Tudo o que você precisa saber sobre espelho de ponto!

O espelho de ponto é um documento muito importante na rotina da jornada de trabalho, pois é por meio dele, que o setor de Recursos Humanos consegue gerenciar a frequência dos colaboradores, o que é essencial para o pleno cumprimento das obrigatoriedades legais.

Emitido mensalmente, ele é responsável por garantir que a empresa verifique se os seus colaboradores estão cumprindo suas atividades de forma correta, além de garantir que não haja nenhum erro no cálculo da folha de pagamento.

Dessa forma, a empresa consegue eliminar a burocracia existente na gestão de pessoas, e ao mesmo tempo, evita qualquer tipo de complicação na justiça trabalhista, decorrente da má gestão da jornada de trabalho.

Assim, é possível se proteger contra uma série de situações que desencadeiam em processos trabalhistas, como é o caso do não pagamento de adicionais, bonificações e horas extras, que seguem sendo a principal causa das disputas na justiça do trabalho.

Por conta disso, é fundamental realizar uma boa gestão do espelho de ponto, que possui diferentes tipos de modelo, e que afetam diretamente o controle da jornada de trabalho.

Para te ajudar a eliminar todas as suas dúvidas e auxiliá-lo na gestão da sua empresa, nós preparamos este artigo completo, com todas as informações que você precisa saber. Siga a leitura e confira!

O que é o espelho de ponto?

Antes de começarmos, é importante contextualizar melhor o que é o espelho de ponto, especialmente se você, eventualmente, não é familiarizado com o tema.

Ele é um documento utilizado por empresas para registrar e controlar a jornada de trabalho dos colaboradores.

Este relatório contém informações muito relevantes, como horários de entradas e saídas, intervalos, horas trabalhadas e horas extras realizadas, além de outros dados referentes ao controle de jornada dos colaboradores.

De forma simples, o documento funciona como uma espécie de resumo mensal da jornada de trabalho de todos os profissionais da empresa.

Além disso, ele também é uma forma de verificar métricas importantes para o RH, como o tempo médio gasto por cada colaborador na execução de suas atividades, o que é essencial para que se saiba como anda a produtividade empresarial.

Ademais, o espelho de ponto também é um documento judicial, capaz até mesmo de revelar determinadas informações estratégicas para a empresa.

Isso é possível, pois os relatórios fornecidos pela ferramenta auxiliam os gestores de RH a descobrirem quantas horas de trabalho são necessárias para que determinadas tarefas sejam realizadas.

Essas informações e dados são de extrema relevância, principalmente para a condução e desenvolvimento de processos seletivos mais ágeis e eficazes.

Além de todas essas situações, o espelho de ponto também garante uma maior segurança nos cálculos e no fechamento da folha de pagamento dos funcionários.

Assim, há a garantia de que os profissionais recebam corretamente todo o seu salário, principalmente caso eles gozem do direito de receber algum tipo de remuneração adicional, como é o caso das horas extras, conforme citamos no início deste artigo.

Quais são os tipos?

Em um primeiro momento, pode parecer que os espelhos de ponto são todos iguais. Entretanto, na prática, não é o que ocorre.

Existem quatro tipos desse documento: manual, mecânico, eletrônico e digital. Vamos entender melhor como cada um deles funciona:

Espelho de ponto manual

Esse é o formato mais clássico do documento. Ele tem duas possíveis fontes de dados: o livro de ponto ou a planilha para controle de ponto.

Nas duas situações, o processo é o mesmo: o colaborador precisa anotar, manualmente, todos os eventos referentes à sua jornada de trabalho.

No fechamento mensal, o gestor de RH ou o responsável pela parte fiscal da empresa deverá calcular as horas extras, anotar eventuais faltas, atrasos e outras questões da jornada de trabalho.

Por ser feito todo manualmente, esse processo acaba ocupando muito tempo dos responsáveis, que podem ter que passar horas e horas fazendo todos esses cálculos.

Espelho de ponto mecânico

Esse documento é o “dono” da expressão “bater o ponto”, pois os colaboradores precisam marcar seus horários de entradas e saídas em um relógio cartográfico, por meio de um cartão impresso.

Esse procedimento é necessário para que as marcações sejam, devidamente, validadas, pois o equipamento irá computar em um arquivo os dados armazenados, que servirão como base para o RH fazer os cálculos da folha de pagamento mensal.

O espelho de ponto mecânico é uma opção mais tecnológica do que a manual, porém, para que a operação seja feita da forma correta, ainda é preciso que o RH faça a checagem corretamente, garantindo que o processo seja feito de forma íntegra.

Espelho de ponto eletrônico

O espelho de ponto eletrônico é emitido pelo sistema de ponto eletrônico, um mecanismo que informa os registros de ponto dos colaboradores.

A grande vantagem desse sistema é o fato dos cálculos serem feitos todos automaticamente, dispensando a necessidade da conferência dos horários. É preciso apenas realizar alguns poucos ajustes, como por exemplo, o registro de atestados médicos, caso ocorram abonos de faltas.

Isso acaba facilitando muito o trabalho do setor de RH, que gasta menos tempo para fechar a folha de pagamento.

