5 razões para ter um controle de ponto na academia

O controle de ponto é uma ferramenta essencial para a gestão de qualquer estabelecimento, e não seria diferente nas academias.

Diferentemente da maioria das demais empresas, esses locais possuem características próprias, que implicam na forma como a rotina das atividades são realizadas.

Os professores e demais profissionais que trabalham nestes ambientes precisam lidar com diferentes tipos de turnos, escalas e cargas horárias. Neste sentido, gerenciar a jornada de trabalho acaba não sendo uma tarefa simples.

Contudo, essa gestão precisa ser realizada de forma eficiente, de modo a garantir a proteção jurídica das academias, pois a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), determina que todo estabelecimento que tenha mais de 20 colaboradores, precisa ter um sistema de registro de ponto.

Além disso, essa ferramenta também é essencial para assegurar o cumprimento da legislação trabalhista, principalmente no que diz respeito ao pagamento de horas extras, férias, folgas e os demais direitos que compõem a jornada de trabalho.

Mas, não é só isso. Existem uma série de outras razões para utilizar o controle de ponto na academia. Quer saber quais são elas?

Então, siga a leitura deste artigo e descubra conosco, como essa ferramenta pode melhorar a gestão desses estabelecimentos!

O que é controle de ponto?

Antes de entendermos melhor sobre os diferenciais que essa ferramenta oferece, é sempre importante conhecer o que é o controle de ponto, principalmente se você não é tão familiarizado com o assunto.

De forma simples, ela é uma maneira das instituições, empresas e academias gerenciarem a jornada de trabalho dos colaboradores.

Assim, os profissionais registram diariamente todos os seus horários de entrada, saída, pausas, intervalos e demais eventos que compõem a rotina de trabalho.

Desse modo, a ferramenta consegue controlar, com exatidão, todas as horas trabalhadas pelos funcionários, permitindo que o estabelecimento contabilize se os profissionais estão cumprindo com o que havia sido acordado no vínculo empregatício.

Ademais, além de assegurar que a instituição cumpra com todas as leis trabalhistas vigentes, o controle de ponto também permite uma melhor administração da folha de pagamento dos funcionários.

Com isso, as empresas conseguem evitar erros de gestão, que podem culminar nos tão temidos processos trabalhistas.

Se tratando de academias, além do controle de ponto possibilitar uma melhor organização nas escalas de trabalho, ele também permite uma gestão de tempo mais eficiente, mantendo a produtividade em bons níveis, além de assegurar que os processos sejam realizados de forma íntegra e transparente.

O que diz a CLT sobre o controle de ponto na academia?

Quando falamos sobre qualquer assunto relacionado à jornada de trabalho, não podemos deixar de consultar a lei trabalhista.

Neste sentido, é fundamental entendermos quais são as recomendações da CLT sobre o controle de ponto na academia.

No início deste artigo, nós dissemos que a CLT determina a obrigatoriedade do registro de ponto para toda empresa ou estabelecimento que tenha mais de 20 funcionários em seu quadro profissional.

Essa regra está descrita no segundo parágrafo do artigo nº 74 da legislação trabalhista:

“Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019);

§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)”.

O presente inciso da lei trabalhista não faz qualquer distinção sobre a área de atuação das empresas. Ou seja, se a academia tiver mais do que 20 colaboradores, a marcação de ponto passa a se tornar obrigatória.

Para isso, o controle de ponto na academia pode ser realizado de três jeitos distintos: manual, mecânico ou eletrônico.

Todas essas possibilidades são amparadas pela Portaria 671, a qual já falamos anteriormente em nossos artigos.

Essa legislação é a responsável por gerenciar as questões relacionadas ao ponto eletrônico. Justamente por isso, ela ficou conhecida como a “Lei do Ponto Eletrônico”.

Homologada em novembro de 2021 pelo Ministério do Trabalho e Emprego, a Portaria 671 atualizou uma série de questões relacionadas à Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS).

Contudo, a principal alteração foi na nova classificação dos pontos eletrônicos, que agora, são divididos em três categorias: Registrador Eletrônico de Ponto Convencional (REP-C); Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo (REP-A) e Registrador Eletrônico de Ponto via Programa (REP-P).

É importante conhecer todos esses conceitos, pois eles são necessários para que você entenda melhor como funciona o controle de ponto na academia. Explicaremos melhor sobre essa questão no próximo tópico!

Como funciona o controle de ponto na academia?

