Como fazer controle de férias dos funcionários de forma eficiente?

O controle de férias dos funcionários é uma situação muito importante presente na jornada de trabalho, afinal de contas, esse descanso remunerado é um direito de todo profissional contratado sob o regime da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

Saber como planejar e organizar esse período é fundamental para que haja transparência na relação trabalhista, até mesmo para evitar que situações indesejáveis aconteçam.

Apenas a título de curiosidade, o Brasil é responsável por 98% dos processos trabalhistas em todo o mundo.

Até o dia 30 de novembro de 2023, um levantamento produzido pelo Tribunal Superior do Trabalho (TST), indicava quais eram as maiores causas desses processos, e o não pagamento das horas extras, segue encabeçando a lista de disputas trabalhistas, com mais de 35 mil passivos.

Além das horas extras, outras circunstâncias, como negativa de prestação jurisdicional, honorários advocatícios, intervalo intrajornada e adicional de periculosidade, também fazem parte da lista de maiores causadores de processos trabalhistas, assim como o não pagamento das férias, que como dissemos anteriormente, são um direito de todo profissional CLT.

Ao passo que estamos no início de um novo ano, muitos colaboradores poderão fazer gozo desse direito. Logo, é fundamental que os gestores e líderes de Recursos Humanos se organizem, para garantir que a administração das férias seja feita corretamente.

Mas, então, qual seria a melhor maneira de fazer o controle de férias dos funcionários de forma eficiente? Nós contamos essa resposta neste artigo. Siga a leitura e esclareça suas dúvidas!

O que são férias?

Antes de mais nada, é sempre importante contextualizar o que são as férias, pois apesar de serem reconhecidamente citadas, talvez algumas pessoas ainda tenham certas dúvidas sobre o que elas realmente significam.

Esse termo, nada mais é do que um período de descanso remunerado do trabalho, que é concedido pelas empresas após o profissional completar 12 meses de serviços prestados à instituição.

É o tempo destinado para que o colaborador possa se desconectar do trabalho e relaxar a mente, viajando, passando mais tempo com sua família e amigos ou simplesmente, realizando alguma outra atividade que seja de seu interesse.

Em alguns lugares, esse período pode ser de algumas semanas por ano, enquanto em outros países, pode ter uma duração maior.

No Brasil, a CLT determina que o colaborador tenha 30 dias de férias corridos. Mas, também existem uma série de outros pontos abordados pela legislação trabalhista. Vamos compreender melhor quais são eles no próximo tópico!

O que a CLT fala sobre as férias?

Conforme dissemos no início deste texto, as férias são um direito previsto na CLT, o que significa que todo profissional que trabalhe sob esse regime, tem direito ao benefício.

A legislação trabalhista detalha mais especificamente as determinações do período remunerado em seu artigo nº 129:

Art. 129 – Todo empregado terá direito anualmente ao gozo de um período de férias, sem prejuízo da remuneração.

A CLT também determina alguns outros pontos principais, no que diz respeito à concessão do período remunerado. Anualmente, todo colaborador pode gozar desse direito, sempre após o prazo de 12 meses, que é conhecido como período aquisitivo.

Além do período não acarretar em descontos na remuneração, ele também não pode ser considerado como falta. A Reforma Trabalhista de 2017 alterou algumas disposições da jornada de trabalho. Neste sentido, se abriu a possibilidade de fracionar as férias em três períodos distintos, desde que um deles não seja inferior a 14 dias consecutivos.

Por fim, o período aquisitivo não pode ser iniciado às sextas-feiras ou em dois dias que antecedem feriados ou Descanso Semanal Remunerado (DSR). Além disso, a empresa precisa comunicar o colaborador com, no mínimo, 30 dias de antecedência.

Apesar dessas regulamentações, o período de férias a ser estabelecido pode ser negociado entre a empresa e o colaborador.

Essa é uma boa alternativa para evitar possíveis descontentamentos com alguns funcionários, que eventualmente, tenham preferência por tirar suas férias em períodos específicos do ano, como é o caso daqueles que têm filhos, e que desejam aproveitar o recesso escolar para ter seu descanso remunerado.

A legislação trabalhista é bastante flexível em alguns aspectos, possibilitando que as negociações sejam benéficas para ambos os lados.

Pode vender férias?

