Controle de ponto manual: por que não utilizá-lo?

O controle de ponto manual é um dos métodos mais clássicos utilizados na gestão da jornada de trabalho nas empresas.

Esse modelo de registro de ponto funciona de forma simples, por meio de livros ou planilhas, nos quais constam os dados e informações dos eventos da jornada de trabalho dos colaboradores, como horários de entradas, saídas, intervalos e horas extras.

Embora tenha um baixo custo de implantação, essa ferramenta costuma trazer uma série de contratempos às empresas que a utilizam, sobretudo, pela dificuldade em organizar as informações necessárias para que o fechamento da folha de pagamento ocorra de forma correta.

Além disso, por ser uma ferramenta com pouca segurança, o registro manual também abre brechas para fraudes no controle de ponto e que prejudicam a credibilidade da empresa, principalmente no que diz respeito aos passivos trabalhistas.

Por isso, se a sua empresa ainda utiliza o controle de ponto manual, é hora de abandonar essa ferramenta, que pode prejudicar o seu negócio.

Siga a leitura conosco e descubra qual é a melhor forma para controlar a jornada de trabalho dos seus colaboradores!

O que é o controle de ponto manual?

Primeiramente, antes de conhecermos os perigos que essa ferramenta pode trazer à gestão de pessoas, é importante conhecer melhor o que é o controle de ponto manual.

Basicamente, ele é um método tradicional de registro da jornada de trabalho dos funcionários, sem o uso de tecnologia automatizada.

Neste tipo de registro de ponto, são os próprios colaboradores que anotam manualmente, em cadernos, livros ou planilhas, os eventos da jornada de trabalho, como horários de entradas, saídas, pausas e intervalos.

Como funciona o controle de ponto manual?

Uma vez que você entendeu o que é o controle de ponto manual, fica mais fácil de compreender como esse método funciona na prática.

Sendo assim, o registro de ponto pode ser realizado de várias formas diferentes, como:

Folha de ponto

Neste método de registro, os colaboradores anotam os eventos da jornada de trabalho em folhas físicas, muitas vezes, preenchendo campos com horários específicos. Posteriormente, as folhas de ponto são revisadas e assinadas por um supervisor.

Livro de ponto

O livro de ponto funciona de forma bastante semelhante à folha de ponto, com a diferença que elas são mantidas em um livro ou caderno, onde os horários e eventos da jornada de trabalho são anotados manualmente.

Cartão de ponto

Por fim, o cartão de ponto é um método clássico de controle de ponto manual. Nele, os colaboradores utilizam cartões de papel ou cartões de ponto que são carimbados com a hora de entrada e saída por meio de um relógio de ponto mecânico.

Durante muito tempo, empresas, fábricas e indústrias, costumavam utilizar essas formas de registro de ponto para gerenciar e calcular as horas trabalhadas, bem como horas extras, atrasos, faltas entre outros eventos que compõem a jornada de trabalho.

Contudo, o controle de ponto manual ainda é utilizado em muitos lugares, especialmente em pequenas empresas ou em situações onde a tecnologia mais avançada não está disponível.

Isso ocorre, principalmente, por conta do baixo custo de implantação que os métodos manuais oferecem.

Todavia, esse método exige mais esforço administrativo para coletar, revisar e armazenar os dados, além de estar mais sujeito a erros humanos e fraudes.

É justamente por conta disso que existe esse debate em torno do registro de ponto manual, que embora tenha algumas facilidades, é passível de fraudes e erros de gestão, conforme veremos adiante, em itens seguintes.

O que a CLT diz sobre o controle de ponto manual?

Sempre quando falamos sobre qualquer assunto referente à jornada de trabalho, é importante consultar a legislação trabalhista, para entender quais são as recomendações determinadas.

Neste sentido, não podemos deixar de entender o que a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) fala a respeito do controle de ponto manual.

Em seu artigo nº 74, segundo parágrafo, a CLT estabelece que toda empresa que tenha mais de 20 colaboradores em seu quadro profissional, deve fazer o registro de ponto dos funcionários:

“Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)

§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)”.

Conforme cita o presente inciso, o registro de ponto pode ser realizado de três maneiras distintas: manual, mecânica e eletrônica. Sendo assim, o controle de ponto manual é permitido pela legislação trabalhista.