Apesar de possuir escalas, turnos e cargas de trabalho personalizadas, como veremos adiante, o funcionamento do controle de ponto na academia não se difere dos demais sistemas utilizados por empresas que têm outras áreas de atuação.

Neste sentido, diariamente, todos os professores, funcionários e demais colaboradores, precisam registrar suas marcações de entradas, saídas, intervalos e pausas para almoços.

Caso a academia utilize a marcação manual, os horários são anotados em um caderno ou planilha eletrônica.

Se o local utilizar um relógio de ponto tradicional, as marcações podem ocorrer de forma biométrica, por senha ou reconhecimento facial.

Por fim, caso a academia utilize um aplicativo para controle de ponto, os profissionais registram suas marcações em poucos cliques, em seu próprio celular.

Essas duas últimas possibilidades são classificadas pela Portaria 671 como sendo parte das categorias REP-A e REP-P, respectivamente.

Nestes casos, os dados e informações da jornada de trabalho são coletados para que o tratamento do ponto seja feito, assegurando que a academia cumpra corretamente com suas devidas obrigações trabalhistas.

Sendo assim, não há grandes diferenças na forma como é realizado o controle de ponto na academia, se comparado às demais empresas e instituições.

Basicamente, o que muda são as escalas e turnos de trabalho, que nestes locais, são diferentes das organizações tradicionais do ramo corporativo.

Apesar disso, todas essas particularidades podem ser minimizadas com a utilização de uma ferramenta eficaz para a gestão de pessoas nestes ambientes.

Quais são os tipos de jornada de trabalho nas academias?

Assim como clínicas, hospitais e supermercados, as academias e estabelecimentos destinados à realização de atividades físicas, possuem jornadas de trabalho particulares.

Mas, antes de compreendermos, na prática, como isso funciona, vale uma breve explicação.

É bastante comum muitas pessoas pensarem que os termos jornada de trabalho e escala de trabalho são a mesma coisa.

Embora tenham semelhanças, ambas possuem diferenças significativas, e que implicam no controle de ponto na academia.

A jornada de trabalho estabelece a quantidade total de horas que um profissional deve trabalhar diariamente, semanalmente e mensalmente.

Logo, ela indica quantas horas o contrato de trabalho se refere. Neste sentido, se o colaborador for contratado para trabalhar 8 horas por dia, caso esse número seja extrapolado, será contabilizado como horas extras.

Por outro lado, a escala de trabalho é a responsável por distribuir a jornada de trabalho do funcionário durante a semana.

Desse modo, ela corresponde a todos os dias em que haverá expediente de trabalho, assim como a quantidade de intervalos existentes.

Ao todo, a CLT autoriza a realização de seis escalas de trabalho. São elas:

Escala 5×1;
Escala 5×2;
Escala 6×1;
Escala 12×36;
Escala 18×36;
Escala 24×48.

Tendo essas informações em mente, fica mais fácil compreender como funciona a dinâmica do controle de ponto na academia.

Em via de regra, a maioria desses locais possuem jornadas de trabalho mais flexíveis, diferente dos modelos habituais seguidos por outros tipos de negócios.

A explicação para isso é bastante lógica, pois as academias têm um horário maior de funcionamento.

Além disso, muitos desses locais não se limitam apenas a oferecer aulas de musculação. Também é comum a oferta de outras atividades e serviços, como ginástica, pilates e artes marciais, por exemplo.

Justamente por conta disso, é habitual que as jornadas de trabalho dos professores e instrutores seja dividida por turnos ou aulas.

A rigor, as academias menores, com menos colaboradores, não trabalham por escalas, diferentemente de academias de rede, e que contam com um fluxo maior de alunos.

Apesar disso, o mais comum de ocorrer é a adoção de uma jornada de trabalho flexível, que permita que o local tenha um número razoável de professores e instrutores à disposição dos alunos.

É justamente essa flexibilização que torna essencial a utilização de um controle de ponto na academia, mesmo que ela tenha menos de 20 colaboradores em seu quadro profissional.

Em outro texto aqui no blog, nós falamos sobre a importância de ter um controle de ponto em pequenas empresas.

Para além de facilitar os cálculos da jornada de trabalho, impedindo que ocorram erros na contabilização de horas extras ou outros adicionais, essa ferramenta traz uma série de outros benefícios, que também podem ser experimentados pelas academias, independentemente de qual seja o seu porte.