Essa também é uma questão importante, e que merece ser destacada antes de entendermos melhor como fazer o controle de férias dos funcionários de forma eficiente.

A dúvida sobre se é possível vender o período de descanso remunerado, permeia os fóruns de gestão de pessoas e Recursos Humanos. Por isso, nada mais justo do que abordarmos melhor esse assunto.

A CLT possibilita que o colaborador venda uma parte das suas férias. Esse procedimento é conhecido como abono pecuniário, e permite que sejam negociados até 1/3 terço do período de direito do funcionário, conforme cita o artigo nº 143:

Art. 143 – É facultado ao empregado converter 1/3 (um terço) do período de férias a que tiver direito em abono pecuniário, no valor da remuneração que lhe seria devida nos dias correspondentes. (Redação dada pelo Decreto-lei nº 1.535, de 13.4.1977 (Vide Lei nº 7.923, de 1989);

§ 1º – O abono de férias deverá ser requerido até 15 (quinze) dias antes do término do período aquisitivo. (Incluído pelo Decreto-lei nº 1.535, de 13.4.1977;

§ 2º – Tratando-se de férias coletivas, a conversão a que se refere este artigo deverá ser objeto de acordo coletivo entre o empregador e o sindicato representativo da respectiva categoria profissional, independendo de requerimento individual a concessão do abono. (Incluído pelo Decreto-lei nº 1.535, de 13.4.1977.

Conforme cita o artigo, o funcionário pode negociar apenas 1/3 do seu descanso remunerado. Ou seja, caso ele tenha direito a 30 dias, só poderá vender 10 deles. Além disso, o requerimento do abono pecuniário precisa ser feito até 15 dias antes do término do período aquisitivo.

Ainda relacionado ao período aquisitivo, outro ponto que merece atenção diz respeito ao número de dias que o funcionário terá direito. Tudo dependerá da sua assiduidade nos 12 meses trabalhados.

Desse modo, caso o profissional tenha um determinado número de faltas, consequentemente, o seu descanso remunerado será menor, o que também influenciará na quantidade de dias que ele poderá vender.

A CLT pondera que, caso o funcionário tenha acumulado 5 faltas injustificadas, ele terá direito a tirar 30 dias de recesso. Se ele tiver faltado de 6 a 14 dias, poderá tirar 24 dias.

Caso o profissional tenha tido de 15 a 23 faltas sem justificativa, poderá tirar 18 dias de descanso remunerado. Por fim, se ele acumulou de 24 a 32 faltas, só terá direito a 12 dias de férias.

Esses são apenas alguns dos aspectos que tornam indispensável a gestão da jornada de trabalho, pois isso é fundamental na definição dos dias exatos aos quais o funcionário terá direito ao recesso remunerado.

Qual a importância de controlar as férias dos funcionários?

Se você chegou até aqui na leitura, conseguiu compreender melhor algumas questões essenciais que cercam as temáticas relacionadas às férias.

Para que tudo ocorra de forma transparente, é necessário que haja uma gestão eficiente da jornada de trabalho, pois ela é essencial para uma rotina organizacional eficiente. Neste contexto, o controle de férias dos funcionários passa a ser indispensável.

Essa atividade tem como principal finalidade, planejar estrategicamente o período de descanso remunerado dos colaboradores.

Por meio dele, a empresa consegue organizar antecipadamente as saídas dos funcionários, diminuindo sobrecargas nas rotinas de trabalho das equipes. Dessa forma, é possível evitar que haja perda no desempenho dos setores dentro da organização.

Se feita corretamente, a gestão pode auxiliar a empresa a planejar não apenas as férias individuais, mas também, as coletivas, caso elas ocorram nas épocas de início e final de ano.

Isso é importante, inclusive, para prever contratações temporárias que, eventualmente, sejam necessárias nos períodos de altas demandas ou nos momentos de ausências dos colaboradores que estejam em recesso.

Assim, é possível reduzir custos e evitar problemas que coloquem em xeque toda a rotina organizacional, pois a empresa estará precavida contra essas faltas.

Além disso, o controle de férias dos funcionários também é fundamental para certificar que os cálculos da folha de pagamento sejam feitos de forma correta, garantindo que todos os direitos trabalhistas do colaborador sejam respeitados.

