Máquina de bater ponto: como escolher a melhor à sua empresa?

A máquina de bater ponto é um componente essencial para a gestão da jornada de trabalho nas empresas de todos os portes e segmentos.

Essa é uma das formas mais tradicionais que as organizações utilizam para gerenciar o ponto dos seus colaboradores, sendo uma excelente alternativa ao controle de ponto manual, que durante muito tempo, era o método de controle utilizado pelas empresas.

Por meio desse dispositivo, que é instalado no ambiente de trabalho, os colaboradores conseguem registrar os eventos das suas respectivas jornadas, como horários de entradas, saídas, pausas, intervalos, horas extras, entre outros.

Assim, os gestores e profissionais de Recursos Humanos conseguem ter os insumos necessários para uma gestão mais eficiente da folha de pagamento, assegurando que todos os direitos trabalhistas dos funcionários sejam devidamente respeitados.

Mesmo com a digitalização do controle de ponto e do desenvolvimento de novas soluções, como o relógio de ponto mobile, ainda assim, a máquina de bater ponto segue sendo um ótima alternativa para empresas que buscam garantir mais segurança na sua gestão organizacional.

Sendo assim, se você busca investir neste equipamento, é justo que conheça os modelos existentes e o que deve levar em consideração ao adquirir essa solução para sua empresa.

Para te ajudar nesta missão, nós preparamos este artigo completo. Siga a leitura conosco até o fim, e descubra como escolher a melhor máquina de bater ponto para o seu negócio!

O que é uma máquina de bater ponto?

Primeiramente, antes de conhecer quais são os tipos existentes, e o que você precisa levar em consideração para escolher o melhor modelo, é importante que conheça o que é uma máquina de bater ponto.

Também conhecida como relógio de ponto, ela é um equipamento usado pelas empresas para registrar os horários de entrada, saída e intervalos dos funcionários.

Neste sentido, esse equipamento tem a função de controlar a jornada de trabalho dos colaboradores, ajudando o RH a acompanhar o cumprimento da carga horária prevista em contrato e a calcular corretamente salários, horas extras, adicionais e descontos.

Existem diferentes tipos de máquinas de ponto no mercado, desde as mais tradicionais, que funcionam com cartões de papel, até as mais modernas, como os Relógios de Ponto Eletrônicos (REP), que utilizam biometria, cartões RFID, senhas ou reconhecimento facial para identificar o colaborador.

Além de registrar os horários da jornada de trabalho, muitas dessas máquinas são integradas a softwares de gestão de ponto, o que facilita a consolidação dos dados, a identificação de inconsistências, como atrasos e faltas, e a emissão de relatórios.

Ademais, a utilização correta da máquina de bater ponto também é importante para assegurar que a empresa cumpra as determinações impostas pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), pois o controle de jornada é obrigatório para empresas que tenham mais de 20 profissionais em seu quadro de colaboradores.

Em suma, a máquina de bater ponto é uma ferramenta essencial para promover mais transparência, organização e conformidade legal na gestão do tempo de trabalho nas empresas.

Como surgiu a máquina de bater ponto?

Diferentemente do que muitas pessoas podem pensar, a máquina de bater ponto não é um equipamento “novo”. Pelo contrário, a sua origem remonta ao final do século XIX, junto das mudanças sociais trazidas pela Revolução Industrial.

Em 1888, o joalheiro norte-americano Willard Le Grand Bundy teve a ideia de criar uma ferramenta segura e eficiente que substituísse o trabalho manual de registrar os horários em folhas de ponto.

A invenção não só deu certo, como se tornou um grande sucesso. Com o tempo, Bundy se uniu ao irmão e juntos fundaram a Bundy Manufacturing Company, empresa dedicada à produção e aprimoramento desse tipo de equipamento.

A companhia cresceu rapidamente e seus modelos de máquinas de bater ponto acabaram servindo de base para o desenvolvimento de tecnologias futuras.