Sem ter uma ferramenta eficaz para monitorar a carga horária de trabalho, fica complicado para esses locais realizarem uma gestão de pessoas eficiente.

Logo, ao utilizar o controle de ponto na academia, os gestores destes locais conseguem manter a eficiência do local, além de assegurar que os professores e colaboradores terão assegurados todos os seus direitos trabalhistas.

Por que implantar um controle de ponto na academia?

Para além de uma organização mais eficiente dos turnos, escalas e jornadas de trabalho, o controle de ponto na academia traz uma série de benefícios para esses locais.

Abaixo, listamos 5 principais razões para você considerar utilizar essa tecnologia no seu estabelecimento. Confira:

Controle de custos

Sem dúvida nenhuma, uma das principais vantagens que essa ferramenta traz para a gestão das academias é em relação ao controle de custos.

Ao monitorar com precisão a carga horária trabalhada pelos professores e colaboradores, os gestores da academia conseguem gerenciar melhor os custos trabalhistas.

Além disso, ao otimizar os horários de trabalho das equipes, fica muito mais fácil alocar os profissionais conforme as demandas e necessidades.

Assim, com um controle de custos efetivo, os gestores e proprietários podem direcionar esses investimentos em novos equipamentos, e consequentemente, na infraestrutura do estabelecimento, contribuindo para o seu crescimento.

Melhor produtividade

Independentemente de qual seja a área de atuação do estabelecimento, manter a produtividade em bons níveis é uma das principais dificuldades enfrentadas pelos gestores empresariais.

Uma recente pesquisa realizada pelo Instituto Península, indica que a qualidade do professor impacta 60% no aprendizado dos alunos.

A pesquisa em questão trata do ensino tradicional, mas ela também se aplica ao ensino nas academias, pois se os professores não forem produtivos, as aulas também não serão.

Ao utilizar um controle de ponto na academia, é possível evitar sobrecargas de trabalho, organizando turnos e escalas sem que nenhum professor ou colaborador trabalhe em excesso.

Além disso, com o controle de frequência, fica mais fácil gerenciar índices como o absenteísmo, que impacta diretamente na produtividade nestes locais.

Mais segurança

A segurança na gestão da jornada de trabalho é outra vantagem proporcionada pelo controle de ponto na academia.

É relativamente comum esses locais não contarem com um setor de Recursos Humanos, Departamento Pessoal ou financeiro.

Logo, as atribuições relacionadas à gestão de pessoas acabam ficando sob responsabilidade dos próprios donos ou proprietários.

Por isso, ter uma administração correta é fundamental para garantir a segurança. E isso passa por garantir que os direitos dos trabalhadores sejam todos respeitados.

Ao utilizar uma ferramenta de registro de ponto, os gestores têm mais tranquilidade para fazer o fechamento da folha, garantindo que o pagamento dos colaboradores seja feito corretamente.

Além do mais, um bom controle de ponto também ajuda a academia a ficar respaldada juridicamente, caso seja necessário prestar contas à justiça trabalhista, se, eventualmente, algum colaborador fizer qualquer contestação.

Desse modo, é possível evitar situações indesejáveis, como os passivos trabalhistas relacionados ao não pagamento de horas extras ou jornadas excessivas de trabalho.

Transparência

A transparência na condução dos processos é fundamental para a criação de um ambiente harmonioso de trabalho.

Ter uma cultura organizacional efetiva também deve ser uma das prioridades nas academias, afinal, os professores e colaboradores precisam se sentir bem para realizar as suas atividades.

Ao utilizar um controle de ponto na academia, os gestores estarão possibilitando que os profissionais tenham um registro transparente das suas horas trabalhadas.

Isso é crucial para promover a confiança e a honestidade no ambiente de trabalho. Ademais, essa simples ação fará com que haja uma sensação de pertencimento, o que é fundamental para a retenção tanto dos colaboradores quanto dos próprios alunos.

Identificação de problemas

Por fim, mas não menos importante: o controle de ponto na academia é essencial para identificar e corrigir problemas que estejam ocorrendo.

É relativamente comum esses locais sofrerem com altos índices de turnover entre os seus funcionários.

Ao automatizar a jornada de trabalho, os gestores conseguem obter insights importantes relacionados à faltas, atrasos e até mesmo escalas que, eventualmente, não estão funcionando corretamente, e que podem culminar no alto número de rotatividade entre os colaboradores.

