Como o ponto eletrônico pelo celular otimiza a gestão do RH?

O ponto eletrônico pelo celular é uma ferramenta que vem se popularizando nos últimos anos, sobretudo, pelas diversas facilidades que ela proporciona.

Além de otimizar a maneira como o controle da jornada de trabalho é realizado, essa tecnologia dinamiza a rotina organizacional, e garante que não ocorram falhas na gestão de pessoas.

Tradicionalmente, gerir a frequência dos colaboradores nunca foi uma tarefa tão fácil. Isso ficou evidente recentemente, principalmente após a pandemia de Covid-19.

Na ocasião, modalidades como o trabalho híbrido e remoto se tornaram tendência, o que obrigou as empresas a encontrarem alternativas para garantir que os processos continuassem sendo feitos corretamente, em conformidade com as leis trabalhistas.

Além disso, a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), determina a obrigatoriedade do controle de ponto para empresas com mais de 20 colaboradores, mesmo nas empresas que trabalham à distância.

Sendo assim, a utilização da tecnologia, como é o caso do ponto eletrônico pelo celular, passou a ser inevitável.

Ao garantir um registro de ponto mais seguro e preciso, essa ferramenta proporciona uma série de benefícios às empresas que a utilizam.

Quer saber quais são eles? Então, siga a leitura do artigo e descubra como a tecnologia digital otimiza a gestão do RH nas empresas!

O que é o ponto eletrônico pelo celular?

Primeiramente, antes de conhecermos melhor sobre as funcionalidades e vantagens dessa ferramenta, é importante entender o que é o ponto eletrônico pelo celular.

Basicamente, não há muito segredo. Ele é uma tecnologia que possibilita que os colaboradores marquem seus horários de trabalho utilizando apenas dispositivos móveis, como smartphones, tablets ou notebooks.

Desse modo, os funcionários usam um aplicativo ou software específico para os registros de entradas, saídas, intervalos, pausas e outros eventos da jornada de trabalho.

Graças a essa praticidade, as empresas não precisam utilizar os métodos tradicionais para controle, como os cartões de ponto físicos ou relógios de ponto.

O ponto eletrônico pelo celular oferece recursos importantes, como a geolocalização, que auxilia a empresa a conferir se os colaboradores estão no ambiente de trabalho no momento da marcação.

Além disso, o dispositivo oferece outras medidas de segurança, que ajudam a impedir erros e fraudes na gestão da jornada de trabalho.

Sendo assim, essa tecnologia garante mais precisão em rotinas, como gerenciamento das férias, folgas e banco de horas, simplificando a gestão de ponto, tanto para as empresas quanto para os colaboradores.

Como funciona o ponto eletrônico pelo celular?

O funcionamento do ponto eletrônico pelo celular ocorre de forma bastante simples, por meio de um sistema em nuvem.

Graças a essa tecnologia, o dispositivo não precisa estar conectado a nenhum cabo para poder funcionar. É preciso apenas que o sistema esteja configurado com as informações e dados da empresa.

Assim, cada vez que os colaboradores registrarem os seus pontos, os seus dados e informações são, automaticamente, armazenados neste servidor em nuvem.

Toda essa praticidade proporcionada pelo ponto eletrônico pelo celular permite que as informações da jornada de trabalho sejam acessadas em tempo real, a qualquer momento.

Isso é fundamental para corrigir eventuais batidas erradas de ponto ou corrigir outras falhas, garantindo ainda mais transparência na gestão de pessoas.

O que a CLT diz sobre o ponto eletrônico pelo celular?

Quando falamos sobre o ponto eletrônico pelo celular, uma dúvida muito comum pode surgir: afinal, essa tecnologia é permitida pela lei?

Anteriormente, nós dissemos que a CLT determina a obrigatoriedade do registro de ponto para toda empresa que tenha mais de 20 funcionários, conforme prevê o segundo parágrafo do artigo nº 74:

Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019).

§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019).

Conforme o presente inciso cita, o registro de ponto pode ser feito de três formas distintas: manual, mecânico ou eletrônico.