Além disso, as três possibilidades de registro de ponto também são reiteradas pela Portaria 671, a lei responsável por atualizar situações importantes em relação à Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) e por trazer uma nova classificação dos pontos eletrônicos.

Agora, existem três tipos de Registradores Eletrônicos de Ponto (REP). São eles:

Registrador Eletrônico de Ponto Convencional (REP-C);
Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo (REP-A);
Registrador Eletrônico de Ponto via Programa (REP-P).

Justamente por conta dessas mudanças, a Portaria 671 ficou conhecida popularmente como a “Lei do Ponto Eletrônico”.

Em seu artigo nº 93, a legislação menciona que as informações do controle de ponto manual, devem espelhar a real jornada de trabalho cumprida pelo colaborador:

“Art. 93. O registro manual deve espelhar a real jornada praticada pelo trabalhador, vedada a mera assinalação do horário contratual, salvo a possibilidade de pré-assinalação do período de repouso, autorizada pelo art. 74, § 2º, do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 – CLT.”

Ademais, o artigo nº 95 da Portaria 671, também determina como o registro de ponto manual deve ocorrer nos casos em que os funcionários trabalham externamente, ou seja, fora da empresa:

“Art. 95. Quando a empresa adotar registro de ponto manual ou mecânico e a jornada de trabalho for executada integralmente fora do estabelecimento do empregador, o horário de trabalho constará de ficha ou papeleta, que ficará em poder do empregado, devendo ser restituída ao empregador após o término do período de apuração do ponto.”

Se você ainda utiliza o controle de ponto manual, é crucial que conheça essas informações, para garantir que não ocorra nenhum erro na gestão da jornada de trabalho em sua empresa.

Quais são os riscos de utilizar o controle de ponto manual?

Uma das principais razões pelas quais as empresas costumam utilizar o controle de ponto manual, é por conta do seu baixo custo de implantação e manutenção.

Entretanto, se colocarmos em uma balança e compararmos a relação custo-benefício de utilizar esse método de registro, percebemos que ele traz muito mais perigos do que vantagens.

Abaixo, listamos os principais riscos de utilizar essa ferramenta na gestão da jornada de trabalho. Confira:

Erros nos registros

Quando falamos da marcação de ponto manual, um dos principais riscos associados à ele, são as possibilidades de ocorrerem erros nos registros da jornada de trabalho.

Com isso, falhas nos cálculos da folha de pagamento, acabam se tornando comuns. Além do mais, também não se pode descartar a ocorrência de possíveis erros humanos no preenchimento das informações.

Consequentemente, esses erros podem comprometer o recebimento correto dos salários dos colaboradores.

Fraudes no controle de ponto

Além dos erros nos registros, o controle de ponto manual também abre brechas para fraudes.

Isso ocorre, principalmente, pelo fato da empresa precisar confiar nas marcações de ponto que os colaboradores preencheram à mão.

Como esse método de registro manual não tem um nível de segurança reforçada, alguns funcionários podem agir de má-fé, inserindo informações incorretas.

Essa tática é utilizada, principalmente, para o pagamento de horas extras indevidas. Porém, ela também pode ocorrer para justificar faltas ou atrasos injustificados.

Ações trabalhistas

Ainda em relação às horas extras, elas seguem sendo um problema real no mundo corporativo.

Apenas a título de curiosidade, até o mês de maio de 2024, foram homologados 9.149 ações trabalhistas referentes ao não pagamento de horas extras no país, segundo um levantamento realizado pelo Tribunal Superior do Trabalho (TST).

A vulnerabilidade presente no controle de ponto manual e a possibilidade de ocorrerem erros e fraudes nos registros, pode fazer com que a empresa tenha que enfrentar ações trabalhistas, principalmente por conta do fechamento incorreto da folha de pagamento.

Desse modo, além de prejudicar suas finanças, a empresa também pode ver sua imagem manchada perante o mercado.

Assim, com a credibilidade em baixa, fica mais difícil atrair e reter talentos, bem como expandir a estrutura do negócio a outro nível, pois possíveis investidores não vão querer associar seu nome à uma marca que não tenha boa reputação.

