O que é a Portaria 1255 e o que ela muda na Portaria 671?

Ao longo da história, o controle da jornada de trabalho sofreu mudanças significativas por meio da introdução de novas leis, como foi o caso da Portaria 1255.

Em 2021, o ponto eletrônico teve uma de suas maiores modificações após a implantação da Portaria 671, que na ocasião, trouxe uma nova abordagem na maneira como os Registradores Eletrônicos de Ponto (REP) eram classificados.

As regras modificadas pela “Lei do Ponto Eletrônico” trouxeram muito mais luz à maneira como a gestão de ponto era realizada, sendo um verdadeiro marco no que diz respeito ao monitoramento da jornada de trabalho.

Entretanto, a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e as demais legislações trabalhistas, são bastante efêmeras. Ou seja, elas constantemente passam por alterações, a fim de trazer maior transparência na relação de trabalho e aumentar a segurança, tanto das empresas quanto dos colaboradores.

Foi o que ocorreu com a Portaria 1255, que modificou algumas questões importantes que estavam presentes na Portaria 671.

Como todas essas alterações impactam diretamente as rotinas de trabalho dos gestores de Recursos Humanos (RH), é essencial que você esteja por dentro dessas novidades, para assegurar que sua empresa esteja em conformidade com suas obrigações trabalhistas.

Para te ajudar a entender quais foram as mudanças trazidas por esta nova portaria, nós preparamos este artigo completo.

Sendo assim, te convidamos a seguir a leitura conosco e acompanhar até o fim, pois este conteúdo está repleto de insights que vão fazer toda a diferença na sua gestão de pessoas!

Primeiramente, o que é a Portaria 671?

Mas, antes de entendermos melhor quais foram as mudanças trazidas pela Portaria 1255, é importante que você se familiarize melhor com o que é a Portaria 671.

Considerada como um grande marco na gestão da jornada de trabalho, ela foi publicada pelo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) no dia 08 de novembro de 2021.

Além de alterar pontos fundamentais na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS), modificando questões relacionadas à políticas públicas e relações de trabalho, a Portaria 671 trouxe atualizações extremamente importantes no controle de ponto.

Não à toa, ela ficou popularmente conhecida como a “Lei do Ponto Eletrônico”, pois revogou as antigas Portarias 373 e 1510 do MTE, que anteriormente, eram responsáveis por estabelecer as diretrizes sobre o controle da jornada de trabalho.

Neste sentido, a Portaria 671 passou a determinar a existência de três tipos de Registradores Eletrônicos de Ponto (REP). São eles:

Registrador Eletrônico de Ponto Convencional (REPC);
Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo (REP-A);
Registrador Eletrônico de Ponto via Programa (REP-P).

REP-C

Os equipamentos REP-C precisam estar sempre disponíveis no local de trabalho e devem permitir a extração e impressão de dados para o Auditor Fiscal. Além disso, somente os colaboradores da mesma empresa devem usar o mesmo equipamento.

À exceção fica por conta dos casos de contratações temporárias e organizações do mesmo grupo econômico que compartilham o ambiente de trabalho.

REP-A

A possibilidade de utilização do REP-A está descrita no artigo nº 77 da Portaria 671. Essa categoria se refere ao conjunto de equipamentos e softwares utilizados para o registro da jornada de trabalho, autorizados por Convenção Coletiva de Trabalho (CCT) ou Acordo Coletivo de Trabalho (ACT).

Os equipamentos REP-A precisam marcar fielmente os registros dos horários realizados pelos colaboradores, sem haver permissão para qualquer tipo de alteração nas marcações.

Além disso, esses aparelhos não podem autorizar nenhum tipo de restrição na marcação de ponto dos colaboradores.

Por fim, os equipamentos REP-A devem ser capazes de emitir o Arquivo Fonte de Dados (AFD) quando solicitado pelo Auditor Fiscal. Este arquivo precisa ser assinado eletronicamente, com certificado digital válido.

REP-P

Além do REP-C e do REP-A, a Portaria 671 trouxe a possibilidade das empresas utilizarem o REP-P em suas jornadas de trabalho.

Esta foi a maior novidade à época, é inclui todos os coletores de marcação de ponto, armazenamento de registro e programas de tratamento de ponto.

O REP-P pode ser executado em servidor próprio ou ambiente em nuvem, com um certificado de registro. Esse equipamento deve ser utilizado unicamente para o controle da jornada de trabalho, e deve ser capaz de realizar a emissão dos documentos presentes na relação de trabalho.

Ademais, o REP-P deve ser apto a fazer os controles de natureza trabalhista e fiscal relacionados aos horários de entradas, saídas, pausas, intervalos e horas extras dos colaboradores do local de trabalho (arquivo AFD).

Além do mais, os equipamentos REP-P também precisam ser capazes de fazer a emissão do comprovante de registro de ponto, seja de forma impressa ou digital.

O que é a Portaria 1255?

Agora que você já conseguiu entender um pouco melhor o que é a Portaria 671, fica mais fácil de compreender o que é a Portaria 1255, publicada pelo MTE no dia 27 de maio de 2022.

