5 benefícios do sistema de ponto para pequenas empresas

O sistema de ponto é uma excelente maneira de gerenciar a jornada de trabalho, inclusive, nas pequenas empresas.

Além de auxiliar na correta gestão da folha de pagamento e garantir que todos os direitos trabalhistas sejam cumpridos, esta ferramenta ajuda a manter a saúde financeira dessas instituições.

Apesar disso, é relativamente comum muitas pessoas pensarem que esse procedimento é necessário apenas para grandes empresas, que tenham mais de 20 colaboradores em seu quadro profissional, conforme determina a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

Contudo, os gestores de RH e líderes empresariais que negligenciam a utilização dessa ferramenta, podem estar cometendo um grande equívoco.

Ao fazer isso, estas instituições estão desperdiçando grandes oportunidades de melhorar seus processos organizacionais e proporcionar melhorias na maneira como a gestão de pessoas é conduzida.

Por esses e outros motivos, a gestão da jornada de trabalho não pode ser ignorada, independentemente de qual seja o porte ou segmento da sua empresa.

Para te ajudar a entender melhor como um sistema de ponto pode auxiliar as pequenas empresas, nós preparamos este artigo completo, com algumas vantagens e tudo o que você precisa saber sobre essa ferramenta. Siga a leitura e confira!

O que é um sistema de ponto?

Antes de entendermos melhor sobre as vantagens que esse equipamento oferece às pequenas empresas, é importante entender o que é um sistema de ponto.

Esse equipamento, nada mais é, do que uma forma das empresas monitorarem a carga horária trabalhadas pelos colaboradores.

Por meio dele, é possível gerenciar muitos eventos da jornada de trabalho, como os horários de entradas, saídas, intervalos, horas extras e eventuais adicionais ou bonificações as quais os funcionários tenham direito.

Diferentemente do que algumas pessoas podem pensar, o sistema de ponto não foi uma tecnologia que surgiu há pouco.

A sua história remonta à época da Revolução Industrial, entre os anos de 1930 e 1940.

Naquele período, a ferramenta recebeu este nome pois as indústrias selecionavam um profissional para fazer a verificação do relógio de ponto, enquanto os demais colaboradores, eram incumbidos de cuidar da mão de obra do local.

Conforme os anos foram passando, ao passo que novas tecnologias foram surgindo, o sistema de ponto foi sendo aperfeiçoado.

Neste contexto, estão o livro de ponto, o controle de ponto mecânico, o controle de ponto eletrônico e o controle de ponto online.

Esses equipamentos utilizam diferentes recursos, como cartões magnéticos, biometria e reconhecimento facial.

Sendo assim, todos esses recursos ajudam a tornar o sistema de ponto uma ótima alternativa para que as pequenas empresas cumpram com suas obrigações trabalhistas.

Além disso, o sistema de ponto é uma ótima forma da empresa fazer uma gestão mais eficiente e estratégica do setor de Recursos Humanos, possibilitando que esses profissionais atuem de maneira mais assertiva

É necessário ter um sistema de ponto em pequenas empresas?

Agora que você conseguiu compreender melhor o que é o sistema de ponto, é necessário conferir o que a legislação trabalhista fala sobre ele.

Conforme citamos anteriormente, a CLT determina a obrigatoriedade do controle da jornada de trabalho apenas para empresas com mais de 20 funcionários. Essa recomendação é prevista no parágrafo 2 do artigo nº 74:

Art. 74 § 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019).

Embora a legislação trabalhista isente as pequenas empresas dessa obrigatoriedade, não há nenhum impedimento para essas instituições utilizarem essa ferramenta, conforme veremos adiante.

Ainda sobre o sistema de ponto, o artigo nº 74 da CLT permite que ele seja feito de três maneiras distintas: manual, mecânica ou eletrônica.

Em outro texto aqui em nosso blog, nós falamos melhor sobre todas as possibilidades, que são amparadas pela Portaria 671.

Essa legislação entrou em vigor no mês de novembro de 2021, e desde então passou a ser conhecida como “Legislação do Ponto Eletrônico”.

