O que é e como funciona o novo modelo de ponto REP-P?

O Registrador Eletrônico de Ponto por Programa (REP-P) é uma das mais recentes e modernas ferramentas para o controle de jornada nas empresas.

Apoiado pela tecnologia, este sistema vem se popularizando cada vez mais entre as empresas brasileiras, sobretudo, pelos diversos benefícios e praticidades que ele traz aos gestores de Recursos Humanos.

Esses benefícios vão muito além do cumprimento das determinações da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), que estabelece a obrigatoriedade da marcação de ponto para toda empresa com mais de 20 colaboradores.

O ponto eletrônico também auxilia e otimiza diversas rotinas e atividades do RH, que pode focar esforços em elaborar estratégias que fortaleçam a gestão de pessoas.

Isso, naturalmente, também passa pela automação de processos e utilização da tecnologia. E, para isso, o REP-P se mostra um ótimo aliado no apoio ao RH.

Para te ajudar a entender melhor o que é essa ferramenta, e como ela pode fazer a diferença positiva na sua gestão de pessoas, nós preparamos este artigo completo. Portanto, te convidamos a acompanhar a leitura conosco até o fim!

O que é o REP-P?

Primeiramente, antes de conhecermos como essa ferramenta funciona e todas as funcionalidades que ela oferece, é importante que você saiba o que é o REP-P.

Também conhecido como Registrador Eletrônico de Ponto por Programa, ele é uma das tecnologias mais modernas existentes para o controle de ponto, e acompanhamento da frequência de trabalho dos colaboradores.

De modo geral, esse sistema de ponto possibilita que as empresas usem sistemas automatizados e informatizados para gerenciar a jornada de trabalho dos seus funcionários.

Isso significa que as marcações de entradas, saídas, intervalos, pausas e horas extras, podem ocorrer de diferentes maneiras, via smartphone, notebook, web ou tablet.

Assim, graças à tecnologia embarcada neste sistema, a empresa pode agilizar e desburocratizar o controle de ponto, dispensando os métodos de registros tradicionais e manuais.

Além disso, em um tempo no qual o trabalho remoto e híbrido ganham cada vez mais espaço nas rotinas corporativas, essa ferramenta contribui positivamente para garantir que o controle de jornada ocorra de forma correta.

Como o Registrador Eletrônico de Ponto por Programa funciona?

Agora que você entendeu melhor o que é o REP-P, fica mais fácil compreender como essa ferramenta funciona.

Em suma, esse sistema funciona por meio de um programa de computador. Nele, os colaboradores conseguem marcar seus horários da jornada de trabalho em um software, que no caso da Dixi Soluções, pode ser acessado de diferentes maneiras, via smartphone, notebook, web ou tablet.

Graças a essa funcionalidade, o controle de ponto pode ser efetuado a qualquer hora ou lugar, e em poucos cliques, mesmo que, eventualmente, o colaborador esteja sem conexão à internet no momento do registro.

Isso é possível, pois as informações e dados da jornada de trabalho são registrados de forma automática, na plataforma do sistema, de maneira rápida, íntegra e segura.

Assim, caso os gestores de RH precisem extrair alguma informação importante, ou emitir um relatório, é possível realizar essa ação de forma prática, em tempo real.

Embora a principal premissa do REP-P seja a conveniência do funcionário poder bater ponto com o seu próprio celular, ainda assim, a empresa pode optar por deixar um equipamento instalado apenas para essa finalidade.

Todavia, para que isso seja possível, é necessário que a empresa siga algumas regras, conforme veremos adiante, nos próximos itens.

REP-P e Portaria 671: qual é a relação?

Se você já acompanha os nossos textos aqui no blog, a Portaria 671 não chega a ser uma novidade. Afinal, como sempre frisamos, é impossível falar sobre registro de ponto e controle de jornada, sem citar a “Lei do Ponto Eletrônico”.