Espelho de ponto digital

Por fim, o espelho de ponto digital é a ferramenta mais moderna existente no mercado, pois permite que as marcações de ponto sejam feitas por meio de softwares, flexibilizando a gestão da jornada de trabalho dos colaboradores.

As informações são enviadas para uma plataforma, que emite automaticamente o documento. Isso garante mais agilidade e segurança ao RH durante o processo.

Essa ferramenta também possibilita que o colaborador registre sua marcação em qualquer horário e de qualquer lugar, o que torna ainda mais transparente a gestão da jornada de trabalho.

O que a Portaria 671 fala sobre o espelho de ponto?

Não tem como falar sobre o espelho de ponto sem citar a Portaria 671. Se você já é leitor assíduo do nosso blog, já é familiarizado com ela.

Elaborada pelo Ministério do Trabalho e Previdência (MTP), a normativa está em vigência desde novembro de 2021, e substituiu as antigas Portarias 1510 e 373, que, antigamente, eram as responsáveis por tratar as questões envolvendo a legislação trabalhista, a Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) e também do controle de ponto.

Até por conta disso, a Portaria 671 é chamada de “Lei do Ponto Eletrônico”, pois ela alterou a forma como os Registradores de Ponto Eletrônico (REP) eram classificados.

Desde que a normativa do MTP entrou em vigor, os REP passaram a ser divididos em três tipos: Registrador Eletrônico de Ponto Convencional (REP-C); Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo (REP-A) e Registrador Eletrônico de Ponto via Programa (REP-P).

Tendo essa informação em mente, fica mais tranquilo compreender o que a Portaria 671 fala a respeito do espelho de ponto. Essas determinações são previstas nos artigos nº 82, 83 e 84 da “Lei do Ponto Eletrônico”:

Art.82: “O programa de tratamento de registro de ponto é o conjunto de rotinas informatizadas, que tem por função, tratar os dados relativos à marcação dos horários de entrada e saída contidas no Arquivo Fonte de Dados (AFD), gerando o relatório Espelho de Ponto Eletrônico e o Arquivo Eletrônico de Jornada”.

“Art. 83. O programa de tratamento de registro de ponto, independentemente do sistema de registro eletrônico de ponto utilizado, deve gerar o Arquivo Eletrônico de Jornada, conforme Anexo VI, e o relatório Espelho de Ponto Eletrônico, conforme art. 84”.

“Art. 84. O relatório Espelho de Ponto Eletrônico gerado pelo programa de tratamento de registro de ponto deve conter, no mínimo, as seguintes informações:

I – identificação do empregador contendo nome, CNPJ/CPF e CEI/CAEPF/CNO;

II – identificação do trabalhador contendo nome, CPF, data de admissão e cargo ou função exercida;

III – data de emissão do espelho de ponto eletrônico e período que compreende o relatório;

IV – horário e jornada contratual do colaborador;

V – marcações efetuadas no REP e marcações tratadas (incluídas, desconsideradas e pré-assinaladas) no Programa de Tratamento de Registro de Ponto”.

Como determina o inciso, os registros de ponto e demais marcações das jornadas de trabalho dos funcionários, precisam ser feitos utilizando algum dos equipamentos REP, sejam eles REP-C, REP-A ou REP-P. Além disso, o equipamento também precisa emitir o espelho de ponto.

Além disso, o relatório deve ser capaz de identificar o colaborador. Desse modo, é fundamental que ele tenha dados como, CNPJ ou CPF, data de admissão, função e cargo, data de emissão e período do relatório, bem como o horário e jornada contratual do colaborador e as respectivas durações das jornadas de trabalho já realizadas.

Por fim, a Portaria 671 também determina que a empresa deve permitir que os funcionários tenham acesso mensal às informações contidas no seus espelhos de ponto, pois isso é um direito legal do colaborador. Essa conferência pode ser realizada tanto de forma impressa quanto informatizada.

É de extrema importância ter conhecimento dessas informações, pois elas estão completamente ligadas a outro tópico igualmente relevante: o das assinaturas no espelho de ponto. Veremos melhor sobre isso no próximo tópico!

O espelho de ponto precisa ser assinado?

Uma dúvida bastante comum dos gestores de RH diz respeito às assinaturas no espelho de ponto. Afinal de contas, esse documento precisa realmente ser assinado?

Antes de falarmos sobre a questão legal do assunto, é importante falar que a assinatura é a confirmação real de que tanto o colaborador quanto a empresa estão de acordo com com as informações que constam no documento, tornando-o válido.

Em relação às assinaturas no espelho de ponto, a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), não determina sobre a necessidade dela para a validação jurídica do documento.

Essa regulamentação está prevista na Lei nº 14.063 de 2020, que passou a ampliar a listagem de documentos de caráter público que podem ser validados digitalmente.

Porém, conforme citamos anteriormente, o procedimento de assinatura do espelho de ponto é mais uma atitude que a empresa pode tomar para se resguardar judicialmente de qualquer tipo de problema trabalhista.