Esse procedimento, assim como o conhecimento da legislação trabalhista, são fatores cruciais para evitar que a empresa sofra com qualquer tipo de passivo na justiça do trabalho.

Como fazer o controle de férias dos funcionários de forma segura e eficiente?

Conforme você observou nos tópicos anteriores, saber gerenciar as férias é fundamental para uma boa gestão da jornada e dos demais processos organizacionais.

Ter o entendimento da importância desses procedimentos é um fator determinante para que a empresa tenha sucesso na implantação de uma política íntegra e transparente de recesso remunerado dos funcionários.

Esse “código de conduta” não pode ser ignorado, pois vale ressaltar, que salvo os casos nos quais haja férias coletivas, nem sempre os colaboradores tiram seus recessos ao mesmo tempo.

Como vimos em outro tópico, tudo dependerá do período aquisitivo, que começa a contar após serem transcorridos 12 meses.

Sendo assim, alguns profissionais conseguem ter o descanso remunerado no início do ano, enquanto outros saem de recesso na metade do ano, bem como diversos funcionários fazem gozo do seu direito nos meses finais do ano.

Por si só, essas particularidades já demonstram a necessidade de se ter um controle efetivo das férias dos colaboradores.

Dessa forma, é salutar que as empresas, independentemente de qual seja seu segmento ou área de atuação, tenham uma gestão eficiente. Para que isso seja feito da forma correta, deve-se levar em conta algumas informações na hora de organizar os recessos dos profissionais.

Para te ajudar a não ter dor de cabeça na hora de realizar esse planejamento, nós listamos algumas dicas. Confira a seguir:

Atualize os dados dos colaboradores

A primeira dica para fazer um controle mais efetivo passa por manter atualizados os dados da jornada de trabalho de todos os profissionais.

Assim, fica mais fácil saber qual período do ano cada colaborador terá direito a ter o seu recesso, pois, como vimos anteriormente, o período aquisitivo é diferente para cada funcionário.

Desse modo, a gestão de RH consegue evitar que muitos colaboradores entrem em recesso na mesma época, otimizando as atividades e impedindo possíveis sobrecargas nas equipes.

Crie uma política transparente

Uma vez que a empresa mantenha as informações e dados devidamente atualizados, é necessário criar uma política transparente. Ela é diretamente determinante para que haja sucesso no controle de férias dos funcionários.

Apesar do período aquisitivo dos funcionários ocorrerem em períodos distintos, a CLT permite que haja flexibilização em alguns casos. Isso significa que é possível negociar para que o colaborador entre em recesso em outro período.

Entretanto, é fundamental que isso seja justo e coerente para ambos os lados. Sendo assim, é recomendado que a empresa estabeleça critérios coesos, que consigam atender às necessidades individuais de cada profissional.

Um exemplo prático: caso o colaborador ou colaboradora tenha filhos, você pode dar preferência para que ele ou ela faça gozo do seu período aquisitivo na época do recesso escolar.

A velha máxima do “tudo é negociável”, não deve ser ignorada. Por isso, preze sempre pelo diálogo e bom senso.

Fracione as férias

Conforme observamos ao longo deste artigo, a CLT permite que as férias sejam fracionadas em três períodos distintos no ano, desde que um deles não seja inferior a 14 dias consecutivos.

Desse modo, caso não seja possível fazer a concessão do descanso remunerado no período das férias escolares, uma sugestão é dividir o recesso do colaborador em duas partes, de forma que ele consiga aproveitar pelo menos uma parte dele no recesso escolar.

Defina prazos para solicitações

Essa dica está, diretamente, relacionada às anteriores, e está interligada ao sucesso do controle de férias dos funcionários.

Por mais que seja possível negociar e adotar o bom senso, é recomendável que você defina prazos para que os colaboradores façam eventuais solicitações. Isso é fundamental para uma melhor organização dos projetos, atividades e demandas, pois evitará que contratempos aconteçam.

Mais do que apenas fortalecer a política de descanso remunerado, essas atitudes ajudam a tornar a cultura organizacional da empresa ainda mais eficiente.

Não diferencie os colaboradores

Por vezes, essa situação passa despercebida, mas é um erro relativamente comum cometido por alguns gestores.

Algumas empresas apenas priorizam que os profissionais que ocupam cargos de liderança tirem seus recessos remunerados nas épocas de festas. Esse simples ato pode causar danos irreparáveis na gestão organizacional.