Publicada pelo Ministério do Trabalho e Previdência (MTP), no dia 08 de novembro de 2021, essa legislação substituiu as antigas Portarias 1510 e 373, e foi responsável por atualizar algumas situações importantes em relação à Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS).

Contudo, a principal mudança trazida pela Portaria 671 foi na nova classificação dos Registradores de Ponto Eletrônico (REP), que agora, são divididos em três categorias:

Registrador Eletrônico de Ponto Convencional (REP-C);
Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo (REP-A);
Registrador Eletrônico de Ponto por Programa (REP-P).

Foi justamente a categoria REP-P a principal novidade trazida pela nova legislação. Na realidade, até a Portaria 671 entrar em vigência, o ponto eletrônico já existia. Porém, ainda existia insegurança jurídica acerca da sua utilização em softwares.

Sendo assim, a Lei do Ponto Eletrônico, determina essa nova categoria como um novo modelo de registro de ponto, que é autorizado e não precisa ser aprovado em Acordo Coletivo de Trabalho (ACT) ou Convenção Coletiva de Trabalho (CCT).

Porém, para que isso seja possível, é necessário seguir alguns requisitos técnicos, para garantir que essa ferramenta seja segura. Entre as principais determinações, estão:

Servidor: deve ser armazenado em servidor próprio ou ambiente em nuvem, com certificado de registro no Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI), com utilização exclusiva para o controle da jornada;
Capacidade: o servidor deve ser apto a emitir documentos e realizar controles de natureza trabalhista e fiscal, referentes à entrada e saída dos colaboradores;
Comprovante: o REP-P deve ser capaz de emitir o comprovante de ponto, de forma impressa ou digital.

Graças a todas essas regulamentações, as empresas podem utilizar, sem nenhum receio, o Registrador Eletrônico de Ponto por Programa na gestão das suas respectivas jornadas de trabalho.

Do que é composto o REP-P?

Conforme citamos anteriormente, o Registrador Eletrônico por Programa tem como principal característica, o fato dele ser composto por um software, desenvolvido para realizar diferentes funcionalidades.

Desse modo, a Portaria 671 também inclui na categoria REP-P, todos os coletores de marcação de ponto, armazenamento de registro e programas de tratamento de ponto.

O coletor de marcação de ponto pode ser definido como a “interface” que faz a interação direta com os colaboradores, sendo a parte do software destinada ao registro de ponto.

Em relação ao armazenamento de registro, ele é responsável por guardar as informações e dados de forma segura, conforme determina a legislação trabalhista, para impedir que ocorram fraudes no controle de ponto.

Por fim, o REP-P também é composto pelo programa de tratamento de ponto. Neste caso, essa funcionalidade é fundamental para a gestão da folha de pagamento.

Assim, os gestores conseguem tratar os dados para calcular os salários, obter métricas, estatísticas, insights ou outras informações importantes para realizar uma gestão de pessoas mais eficiente.

O REP-P e o REP-A são a mesma coisa?

Quando falamos sobre as novas categorias dos Registradores Eletrônicos de Ponto, é comum algumas pessoas pensarem que o REP-P e o REP-A são a mesma coisa. Contudo, existem diferenças significativas entre esses dois modelos.

Conforme citamos anteriormente, o Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo é um sistema formado pelo equipamento usado para fazer o registro eletrônico de ponto dos funcionários e, também, pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto.

Embora tanto o REP-P quanto o REP-A, sejam sistemas online, o primeiro é mais completo e robusto, permitindo maior proteção contra fraudes. Além disso, ele também realiza o processamento de maneira autônoma, sem precisar de conexão constante.

Devido a esses fatores, ele não precisa de autorização em CCT para ser utilizado pela empresa, e também dispensa a certificação para ser aceito, ao contrário do que ocorre com o REP-A.

Mas, não é só isso. O REP-P também oferece uma série de outros benefícios às empresas que optam por utilizá-lo, conforme veremos a seguir.

Por que utilizar o REP-P no controle da jornada de trabalho?