Na realidade, essa nova legislação trouxe um reforço nas regras trazidas pela Portaria 671 no que diz respeito à utilização do controle de ponto eletrônico.

De modo geral, a Portaria 1255 estabelece requisitos técnicos para os sistemas de controle eletrônico de jornada.

As principais novidades dizem respeito aos requisitos para a geração de arquivos eletrônicos, relatórios e assinaturas digitais, além de especificar formatos e padrões de armazenamento das informações e dados da jornada de trabalho.

Em relação à regulamentação dos diferentes tipos de REP, não houve nenhuma alteração, mantendo as regras que já eram estabelecidas pela Portaria 671.

O que a Portaria 1255 modificou na Portaria 671?

De modo geral, a principal alteração trazida pela Portaria 1255 foi a revogação do parágrafo único do artigo nº 83 da Portaria 671.

Essa atualização traz algumas mudanças no procedimento da gestão de ponto realizado pelas empresas.

Todavia, essa não foi a única alteração. Abaixo, listamos as principais mudanças que foram estabelecidas pela nova portaria:

Exigência do Arquivo Eletrônico

Uma das principais mudanças foi no artigo nº 83 da Portaria 671. A legislação fazia exigência para organizações que adotam o programa de tratamento de registro de ponto que usassem um equipamento REP-A.

De acordo com aquela legislação, essas empresas precisavam manter arquivos eletrônicos e relatórios. Entretanto, essa obrigatoriedade foi revogada com a implantação da Portaria 1255, que passou a valer apenas para acordos e CCTs.

Relatório do espelho de ponto

Outra mudança importante trazida pela nova portaria, foi no artigo nº 83 da Portaria 671, que trata sobre o relatório do espelho de ponto eletrônico, um documento que inclui um resumo das informações e dados das marcações de ponto dos colaboradores durante um período específico.

A Portaria 1255 determina que o relatório precisa ser emitido pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto Eletrônico, independentemente de qual seja o Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (SREP) usado pela empresa.

Assinaturas eletrônicas geradas pelo REP-P

A nova portaria também fez uma atualização importante nas assinaturas eletrônicas geradas pelos equipamentos REP-P.

A Portaria 671 estabelecia que as assinaturas eletrônicas geradas pelo REP-P para o Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador, emitidas em arquivos eletrônicos, deveriam seguir o padrão PAdES (PDF Advanced Electronic Signature).

Além disso, essa regra também se aplica à validação das assinaturas eletrônicas, feitas pelo REP-P, de Atestados Técnicos e Termos de Responsabilidade.

Assinaturas eletrônicas geradas pelo REP-A a REP-P

A Portaria 1255 também fez mais uma outra adição importante em relação às assinaturas eletrônicas.

Segundo a nova legislação, se as assinaturas emitidas pelo REP-A, REP-P ou programa de tratamento de registro de ponto e enviadas ao Arquivo Fonte de Dados (AFD) ou para o Arquivo Eletrônico de Jornada (AEJ), elas precisam seguir o padrão CAdES (CMS Advanced Electronic Signature).

Além do mais, as assinaturas eletrônicas também precisam ser armazenadas em arquivo no formato .p7s destacado (detached).

Requisitos para Registrador Eletrônico de Ponto Convencional (REP-C)

Por fim, a Portaria 1255 também trouxe mudanças nos requisitos técnicos para o REP-C, adicionando especificações sobre o relógio interno de tempo real (RTC) e as operações que devem ser armazenadas na ARP (memória de registro).

Embora todos esses requisitos técnicos que apresentamos acima possam parecer muito complicados, essas mudanças podem ser implementadas sem nenhum tipo de ruído.

Basta que sua empresa utilize um sistema para controle de ponto eletrônico que siga as determinações trazidas pelo novo texto dos artigos 88 e 89 da Portaria 671.

Como garantir que minha empresa esteja adequada às mudanças na Portaria 1255 e Portaria 671?

Toda mudança que ocorre na jornada de trabalho deve ser observada com atenção pelos gestores de RH. Esse procedimento é essencial para assegurar que as empresas estejam em conformidade com as legislações vigentes.

Essa mesma regra se aplica às mudanças trazidas pela Portaria 1255. Neste sentido, existem algumas boas práticas que podem ser adotadas, a fim de garantir a segurança na sua gestão organizacional.

A primeira delas diz respeito ao seu fornecedor do registro de ponto, que deve estar em consonância com as obrigações dispostas tanto pela Portaria 1255, quanto pela Portaria 671.

Afinal, empresas que utilizam relógios de ponto ou outros tipos de registradores eletrônicos de ponto que não seguem as obrigações estabelecidas pelas leis vigentes, podem vir a sofrer com os tão temidos processos trabalhistas.

A seguir, listamos algumas boas práticas que podem te ajudar a garantir a segurança no controle de ponto em sua empresa. Veja:

Verifique a legislação atualizada

Quando falamos sobre legislação trabalhista, o conhecimento nunca é demais. Por isso, o primeiro passo é verificar a legislação atualizada.