Obviamente, as hierarquias de setores devem sempre ser respeitadas, pois os operacionais não conseguem parar por completo em determinados períodos.

Porém, não se deve diferenciar os colaboradores, pois ao fazer isso, a empresa estará criando um ambiente tóxico, que acabará prejudicando na atração e retenção de talentos.

Por isso, uma boa maneira de fazer o controle de férias dos funcionários de forma eficaz, é criando rotinas específicas, de modo que ninguém saia prejudicado e consiga aproveitar o recesso sem prejudicar o pleno andamento das atividades empresariais.

Reorganize as atividades

Essa dica também está relacionada à anterior. E, assim como todas as demais, requer um planejamento prévio.

Para que a produtividade não seja prejudicada, é preciso remanejar e reorganizar previamente determinadas atividades, para evitar sobrecargas em certos profissionais ou setores.

Assim, a empresa estará se precavendo contra qualquer tipo de contratempo que possa vir a surgir no meio do processo. Por isso, não deixe de elaborar antecipadamente esse planejamento.

Tenha um sistema para controle de ponto

Como você viu, organizar e planejar os recessos dos colaboradores requer cuidado, atenção e, sobretudo, planejamento.

Isso pode se tornar uma dificuldade se a empresa não gerenciar corretamente a jornada de trabalho, especialmente pelo fato dos períodos aquisitivos ocorrerem em épocas distintas.

Por isso, para que o controle de férias dos funcionários seja feito de forma eficiente, é indispensável utilizar um sistema para controle de ponto.

Mais do que apenas garantir o sucesso da gestão dos recessos remunerados, esse procedimento é obrigatório para todas as empresas que tenham mais de 20 colaboradores em seu quadro profissional, conforme prevê a legislação trabalhista.

Para essa finalidade, existem, no mercado, opções modernas e eficientes, que trazem toda a segurança necessária à gestão da empresa.

Essa atividade ficou ainda melhor após a Portaria 671 ter sido implantada, em novembro de 2021.

Isso porque, ela regulamentou os Registradores de Ponto Eletrônico (REP), para que os equipamentos ficassem em conformidade com as normas do Ministério do Trabalho e Previdência (MTP), proporcionando ainda mais integridade no controle de férias dos funcionários.

Neste contexto, os equipamentos para gestão da jornada de trabalho foram sendo cada vez mais aperfeiçoados.

Além dos relógios de ponto tradicionais, também existem softwares e aplicativos para controle de jornada, que funcionam em integração com o marcador de ponto, ampliando o leque de ferramentas para o controle de férias dos funcionários.

Todos esses equipamentos permitem que os processos organizacionais sejam otimizados, o que é uma ótima alternativa para estruturar e definir os prazos dos respectivos períodos aquisitivos dos colaboradores.

Graças à tecnologia presente nessas ferramentas, o RH consegue ter um auxílio fundamental na resolução das suas atividades, levando menos tempo para calcular o descanso remunerado dos profissionais.

Além de reduzir custos operacionais, o controle de ponto também consegue atender as necessidades da empresa, possibilitando que toda a sua rotina organizacional seja realizada dentro do que pede a legislação trabalhista.

Conclusão

Se você concluiu a leitura deste artigo, conseguiu compreender melhor sobre todas as particularidades que envolvem a gestão e o controle de férias dos funcionários, bem como a importância de fazer esse procedimento da forma correta.

O descanso remunerado é um direito de todo trabalhador CLT, sempre que o mesmo completar 12 meses de atividades prestadas à empresa, que por sua vez, tem o dever de concedê-lo.

Por esses e os demais motivos que apresentamos ao longo do artigo, é de suma importância saber monitorar e gerenciar o período de descanso de todos os colaboradores, para garantir que a rotina organizacional não seja afetada nestas épocas.

Para que isso seja feito de forma íntegra e transparente, o controle de férias dos funcionários acaba se tornando indispensável para que a gestão da jornada de trabalho, como um todo, seja realizada corretamente, corroborando, inclusive, em um melhor gerenciamento da folha de pagamento.

Sendo assim, se você ainda não utiliza um equipamento para controle de ponto em sua empresa, nós te convidamos a conhecer o Web Dixi, o sistema para gestão da jornada de trabalho da Dixi Ponto!

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