Controle de ponto em tempo real: como isso funciona?

À medida que a tecnologia avança, a busca por soluções inovadoras para a gestão da jornada de trabalho se intensifica. Neste sentido, o controle de ponto em tempo real vem se tornando uma realidade cada vez mais presente nas empresas brasileiras.

Essa ferramenta surgiu para otimizar a forma como o controle da jornada de trabalho era realizado, além de resolver outras demandas dos gestores de RH, que passaram a ter a garantia de uma gestão de pessoas mais justa e transparente.

Ao longo da história, monitorar a frequência dos colaboradores sempre foi uma tarefa complicada, principalmente nos últimos anos, quando a pandemia de Covid-19 teve início.

Naquela ocasião, o trabalho híbrido e remoto passou a se popularizar entre as empresas brasileiras, que se viram obrigadas a buscar alternativas para assegurar que os processos organizacionais continuassem ocorrendo da forma correta, em conformidade com as leis trabalhistas.

Além disso, a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), estabelece a obrigatoriedade do controle de ponto em todas as empresas que tenham mais de 20 colaboradores, inclusive nas organizações que trabalham à distância.

Desse modo, a tecnologia do controle de ponto em tempo real, se tornou uma ótima alternativa para as empresas gerenciarem os horários de entradas e saídas dos colaboradores.

Neste artigo, exploramos melhor como essa ferramenta pode revolucionar a maneira como as empresas monitoram a jornada de trabalho dos seus colaboradores, bem como as vantagens que ela proporciona.

Portanto, te convidamos a seguir a leitura conosco até o fim e acompanhar este conteúdo conosco!

O que é o controle de ponto em tempo real?

Primeiramente, antes de entendermos melhor os diferenciais que esta ferramenta oferece, é importante que você conheça o que é o controle de ponto em tempo real.

De modo geral, ele é um sistema que registra a jornada de trabalho dos colaboradores de forma instantânea, no momento em que eles marcam seus pontos.

Isso significa, que todos os registros de entrada, saídas, intervalos, pausas, horas extras, e demais eventos da jornada de trabalho, podem ser monitorados em tempo real pelos gestores de RH.

Ou seja, ao invés de depender controle de ponto manual ou outros sistemas que só atualizam as informações ao final do dia, o controle de ponto em tempo real permite que as empresas acompanhem de forma instantânea os eventos e variáveis que compõem a jornada de trabalho.

Essa tecnologia muitas vezes utiliza dispositivos móveis, como celulares, tablets ou notebooks, geolocalização e sistemas integrados, que facilitam o acesso imediato às informações.

Além disso, essa ferramenta oferece diversos recursos de segurança que ajudam a evitar as fraudes no controle de ponto dos colaboradores.

Com isso, essa tecnologia assegura uma maior precisão nas rotinas organizacionais, como gestão de férias, folgas e banco de horas, tornando mais prática e transparente a relação trabalhista.

Como funciona o controle de ponto em tempo real?

Agora que você já conhece melhor o que é o controle de ponto em tempo real, fica mais fácil de compreender como ele funciona na prática.

Em suma, esse funcionamento ocorre de maneira bem simples, por meio de um sistema em nuvem.

Por conta disso, o dispositivo não precisa ser conectado a nenhum cabo para poder funcionar. É necessário somente que o sistema seja configurado com as informações e dados da empresa.

Desse modo, sempre que os funcionários marcarem os seus pontos, as informações são armazenadas de forma automática neste servidor em nuvem.

Essa é uma das principais características do controle de ponto em tempo real: a sua capacidade de fornecer dados instantâneos e precisos.

Isso significa que tanto os gestores quanto os colaboradores podem verificar suas horas trabalhadas em qualquer momento do dia, utilizando apenas um celular ou tablet.

Além disso, essa abordagem pode incluir notificações automáticas, alertando gestores sobre irregularidades, como atrasos ou faltas, possibilitando uma resposta rápida e eficaz.

Outro aspecto importante é a integração com outras ferramentas de gestão do RH, afinal, essa ferramenta pode se conectar a plataformas de folha de pagamento, gestão de desempenho e planejamento de recursos, criando um ecossistema mais eficiente.

Isso não só melhora a precisão dos dados, mas também economiza tempo e reduz a margem de erro, proporcionando uma gestão de ponto mais estratégica.

O que a CLT diz sobre o controle de ponto em tempo real?