Todas essas possibilidades são reiteradas pela Portaria 671, a legislação responsável por reger as regras referentes à utilização do ponto eletrônico.

Publicada em novembro de 2021 pelo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), a legislação foi responsável por alterar pontos importantes relacionados à Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS).

Contudo, a principal atualização trazida pela Portaria 671 foi a nova classificação dos pontos eletrônicos, que agora, são divididos em três categorias:

Registrador Eletrônico de Ponto Convencional (REP-C);
Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo (REP-A);
Registrador Eletrônico de Ponto por Programa (REP-P).

É justamente essa última categoria que torna legal a utilização do ponto eletrônico pelo celular.

Todavia, para que isso seja possível, é necessário que o dispositivo cumpra alguns requisitos, como ser apto a emitir documentos de natureza trabalhista e fiscal, não permitir a marcação automática de ponto e emitir o comprovante de ponto de forma impressa ou digital.

Além disso, as tecnologias REP-P, como é o caso do ponto eletrônico pelo celular, não precisam ser autorizadas por meio de Convenção Coletiva de Trabalho (CCT) ou Acordo Coletivo de Trabalho (ACT).

Sendo assim, as empresas que optam por utilizá-la conseguem desfrutar de todas as vantagens e benefícios que a ferramenta oferece, como veremos adiante.

Porque utilizar o ponto eletrônico pelo celular?

A praticidade de registrar a jornada de trabalho de qualquer hora ou lugar, utilizando apenas o próprio smartphone, é uma das principais vantagens de utilizar o ponto eletrônico pelo celular.

Entretanto, existem uma série de outras razões para você considerar investir nessa ferramenta em sua jornada de trabalho.

Abaixo, nós listamos 4 vantagens que esse recurso oferece. Confira:

Custo benefício

O ponto eletrônico digital, feito pelo celular, ajuda a empresa a economizar custos relacionados à implantação e manutenção de outros equipamentos, como é o caso do relógio de ponto.

Embora seja uma das principais tecnologias para gestão de pessoas nas empresas, esse equipamento costuma ter custos um pouco mais elevados de aquisição.

Isso pode ser uma desvantagem para empresas menores, ou que tenham menos capital para investir nessas ferramentas.

Ao optar por controlar a jornada utilizando apenas o celular, a instituição não precisará mais ter um único equipamento para essa finalidade, pois o ponto digital funciona em diferentes dispositivos móveis.

Além disso, como os cálculos são feitos automaticamente, o ponto eletrônico pelo celular também ajuda a empresa a reduzir custos relacionados ao pagamento indevido de horas extras.

Assim, é possível direcionar esses recursos em outras ações mais estratégicas, que visem uma melhor gestão de pessoas e, consequentemente, o crescimento organizacional.

Precisão e segurança

Em outro texto aqui em nosso blog, citamos quais são as maiores causas dos processos trabalhistas nas empresas brasileiras.

Fatores como horas extras, não pagamento de adicionais de insalubridade e verbas rescisórias, seguem sendo alguns principais motivos que fazem as companhias do país, terem que enfrentar longas batalhas na justiça do trabalho.

Muitas dessas situações ocorrem por falhas na gestão da jornada de trabalho, o que, naturalmente, inclui o controle de ponto.

Com o ponto eletrônico pelo celular, as empresas conseguem reduzir significativamente erros e fraudes no gerenciamento, pois as marcações são feitas de forma automática e armazenadas em um seguro banco de dados.

Além do mais, esses sistemas contam com muitas medidas de segurança, como autenticação em suas etapas, como é o caso do Registrei.

Ao registrar o ponto utilizando o celular, o aplicativo utiliza a geolocalização do próprio dispositivo e o envio de uma foto do colaborador.

Assim, é possível garantir a integridade dos dados e impedir que eles sejam adulterados por pessoas indevidas.

Integração com outros sistemas

Outra virtude que o ponto eletrônico pelo celular oferece é a possibilidade de integração com outros sistemas de RH ou folha de pagamento.

Ainda é muito comum os gestores utilizarem diversos softwares de gestão para realizar as suas tarefas diárias.