Conforme vimos anteriormente, as leis sobre o ponto eletrônico sofreram mudanças importantes ao longo da história.

Neste sentido, é importante que você fique atento em relação à publicação de novas Medidas Provisórias (MPs) e outras portarias que falem sobre este assunto.

Isso vai garantir que sua empresa esteja alinhada às novas tendências do controle de ponto, assegurando total transparência na realização dos procedimentos organizacionais.

Reveja suas políticas internas

Além disso, também é importante que a equipe de RH faça uma revisão nas políticas internas da empresa.

A melhor forma para isso, é montar uma equipe de compliance, que fique encarregada por assegurar que a empresa esteja em consonância com todas as normas, leis, regras e políticas exigidas pelo MTE.

Na prática, o compliance funciona como uma espécie de “manual de conduta” da empresa, para assegurar que todos os processos da organização estejam em sinergia com as obrigações legais.

Isso é fundamental para proteger a credibilidade da empresa e prevenir que ela venha a sofrer algum tipo de penalização da justiça trabalhista.

Ademais, o compliance também ajuda a equipe de RH na atualização das políticas relacionadas ao controle de jornada, benefícios e demais condições de trabalho, a fim de garantir que a empresa cumpra com todas as suas obrigações legais.

Revise seu sistema de registro de ponto

Por fim, revisar o sistema de registro de ponto utilizado pela sua empresa, é outra boa prática para garantir a conformidade com as exigências estabelecidas pela Portaria 1255 e Portaria 671.

Esta regra vale para qualquer um dos Registradores Eletrônicos de Ponto (REP-C, REP-A e REP-P). Por isso, certifique-se de que o sistema de ponto utilizado está homologado e atualizado com os requisitos da portaria.

Além disso, confira se ele está emitindo os arquivos ACJEF e AFD quando exigido, e não se esqueça de verificar se as assinaturas eletrônicas seguem os padrões recomendados, como o PAdES e o CAdES.

Todos esses requisitos técnicos devem ser fornecidos pelo fornecedor do sistema, que precisa garantir que o mesmo acompanhe as eventuais mudanças efetuadas pela legislação trabalhista.

Desse modo, a empresa conseguirá garantir o cumprimento legal das suas obrigações relacionadas ao controle de ponto.

Porém, caso o seu fornecedor não seja capaz de garantir as atualizações necessárias, o recomendável é que você implemente um sistema que atenda às exigências legais.

Conheça o Web Dixi: o sistema para controle de ponto que segue as normas da Portaria 1255 e Portaria 671!

Uma gestão organizacional eficiente passa, diretamente, pelo controle da jornada de trabalho.

Porém, para que isso seja possível, a empresa precisa utilizar ferramentas e insumos que ajudem a garantir que o controle de ponto seja as determinações estabelecidas tanto pela Portaria 1255, quanto pela Portaria 671.

Por isso, se você ainda não têm essa ferramenta em sua empresa, ou deseja trocar o seu sistema de ponto atual por um moderno, eficiente e 100% em consonância com as legislações vigentes, nós te convidamos a conhecer o Web Dixi!

Desenvolvido pela Dixi Soluções, o nosso ponto eletrônico web é uma ferramenta robusta, pois com uma série de recursos avançados, que permitem o registro, gestão e tratamento de ponto em um único lugar.

Com o Web Dixi, os gestores de RH podem ter acesso a um painel completo com as marcações de ponto dos funcionários.

Desse modo, é possível visualizar em tempo real os eventos da jornada de trabalho, como atrasos, faltas, pausas, intervalos e horas extras, possibilitando que os gestores de RH consigam fazer uma gestão muito mais assertiva.

Além do mais, esses relatórios também permitem que os gestores de RH monitorem métricas importantes, como turnover e absenteísmo, para avaliar indicadores que são importantes para uma melhor gestão de pessoas.

O Web Dixi conta com diversos outros recursos que automatizam a rotina do RH, como gestão de escalas, cálculos automáticos e integração com sistemas da folha de pagamento.

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Conclusão

Por fim, ao concluir a leitura deste artigo, você pôde conhecer melhor o que é a Portaria 1255, e como ela impacta a Portaria 671.

Embora não tenha trazido mudanças importantes, essa nova legislação não modificou as regras para utilização do REP, afinal, as atualizações têm como principal objetivo, trazer mais clareza a alguns processos burocráticos no controle de ponto, como a exigência de determinados formatos específicos para a emissão de alguns documentos.

Para os gestores de RH, é essencial compreender as mudanças e adaptá-las às práticas organizacionais, garantindo conformidade legal e bem-estar dos colaboradores.

Isso também passa pela revisão no sistema de registro de ponto utilizado, pois como as alterações trazidas pela Portaria 1255 são mais técnicas, elas precisam ser efetuadas pelo fornecedor do sistema.

Desse modo, a empresa conseguirá estar em conformidade com as determinações da Justiça do Trabalho. Caso contrário, ela poderá vir a sofrer com penalidades legais.

Para resolver esse problema, o mais indicado é que a sua empresa utilize um sistema para registro de ponto que seja regulamentado pela Portaria 671, como o Web Dixi.

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