Sempre que falamos sobre ferramentas para registro de ponto, é comum existirem algumas dúvidas por parte dos gestores de RH.

Não é diferente com o controle de ponto em tempo real. Afinal, essa tecnologia é realmente permitida pela legislação trabalhista?

No início deste artigo, nós citamos que a CLT estabelece a obrigatoriedade da marcação de ponto para toda empresa que tenha mais de 20 colaboradores em seu quadro de funcionários.

Essas regras estão previstas no segundo parágrafo do artigo nº 74:

“Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019).

§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)”.

Segundo o presente inciso estabelece, o controle de ponto pode ser feito de três maneiras: manual, mecânico ou eletrônico.

Portaria 671

Além disso, todas essas opções de registro também são resguardadas pela Portaria 671, a lei responsável por estabelecer as regras referentes à utilização do ponto eletrônico.

Se você já acompanha o blog da Dixi Soluções, está familiarizado com a Portaria 671, que foi publicada em novembro de 2021 pelo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).

Essa nova legislação, que substituiu as antigas Portarias 1510 e 373, foi criada para modificar algumas questões importantes relacionadas à Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS).

Entretanto, a principal modificação imposta pela Portaria 671 foi em relação à nova classificação dos pontos eletrônicos, que passaram a ser divididos em três categorias:

Registrador Eletrônico de Ponto Convencional (REP-C);
Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo (REP-A);
Registrador Eletrônico de Ponto por Programa (REP-P).

É justamente a categoria REP-P que engloba todos os coletores de marcação de ponto, armazenamento de registro e programas de tratamento de ponto, que torna legal a utilização do controle de ponto em tempo real.

Contudo, para que essa ferramenta possa ser utilizada, é preciso que ela cumpra alguns requisitos fundamentais, como:

Ser apta a emitir documentos de natureza trabalhista e fiscal;
Não permitir a marcação automática de ponto;
Emitir o comprovante de ponto de forma impressa ou digital.

Ademais, diferentemente do que ocorre com o REP-A, as tecnologias REP-P não precisam de autorização por meio da Convenção Coletiva de Trabalho (CCT) ou Acordo Coletivo de Trabalho (ACT).

Desse modo, as empresas que utilizam o controle de ponto em tempo real conseguem aproveitar todos os benefícios que essa ferramenta consegue oferecer, conforme veremos nos itens seguintes.

Quais as vantagens de utilizar o controle de ponto em tempo real?

A conveniência por poder bater ponto a qualquer hora ou lugar, utilizando somente o seu celular, é sem dúvidas uma das principais vantagens que o controle de ponto em tempo real oferece.

Todavia, isso não para por aí, afinal, existem diversos outros motivos para você considerar implantar essa ferramenta na gestão de pessoas da sua empresa.

A seguir, listamos 5 vantagens que o controle de ponto em tempo real oferece. Veja:

Registros de ponto mais precisos

A precisão na coleta de dados é um dos principais benefícios proporcionados por esta ferramenta.

Com o controle de ponto em tempo real, as empresas eliminam a possibilidade de erros que podem ocorrer em sistemas manuais, como entradas de horas incorretas ou registros de presença mal feitos.

Além de garantir que os colaboradores sejam pagos corretamente, essa ferramenta também assegura que a empresa esteja em consonância com todas as regras e determinações da legislação trabalhista, impedindo que a mesma venha a sofrer com os tão temidos processos trabalhistas.

Controle de pontos dos trabalhadores externos

O controle de ponto em tempo real também auxilia na gestão da jornada de trabalho dos profissionais que trabalham em home office e teletrabalho ou externamente, como vendedores, motoristas e técnicos de assistência elétrica.

Afinal, graças aos recursos de GPS e geolocalização, os gestores de RH conseguem monitorar os registros de ponto dos colaboradores a qualquer hora ou lugar.

Além de assegurar que as marcações da jornada de trabalho estão sendo feitas corretamente, essa tecnologia ajuda a otimizar as rotinas de trabalho do RH, que poderá focar esforços em realizar uma gestão de pessoas mais estratégica.

Métricas importantes para o RH

Além disso, a visibilidade imediata das horas trabalhadas permite que os gestores de RH identifiquem rapidamente padrões de comportamento.

Caso um colaborador frequentemente se atrasar no trabalho, isso pode ser facilmente observado e tratado antes que se torne um problema maior para a empresa.