Extravio de documentos

Outro risco associado ao controle de ponto manual, é a possibilidade dos documentos serem extraviados, pois esse método demanda uma quantidade enorme de informações.

Neste sentido, se considerarmos que cada colaborador terá um cartão ou folha de ponto mensalmente, já pensou em empresas que tenham mais de 20 funcionários?

Mas, não é só isso. Também existem fichas cadastrais, o livro de colaboradores e mais um monte de papel sem possibilidade de backup.

Não precisa nem falar no problema que isso traria caso a documentação de todos os funcionários, um dia, fosse extraviada. Não concorda?

Trabalho triplicado e RH burocrático

Por fim, ter que lidar com toda a papelada do controle de ponto manual, torna o setor de RH menos eficiente e mais burocrático, indo totalmente contra a tendência atual da gestão de pessoas.

O profissional de Recursos Humanos responsável pela gestão de ponto, sem sombra de dúvidas, irá gastar muito tempo para realizar essa tarefa, pois o trabalho é bastante complexo.

Além disso, será necessário reunir todas as informações de ponto registradas, calcular a totalidade das horas trabalhadas, aplicar corretamente as regras para abonos e descontos e conferir se o saldo do banco de horas está correto.

Todo esse processo demanda muito tempo do setor de RH, que não conseguirá focar em atividades estratégicas e voltadas ao engajamento e gestão de pessoas, às quais, realmente trazem valor à marca da empresa.

Qual é a melhor alternativa para o controle de ponto manual?

Como você observou no item acima, existem uma série de perigos e riscos associados ao controle de ponto manual, que o tornam um problema para as empresas que o utilizam.

Neste sentido, não há dúvidas que automatizar o registro de ponto é a melhor opção para gerenciar a jornada de trabalho com eficiência.

Sendo assim, existem algumas opções para você utilizar em sua empresa ao invés dos métodos manuais de marcação de ponto. São eles:

Relógio de ponto

O relógio de ponto é um dos equipamentos mais eficientes para a gestão da jornada de trabalho.

Este equipamento se enquadra na categoria Registrador Eletrônico de Ponto Convencional (REP-C) da Portaria 671. Ele fica instalado na sede da empresa, possibilitando que os colaboradores marquem, diariamente, seus horários de entradas, saídas e demais eventos da jornada de trabalho.

Uma das grandes vantagens do relógio de ponto, é a possibilidade dos funcionários marcarem o ponto de diferentes formas, via biometria, senha ou reconhecimento facial.

A partir do registro, o relógio de ponto emite um comprovante com as informações da jornada de trabalho. Os dados das marcações ficam armazenados no equipamento, bastando que o RH apenas exporte os dados para tratamento.

Graças à tecnologia envolvida, o relógio de ponto representa a evolução do controle de ponto manual, proporcionando mais agilidade, rapidez e transparência, pois o próprio sistema emite os comprovantes de ponto para o colaborador.

Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo (REP-A)

Ferramentas como o REP-A também são ótimas opções para empresas que ainda utilizam o controle de ponto manual.

Essa ferramenta é um sistema de marcação de ponto que funciona por meio de softwares, possibilitando que as informações e dados da jornada de trabalho sejam armazenados e geridos em tempo real.

Conforme vimos anteriormente, o Registro de Ponto Alternativo também é permitido pela Portaria 671, que estabelece que as marcações sejam autênticas e fiéis ao registro de ponto dos colaboradores.

Todavia, vale frisar que o REP-A só pode ser utilizado pela empresa caso haja aprovação por Acordo Coletivo de Trabalho (ACT) ou Convenção Coletiva de Trabalho (CCT).

Registrador Eletrônico de Ponto via Programa (REP-P)

Por fim, o REP-P também é uma possibilidade permitida pela Portaria 671, sendo considerado atualmente, como o sistema mais eficiente e moderno para gestão da jornada de trabalho.

Isso ocorre pois neste sistema, o controle de ponto é realizado em nuvem, com a gestão de dados sendo feita em tempo real.

Graças a essa tecnologia, as marcações de ponto podem ser realizadas via web ou aplicativo, com os dados da jornada de trabalho armazenados em um mesmo software, agilizando e otimizando a rotina dos profissionais de RH, principalmente no que diz respeito ao fechamento da folha de pagamento.

