5 dicas para escolher o melhor sistema de ponto eletrônico

O sistema de ponto eletrônico é uma das principais ferramentas para o controle da jornada de trabalho nas empresas brasileiras, sejam elas de pequeno, médio ou grande porte.

Por meio desta tecnologia, os gestores de RH conseguem acompanhar, de forma precisa e eficaz, as horas trabalhadas pelos colaboradores, o que é fundamental para uma gestão segura do tempo e a organização da rotina da equipe.

Mas, não é só isso, pois essa ferramenta também permite que a empresa tenha uma melhor gestão da folha de pagamento, assegurando que os direitos trabalhistas dos colaboradores sejam devidamente cumpridos.

Atualmente, com a evolução da tecnologia, o ponto eletrônico deixou de ser apenas um registro de entradas e saídas: hoje, ele é uma ferramenta estratégica, e que contribui diretamente para o sucesso organizacional.

Afinal, uma gestão eficiente da jornada de trabalho permite que a empresa se desenvolva por completo, retenha os melhores talentos do mercado e se torne uma referência positiva no mercado.

Tudo isso passa por uma gestão de pessoas mais eficaz, que pode ser simplificada por meio do sistema de ponto eletrônico, que proporciona diversas vantagens às empresas que o utilizam.

Porém, diante de tantas opções no mercado, do tradicional relógio de ponto aos modernos sistemas de reconhecimento facial, como saber qual é a melhor escolha para sua empresa?

Neste artigo, reunimos 5 dicas essenciais para ajudar você a selecionar o sistema de ponto eletrônico que realmente atende às necessidades do seu negócio, garantindo segurança, eficiência e praticidade no dia a dia dos seus colaboradores. Siga a leitura conosco e confira!

O que é um sistema de ponto eletrônico?

Primeiramente, antes de conhecermos quais são essas dicas, é importante que você entenda melhor o que é um sistema de ponto eletrônico.

De modo geral, ele é uma solução tecnológica utilizada pelas empresas para registrar, de forma automática e segura, a jornada de trabalho dos colaboradores.

Essa tecnologia foi criada para substituir o controle de ponto manual ou o cartão de papel, trazendo mais precisão e praticidade para o controle das horas trabalhadas.

Na prática, esses sistemas podem funcionar de diferentes maneiras, desde equipamentos físicos, como relógios de ponto com cartão, biometria ou reconhecimento facial, até softwares e aplicativos em nuvem que permitem o registro de ponto via celular, tablet ou computador.

Além de garantir conformidade com a legislação trabalhista, o sistema de ponto eletrônico oferece relatórios detalhados, reduz erros no fechamento da folha de pagamento e ajuda os gestores de RH a terem uma visão estratégica sobre absenteísmo, horas extras e escalas de trabalho.

Ou seja, essa tecnologia não é apenas um registro: ela é uma ferramenta que contribui para a gestão eficiente de pessoas e para a tomada de decisões mais assertivas dentro da empresa.

Como funciona um sistema de ponto eletrônico?

Quando falamos sobre o funcionamento de um sistema de ponto eletrônico, estamos falando de uma ferramenta que foi criada com um propósito principal: registrar os horários de entradas, saídas, pausas, retornos e horas extras dos colaboradores, de forma automática e segura.

Esses registros ficam armazenados em um banco de dados e podem ser acessados pelos gestores de RH para gerar relatórios completos da jornada de trabalho.

Dependendo da tecnologia adotada, o registro pode acontecer de diferentes formas, sendo as principais:

Biometria ou reconhecimento facial: o colaborador se identifica utilizando a impressão digital ou o rosto, evitando fraudes como a marcação de ponto por terceiros;
Cartão magnético ou RFID: cada colaborador possui um cartão único que deve ser aproximado ou inserido no equipamento, para que o registro seja efetuado;
Aplicativos e sistemas online: permitem que a marcação seja feita em dispositivos móveis, como celulares ou tablets e computadores. Também conta com recursos extras como geolocalização para validar o local do registro.

Após cada marcação ser realizada, os dados são enviados para um sistema central, onde ficam organizados e prontos para análise.

Independentemente de qual seja o recurso utilizado, uma coisa é certa: todos esses tipos de sistema de ponto eletrônico são ótimos aliados dos profissionais de Recursos Humanos e Departamento Pessoal, que passam a ter a possibilidade de contar com um controle de ponto em tempo real.

Assim, é possível reduzir erros manuais e ter mais transparência e segurança no controle da jornada.

O que a CLT diz sobre o sistema de ponto eletrônico?