Ao integrar e centralizar as informações em um único sistema, muitos processos são simplificados.

Assim, essa é outra maneira de tornar ainda mais fácil a gestão dos cálculos da folha de pagamento, como férias, horas trabalhadas, horas extras, entre muitas outras situações que compõem a jornada de trabalho.

Métricas e indicadores de desempenho

Por fim, outro grande diferencial do ponto eletrônico pelo celular é a vasta gama de métricas e indicadores de desempenho e frequência que essa ferramenta oferece.

Ao ter acesso em tempo real a esses relatórios, os gestores de RH conseguem mensurar índices que são essenciais para uma melhor gestão de pessoas.

Com isso, fica muito mais fácil gerenciar métricas de absenteísmo e turnover, que costumam prejudicar a produtividade e o clima organizacional da empresa.

Assim, tendo essas informações diariamente e de forma instantânea, é possível elaborar um plano de ação que foque em melhorias na condução dos processos.

Logo, além de contribuir para a construção de uma cultura organizacional mais eficaz, a empresa conseguirá atrair e reter os melhores talentos, o que é fundamental para o fortalecimento da marca empregadora.

Essas são apenas algumas das razões para você considerar utilizar o ponto eletrônico pelo celular, pois ele oferece muito mais conveniência, eficiência, precisão e segurança, tanto para as empresas quanto para os colaboradores.

Além disso, essa ferramenta é capaz de otimizar e fortalecer a gestão do RH, como um todo. Vamos entender melhor essa questão no próximo tópico!

Como o ponto eletrônico pelo celular otimiza as rotinas do RH?

Como você observou no tópico anterior, o ponto eletrônico pelo celular oferece diversos benefícios às empresas que o utilizam.

Para além dessas vantagens institucionais, essa ferramenta também auxilia a otimizar as rotinas dos profissionais de RH.

Um estudo realizado pela Sage Brasil e América Latina, indicou que os micro e pequenos empresários brasileiros gastam, em média, 135 dias por ano de trabalho com tarefas administrativas.

Em números gerais, 6,5% do tempo total trabalhado pelos profissionais dessas empresas, são destinados a demandas operacionais. Toda essa perda de produtividade alcança R$ 79,5 bilhões por ano.

A pesquisa em questão aponta que o principal serviço administrativo das pequenas empresas é a contabilidade (21%), seguido pela emissão de faturas (15%) e tarefas ocupacionais, como recrutamento e Recursos Humanos (12%).

Esse panorama já é um pequeno indicativo de como é extremamente necessário otimizar as rotinas dos profissionais de RH, como é o caso da gestão da jornada de trabalho.

Para isso, o ponto eletrônico pelo celular pode ser uma ótima alternativa. Com ele, os gestores de RH não precisam mais ter que lidar com pilhas de documentos ou planilhas eletrônicas para gerenciar a jornada de trabalho, pois todas as informações ficam armazenadas dentro do próprio sistema, estando acessível a todo tempo.

Essas informações instantâneas também auxiliam na gestão simplificada de escalas e horários flexíveis.

Pelo fato do ponto eletrônico pelo celular permitir que os colaboradores registrem suas marcações de qualquer hora ou local, fica mais fácil para os gestores gerenciarem as escalas de trabalho.

Isso é um diferencial importante para empresas que operam com diferentes modelos de escalas.

Assim, o RH consegue acompanhar de forma mais simplificada os horários de trabalho de cada colaborador, garantindo o cumprimento de todas as obrigações trabalhistas por parte da empresa.

Essa praticidade é essencial para garantir uma maior transparência na gestão de pessoas, fortalecendo a relação entre as partes e contribuindo para a construção de um ambiente mais harmonioso.

Por fim, e não menos importante, a praticidade e agilidade possibilitadas pelo ponto eletrônico pelo celular, ajudam os gestores de RH a realizarem o fechamento de ponto de forma muito mais ágil.

Ainda é comum alguns profissionais desperdiçarem muitos dias para cumprir essa tarefa. Ao automatizar o processo, é possível fechar o ponto em poucos cliques.