Anos depois, essa empresa daria origem à famosa International Business Machines (IBM), que, posteriormente, se tornaria a maior empresa de Tecnologia da Informação (TI) do mundo.

Porém, aqui no Brasil, a utilização da máquina de bater ponto só ganhou força por volta de 1930, durante o governo de Getúlio Vargas, com a criação da CLT.

Foi com essa nova legislação trabalhista que o equipamento passou a ser discutido e, eventualmente, se tornou obrigatório em muitos ambientes de trabalho.

Como funciona a máquina de bater ponto?

Agora que você já entendeu melhor a origem e o que é uma máquina de bater ponto, fica mais fácil de compreender como ela funciona na prática.

Na realidade, o funcionamento deste equipamento depende do tipo de tecnologia utilizada, mas a premissa básica é sempre a mesma: registrar com precisão os horários de entrada, saída, pausas e intervalos dos colaboradores.

Para isso, o equipamento identifica o colaborador por meio de algum método de autenticação, como cartão RFID, senha, biometria ou reconhecimento facial, e faz o registro do horário exato da marcação no sistema.

No caso das máquinas tradicionais, como os relógios de ponto cartográficos, o colaborador insere um cartão de papel na máquina, que carimba a data e o horário.

Por outro lado, os modelos mais modernos, como os REPs, fazem a identificação eletronicamente e registram o ponto em memória interna, seguindo exigências do Ministério do Trabalho (MT).

Estes aparelhos geram comprovantes impressos para o trabalhador e armazenam as informações de forma segura, permitindo auditorias e conferências por parte dos órgãos reguladores.

Porém, a evolução tecnológica trouxe novas possibilidades. É o caso dos sistemas de ponto que agora funcionam de forma digital, por meio de aplicativos, sendo uma opção ideal para equipes em teletrabalho ou home office.

Nesses casos, o colaborador consegue acessar a plataforma utilizando um login e senha, e o próprio sistema registra o ponto com base no horário e na geolocalização, garantindo total segurança no processo.

Além disso, os dados coletados pela máquina de bater ponto, seja física ou digital, podem ser integrados a sistemas de gestão de RH, permitindo o cálculo automático da folha de pagamento, análise de banco de horas, controle de horas extras e emissão de relatórios.

Assim, além de registrar os horários, a máquina de ponto contribui diretamente para a organização e conformidade legal da empresa.

O que diz a lei sobre a utilização de uma máquina de bater ponto?

Conforme mencionamos anteriormente, a máquina de bater ponto passou a ser utilizada no Brasil após a criação da CLT.

Aliás, a legislação trabalhista é bastante transparente quanto às regras e determinações para o controle da jornada de trabalho nas empresas.

Essas obrigatoriedades estão no artigo nº 74 da CLT, que estabelece a obrigatoriedade da marcação de ponto para toda e qualquer empresa que possua mais de 20 funcionários em seu quadro profissional:

Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019).

§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019).

Essas novas regras entraram em vigência no ano de 2019, mais precisamente após a “Lei da Liberdade Econômica”, ter sido criada.

Antes dessa nova legislação entrar em vigor, somente organizações que tinham mais de 10 funcionários eram obrigadas a fazer o controle da jornada de trabalho.

Na época, as regras para o controle de ponto estavam descritas na Portaria 1510, criada em 2019, e que era a responsável por regulamentar as máquinas de bater ponto e a utilização do Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (SREP).

O SREP é o conjunto de equipamentos e programas informatizados criados para efetuar as marcações de entradas e saídas dos funcionários. Na prática, o SREP nada mais é do que a máquina de bater ponto e o software para gestão de ponto.

A fim de assegurar maior transparência nas relações trabalhistas, e proporcionar mais segurança às informações, a Portaria 1510 também havia estabelecido a obrigatoriedade de todas as máquinas e softwares de ponto comercializados no mercado, serem homologadas pelo Ministério do Trabalho.