Quando o assunto é gestão da jornada de trabalho, todo cuidado é pouco. Afinal, as empresas não podem dar brechas para o azar, pois qualquer erro de gestão pode trazer prejuízos incalculáveis, devido aos tão temidos processos trabalhistas.

Neste sentido, é essencial que falemos sobre o que a legislação trabalhista diz a respeito do sistema de ponto eletrônico. Afinal, essa ferramenta é respaldada juridicamente?

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) é a base jurídica que regula as relações trabalhistas no Brasil, incluindo, obviamente, todas as questões que envolvem a jornada de trabalho.

No artigo 74, parágrafo 2º, a legislação trabalhista estabelece que empresas com mais de 20 funcionários devem, obrigatoriamente, registrar os horários de entrada e saída de seus colaboradores:

“Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)”.

“§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)”.

Esse controle de ponto pode ser feito de três maneiras: manual, mecânica ou eletrônica. Essa previsão legal dá sustentação ao uso dos sistemas de ponto eletrônico na rotina diária das organizações.

Portaria 671 e o sistema de ponto eletrônico

Além da CLT, quando falamos sobre o controle da jornada de trabalho, não podemos deixar de citar a Portaria 671, que igualmente possui grande relevância nesse contexto.

Conhecida popularmente como a “Lei do Ponto Eletrônico”, essa regulamentação é constantemente mencionada aqui no blog da Dixi Soluções, porque ela trouxe diversas atualizações para o controle de ponto.

A Portaria 671 definiu três categorias de registradores eletrônicos de ponto. São elas:

Registrador Eletrônico de Ponto Convencional (REP-C);
Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo (REP-A);
Registrador Eletrônico de Ponto por Programa (REP-P).

Mas as mudanças não pararam por aí, pois a Portaria 671 também instituiu novas obrigações, como a emissão do comprovante de registro de ponto e a criação do Arquivo Fonte de Dados (AFD), documento que reúne todas as marcações de jornada dos colaboradores.

Outro ponto importante foi a dispensa da exigência de Convenções Coletivas de Trabalho (CCT) ou Acordos Coletivos (ACT) para que as empresas possam adotar sistemas alternativos de ponto eletrônico, como é o caso do REP-A.

Vale destacar ainda que a Portaria 671 revogou as antigas Portarias 1510 e 373, que antes regulamentavam a utilização desses sistemas.

Com todas essas atualizações, o sistema de ponto eletrônico se tornou mais moderno, seguro e eficiente, garantindo às empresas uma forma confiável de gerir a jornada de trabalho dos seus funcionários.

Por que é importante escolher o sistema de ponto eletrônico certo?

O sistema de ponto eletrônico não é apenas uma ferramenta de registro: ele influencia diretamente a rotina do RH, a segurança jurídica da empresa e até a percepção que os colaboradores têm da organização.

Quando a escolha dessa ferramenta é feita de forma equivocada, surgem problemas como registros inconsistentes, dificuldades na integração com a folha de pagamento e até riscos de ações trabalhistas.

Por outro lado, ao investir em uma solução adequada, a empresa transforma o controle de jornada em um processo extremamente estratégico.

Abaixo, listamos alguns dos principais motivos pelos quais é importante você escolher o sistema de ponto eletrônico certo para sua empresa. Confira:

Segurança jurídica

Como dito anteriormente, a CLT exige que empresas com mais de 20 funcionários realizem o controle de ponto.

Caso esse processo não seja feito de forma confiável, a organização pode sofrer penalidades, multas e até ações judiciais movidas por colaboradores, especialmente às relacionadas ao não pagamento de horas extras e concessão do intervalo intrajornada.

Um bom sistema de ponto eletrônico garante que os registros sejam precisos, invioláveis e em conformidade com as normas do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) e também com a Portaria 671. Isso reduz significativamente os riscos jurídicos e oferece muito mais tranquilidade para gestores de RH.

RH estratégico

Imagine o tempo perdido com planilhas manuais, cálculos de horas extras e conferência de registros inconsistentes. Quando a empresa utiliza um sistema inadequado, o RH acaba ficando sobrecarregado com atividades burocráticas, deixando pouco espaço para ações estratégicas.

Por outro lado, uma ferramenta robusta torna os registros de ponto automáticos, permite a emissão de relatórios instantâneos e em poucos cliques. Além disso, os dados da jornada de trabalho já se integram com a folha de pagamento.

Isso elimina retrabalho, aumenta a produtividade da equipe e permite a construção de um RH estratégico, focado em iniciativas de maior valor, como engajamento e motivação, retenção e desenvolvimento de talentos.

Transparência com os colaboradores

Além disso, a clareza no controle da jornada de trabalho também impacta diretamente no clima organizacional da empresa.