A normativa concebida pelo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) passou a estabelecer novas regras para o controle de ponto nas empresas.

Assim, a Portaria 671 estabeleceu três categorias de registradores de ponto eletrônico. São elas:

Registrador Eletrônico de Ponto Convencional (REP-C);
Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo (REP-A);
Registrador Eletrônico de Ponto via Programa (REP-P).

Com a criação da Portaria 671, as antigas Portarias 1510 e 373, que antes de novembro de 2021, eram as responsáveis por ditar as regras para a utilização do sistema de ponto, acabaram sendo extintas.

Ademais, a Portaria 671 também modificou outras situações que impactam a jornada de trabalho, o que inclui o controle de ponto nas pequenas empresas.

Como saber se minha empresa precisa de um sistema de ponto?

Conforme citamos no tópico acima, a CLT é bastante clara quanto às regras para controle da jornada de trabalho.

Embora essa determinação seja válida apenas para empresas com mais de 20 funcionários, o sistema de ponto pode ser um excelente aliado da gestão empresarial das pequenas empresas.

Neste contexto, não é nenhum exagero dizer que a ferramenta pode ser utilizada por qualquer empresa que tenha mais do que um colaborador em quadro profissional. É fácil de entender o porquê disto.

Vamos citar um exemplo simples. A sua empresa tem apenas cinco funcionários e uma jornada de trabalho habitual, com um expediente de 8 horas.

Porém, em várias ocasiões ao longo do ano, é necessário a realização de horas extras, para suprir determinadas demandas.

Ao realizar essas horas excepcionais, a sua empresa começou a sentir dificuldades para calcular a folha de pagamento dos colaboradores, que passaram a questionar se os valores recebidos estavam corretos.

Este cenário indica um sério problema, e é um forte indício de que a instituição necessita dar uma melhor atenção à gestão de pessoas.

Ao adotar um sistema de ponto, a empresa evita esse tipo de mal-estar, e proporciona uma maior transparência na condução dos processos.

Além disso, a ferramenta também possibilita um melhor aproveitamento dos recursos financeiros, evitando custos desnecessários com eventuais pagamentos incorretos de salários, que podem culminar nos tão temidos processos trabalhistas.

Vantagens de utilizar um sistema de ponto em pequenas empresas

Como você percebeu ao longo da leitura, o sistema de ponto se apresenta como uma ótima ferramenta para a gestão de pessoas em pequenas empresas.

Aqui, vale uma ponderação: é muito comum algumas dessas instituições não contarem com um setor especializado de Recursos Humanos para gerenciar a jornada de trabalho.

Nestes casos, acaba ficando a cargo do próprio dono da empresa a administração das questões financeiras e contábeis, o que, naturalmente, inclui o fechamento da folha de pagamento dos funcionários.

Com tantas atribuições para resolver, os responsáveis podem acabar cometendo erros nos cálculos das remunerações dos funcionários, fazendo com que a empresa tenha que arcar com custos desnecessários.

Ao automatizar este processo, esses erros são eliminados, e o gestor consegue garantir uma folha de pagamento muito mais eficiente.

Mas, não para por aí. Pequenas empresas que utilizam um sistema de ponto experimentam uma série de outros benefícios.

Abaixo, listamos 5 principais deles. Confira:

Otimização do tempo

A otimização do tempo gasto para controlar a folha de pagamento dos colaboradores é um dos principais benefícios proporcionados pelo sistema de ponto.

Como a CLT não exige a obrigatoriedade do controle de ponto para as empresas com menos de 20 funcionários, muitos gestores acabam gerenciando a jornada de trabalho utilizando métodos manuais, como planilhas no excel ou por meio do livro de ponto.

Porém, como vimos anteriormente, esses métodos não são confiáveis, e abrem brechas para erros nos cálculos da folha de pagamento.

Se isso ocorrer, os responsáveis por gerir a jornada de trabalho, terão que perder um tempo valioso recalculando as horas trabalhadas.

Independentemente se a empresa tiver dois ou quinze funcionários, ninguém precisa ter que lidar com a burocracia decorrente de um retrabalho.