Posteriormente, no ano de 2011, foi criada a Portaria 373, que entre outras novidades, tornava possível a utilização de sistemas alternativos para o controle de ponto, com a obrigatoriedade desses dispositivos serem autorizados através de uma Convenção Coletiva de Trabalho (CCT).

Portaria 671 e máquina de bater ponto

Tanto a Portaria 1510 quanto a 373 foram revogadas com a entrada em vigor da Portaria 671, em novembro de 2021.

Aqui no blog da Dixi Soluções, nós já abordamos bastante esse tema, e não é para menos, afinal, essa portaria ficou conhecida como a “Lei do Ponto Eletrônico”.

Ela foi criada com o intuito de modernizar aspectos importantes relacionados à Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS), além de atualizar as regras para o controle de ponto eletrônico. Como consequência, trouxe mudanças também nos próprios equipamentos de registro de ponto.

Desde então, a Portaria 671 passou a regulamentar três categorias de registradores de ponto:

Registrador Eletrônico de Ponto Convencional (REP-C);
Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo (REP-A);
Registrador Eletrônico de Ponto via Programa (REP-P).

Abaixo, explicamos melhor como funciona cada um desses REPs. Veja:

REP-C

O REP-C corresponde ao modelo físico tradicional da máquina de bater ponto. Ele é um equipamento com número de fabricação individual e precisa ter certificação de conformidade emitida pelo INMETRO.

Esse tipo de registrador deve estar acessível para auditoria e permitir a impressão dos dados, sendo de uso exclusivo dos colaboradores da mesma empresa.

Às exceções ficam para modalidades de trabalho temporário ou empresas do mesmo grupo que compartilham o mesmo espaço corporativo.

REP-A

Já o REP-A envolve o uso de máquinas de bater ponto e softwares para registrar os horários de entrada e saída dos trabalhadores. Seu uso só é permitido mediante Acordo ou Convenção Coletiva de Trabalho (CCT).

Além disso, esse sistema precisa garantir o registro fiel das marcações, sem qualquer tipo de bloqueio ou restrição para o funcionário. Também deve ser capaz de gerar o Arquivo Fonte de Dados (AFD), sempre que solicitado pela fiscalização.

REP-P

Por fim, a principal novidade da Portaria 671 foi a criação da categoria REP-P. Essa modalidade inclui soluções digitais que integram coletores de marcação, armazenamento de registro e programas de tratamento de ponto.

O REP-P pode operar tanto em servidores próprios quanto em plataformas na nuvem, porém, seu uso deve ser exclusivo para o controle da jornada de trabalho, com capacidade de emitir documentos trabalhistas e comprovantes de marcação.

Além disso, o arquivo AFD deve refletir com exatidão todas as informações da jornada de trabalho do colaborador.

Entender todos esses pontos técnicos e legais é fundamental para garantir mais transparência nas relações de trabalho. Ademais, esses requisitos também ajudam os gestores de RH a fazerem uma escolha consciente na hora de adotar uma máquina de bater ponto em sua empresa.

E claro, além dessas exigências, há outros fatores importantes que devem ser considerados, e que veremos a seguir, em um próximo tópico.

Quais são os modelos de máquina de bater ponto existentes?

Conforme mencionamos anteriormente, a máquina de bater ponto foi inventada para substituir o livro de ponto, que durante muito tempo, foi o principal método utilizado pelas empresas para o controle da jornada de trabalho.

Ao longo do tempo, esse equipamento foi evoluindo e se desenvolvendo, apresentando diferentes soluções, desde as mais tradicionais, até as mais tecnológicas.

É o caso dos três modelos de REP homologados pelo INMETRO e pela Portaria 671. A seguir, listamos quais são os modelos de máquina de bater ponto existentes no Brasil. Veja:

Relógio de Ponto Mecânico

Também conhecido como relógio de ponto cartográfico, esse é o modelo mais tradicional de controle de jornada.