Afinal, quando o colaborador confia no sistema de ponto eletrônico, ele sabe exatamente quantas horas trabalhou, quais foram os descontos que teve na folha, quais adicionais ele teve direito e qual é o seu saldo de banco de horas.

Isso reduz questionamentos ao RH, evita conflitos sobre horas extras e transmite a sensação de justiça e transparência. Em contrapartida, sistemas falhos podem gerar desconfiança, prejudicando a motivação e até a retenção de talentos.

Dados estratégicos para gestão

Por fim, é importante que os gestores e profissionais de RH não olhem para o sistema de ponto eletrônico somente como um “relógio”, responsável por controlar os registros de entradas e saídas.

É fundamental que essa ferramenta seja uma fonte de informações estratégicas. Graças aos relatórios detalhados, é possível identificar padrões de absenteísmo, atrasos recorrentes em determinados setores, sobrecarga de horas extras e até falhas na gestão de equipes.

Esses insights permitem que os gestores ajustem as escalas de trabalho, redistribuam tarefas e até repensem políticas internas. Falando especificamente das empresas maiores, essa análise pode gerar economia significativa em custos de pessoal e, também, melhorar a produtividade geral.

Em suma, a escolha do sistema de ponto eletrônico certo vai muito além de apenas cumprir a lei trabalhista. Ela impacta a segurança jurídica, a eficiência dos processos internos, o clima organizacional e a tomada de decisões estratégicas.

5 dicas para escolher o melhor sistema de ponto eletrônico

Como você observou nos tópicos anteriores, o sistema de ponto eletrônico é uma ótima ferramenta para que as empresas realizem uma gestão mais eficiente e segura da jornada de trabalho.

Ao tornar esse processo automático, as empresas conseguem eliminar erros e falhas que podem culminar em dores de cabeça e passivos trabalhistas.

Desse modo, além de assegurar que os direitos dos colaboradores serão respeitados, também é possível realizar o fechamento da folha de pagamento de maneira muito mais tranquila e sem ruídos.

Porém, tudo isso passa pela escolha de um bom sistema de ponto eletrônico. E, embora essa seleção possa parecer algo relativamente simples, na prática, não é o que ocorre, pois a decisão envolve uma série de fatores que impactam diretamente no dia a dia da empresa.

Para ajudar você nesse processo, separamos 5 dicas essenciais que vão além do óbvio e mostram o que realmente você deve levar em conta ao escolher essa ferramenta. Veja:

Avalie as necessidades específicas da sua empresa

Cada organização tem uma realidade diferente: enquanto algumas precisam de soluções robustas para gerenciar centenas de colaboradores em diferentes unidades, outras buscam mais praticidade, optando por utilizar uma operação mais enxuta.

Por isso, antes de escolher um sistema de ponto eletrônico, é essencial mapear quais são as necessidades da sua empresa.

Para ajudar, você pode fazer algumas perguntas: quantos funcionários precisam bater ponto? Existe trabalho home office ou teletrabalho que exige registros móveis? É preciso controlar múltiplas filiais?

Ao responder essas questões, você terá clareza sobre quais recursos são indispensáveis e poderá evitar soluções genéricas que não atendem de fato às demandas e necessidades do seu negócio.

Verifique a conformidade com a legislação trabalhista

Mais do que entregar eficiência, o sistema de ponto eletrônico também precisa estar em conformidade com as regras estabelecidas pelo MTE e pela Portaria 671, responsável por regulamentar os diferentes tipos de registro eletrônico.

Ou seja, caso você escolha uma solução que não segue as normas, poderá sofrer sérios riscos jurídicos, com potencial para resultar em multas ou ações trabalhistas.

Portanto, ao avaliar fornecedores, verifique se o sistema possui mecanismos de inviolabilidade dos dados, registros fidedignos e relatórios que possam ser apresentados em uma fiscalização do Ministério do Trabalho.

Essa preocupação inicial evita dores de cabeça no futuro e garante que sua empresa esteja sempre em conformidade com a CLT.

Considere a usabilidade e a experiência do colaborador

No entanto, não adianta ter um sistema de ponto eletrônico repleto de recursos se ele for difícil de usar.

Afinal, se os colaboradores enfrentarem obstáculos para registrar suas jornadas de trabalho, isso pode gerar atrasos no trabalho, erros de marcação e até resistência ao uso da ferramenta.

Portanto, não deixe de buscar soluções intuitivas, que tenham interfaces simples e acessíveis tanto para gestores quanto para os colaboradores. Tecnologias modernas, como reconhecimento facial ou controle de ponto por aplicativo, tornam o processo mais rápido e prático, além de reduzirem fraudes.