Além disso, os equipamentos REP-P também proporcionam uma maior segurança jurídica nas marcações de ponto e no armazenamento dos dados, impedindo que os registros sejam fraudados ou adulterados.

Ademais, como esse equipamento é um controle de ponto online, os colaboradores podem registrar suas marcações a qualquer hora ou lugar. O mesmo ocorre com os gestores, que podem acessar as informações a qualquer tempo ou local.

Isso é essencial para garantir ainda mais transparência e clareza na gestão da jornada de trabalho, assegurando que todos os processos ocorram de forma íntegra e justa.

Qual é o melhor controle de ponto para minha empresa?

Se você chegou até aqui na leitura, conseguiu compreender melhor sobre os perigos que as empresas que utilizam o controle de ponto manual enfrentam, bem como outras alternativas mais seguras e eficientes para a gestão da jornada de trabalho.

Neste sentido, você pode estar se perguntando: então, qual é o melhor controle de ponto para minha empresa?

Primeiramente, é importante ressaltarmos que o melhor registro de ponto sempre será aquele que conseguirá atender as necessidades da sua empresa.

Neste sentido, leve em consideração quais são as funcionalidades principais dessa ferramenta.

É recomendável que ela possibilite diferentes métodos de registro de ponto, bem como seja capaz de realizar cálculos automáticos da jornada de trabalho, proporcionando uma gestão eficiente das escalas e banco de horas.

Ademais, também é crucial que a ferramenta para controle de ponto esteja em consonância com as leis vigentes, o que é importante para garantir a segurança durante todo o processo.

Apesar disso, com tantas opções e modelos diferentes no mercado, nós repetimos a sua pergunta: qual é o melhor controle de ponto para sua empresa?

A resposta para isso é uma só: Dixi Ponto! Nós oferecemos um controle de ponto completo para todas as empresas e organizações que desejam otimizar e revolucionar suas jornadas de trabalho!

O IREP Facial é o relógio de ponto mais moderno do mercado. Seus colaboradores conseguem realizar o registro de ponto utilizando a própria face. As duas câmeras que fazem a leitura da face e do ambiente ao redor, eliminam qualquer possibilidade de fraudes, rasuras, marcações erradas ou falta de marcação.

Já o Web Dixi, é o software para tratamento de ponto, que faz a gestão dos registros, cálculo de horas extras ou banco de horas ou banco de horas soma das horas trabalhadas, de maneira automática e livre de erros.

Com os softwares de ponto 100% on-line, a gestão da jornada de trabalho pode ser feita de qualquer lugar, sem a necessidade de investimento em super computadores ou servidores próprios.

Porém, caso você opte pela praticidade, o Registrei é a melhor opção à sua empresa. Ele é um aplicativo para celular ou tablet, que permite que o próprio funcionário marque seu ponto, a qualquer hora ou lugar.

A segurança no controle de ponto acontece pela utilização da geolocalização do próprio smartphone e do envio de uma foto do colaborador, que é tirada no momento em que a marcação for realizada.

Esses são apenas algumas de nossas soluções, mas nós temos um amplo portfólio de produtos, adequados às suas necessidades. Converse com nossos especialistas e descubra como nós ajudamos nossos clientes a maximizar suas jornadas de trabalho!

Conclusão

Por fim, ao concluir a leitura deste artigo, você conseguiu compreender um pouco melhor os riscos de utilizar o controle de ponto manual na gestão da jornada de trabalho.

Embora seja um método de registro com baixo investimento de aquisição e manutenção, ele não proporciona segurança e transparência na relação trabalhista, tampouco vale o custo-benefício.

Sendo assim, além de tornar a rotina de trabalho do RH extremamente burocrática, essa ferramenta também pode trazer uma série de outros contratempos à empresa.

Por isso, a automatização da jornada de trabalho é a melhor opção para que o seu negócio aproveite todo o seu potencial estratégico.

Para tornar essa missão ainda mais simples, você pode contar com o suporte da Dixi Ponto, empresa especialista há mais de uma década em soluções inovadoras para o controle de ponto!
Entre em contato com nossa equipe especializada, conheça as nossas soluções e descubra qual é a mais indicada ao seu negócio!