Assim, fica mais fácil para que a administração tome medidas corretivas, que contribuam para o bom funcionamento do local e supram as demandas tanto dos alunos quanto dos colaboradores.

Essas são apenas algumas vantagens proporcionadas pelo controle de ponto na academia, mas existem muitas outras, pois essa ferramenta não traz benefícios apenas na gestão de pessoas e conformidade legal.

Ela também pode melhorar a eficiência operacional e a experiência geral dos clientes na academia. Todavia, é importante tomar alguns cuidados, para que você escolha a melhor tecnologia para o seu estabelecimento, como veremos a seguir.

Como escolher um controle de ponto para academia?

Se você chegou até aqui na leitura, conseguiu observar como o controle de ponto é uma excelente ferramenta para uma gestão eficiente nas academias.

Porém, caso você opte por investir nessa tecnologia, é imprescindível tomar alguns cuidados na hora de escolher o melhor registro de ponto para o seu estabelecimento.

Com tantos modelos à disposição no mercado, é necessário levar certos fatores em consideração, a começar, pelas necessidades específicas da academia.

Isso inclui o número de colaboradores, os horários de trabalho, a necessidade do controle de acesso dos clientes, entre outros aspectos.

Neste contexto, também é importante avaliar qual método de registro de ponto é o mais indicado à sua realidade.

Aqui, é importante ressaltar que métodos manuais, como planilhas ou cartões de ponto, são ferramentas frágeis e facilmente fraudadas, pois elas não contam com um sistema que proteja as informações.

Por isso, investir em soluções modernas, como as desenvolvidas com base no reconhecimento facial, é a melhor opção para otimizar a gestão da academia.

Além de impedir que as informações sejam adulteradas, essa solução garante muito mais agilidade no controle de ponto na academia, especialmente se o local tiver um grande fluxo de pessoas.

Contudo, apesar de ser uma excelente opção, é importante que essa ferramenta seja de fácil utilização, tanto para os professores e colaboradores, quanto para os gestores.

Sendo assim, é importante você escolher uma solução intuitiva, amigável e que esteja, devidamente, em conformidade com a CLT e com a Portaria 671.

Esse procedimento é fundamental para garantir a integridade das informações e dados dos colaboradores, principalmente no que diz respeito à Lei Geral da Proteção de Dados (LGPD).

Também é recomendável que a ferramenta escolhida possa ser integrada a outros softwares, como sistemas de folha de pagamento. Isso é importante para garantir a eficiência operacional da academia.

Por fim, além de todos esses cuidados, também é importante que você pesquise avaliações e recomendações de outros proprietários de academias.

Isso é necessário para validar se a ferramenta escolhida atende tudo aquilo que promete, principalmente em relação às suas funcionalidades.

Lembre-se que utilizar um controle de ponto na academia é uma ação estratégica, que tem como objetivo, elevar a gestão operacional e proporcionar mais integridade na relação trabalhista.

Sendo assim, não deixe de seguir esses cuidados que listamos e avaliar as suas reais necessidades. Assim, você terá condições de escolher o melhor controle de ponto para sua academia.

Conclusão

Em suma, como você conferiu na leitura deste artigo, o controle de ponto é uma ótima ferramenta para otimizar a gestão de pessoas nas academias.

Mais do que apenas garantir a proteção jurídica desses locais, essa tecnologia é fundamental para tornar mais eficiente o gerenciamento da jornada de trabalho.

As academias e ambientes destinados à prática das atividades físicas, são locais que possuem rotinas distintas da maioria das empresas tradicionais.

Logo, utilizar ferramentas que ajudem a facilitar esse gerenciamento, é indispensável para garantir que os direitos trabalhistas dos colaboradores sejam pagos de forma correta.

Por todos os motivos, vantagens e diferenciais que citamos ao longo do artigo, se você ainda não utiliza um sistema de ponto em sua academia, pode estar desperdiçando uma ótima oportunidade de alavancar a gestão da sua academia.

Sendo assim, se você se interessou em conhecer essa tecnologia, e deseja implantá-la em seu estabelecimento, te convidamos a conhecer o Dixi Facial, o terminal de reconhecimento facial da Dixi Ponto!

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Além disso, a identificação do usuário pode ser realizada via face, cartão RFID, senha, QR Code ou comando de voz. O Dixi Facial também permite a extração de relatórios instantâneos, que são fundamentais para uma melhor gestão da jornada de trabalho.

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