Com o sistema de ponto, elimina-se esses erros, otimizando as atividades e proporcionando que esse tempo seja investido em ações mais estratégicas.

Redução de custos

Você, provavelmente, já ouviu aquela famosa frase “tempo é dinheiro”. Essa analogia que utilizamos nas situações cotidianas vem da gestão empresarial.

Recentemente, um termo em inglês vem ganhando cada vez mais espaço na rotina corporativa: bootstrapping.

Essa expressão significa começar um negócio a partir de recursos limitados, sem o apoio de investidores.

Isso quer dizer, que para iniciar as atividades da empresa, o empreendedor utiliza recursos próprios, sem investimentos externos.

Justamente por conta dessa particularidade, não se pode dar sopa para o azar, principalmente em questões tão importantes, como é o caso do controle da jornada de trabalho.

Ao utilizar um sistema de ponto, a empresa consegue evitar a ausência de pagamentos ou pagamentos em duplicidade.

Desse modo, é possível investir esses recursos em equipamentos e mão de obra qualificada, que são fundamentais para o crescimento organizacional.

Fortalecimento da cultura organizacional

O crescimento organizacional está, diretamente, interligado à cultura organizacional da empresa, independentemente de qual seja o seu porte.

Nós já falamos melhor em outro texto, sobre como uma boa cultura organizacional é importante para melhor satisfazer colaboradores, clientes e fornecedores, além de otimizar e tornar os processos internos mais ágeis e eficientes.

Se a sua empresa ainda não tem uma cultura organizacional fortalecida, uma boa maneira de construí-la é por meio de um sistema de ponto.

Ao automatizar o gerenciamento da jornada de trabalho, a empresa consegue garantir muito mais transparência na gestão de pessoas.

Consequentemente, essa maior confiança na relação trabalhista é um componente chave para a criação e manutenção de um ambiente organizacional harmonioso, o que contribui diretamente para a atração e retenção de talentos.

Aumento da produtividade

Manter a produtividade empresarial em bons níveis é um dos grandes desafios enfrentados por qualquer instituição.

Muitas empresas acabam sofrendo com fenômenos como o quiet quitting, um conceito que incentiva os profissionais a limitarem ao máximo suas tarefas e atribuições, realizando apenas as atividades que são descritas em seu contrato de trabalho.

Nestes casos, os funcionários não fazem grandes esforços para concluir as tarefas. Essa desmotivação é péssima para a manutenção da produtividade em bons níveis, e afeta diretamente o desempenho coletivo da empresa.

Uma forma de melhorar essa situação é por meio do sistema de ponto. Ao ter registros precisos da quantidade de horas trabalhadas pelos funcionários, os gestores podem analisar melhor o desempenho de todos.

Ao identificar possíveis padrões de comportamento, fica muito mais fácil tomar decisões que visem a aplicação de melhorias nos processos organizacionais, o que é essencial para o aumento da produtividade.

Gerenciamento de benefícios

Por fim, outro benefício proporcionado pelo sistema de ponto diz respeito ao gerenciamento dos benefícios trabalhistas.

Mesmo que a empresa seja de pequeno porte, ainda assim, caso os funcionários sejam contratados na modalidade CLT, eles terão direito a uma série de benefícios obrigatórios, como 13º salário, férias remuneradas, Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), contribuição ao INSS, licença-maternidade e vale-transporte.

Soma-se a eles outros benefícios corporativos que algumas empresas concedem, como vale-refeição, bonificações ou outras premiações atreladas à frequência dos colaboradores.

Ao automatizar o controle da jornada de trabalho, a empresa consegue ser justa, garantindo que todos os direitos e bonificações trabalhistas sejam devidamente concedidos, sem distinção.

Esses e outros benefícios proporcionados pelo sistema de ponto possibilitam que as empresas melhorem sua eficiência operacional, garantam a conformidade legal e promovam um ambiente de trabalho mais justo e produtivo.

Como escolher o melhor sistema de ponto para pequenas empresas?

Se você chegou até aqui na leitura, conseguiu compreender como o sistema de ponto pode proporcionar diversas vantagens às pequenas empresas, possibilitando uma melhor gestão de pessoas e alocação de recursos, que contribuem para o crescimento organizacional.