Em outro texto aqui no blog, nós falamos sobre uma situação ocorrida em 2022, quando a Quinta Turma do Tribunal Superior do Trabalho validou os cartões de ponto de um cabista da Serviços de Rede S.A. (Sarede) mesmo com os registros não assinados.

Na ocasião, a decisão dos magistrados foi de que essa ausência não torna inválido o controle da jornada, porque a CLT não exige que o colaborador firme todos esses documentos.

Apesar dessa situação ter sido favorável a empresa, nem sempre ela pode ocorrer, especialmente nos casos em que a instituição não conta com um sistema para controle de ponto, que vale ressaltar, é obrigatório para toda organização que tenha mais de 20 colaboradores em seu quadro profissional.

Por todos esses motivos, independentemente de qual espelho de ponto sua empresa utiliza, é fundamental que ele seja, devidamente, assinado, pois, quanto mais eficaz for a coleta das informações da jornada de trabalho do funcionário, menores serão as chances de ocorrerem erros nos cálculos do fechamento da folha de ponto.

Portanto, não deixe de mostrar esse documento aos seus colaboradores e solicitar que eles assinem o relatório, como uma maneira de atestar a veracidade de todas as informações.

Qual a importância de ter um espelho de ponto?

Conforme vimos ao longo do texto, o espelho de ponto é um documento indispensável para as empresas, pois ele possibilita que o RH faça uma melhor gestão da jornada de trabalho.

Isso é possível pois o relatório consegue assegurar que todas as obrigações trabalhistas estão sendo integralmente cumpridas.

Empresas que têm uma gestão eficiente conseguem ter uma maior tranquilidade para gerenciar corretamente a folha de pagamento, minimizando as chances de ocorrerem erros nos cálculos da jornada de trabalho.

Se, eventualmente, o espelho de ponto apresenta falhas ou erros, é um indicativo de que a empresa precisa olhar com atenção para a forma como o controle de jornada está sendo realizado.

Todas essas circunstâncias podem trazer diversos problemas para a empresa, que não terá ao seu dispor, indicadores e relatórios confiáveis. A ausência dessas métricas pode fazer com que os gestores percam tempo e desperdicem oportunidades de melhorar a forma como a gestão é realizada.

Empresas que têm uma má gestão da jornada de trabalho, podem vir a sofrer com sérios problemas na justiça trabalhista, principalmente no que diz respeito aos processos ocorridos pelo não cumprimento das obrigações legais.

Dessa maneira, é fundamental que você olhe com carinho para o espelho de ponto e gerencie esse documento de forma transparente e íntegra. Assim, sua empresa estará reafirmando o seu compromisso em ser uma referência em sua área de atuação, e consequentemente, irá reforçar a sua imagem e credibilidade.

Qual a melhor maneira de gerenciar o espelho de ponto?

Se você concluiu a leitura deste artigo, conseguiu compreender melhor como o espelho de ponto é um componente indispensável na rotina corporativa.

Além de ser um documento obrigatório, e que toda empresa deve emitir para seus colaboradores mensalmente, ele contém dados que são fundamentais para uma gestão eficiente da jornada de trabalho.

Justamente por conta disso, a administração correta desse relatório passa, diretamente, pelo monitoramento da jornada de trabalho dos colaboradores. Devido a isso, a melhor forma de realizar a gestão correta do espelho de ponto é utilizar um sistema para controle de jornada que faça a emissão instantânea de relatórios.

Desse modo, o documento também consegue ajudar a gerir todos os cálculos de eventuais horas extras e banco de horas, com toda a segurança necessária no armazenamento dos dados, permitindo um eficiente acompanhamento das informações.

Por todos esses motivos, o controle de ponto contribui para que as empresas conquistem mais autonomia e liberdade para executar suas atividades, garantindo uma maior veracidade das informações da jornada de trabalho.

Sendo assim, agora que você já conhece qual é a melhor maneira para gerenciar o espelho de ponto da sua empresa, nós te fazemos um convite: que tal contar com um moderno e completo sistema on-line para controle de jornada, que pode ser instalado em um computador ou aplicativo de celular e torna a gestão de pessoas muito mais prática e eficiente?

Se a resposta foi sim, e você deseja ter essa ferramenta em sua empresa, nós te convidamos a conhecer o Web Dixi, o sistema para controle de jornada da Dixi Ponto!

Desenvolvido para atender todas as necessidades do RH, desde a coleta dos registros até o envio para o fechamento da folha de pagamento. Com o Web Dixi, os gestores podem realizar diversas tarefas e ter controle em tempo real, de onde estiver, graças ao sistema 100% online.

O Web Dixi também opera em integração com sistemas de folha de pagamento e aos relógios de ponto homologados e chancelados pela Portaria 671, proporcionando toda a transparência necessária à gestão de ponto da empresa.

Tenha métricas e painéis de indicadores eficientes e práticos, melhore os índices de horas extras, absenteísmo e demais informações relevantes para uma atuação mais estratégica e um melhor gerenciamento do espelho de ponto dos funcionários.

Não corra riscos com sistemas de ponto que não estão em conformidade com as leis vigentes. Entre em contato agora mesmo e conheça outras vantagens que somente o Web Dixi pode oferecer à sua empresa!