Lembre-se: quanto mais fácil for registrar o ponto, maior será a adesão dos funcionários e a confiabilidade dos registros.

Avalie integrações com outros sistemas

Além disso, um dos grandes diferenciais de um bom sistema de ponto eletrônico é a capacidade de integração com outras ferramentas já utilizadas pela empresa, como folha de pagamento, sistemas de gestão de RH (HR Techs) ou ERPs.

Quando o ponto “conversa” com todos esses sistemas, o RH consegue economizar tempo, evitar retrabalho e reduzir drasticamente as chances de ocorrer erros nos cálculos de horas extras, descontos e adicionais.

Ademais, os relatórios integrados também oferecem uma visão mais completa da jornada de trabalho, permitindo análises estratégicas mais rápidas e precisas.

Analise o suporte e a escalabilidade da solução

Por fim, mas igualmente importante: não se esqueça de avaliar a qualidade do suporte oferecido pelo fornecedor e a capacidade de o sistema crescer junto com a sua empresa. Um atendimento rápido e eficiente faz toda a diferença quando surgem dúvidas ou problemas técnicos.

Além do mais, a solução deve ser escalável, ou seja, capaz de acompanhar a evolução do negócio.

Ou seja, se a sua empresa expandir, abrir novas filiais ou aumentar significativamente o número de colaboradores, o sistema precisa ter recursos e infraestrutura para atender essa demanda sem comprometer a performance.

Ao seguir essas dicas, sua empresa estará muito mais preparada para escolher um sistema de ponto eletrônico que não apenas registre horas, mas que seja um verdadeiro aliado estratégico na gestão de pessoas.

Qual é o melhor sistema de ponto eletrônico do mercado?

Como você conferiu ao longo da leitura, o sistema de ponto eletrônico ajuda a garantir que os processos organizacionais sejam realizados com transparência e segurança.

Além disso, essa tecnologia também permite que as empresas reduzam custos, liberando recursos que podem ser direcionados a iniciativas voltadas ao crescimento organizacional e à gestão de pessoas como um todo.

Outro ponto importante é que, ao optar pela ferramenta adequada, você fortalece sua marca empregadora, fator essencial para consolidar a imagem da empresa.

E depois de entender melhor como funciona o sistema de ponto, talvez a sua maior dúvida seja: qual tecnologia é a mais indicada para o seu negócio?

A resposta está no Web Dixi, o sistema de ponto eletrônico desenvolvido pela Dixi Soluções!

Criado para atender plenamente às demandas do setor de RH, ele vai desde a coleta dos registros até a integração com a folha de pagamento.

Com a nossa solução, os gestores de RH ganham praticidade para administrar diferentes atividades e acompanham, em tempo real, toda a jornada de trabalho dos colaboradores por meio de um sistema de ponto totalmente online.

Tudo isso de forma simples e rápida, pois é possível gerenciar o ponto diretamente pelo aplicativo e emitir relatórios instantâneos com apenas alguns cliques.

Além disso, o Web Dixi fornece uma série de vantagens ao RH, como:

Cálculo automático de horas extras, banco de horas e faltas;
Integração com os principais sistemas de folha;
Relatórios prontos para auditoria;
Acesso em tempo real aos dados, de qualquer hora ou lugar.

Não desperdice tempo com sistemas que não atendem às exigências da legislação trabalhista vigente. Conheça o Web Dixi e eleve a sua gestão de pessoas ao próximo nível!

Conclusão

Por fim, ao concluir a leitura deste artigo, você pôde conhecer melhor o que é um sistema de ponto eletrônico, além de conhecer algumas boas práticas que devem ser levadas em consideração no momento da escolha desta ferramenta.

Afinal, essa decisão vai muito além da praticidade, pois trata-se de uma escolha que impacta diretamente a segurança jurídica da empresa, a eficiência do RH, a transparência com os colaboradores e até a qualidade das decisões estratégicas de gestão.

Ao considerar as necessidades específicas do seu negócio, a conformidade com a CLT, a usabilidade, as integrações e o suporte do fornecedor, sua empresa estará preparada para transformar o controle de jornada em um processo ágil, seguro e estratégico.

E se você busca uma solução completa, moderna e confiável, a Dixi Soluções pode ser a parceira ideal!

Com o Web Dixi, e outras tecnologias modernas para a gestão da jornada de trabalho, nós ajudamos sua empresa a ganhar eficiência, reduzir riscos e simplificar a gestão de pessoas.

Ficou interessado e quer saber melhor como nós podemos ajudá-lo? Entre em contato com nossos especialistas, conheça o Web Dixi, e aproveite os diferenciais que o melhor sistema de ponto eletrônico do mercado oferece!