Assim, os gestores conseguem eliminar burocracias desnecessárias, podendo investir esse tempo em ações que visem uma melhor gestão de pessoas.

Como escolher o melhor ponto eletrônico pelo celular?

Se você chegou até aqui na leitura, conseguiu compreender melhor como o ponto eletrônico pelo celular é uma excelente ferramenta para gerenciar a jornada de trabalho nas empresas.

Contudo, é necessário que você tome alguns cuidados, caso deseje investir nessa ferramenta para a gestão de pessoas.

Primeiramente, é importante que você considere esse investimento como uma ação estratégica, que visa contribuir com o crescimento organizacional.

Desse modo, não deixe de avaliar quais são as necessidades reais da sua empresa. Ela está com dificuldades em gerenciar horas extras? Férias? Desempenho dos funcionários?

Ao fazer esse mapeamento, ficará muito mais fácil escolher a ferramenta ideal para o seu negócio.

Neste contexto, busque por um ponto eletrônico pelo celular que tenha recursos avançados de relatórios e análises. Esses insights são essenciais para que o RH atue de forma mais estratégica em seu trabalho.

Ademais, não basta apenas a ferramenta ter esses recursos avançados. Também é importante que ela seja de fácil usabilidade, tanto pelo lado dos gestores quanto por parte dos colaboradores.

Por isso, busque por um sistema que seja intuitivo e responsivo, pois isso irá garantir que a sua utilização ocorra de forma mais natural.

Além de todos esses cuidados, também é recomendável que você busque referências positivas do desenvolvedor do sistema.

Avalie itens como a qualidade do suporte, funcionalidades e se a empresa atualiza constantemente a ferramenta. Lembre-se de não considerar apenas o preço, pois às vezes, o barato acaba saindo caro.

Por fim, é fundamental que o ponto eletrônico pelo celular ofereça medidas de segurança, que protejam as informações e dados sensíveis dos colaboradores, principalmente no que diz respeito às determinações impostas pela Lei Geral da Proteção de Dados (LGPD).

Essa segurança é essencial para garantir que a ferramenta consiga, de fato, cumprir com o seu papel. Por isso, não negligencie a proteção das informações.

Ao seguir esses cuidados, você terá condições de escolher o melhor ponto eletrônico pelo celular para a sua empresa, permitindo que ela tenha uma boa ferramenta para o crescimento organizacional e possibilitando que o seu departamento de RH seja otimizado e se revolucione estrategicamente.

Conclusão

Em suma, ao concluir a leitura deste artigo, você pôde conhecer melhor o que é o ponto eletrônico pelo celular e como essa ferramenta é capaz de modernizar as rotinas do RH.

Otimizar os processos organizacionais e automatizar tarefas é uma necessidade contemporânea, e isso também passa pela gestão da jornada de trabalho.

Logo, o ponto digital ajuda a trazer mais praticidade e agilidade na rotina tanto dos gestores de RH, que tem, ao seu dispor, informações instantâneas, impedindo erros de gestão e facilitando a tomada de decisões estratégicas; quanto dos colaboradores, que podem marcar seus pontos a qualquer hora ou lugar, e conseguem ter muito mais transparência na relação trabalhista.

Além disso, o ponto eletrônico pelo celular é o que há de mais moderno em tecnologia para gestão da jornada de trabalho.

Ao utilizá-la, a empresa se mantém atualizada às novas tendências do mercado, e reforça sua imagem enquanto marca empregadora.

Ademais, a tecnologia é fundamental para otimizar a rotina do RH e permitir que esses profissionais atuem de forma estratégica na gestão de pessoas da empresa.

Portanto, não deixe de otimizar seus processos e modernizar a jornada de trabalho da sua empresa. E, se você não sabe por onde começar, a Dixi Ponto pode te ajudar!

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Com o Registrei, os colaboradores podem registrar a sua jornada de trabalho em poucos cliques, até mesmo, de forma offline, caso não tenha internet disponível no momento do registro.

Os dados ficam armazenados em nuvem e são enviados automaticamente para o sistema, quando a conexão for restabelecida, garantindo toda a segurança necessária no processo.

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