Naturalmente, quando falamos sobre gestão da jornada de trabalho, qualquer cuidado é pouco.

Neste sentido, não se pode ter dúvidas e nem errar na busca por uma ferramenta que consiga suprir todas as demandas e necessidades dos gestores de RH.

Apesar de o relógio de ponto ainda ser uma das ferramentas mais seguras para o controle de ponto nas empresas, o REP-P se mostra como uma das soluções mais efetivas para a gestão de pessoas.

Com ele, as companhias conseguem otimizar uma série de processos internos, proporcionando mais flexibilidade e autonomia, tanto para os gestores, quanto para os colaboradores.

Abaixo, listamos 5 principais vantagens que o Registrador Eletrônico de Ponto por Programa oferece. Confira:

Registros precisos

Sem dúvidas, um dos principais benefícios que o REP-P oferece, é a possibilidade do RH ter registros precisos da jornada de trabalho dos colaboradores.

Graças à tecnologia e recursos avançados, como biometria e reconhecimento facial, a empresa consegue eliminar a incidência de marcações incorretas e fraudes no registro de ponto.

Assim, além de evitar que a empresa precise arcar com pagamentos duplicados, essa ferramenta também consegue garantir cálculos precisos da jornada de trabalho, o que é importante para uma gestão mais otimizada da folha de pagamento.

Proteção jurídica

Consequentemente, ao assegurar o correto pagamento dos salários dos funcionários, a empresa também consegue garantir sua proteção jurídica.

Infelizmente, ainda é muito comum algumas empresas não darem a devida atenção à sua gestão da jornada de trabalho.

Além de manchar a imagem e reputação, essa negligência pode onerar os cofres da instituição e, até mesmo, causar o encerramento das suas atividades.

Apenas a título de curiosidade, um levantamento realizado pelo Tribunal Superior do Trabalho (TST), indicou que, até outubro de 2024, foram registrados 67.158 processos trabalhistas referentes ao não pagamento de horas extras.

Esse problema ocorre, principalmente, pelos erros no registro de ponto. Com o REP-P, é possível mitigar esses riscos, pois a ferramenta emite relatórios em tempo real, assegurando que todas as determinações da legislação trabalhista sejam cumpridas integralmente, o que é crucial para a segurança jurídica da empresa.

Conformidade legal

Outra vantagem significativa que o REP-P permite, é a garantia da empresa estar em conformidade legal com as determinações das leis vigentes.

Isso inclui tanto a CLT quanto a Portaria 671, que são as duas principais legislações responsáveis por garantir as regras para o controle de ponto nas empresas.

Isso ocorre, principalmente, pelo sistema de segurança que essa ferramenta oferece, possibilitando que as marcações de ponto ocorram em consonância com as leis vigentes, o que é fundamental para garantir a fiscalização em auditorias do Ministério do Trabalho, evitando multas e penalidades, pois os dados e informações estão sempre disponíveis e organizados.

Redução de custos

O REP-P também ajuda a empresa a reduzir custos, principalmente por conta da automatização dos processos envolvendo o controle de ponto e a gestão da jornada de trabalho.

Esse sistema reduz a necessidade dos gestores de RH realizarem cálculos manuais da folha de pagamento, o que é importante para mitigar erros que podem levar a empresa a arcar com custos adicionais referentes ao pagamento de horas extras, por exemplo.

Além disso, essa ferramenta também pode ser integrada a sistemas de folha de pagamento, agilizando e otimizando ainda mais a gestão das rotinas administrativas por parte do RH.

Segurança dos dados

Por fim, outro diferencial relevante que o REP-P oferece, é em relação à segurança dos dados e informações da jornada de trabalho.

Além de possibilitar a extração de relatórios em tempo real, essa ferramenta utiliza a criptografia e outras medidas de segurança para proteção dos dados e informações pessoais dos colaboradores.