Nele, o colaborador insere o cartão de ponto, e a máquina faz a impressão, com tinta, dos horários exatos de entradas, saídas, pausas e intervalos.

Para isso, é necessário que o funcionário consiga bater ponto corretamente todos os dias, de forma a garantir que a gestão ocorra de forma correta.

Isso ajuda a trazer mais segurança no controle de jornada, pois não permite que ocorram rasuras ou alterações nos registros de ponto.

Essa máquina de bater ponto é simples, possui baixo custo de aquisição e já chega pré-configurada na empresa, permitindo que os colaboradores registrem suas marcações com um cartão individual.

Relógio de Ponto Eletrônico

O relógio de ponto eletrônico é um modelo eletrônico de REP-C regulamentado pela Portaria 671. Para que possa ser utilizado, ele precisa de homologação do INMETRO.

Essa máquina de bater ponto registra a jornada de forma automática, com utilização de cartões RFID, códigos de barras ou biometria. O REP-C imprime um comprovante a cada batida de ponto e armazena os dados internamente.

Neste sentido, os relógios de ponto biométrico e facial são bastante semelhantes, pois ambos usam as características físicas do funcionário para o registro da jornada.

A principal diferença entre esses dois modelos de máquina de bater ponto, é que no equipamento biométrico, o colaborador utiliza a biometria ou a impressão digital para marcar o ponto.

Por outro lado, o registro no relógio de ponto facial ocorre por meio das características faciais de cada funcionário.

Como cada rosto humano possui uma composição única, o reconhecimento facial consegue obter uma assinatura facial completa de todas as características e traços individuais.

Tanto a máquina de bater ponto biométrica quanto a facial são ótimas opções, pois elas conseguem impedir que ocorram fraudes na gestão da jornada de trabalho.

Porém, é recomendável que esses equipamentos funcionem em conjunto com um sistema integrado, que seja capaz de armazenar as informações em nuvem.

Desse modo, o relógio de ponto eletrônico consegue cumprir sua função, de ser bastante confiável e atender plenamente os requisitos legais, sendo ideal para empresas que buscam segurança jurídica e um controle rigoroso e eficiente da jornada de trabalho.

Relógio de Ponto Digital

Por fim, o relógio de ponto digital é um modelo de REP-P que vem se popularizando cada vez mais na rotina corporativa, sobretudo, após a pandemia de Covid-19.

Essa alternativa consegue aliar a praticidade e a segurança na gestão dos dados e informações da jornada de trabalho dos funcionários. Isso é possível, pois essa máquina de bater ponto é baseada em um software, que funciona em notebooks, celulares ou tablets.

Desse modo, os colaboradores podem registrar seus pontos a qualquer hora ou lugar, utilizando, por exemplo, apenas o seu próprio smartphone.

Até por conta disso, essa solução é muito utilizada por empresas que adotam o regime de trabalho remoto, híbrido ou possuem equipes externas, oferecendo mais flexibilidade e facilidade de gestão.

Além disso, esse modelo não exige impressão de comprovantes físicos, pois os registros são digitais e ficam disponíveis para o colaborador. Porém, o relógio de ponto digital deve seguir requisitos técnicos específicos para garantir autenticidade, integridade e inviolabilidade dos dados.

Assim, todo esse aparato de segurança traz muito mais segurança aos gestores de RH, que conseguem fazer o controle de ponto em tempo real, o que é fundamental para uma gestão de pessoas mais organizada, íntegra e transparente.

Como escolher a melhor máquina de bater ponto para minha empresa?

Devido às exigências e requisitos estipulados pela Portaria 671 para as máquinas de bater ponto e o controle da jornada de trabalho, é relativamente comum que algumas pessoas cometam o equívoco de pensar que todos os aparelhos são iguais.