Assim, é possível realizar um melhor controle de métricas e indicadores chave que são importantes para o RH, como é o caso do absenteísmo e do turnover.

Ambos os indicadores têm potencial para prejudicar a produtividade e o clima organizacional da empresa.

Portanto, ter informações diariamente e em tempo real, é de extrema importância para que os gestores de RH consigam estruturar um plano de ação, que ajude a realizar melhorias na gestão dos processos organizacionais.

Essa capacidade de monitoramento e análise em tempo real não apenas melhora a gestão da equipe, mas também pode aumentar a responsabilidade individual, já que os colaboradores estão cientes de que suas horas são constantemente registradas e analisadas.

Isso é fundamental para o desenvolvimento de uma cultura organizacional eficiente, e que seja capaz de ajudar a empresa a atrair e reter os seus melhores talentos.

Melhor eficiência operacional

Outra vantagem significativa proporcionada pelo controle de ponto em tempo real, diz respeito a melhoria na eficiência operacional.

Com um sistema que fornece dados de forma instantânea, as empresas podem otimizar a alocação de recursos, garantindo que as equipes estejam adequadamente preparadas para atender às demandas.

Isso não apenas melhora a produtividade, mas também, pode resultar em um melhor atendimento ao cliente e, consequentemente, em um aumento nas vendas e na satisfação dos consumidores.

Maior segurança no controle de jornada

Por fim, o controle de ponto em tempo real também proporciona muito mais segurança no controle de jornada.

No ano de 2024, o não pagamento das horas extras foi o maior motivo das disputas na justiça do trabalho, segundo um levantamento realizado pelo Tribunal Superior do Trabalho (TST).

A crescente no número dos passivos trabalhistas pelo não pagamento de horas extras ocorre por conta das falhas na gestão da jornada de trabalho.

O controle de ponto em tempo real ajuda as empresas a reduzirem as fraudes e erros na gestão dos eventos da jornada de trabalho, pois os registros são realizados de forma automática e, posteriormente, são armazenados em banco de dados seguro.

Ademais, esses sistemas costumam contar com medidas de segurança robustas, como autenticação e reconhecimento facial, como é o caso do Registrei.

Ou seja, ao marcar o ponto utilizando o celular, o aplicativo utiliza a geolocalização do dispositivo e o envio de uma foto do colaborador.

Com isso, adiciona-se uma camada a mais de segurança, garantindo a integridade dos dados e evitando que eles sejam fraudados ou adulterados por terceiros.

Como implementar o controle de ponto em tempo real na minha empresa?

Conforme você observou anteriormente, o controle de ponto em tempo real é uma ferramenta que proporciona diversos benefícios às empresas que o utilizam.

Caso você tenha se interessado por esta tecnologia, e deseja implementá-la em sua empresa, é crucial se atentar a alguns pontos e ter certos cuidados. Afinal, essa implementação requer planejamento e uma abordagem estratégica.

A primeira etapa é a escolha da tecnologia adequada. É fundamental analisar as necessidades específicas da empresa e buscar soluções que se integrem facilmente com outras ferramentas de gestão e softwares de RH já utilizados.

Realizar uma pesquisa de mercado, ler avaliações de usuários em fóruns na internet, e até mesmo solicitar demonstrações, são cuidados que podem ajudar na escolha do sistema mais apropriado.

Após a seleção da tecnologia, a próxima etapa envolve a comunicação clara com todos os colaboradores sobre as mudanças que estão por vir.

É importante que todos os colaboradores entendam como o novo software de controle de ponto funcionará, quais são os benefícios que ele trará à gestão de pessoas, e como isso afetará positivamente suas rotinas diárias de trabalho.

Neste sentido, organizar sessões de treinamento pode ser uma forma eficaz de garantir que todos os funcionários se sintam confortáveis e capacitados a utilizar corretamente esta nova ferramenta.

Por fim, após a adoção do sistema de controle de ponto em tempo real, é recomendável que a sua empresa esteja aberta a ouvir as opiniões dos colaboradores.

Esse feedback é fundamental para entender como os funcionários estão se sentindo ao utilizar a ferramenta, e quais melhorias podem ser aplicadas.

Assim, essa abordagem não apenas ajuda a resolver rapidamente os problemas. Ela também demonstra que a empresa e o RH valorizam a opinião e a experiência dos colaboradores, o que é importante para aumentar o engajamento e a motivação e a aceitação do novo sistema.