Assim, ao evitar que pessoas não autorizadas consigam acessar esses dados, é possível garantir que as determinações da Lei Geral da Proteção de Dados (LGPD) sejam cumpridas.

Ademais, os dados são transmitidos em tempo real para um servidor central, assegurando que as informações estejam sempre atualizadas e disponíveis para consulta por parte do RH.

Como escolher um REP-P eficiente para sua empresa?

Se você chegou até aqui na leitura, conseguiu compreender que o REP-P se mostra como uma ótima ferramenta para o controle da jornada de trabalho.

Logo, caso você tenha se interessado em adquirir esta ferramenta, é importante tomar algumas precauções e cuidados, para assegurar que o REP-P consiga atender às necessidades da sua empresa e do seu RH.

Neste sentido, é importante você considerar algumas situações relevantes. A primeira delas, naturalmente, é buscar uma ferramenta que esteja alinhada aos objetivos e demandas da empresa.

O que isso quer dizer? Sua organização busca uma solução para gerenciar o banco de horas? Horas extras? Mensurar os índices de turnover e absenteísmo?

Partindo destes pressupostos, fica mais fácil buscar um sistema que consiga suprir essas demandas, o que é importante para garantir o sucesso da ferramenta.

Porém, não é somente isso. É fundamental que o REP-P consiga atender às legislações vigentes e garanta a proteção dos dados sensíveis dos colaboradores.

Além disso, é importante que a ferramenta consiga se integrar a outros softwares de RH e folha de pagamento, permitindo que o RH emita relatórios automatizados.

Por fim, não deixe de buscar informações sobre o desenvolvedor do REP-P. Se preciso, converse com outros gestores, colha depoimentos em fóruns de RH e gestão de pessoas e solicite um teste grátis do sistema.

Assim, você vai conseguir garantir que a solução escolhida consiga atender às necessidades da sua empresa, assegurando uma gestão mais assertiva e eficiente da jornada de trabalho.

Conclusão

Por fim, ao concluir a leitura deste artigo, você conseguiu compreender melhor o que é o REP-P e como essa ferramenta é uma ótima solução para otimizar o trabalho do RH e tornar a gestão de pessoas mais efetiva.

A moderna tecnologia utilizada no desenvolvimento desta ferramenta, a torna uma das soluções mais eficientes e seguras do mercado, possibilitando um controle de jornada muito mais assertivo e potencializando as rotinas administrativas.

Ao desburocratizar essas rotinas e processos, a empresa permite que o RH foque esforços em estratégias que visem fortalecer a cultura organizacional e a gestão de pessoas.

Mas, não é só isso. Além de ser uma ferramenta segura, e em conformidade com as leis vigentes, o REP-P proporciona uma série de outras vantagens à empresa, como redução de custos relacionados à folha de pagamento, registros de ponto mais precisos e proteção contra passivos trabalhistas.

Portanto, se você ficou interessado no REP-P, e deseja elevar a gestão do seu RH ao próximo nível com essa ferramenta, nós te convidamos a conhecer o Registrei, o controle de ponto online da Dixi Soluções!

Ele é um aplicativo para celular, tablet ou notebook, que leva o registro do ponto onde o colaborador está trabalhando.

A segurança nas marcações do Registrei fica por conta da utilização do geolocalizador do próprio aparelho e do envio de uma foto do colaborador, que deve ser tirada no momento do registro de ponto.

Assim, as marcações de ponto podem ser feitas a qualquer hora ou lugar, assegurando toda a proteção necessária para um controle de jornada mais efetivo.

Além disso, o Registrei atende todos os requisitos da CLT e da Portaria 671, garantindo toda a segurança jurídica e legal da empresa.

Todas as suas funcionalidades foram desenvolvidas para suprir as necessidades do RH, que pode ter à sua disposição, uma solução completa, ágil e moderna para o controle de jornada dos colaboradores em empresas de todos os portes e segmentos.

Otimize a rotina do seu RH com quem é especialista há mais de uma década em soluções para o controle de ponto!

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