Todavia, cada ferramenta para o controle de ponto possui suas próprias características, que vão desde o design à tecnologia e demais recursos integrados na sua composição.

Todas essas características precisam ser consideradas, principalmente pelo fato de que algumas pessoas dão preferência por adquirir um equipamento mais barato. Mas, essa nem sempre é uma opção.

Afinal, não é o preço quem determina se uma máquina de bater ponto é boa ou não. Mas sim, se o equipamento é capaz de cumprir os requisitos regulatórios estabelecidos pela Portaria 671.

Ou seja, é crucial que o aparelho seja homologado pelo INMETRO, pois é essa certificação que assegura o respaldo e a segurança jurídicas das informações de trabalho.

A homologação é necessária para garantir a qualidade do produto e impedir problemas que possam surgir por conta do mau funcionamento da máquina de aferir ponto.

A soma de todos esses fatores é que tornam eficiente e segura uma boa máquina de bater ponto. Contudo, existem outros itens que você deve levar em consideração ao escolher o melhor modelo para sua empresa. São eles:

Funcionalidades

Antes de escolher uma máquina de bater ponto, não deixe de avaliar bem quais recursos são essenciais para a sua empresa.

Considere, por exemplo, se o aparelho consegue registrar horas extras, se pode ser integrado a um sistema de gestão de RH e se oferece relatórios completos que ajudem na tomada de decisões e no desenvolvimento da organização.

Facilidade de uso

Mais do que atender aos requisitos técnicos, a máquina de bater ponto também precisa ser simples de operar.

Por isso, é fundamental que a configuração do equipamento seja prática e intuitiva. Além disso, é altamente recomendável investir na capacitação dos colaboradores, para que todos saibam utilizá-lo corretamente e aproveitem ao máximo suas funcionalidades.

Tamanho e estrutura da empresa

O número de colaboradores e a complexidade da operação também influenciam diretamente na escolha de uma máquina de bater ponto.

Empresas pequenas, com poucos colaboradores e uma rotina mais simples, muitas vezes podem optar por soluções mais acessíveis, como o relógio de ponto cartográfico ou sistemas digitais básicos, que atendem às exigências legais sem exigir um grande investimento.

Porém, empresas de médio e grande porte, especialmente aquelas com múltiplos turnos, unidades ou alto volume de batidas diárias, precisam de ferramentas mais robustas, que garantam controle automatizado, segurança nos registros e integração com os sistemas internos.

Nesses casos, os modelos REP-C ou REP-P se mostram mais adequados, pois oferecem mais recursos de gestão e suporte técnico especializado.

Modelo de trabalho adotado

Além disso, o formato de trabalho adotado pela empresa, seja ele presencial, remoto ou híbrido, também é um fator central da escolha pela máquina de bater ponto.

Empresas que tenham operação totalmente presencial, como indústrias, comércios e hospitais, tendem a se beneficiar de relógios físicos fixos, como o REP-C com leitura biométrica, por exemplo.

Entretanto, empresas com colaboradores em home office ou regime híbrido precisam de sistemas que permitam batidas remotas e seguras, como o controle de ponto por aplicativo, que pode registrar o ponto com base na geolocalização, reconhecimento facial e login autenticado.

Essa flexibilidade é fundamental para garantir o controle da jornada sem comprometer a experiência do colaborador. Além disso, modelos digitais permitem acompanhar os registros em tempo real, o que é uma vantagem para gestores de equipes externas ou descentralizadas.

Facilidade de integração e gestão

Hoje, uma boa máquina de bater ponto vai muito além do simples registro de entrada e saída.

Ela também precisa conversar com outros sistemas de RH, como folha de pagamento, banco de horas, controle de férias e até People Analytics.

As soluções modernas, principalmente REP-P e REP-A, permitem essa integração, facilitando o fechamento da folha e diminuindo erros manuais. Isso traz mais agilidade ao setor de RH e evita retrabalho.