Melhores prática para o controle de ponto em tempo real

Adotar as melhores práticas para o controle de ponto em tempo real é fundamental para garantir que a implementação seja bem-sucedida e traga benefícios reais para a empresa.

Uma dessas práticas é a atualização regular do sistema. Assim como qualquer outra tecnologia, é crucial que o sistema de ponto seja mantido atualizado para garantir que novas funcionalidades e correções de segurança sejam implementadas com sucesso.

Outra prática recomendada é a realização de treinamentos contínuos para os colaboradores.

À medida que novas funcionalidades são adicionadas ao sistema, é importante que todos sejam informados e estejam capacitados a utilizá-las corretamente.

Isso não só melhora a eficiência do uso da ferramenta, mas também demonstra que a empresa se preocupa com o desenvolvimento e bem-estar organizacional dos colaboradores.

Além disso, é importante que a sua empresa promova uma cultura de transparência e confiança.

Desse modo, incentivar os colaboradores a questionar e discutir o controle de ponto em tempo real pode ajudar a construir um ambiente em que todos se sintam à vontade para compartilhar suas preocupações e sugestões. Isso pode levar a melhorias significativas na utilização do sistema e no engajamento da equipe.

Como escolher um sistema de controle de ponto em tempo real?

A escolha de um sistema de controle de ponto em tempo real pode ser um grande desafio, principalmente por conta da variedade de opções disponíveis no mercado.

Neste sentido, é importante que você conheça os caminhos para garantir que a sua empresa escolha a melhor ferramenta que atenda às suas necessidades.

A primeira consideração que você deve fazer, é em relação à escalabilidade do sistema.

É importante optar por uma solução que possa crescer junto com sua empresa, adaptando-se a mudanças no número de colaboradores ou na complexidade das operações.

Outro aspecto que você deve levar em consideração, diz respeito à facilidade de uso. Afinal, um sistema complicado e difícil de navegar pode gerar resistência por parte dos colaboradores, além de resultar em erros nos registros de ponto.

Portanto, é recomendável que o controle de ponto em tempo real tenha uma interface intuitiva e acessível, permitindo que todos os usuários, independentemente de seu nível de habilidade tecnológica, consigam utilizá-lo sem grandes dificuldades.

Ademais, também é crucial levar em consideração a segurança dos dados dos colaboradores.

Com o aumento dos debates e das preocupações sobre privacidade e proteção de informações, é fundamental que o sistema escolhido tenha protocolos robustos de segurança, para garantir que os dados dos colaboradores estejam realmente seguros.

Isso inclui criptografia de dados, autenticação de múltiplos fatores e conformidade com regulamentações de proteção de dados, como é o caso da Lei Geral da Proteção de Dados (LGPD).

Ao seguir esses cuidados, você terá condições para escolher o melhor controle de ponto em tempo real para sua empresa, assegurando que ela tenha uma ferramenta eficiente para o crescimento organizacional, e que o seu departamento de RH seja otimizado estrategicamente.

Conclusão

Por fim, ao concluir a leitura deste artigo, você pôde conhecer melhor o que é o controle de ponto em tempo real, que não é uma tendência, mas sim, uma necessidade crescente no ambiente corporativo atual.

À medida que as empresas buscam maneiras de otimizar a gestão de RH e aumentar a produtividade, essa ferramenta se destaca como um componente essencial.

Com a capacidade de monitorar a jornada de trabalho dos colaboradores em tempo real, as empresas podem garantir precisão nos registros de ponto, promover a transparência e melhorar a eficiência operacional.

As vantagens dessa ferramenta são evidentes: redução de erros, aumento da responsabilidade individual e melhoria no engajamento dos colaboradores.

Além disso, com o suporte de tecnologias avançadas, é possível implementar e otimizar o controle da jornada de trabalho de forma muito mais eficaz.

Portanto, investir em um sistema de controle de ponto em tempo real é um passo estratégico que pode trazer benefícios significativos a curto e longo prazo para sua empresa.

Sendo assim, se você deseja começar essa transformação digital na sua gestão de pessoas, e garantir que sua empresa e o seu RH estejam preparados para enfrentar os desafios do futuro, nós te convidamos a conhecer o Registrei, o controle de ponto em tempo real mais moderno do mercado!

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Todos os dados e informações da jornada de trabalho são armazenados em nuvem, e são enviados de forma automática para o sistema quando a conexão for restabelecida, assegurando toda a proteção necessária no processo.

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