta também deve oferecer medidas de segurança, para garantir a proteção das informações e dados dos colaboradores. Essa é uma questão fundamental que não pode ser ignorada.

A integração com outras plataformas, como softwares de pagamento ou sistemas de RH, também é um item indispensável para que uma folha de ponto digital seja realmente eficiente.

Por conta disso, é essencial que você faça uma boa pesquisa de mercado, avaliando se a ferramenta possui os recursos necessários à sua empresa e também, se o desenvolvedor dela é bem quisto por outros clientes.

Por fim, lembre-se de não levar em consideração apenas o preço. Por vezes, investir um pouco mais de recursos por uma ferramenta completa e com recursos eficientes, é melhor do que pagar barato e ter dores de cabeça futuramente.

Tendo essas informações em mente, você terá condições de escolher a melhor folha de ponto digital para a sua empresa, e conseguirá aproveitar todas as vantagens que ela oferece.

Conclusão

Em conclusão, após finalizar a leitura deste artigo, você conseguiu conhecer melhor o que é a folha de ponto digital e porque deve investir nessa tecnologia.

Automatizar certas rotinas do RH é fundamental para que esses profissionais possam atuar de forma estratégica, focando em ações que visem uma gestão de pessoas mais eficiente.

Neste contexto, a folha de digital se apresenta como uma ótima alternativa para o gerenciamento da jornada de trabalho, proporcionando mais segurança e transparência na relação trabalhista.

Ademais, a versão automatizada da folha de ponto oferece vários benefícios às empresas, como registros precisos, relatórios instantâneos e acesso às informações em tempo real.

Por todos os motivos que apresentamos aqui, essa ferramenta é a opção ideal para o controle de ponto nas empresas que desejam ser referências em seus segmentos, estando em conformidade com as determinações da CLT.

Portanto, independentemente de qual seja o tamanho da sua empresa, a folha de ponto digital é a melhor alternativa para modernizar e automatizar a rotina do seu RH.

Por fim, se você deseja se abraçar à tecnologia e revolucionar o seu RH, te convidamos a conhecer o Registrei, o controle de ponto online da Dixi Ponto!

O Registrei é um aplicativo para smartphone ou tablet, que leva o registro de ponto nos locais em que o colaborador estiver realizando suas atividades.

A segurança nas marcações do Registrei fica por conta da geolocalização do próprio aparelho e do envio de uma foto do colaborador, que é tirada no momento em que a marcação é realizada.

Além disso, tanto os gestores quanto os colaboradores podem acessar a folha de ponto digital em tempo real, com poucos cliques, dentro do próprio aplicativo, de forma prática e segura!

Não perca mais tempo. Venha fazer parte do time que está há mais de uma década revolucionando a forma como o controle de ponto é realizado.

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