Além disso, muitos desses equipamentos oferecem painéis de gestão em tempo real, notificações automáticas, alertas de horas extras e relatórios completos, que ajudam os gestores a tomar decisões mais estratégicas. A avaliação dessas funcionalidades faz toda a diferença na rotina do RH.

Vá além do que é exigido pela lei

E por fim, mas não menos relevante: vá além do que é exigido pela lei.
Ou seja, não encare o uso da máquina de bater ponto somente como uma obrigação legal.

Como vimos ao longo deste conteúdo, a CLT exige o controle de jornada para empresas com mais de 20 colaboradores. No entanto, isso não significa que negócios com equipes menores não possam, ou não devam, adotar um sistema de registro de ponto.

Pelo contrário: essa ferramenta traz mais transparência aos processos internos e fortalece a imagem da empresa, aspectos essenciais para atrair e manter talentos, um dos grandes desafios do RH moderno.

Além disso, uma máquina de bater ponto eficiente reduz a burocracia e facilita o dia a dia dos profissionais de RH, administrativo e financeiro, contribuindo para uma gestão mais ágil.

A soma desses benefícios também refletem na economia, afinal, ao evitar erros e inconsistências que poderiam gerar passivos trabalhistas, a empresa reduz custos operacionais e jurídicos, liberando recursos que podem ser direcionados para melhorias na estrutura e na gestão do negócio.

Todos esses pontos de atenção são extremamente importantes, e precisam ser considerados quando você for escolher uma máquina de bater ponto eficiente para sua empresa

Contudo, não se esqueça que essa decisão precisa ter como base as necessidades e demandas individuais da empresa. Afinal, são esses itens que vão tornar mais assertiva e segura a escolha do equipamento, independentemente do modelo escolhido.

Conclusão

Por fim, ao concluir a leitura deste artigo, você conseguiu conhecer melhor o que é uma máquina de bater ponto e quais elementos são importantes para tornar esse equipamento realmente eficiente e capaz de realizar uma gestão mais eficiente da jornada de trabalho.

Com tantas opções disponíveis no mercado, é fundamental estar atento às especificações e funcionalidades de cada modelo.

Isso é necessário, pois esses detalhes são decisivos para garantir uma escolha acertada: um equipamento que cumpra bem seu papel e que também ofereça segurança jurídica contra possíveis riscos ou processos trabalhistas.

Antes de tomar uma decisão, pesquise bastante, converse com outros profissionais da área e busque indicações confiáveis. E não se esqueça: a máquina de bater ponto deve seguir todas as normas legais estipuladas pela CLT e Pela Portaria 671, pois isso é indispensável para assegurar a proteção jurídica à sua empresa.

Além disso, é importante lembrar que a escolha do modelo ideal também deve estar alinhada às necessidades específicas da sua empresa.

Por isso, conhecer bem a realidade e as demandas do seu negócio é o primeiro passo para investir em uma máquina de bater ponto que realmente atenda às suas expectativas e traga bons resultados à sua gestão organizacional.

Porém, você também pode contar com o auxílio de quem é especialista em controle de ponto. Portanto, se você precisa de uma solução eficaz para a gestão da jornada de trabalho, nós te convidamos a conhecer as tecnologias desenvolvidas pela Dixi Soluções!

A Dixi Soluções está há mais de uma década revolucionando com segurança, inovação, tecnologia e praticidade, a forma como as empresas realizam o controle de ponto.

O nosso portfólio de soluções contém modelos de relógio de ponto cartográfico, facial, biométrico e digital. Todas as nossas tecnologias são 100% homologadas pelo INMETRO e estão em conformidade com as exigências da Portaria 671.

Assim, nós conseguimos ajudar empresas de todos os portes e segmentos espalhadas pelos quatro cantos do Brasil, a realizar o controle da jornada de trabalho de forma mais segura, íntegra e transparente.

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