Contudo, se você se interessou em investir nesta ferramenta, é fundamental tomar alguns cuidados na hora de escolher o sistema ideal para sua empresa.

É necessário levar alguns fatores em consideração, para garantir que o sistema de ponto escolhido consiga cumprir com maestria o seu papel.

Como vimos anteriormente, o artigo nº 74 da CLT permite que o controle de ponto seja feito de três maneiras: manual, mecânica e eletrônica, possibilidades que também são amparadas pela Portaria 671.

Ter essa informação em mente é o primeiro passo para selecionar o melhor sistema de ponto para uma pequena empresa, pois é necessário que você conheça quais são as reais necessidades da instituição.

Dependendo da realidade da sua organização, uma ferramenta pode funcionar melhor do que a outra, contudo, em via de regra, os sistemas eletrônicos, como os relógios de ponto, podem ser a melhor opção, pois o equipamento oferece mais segurança na condução dos processos.

Já existem, no mercado, relógios de ponto equipados com biometria, senhas e até mesmo reconhecimento facial, dificultando que as informações e dados da jornada de trabalho sejam adulterados.

Apesar disso, os relógios de ponto demandam um maior investimento, o que pode ser um problema para empresas que não contam com um grande capital financeiro.

É importante definir um orçamento antes de investir os recursos na aquisição de um sistema de ponto.

Por isso, uma outra excelente alternativa é o controle de ponto digital, equipamento mais moderno existente no mercado de gestão da jornada de trabalho.

A ferramenta automatiza e digitaliza os dados, que são enviados de forma automática para um ambiente em nuvem.

Desse modo, a empresa não precisa ter um equipamento externo para que os colaboradores registrem seus pontos, pois isso pode ser feito com poucos cliques, em um celular, tablet ou notebook.

Além de tornar mais dinâmica a gestão de pessoas, o controle de ponto digital proporciona uma maior segurança no gerenciamento das informações.

Esse sistema de ponto também permite que a gestão da jornada de trabalho possa ser feita a qualquer hora ou lugar, o que é fundamental para empresas que adotam a modalidade home office ou que tenham trabalhadores externos.

Contudo, independentemente de qual ferramenta você escolha (manual, mecânica ou eletrônica), é importante tomar alguns outros cuidados.

Não deixe de pesquisar as opções disponíveis no mercado, avaliando suas principais características e funcionalidades, que devem ser intuitivas e de fácil usabilidade, tanto para gestores quanto para os colaboradores.

A facilidade de uso é fundamental para simplificar o processo do registro de horas e controle de frequência. Todavia, não são apenas esses fatores que fazem um sistema de ponto realmente eficiente para pequenas empresas.

Também é importante verificar se o sistema contratado está em conformidade com as regulamentações trabalhistas, inclusive no que diz respeito às obrigatoriedades da folha de pagamento.

Portanto, busque feedbacks com outras empresas e avalie como a fabricante desenvolvedora do sistema de ponto é citada na internet. Isso ajudará a analisar todas as vantagens e desvantagens que cada ferramenta oferece.

Por fim, ao seguir essas dicas e considerar todas as necessidades individuais da sua empresa, você conseguirá escolher o melhor sistema de ponto para melhorar a eficiência operacional da sua instituição.

Conclusão

Em conclusão, após finalizar a leitura deste artigo, você conseguiu entender melhor todas as vantagens e diferenciais que um sistema de ponto oferece para as pequenas empresas.

Além de garantir que todos os processos ocorram de forma íntegra e transparente, essa ferramenta auxilia as instituições a economizarem tempo e recursos, que podem ser investidos em ações efetivas que visem uma melhor gestão de pessoas.

Em suma, ao escolher o sistema de ponto ideal, você estará valorizando a sua marca empregadora, o que é fundamental para o crescimento organizacional como um todo.

Ao seguir as dicas que listamos neste artigo, você terá condições de escolher a ferramenta ideal para as necessidades da sua empresa.

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Todas as nossas soluções são homologadas pela CLT e pela Portaria 671, sendo excelentes opções para qualquer tipo de negócio.

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